Zarządzanie przepływem dokumentów, tym razem z perspektywy celów biznesowych i wymagań...

1. WorkFlow – przepływ pracy jako zarządzanie
informacją i automatyzacja procesów biznesowych
Wrocław GigaCon Październik 2014
Jarosław Żeliński – analityk
biznesowy, projektant systemów

2. O mnie…
Od 1991 roku w branży IT i zarządzania
Od 1998 – 2004 jako doradca w kilku spółkach akcyjnych
Od 2004 roku jako niezależny ekspert i analityk
Dziesiątki publikacji w prasie branżowej IT i gospodarczej
Członek stowarzyszenia doradców gospodarczych
 Wykładowca katedry systemów informacyjnych
wydziału przedsiębiorczości akademii morskiej w Gdyni
Kilkudziesięciu odbiorców usług doradczych, małe,
średnie i duże firmy zarówno informatyczne jak i ich
klienci.
Poświadczenie bezpieczeństwa wydane przez ABW
Były ekspert przy gabinecie komisji nadzoru
finansowego
Współpracownik Wyższej Szkoły Informatyki Stosowanej
i Zarządzania pod auspicjami Polskiej Akademii Nauk
Projekty analityczne
między innymi dla…
Publikacje między innymi w …

3. Cel prezentacji
• Treść referatu będzie dotyczyła wyjaśnienia
kluczowych pojęć w obszarze informacji,
wiedzy, procesów biznesowych oraz ich
zależności, w kontekście tego co naprawdę
można zautomatyzować, czego nie i dlaczego.
• Rozwój systemów workflow jest
stymulowany dążeniem do automatyzacji z
jednej strony, i jej ograniczeniami z drugiej.
Ważnym aspektem jest zarządzanie czyli
śledzenie pracy!

4. Agenda
• Informacja a wiedza
• Automatyzacja
• Proces biznesowy
• Podatność procesów na automatyzację
• Umiejętność czyli Czy podziękujemy kiedyś
człowiekowi za pracę?

5. Kilka kluczowych pojęć
• Umiejętność to zdolność do wytworzenia czegoś
• Powstanie efektu czyjejś pracy, wytworzenie
czegoś, to zaistnienie określonego faktu
• Wiadomość to informacja o zaistnieniu
określonego faktu
– Wartość informacji jest odwrotnie proporcjonalna do
prawdopodobieństwa pojawienia się faktu, który
opisuje
• Wiedza to (tylko) ogół posiadanych wiadomości
• Dokumenty to tylko utrwalona wiedza!

6. Proces biznesowy - definicja
• Aktywność lub
chronologiczny łańcuch
aktywności
przekształcający stan
wejścia procesu w jego
produkt; wymaga
zasobów do realizacji a
sposób jego wykonania
może być ograniczony.

7. Architektura Biznesowa
• Każda organizacja ma, w sposób jawny
lub nie (nieudokumentowany),
sprecyzowane cele biznesowe
(motywację działania)
• Każda organizacja to procesy w niej
zachodzące (mimo, że nie każda je
poznała, udokumentowała i zrozumiała)
• Każda aplikacja (oprogramowanie) to
narzędzie pracy, składające się ze ściśle
określonych i współpracujących
funkcjonalnych bloków (komponentów)
• Podejmowanie projektów IT bez
zrozumienia tego jak działa organizacja
to loteria… wymagania w postaci „listy
życzeń” użytkowników praktycznie
niczego nie mówią o tym, co ma zostać
dostarczone!

8. Cele i motywacja biznesowa

9. Proces biznesowy

10. Proces biznesowy to nie procedura

11. Architektura aplikacji a wymagania
Sklasyfikować
dokumenty
Udokumentować
reguły biznesowe
Opisać cechy GUI
(User EXperience)

12. Wnioski…
• Tak zwany „obieg dokumentów” albo „przepływ pracy” to nic
innego jak treść wiadomości (dokument) i jej opis (cechy:
metadane) oraz przekazywanie (z dokumentem) pracy „dalej” w
strukturze organizacji,
• Oznacza to, że „system obiegu dokumentów” to system składający
się z archiwum dokumentów oraz mechanizmu nadzorującego lub
wymuszającego przepływ pracy.
• Są to zupełnie inne aplikacje niż oprogramowane ERP nastawione
wyłącznie na kolekcjonowanie faktów opisanych liczbowo i
przetwarzanie jednych w drugie (np. zamówienia od odbiorców w
zamówienia do dostawców). Systsemy ERP nie zarządzają
dokumentami a jedynie uporządkowanymi danymi.
• Widać już na rynku rozdzielenie tych usług: dostawcy systemów ERP
uznają tę różnicę i polecają wykorzystanie do zarządzania
przepływem pracy i dokumentami innych zewnętrznych systemów
(ECM/BPM/WorkFlow)

13. Podsumowanie
• Proces biznesowy ma wykonawcę każdej aktywności
• To, jak dana praca zostanie wykonana, zależy od
umiejętności i wiedzy wykonawcy
• Tylko niektóre umiejętności to wyłącznie wiedza o
tym jak je wykonać (procedura), możliwe jest w
konsekwencji zautomatyzowanie takich prac
• Bardzo wiele umiejętności to podejmowanie
złożonych decyzji, których nie da się opisać w sposób
kompletny, tych nie da się automatyzować.
• Tak naprawdę problem z wdrażaniem systemów
WorkFlow tkwi w poprawnym opisaniu reguł
biznesowych!

14. PYTANIA…?
Dziękuję za uwagę…
© Jarosław Żeliński IT-Consulting 14