ROYECTO CONTABLE EN MONICA 8.0

1. INSTITUTO SUPERIOR TECNOLÓGICO
“REPUBLICA FEDERAL DE ALEMANIA”
ESCUELA DE CONTABILIDAD
TÍTULO: “APLICACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE QUE PERMITA ESTABLECER
LA SITUACIÓN REAL ECONÓMICA FINANCIERA EN EL COMERCIAL ORDOÑEZ
AGUIRRE DEL CANTÓN CHUNCHI, DURANTE EL PRIMER TRIMESTRE DEL AÑO
2010”
Proyecto Contable
Previo a la Obtención del Título de Técnica Superior en
Contabilidad Computarizada
AUTORA: Viviana Paola Aguirre Sanmartín
Riobamba – Ecuador
201
1

2. Pág.
ÍNDICE
CERTIFICACIÓN i
AUTORÍA ii
APROBACIÓN iii
DEDICATORIA iv
AGRADECIMIENTO v
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I: SITUACIÓN ACTUAL DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 1
1.1 RESEÑA HISTÓRICA 1
1.1.1 Objetivos 2
1.1.2 Áreas y personal 3
1.2 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 3
1.2.1 Funciones de la Estructura orgánica 6
1.2.2 Misión 11
1.2.3 Visión 11
1.2.4 Políticas 12
1.3 SITUACIÓN ACTUAL DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 13
1.3.1 Productos y servicios 15
1.3.2 Análisis FODA 16
1.4 ANÁLISIS DE LA FUNCIÓN CONTABLE 19
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO 21
2.1. LA CONTABILIDAD 21
2.1.1 Aspectos Generales 21
2.1.2 Importancia y Objetivos de la Contabilidad 22
2.2. LAS NORMATIVAS CONTABLES 23
2

3. 2.3. SISTEMA CONTABLE 25
2.1.1 El Proceso Contable 25
2.1.2 Plan de Cuentas 37
2.4. DOCUMENTOS COMERCIALES 39
2.4.1 Importancia de los Documentos Comerciales 39
2.4.2 Clasificación de los Documentos Comerciales 39
2.5. TRIBUTACIÓN 43
2.5.1 El RUC 43
2.5.2 Impuesto al Valor Agregado 44
2.5.3 Impuesto a la Renta 45
2.5.4 Agentes de Retención 47
2.5.5 Liquidación y pago de impuestos 50
2.6. PROCEDIMIENTOS 52
2.6.1 Objetivos y políticas de los procedimientos 52
2.6.2 Características de los procedimientos 53
2.6.3 Estructura de los procedimientos 54
2.6.4 Procedimientos Contables 55
2.7. POLÍTICAS 56
2.7.1 Tipos de Políticas 57
2.7.2 Formulación de Políticas 58
2.8. SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO MÓNICA 8.0 59
2.8.1 Definición y utilidad 59
CAPITULO III:PROPUESTA 63
3.1 JUSTIFICACIÓN 63
3.2 OBJETIVOS 64
3.3. SISTEMA CONTABLE 65
3.2.1 Plan de Cuentas 76
3.2.2 Procedimientos Contables 77
3

4. 3.2.3 Políticas Contables 89
3.2.4 Diseño de Documentos Fuente 93
3.3. APLICACIÓN PRÁCTICA 97
4

5. ÍNDICE DE CUADROS
NOMBRE PÁG.
CUADRO No. 1: MATRIZ FODA DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 18
CUADRO No. 2: DEPRECIACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS 34
CUADRO No. 3: OBLIGACIONES TRIBUTARIAS SEGÚN EL TIPO DE
43
CONTRIBUYENTE
CUADRO No. 4: MULTAS PARTA DECLARACIONES TARDÍAS 51
5

6. ÍNDICE DE GRÁFICOS
NOMBRE PÁG.
GRÁFICO No. 01: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL DE
COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 4
GRÁFICO No. 02: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA
COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 5
GRÁFICO No. 03: UBICACIÓN DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE” 14
GRÁFICO No. 04: MODELO DE FACTURA 42
GRÁFICO No. 05: PANTALLA DE PRESENTACIÓN MÓNICA 8.0 59
GRÁFICO No. 06: MENÚ DE MÓNICA 8.0 60
GRÁFICO No. 07: MENÚ PARÁMETROS 67
GRÁFICO No. 08: MENÚ PARÁMETROS VERSIÓN PREVIA 68
GRÁFICO No. 09: MENÚ PARÁMETROS OPCIÓN OTRA EMPRESA 70
GRÁFICO No. 10: MENÚ CONTABILIDAD 71
GRÁFICO No. 11: MENÚ CONTABILIDAD OPCIÓN PLAN (CATÁLOGO)
DE CUENTAS ADICIONAR CUENTA 72
GRÁFICO No. 12: DEFINICIÓN DE LA CONTABILIDAD 73
GRÁFICO No. 13: OPCIÓN CREAR ASIENTOS CONTABLES 75
GRÁFICO No. 14: ESQUEMA DEL PROCESO CONTABLE 77
GRÁFICO No. 15: FLUJOGRAMA DEL PROCESO CONTABLE 78
GRÁFICO No. 16: FLUJOGRAMA COMPRAS DE MERCADERÍAS Y/O
SERVICIOS 80
GRÁFICO No. 17: FLUJOGRAMA VENTAS DE MERCADERÍAS 82
GRÁFICO No. 18: FLUJOGRAMA CONTROL DE BIENES 84
GRÁFICO No. 19: FLUJOGRAMA BAJA DE ACTIVOS FIJOS 86
GRÁFICO No. 20: FLUJOGRAMA LIQUIDACIÓN, DECLARACIÓN Y PAGO
DE IMPUESTOS
88
6

7. LISTA DE ANEXOS
Anexo No. 1: RUC de Comercial “Ordoñez Aguirre”
Anexo No. 2: Rol y provisiones de rol
Anexo No. 3: Formulario 104A declaración mensual del IVA
Anexo No. 4: Plan de Cuentas
Anexo No. 5: Libro Diario
Anexo No. 6: Libro Mayor
Anexo No. 7: Estados Financieros
7

8. INTRODUCCIÓN
La información contable permite formular juicios y tomar decisiones económicas, además
ayuda a predecir los efectos futuros de dichas decisiones, a dirigir la atención a los
problemas, imperfecciones e incidencias como a las oportunidades futuras.
La contabilidad como objetivo realiza el registro y control correcto de las transacciones
efectuadas por una empresa considerando los documentos fuente que se expiden, como
evidencia de los hechos, por lo tanto el contador debe cumplir con normas y
disposiciones que regulan esta actividad profesional.
El interés de implementar un sistema contable a través de un sistema informático
(Mónica 8.0) en Comercial “Ordoñez Aguirre” del cantón Chunchi, organización dedicada
a comercializar artículos para el hogar como electrodomésticos, bicicletas, muebles,
celulares, motos, etc. surge como respuesta a la necesidad identificada por el presente
proyecto contable, siendo que la operatividad de toda practica necesita ser efectiva y
sobre todo eficiente en cada una de las funciones de la empresa, es conveniente
modernizar los procesos y sobre todo utilizar tecnología disponible y adecuada para ese
fin, dicha implementación contribuirá sobre todo a agilitar las actividades previas a la
presentación de informes económicos y financieros para la toma de decisiones.
Este documento consta de tres capítulos, el Capítulo I, trata sobre el Diagnóstico
situacional de Comercial “Ordoñez Aguirre”. El Capitulo II presenta un fundamento
teórico basado en principios, normas y demás disposiciones de aceptación general. En el
capítulo III se presenta la propuesta diseñada para mejorar la gestión contable y por
ende administrativa de la empresa, dicha propuesta presenta datos con respecto a los
requerimientos tecnológicos, materiales, personal etc., a los procesos que se deben
seguir para normar la actividad comercial de la empresa así como la demostración
práctica de la utilidad y beneficios que brinda el programa contable Mónica 8.0, se
complementa el trabajo con las conclusiones y recomendaciones.
8

9. Se espera que la presente propuesta sea analizada y posteriormente aplicada para
mejorar la gestión de la función contable y administrativa de la empresa y de esa manera
contribuir a superar aspectos y situaciones negativas identificadas como debilidades
dentro de la empresa por el bien de sus clientes internos y externos.
9

10. CAPITULO I
SITUACIÓN ACTUAL DE COMERCIAL “ORDOÑEZ
AGUIRRE”
1.1 RESEÑA HISTÓRICA
En el Cantón Chunchi, considerando las expectativas de la colectividad en
cuanto a la necesidad de adquirir bienes muebles entre ellos
electrodomésticos para el uso del hogar de acuerdo a sus posibilidades
económicas, un visionario emprende el negocio denominado Comercial
“Ordoñez Aguirre”, que viene funcionando desde el año 2006, dentro del
área comercial.
A fin de comercializar sus productos con un servicio de calidad, ofrece
facilidades de compra a través de alternativas para adquirir bienes al
contado y a crédito; la empresa ha ido creciendo paulatinamente
principalmente por la atención amable y cortés hacía los clientes que
acuden a Comercial “Ordóñez Aguirre”; mantiene relaciones comerciales
con instituciones públicas y privadas por la seriedad con la que realiza las
transacciones.
10

11. Es importante indicar que la empresa empezó sus actividades con una
persona encargada de la administración, cuya acción la desarrollaba de
forma empírica pero por el incremento considerable en el volumen de
comercialización, hace un año empezó a experimentar un marcado
desarrollo.
1.1.1 Objetivos
Los directivos de Comercial “Ordoñez Aguirre” se han trazado los
siguientes objetivos:
“Objetivo General:
 Comercializar toda clase de bienes muebles para el hogar,
fundamentalmente para satisfacer las necesidades de los clientes.
Objetivos Específicos:
 Implementar un buen sistema de información dentro y fuera de la
empresa.
 Supervisar el desarrollo de las actividades de los miembros de la
empresa para logara optimizar los recursos.
 Diseñar y aplicar un programa de capacitación para el personal de
la empresa para ofrecer una buena atención al cliente.
11

12.  Innovar constante la línea de productos que se comercializan para
cumplir con las expectativas de los clientes”1
1.1.2 Áreas y personal
Cuenta con 4 personas entre personal operativo y administrativo. La
empresa no cuenta con instalaciones de su propiedad y servicios básicos
adecuados que ofrecen condiciones para desarrollar su actividad,
brindando comodidad y visibilidad tanto a los clientes internos como
externos, su distribución física es la siguiente:
 ÁREA ADMINISTRATIVA: consta de una oficina, en la cual laboran el
gerente y la secretaria, que cuentan con el siguiente mobiliario:
escritorios, sillones, archivadores, computadores, teléfonos y fax,
impresoras, sillas.
 ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN: integrado por los espacios para la
exhibición de los productos, atención al cliente, cobros y bodega.
1.2 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE COMERCIAL “ORDOÑEZ
AGUIRRE”
La estructura organizacional actual de la empresa según la investigación
de campo no ha sido definida de manera formal, lo que demuestra el
siguiente organigrama:
1
Archivos de Comercial “Ordoñez Aguirre” Departamento Administrativo
12

13. GRÁFICO No. 01: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL DE
COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”
GERENCIA
VENTAS CONTADOR
VENDEDOR
Fuente: Comercial “Ordoñez Aguirre” Departamento Administrativo
Como se puede observar el gráfico anterior, no se visualiza una correcta
estructura organizativa, por lo que se ha determinado un organigrama
estructural en base al personal que allí labora que muestra la autoridad y
jerarquía organizacional que debería tener la empresa.
En el organigrama se presentan los niveles, departamentos y secciones
que deberían conformar la empresa.
13

14. GRÁFICO No. 02: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”
(1)
GERENCIA
(2)
SECERATARÍA
CONTABILIDAD
(3)
CAJAS VENTAS
REFERENCIAS
NIVELES
SIMBOLOGÍA
JERARQUICOS
1. EJECUTIVO UNIDAD
ADMINISTRATIVA
2. AUXILIAR
LÍNEA DE AUTORIDAD
3. OPERATIVO
Fuente: Trabajo de campo 2010
Elaboración: Viviana Aguirre
14

15. 1.2.1 Funciones de la Estructura orgánica
A continuación se presenta las principales funciones de quienes ocupan
los puestos de trabajo según el organigrama estructural propuesto:
GERENTE GENERAL: Su principal función es planificar, dirigir, controlar
y supervisar las actividades administrativas y financieras.
 Planear, organizar dirigir y controlar las actividades propias de la
empresa.
 Responsabilizarse mediante inventario y caución de todos los
bienes de la empresa.
 Representar de forma legal a la empresa.
 Cumplir y hacer cumplir las políticas establecidas por los
propietarios de la empresa y organismos de regulación y control.
 Emanar disposiciones pertinentes que permitan orientar y controlar
la utilización eficiente de los recursos humanos, económicos,
técnicos y administrativos de la empresa.
 Controlar que las actividades de la empresa sean ejecutadas
dentro del marco legal cumpliendo con los fines y políticas de la
institución.
 Elaborar un plan anual de actividades.
 Elaborar el presupuesto de la empresa.
15

16.  Realizar análisis de la información económica financiera y tomar
decisiones pertinentes en pos de alcanzar los objetivos propuestos.
 Supervisar el uso y mantenimiento de instalaciones de la empresa
y de los demás activos.
 Atender y dar soluciones a los problemas que se presentan dentro
de la empresa.
 Informar periódicamente a los propietarios de las actividades
realizadas.
SECRETARIA GENERAL
 Efectuar actividades de secretaría y apoyo a las gestiones del
gerente de la empresa.
 Actualizar el archivo de la unidad departamental.
 Redactar correspondencia de rutina.
 Atender llamadas telefónicas.
 Elaborar (digitar o mecanografiar) matrices y cuadros estadísticos.
 Receptar la correspondencia y distribuirla a las diferentes
secciones.
 Atener al público y dar información sobre las actividades que
realiza la empresa.
 Administrar el fondo de caja chica.
 Coordinar la ejecución de trabajo de secretaría y manejo de
archivos.
16

17.  Asistir a sesiones del departamento, tomar versiones taquigráficas
y digitarlas o mecanografiarlas
CONTADOR:
 Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas por la ley,
reglamentos internos en coordinación con las NEC, PCGA, NEA y
las demás disposiciones que regulan la actividad contable en el
Ecuador.
 Elaborar y legalizar los Estados Financieros de la empresa.
 Mantener un sistema adecuado de contabilidad de acuerdo a las
necesidades de la entidad.
 Someter anualmente a consideración de los directivos de la
empresa los Estados Financieros con sus correspondientes
anexos.
 Revisar y validar la información contable que se presente del
negocio.
 Exigir diariamente la información básica a los responsables, sobre
todas las operaciones económicas financieras que se realizan en la
empresa.
 Participar en la elaboración del presupuesto anual conjuntamente
con el Gerente.
 Realizar las demás actividades ordenadas por sus superiores que
estén en relación con la naturaleza de su trabajo.
17

18. VENDEDORES.- Se encuentran dentro del departamento de
Contabilidad.
 Realizar actividades de ventas.
 Relacionarse con los clientes.
 Ser eficientes, eficaces rápidos en sus funciones.
 Despejar las inquietudes de los clientes.
 Obedecer a sus superiores.
 Acoplarse a los reglamentos de la Institución.
 Coordinar estrategias de publicidad con el Gerente General que
estén de acorde con el producto que se quiera promocionar.
 Preocuparse de la buena imagen de la entidad para así atraer a la
clientela.
 Promocionar la variedad de productos existentes dentro del
Almacén.
 Evaluar periódicamente si las estrategias que se han puesto en
práctica son las correctas.
 Entregar la mercadería con puntualidad.
 Verificar que el producto o los productos a ser entregar estén en
óptimo estado.
 Verificar las guías de transporte de mercaderías que le han sido
entregadas.
 Responsabilizarse por los bienes y productos que le han sido
entregados.
18

19. CAJERA(O) 1 2
 Realizar el cobro de valores por la venta de los productos entre
otros.
 Responsabilizarse de la custodia de especies valoradas a su cargo
y entregar los valores correspondientes, al inmediato superior.
 Realizar estados diarios, semanales o mensuales de las
recaudaciones efectuadas.
 Emitir recibos o comprobantes de pago por los cobros efectuados.
 Facturar las ventas de conformidad a lo establecido por el SRI, a
efectos de las liquidaciones periódicas del IVA y del ICE.
 Registrar las ventas a crédito y remitir mensualmente informes a la
dirección financiera.
 Realizar depósitos bancarios de los valores correspondientes a las
ventas diarias en efectivo.
JEFE DE VENTAS
 Diseñar planes de ventas con su respectiva justificación e
información fuente.
 Control de las actividades del personal de ventas.
 Determinar las acciones a efectuar para la promoción de los
productos.
 Elaborar el plan de ventas anualmente.
19

20.  Diseñar el plan de publicidad y determinar los medios de
comunicación para su ejecución.
 Elaborar y presentar informes periódicos sobre las actividades
realizadas al inmediato superior.
1.2.2 Misión
Como la empresa no cuenta con una filosofía definida para el desarrollo
de su actividad pero si con un sentido de compromiso y trabajo muy fuerte
por parte de sus colaboradores o empleados, se ha definido la filosofía en
base a la actividad que desarrollo y el criterio de sus integrantes.
Misión Propuesta: “A través de la comercialización brindar la mayor
gama de electrodomésticos, muebles, motos, bicicletas, teléfonos móviles
y más bienes muebles para los hogares del cantón Chunchi, en las
mejores marcas a precios económicos y buenas condiciones de pago
para lograr la satisfacción de los clientes”2
1.2.3 Visión
Al igual que la misión se ha propuesto lo siguiente:
Visión Propuesta: “Convertirse para el año 2015 en una empresa
comercial de bienes muebles para el hogar líder en el cantón Chunchi y
2
Autora Viviana Aguirre
20

21. sus alrededores con infraestructura adecuada a las necesidades del
mercado local y regional, con una sólida imagen y garantía en la calidad
de sus productos”3
1.2.4 Políticas
POLÍTICAS DE COMPRAS Y VENTAS:
“Se denomina política de compras y ventas a los criterios generados
desde la dirección de una empresa con respecto a las condiciones, plazos
de pago, tipo de proveedores, etcétera, que se aplican para realizar todas
las adquisiciones de una empresa.
Las Políticas de compra formalizan el compromiso de empresas
consumidoras con la compra de productos certificados. Su atractivo es
que son voluntarias, mejoran la imagen de la empresa y especifican una
preferencia por la compra de madera certificada conforme esté disponible.
"Comprar es una ciencia" y "comprar bien es vender bien" son frases que
bien pueden resumir la definición de la función de compras” 4
Actualmente la empresa se maneja con las siguientes políticas de
compras:
3
Autora Viviana Aguirre
4
http://www.buenastareas.com/ensayos/Politica-De-Compra/130218.html
21

22.  Efectuar compras a crédito
 Crédito de 3,6,9,12 y 18 meses plazo
 Descuento en el pago de mercaderías realizadas en efectivo
 La adquisición de las mercaderías a los distintos proveedores debe
ajustarse a las tendencias del mercado
POLÍTICAS DE VENTAS:
 Crédito en las ventas de mercaderías de 3,6,9,12 meses plazo
 Descuentos en las ventas de mercaderías en efectivo, cheques y
tarjetas de crédito
 Las mercaderías serán entregadas a domicilio sin recargos
1.3 SITUACIÓN ACTUAL DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”
Respecto a los clientes de la empresa, se puede indicar que existen
clientes reales y potenciales, actualmente la empresa tiene como objetivo
cubrir todo el mercado del cantón y a futuro cubrir los mercados de las
parroquias aledañas y cantones de la provincia, cabe indicar también que
los productos que comercializa la empresa son los requeridos de acuerdo
a las necesidades de los clientes, es decir que Comercial “Ordoñez
Aguirre” actúa pensando en sus clientes.
Para poder satisfacer las necesidades de los clientes Comercial “Ordoñez
Aguirre” realiza pedidos y operaciones con varios proveedores, tales
22

23. como: JADECO, MUEBLES METÁLICOS, IMPORTADORA
TOMEBAMBA, MABE ECUADOR S.A., NATIONAL SALES Cia. Ltda.,
ELECTROLUX C.A., ECUACOLCHONES, DISMAYOR S.A.
EXPOCARGA S.A., COMERCIALIZADORA JVC Cia. Ltda., cabe indicar
que durante el transcurso de este año, las ventas se han incrementado,
ya que los precios son económicos y con atractivas condiciones de pago y
promociones.
Comercial “Ordoñez” esta ubicado en las calles Manuel Reyes y General
Córdova del cantón Chunchi, telefax. 032 937101 celular: 097040161.
GRÁFICO No. 3: UBICACIÓN DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”
PLAZA CENTRAL DE CHUNCHI
ÁREA
CALLE MANUEL REYES
ADMINISTRATIVA
BODEGA
ÁREA DE
COMERCIALIZACIÓN
VENTAS
CALLE GENERAL CÓRDOVA
Fuente: Trabajo de campo 2010
Elaboración: Viviana Aguirre
23

24. El horario de atención de Comercial “Ordoñez Aguirre” es de domingo a
viernes de 08H00 a 22H00 sin cerrar al medio día y los días sábados de
acuerdo a las circunstancias.
El mercado que cubre la empresa específicamente es el cantón Chunchi,
sin embargo sus directivos han decido continuar con la venta a domicilio
por lo que se extiende el mercado a todas las parroquias del mismo,
gracias a la iniciativa de satisfacer las necesidades del mercado. Cabe
indicar que el mercado hacia el cual se dirige la empresa esta integrado
por todas las personas que forman parte de la población económicamente
activa (amas de casa, padres de familia, jóvenes, adultos, familiares de
los emigrantes del cantón)
1.3.1 Productos y servicios
La actividad principal de Comercial “Ordoñez Aguirre” es la de
comercializar electrodomésticos, muebles y demás bienes muebles para
el hogar como equipos de audio y video, electrodomésticos de línea
blanca, bicicletas, camas, armarios, colchones, celulares, etc. para lo cual
cuenta con diferentes proveedores a nivel nacional. La empresa se
caracteriza por ofrecer productos garantizados, considerando el avance
tecnológico y los estándares de calidad exigidos por los clientes.
Los productos que ofrece Comercial “Ordoñez Aguirre” son:
24

25.  Electrodomésticos: En las marcas MABE, INDURAMA, LG,
PANASONIC, AIWA, SAMSUNG, SONY, DUREX, PHILIPS, entre
otros.
 Muebles: juegos de sala, comedor, dormitorio, cocina, estudio.
 Motos: RANGER, QINGQI, SUZUKI, MOTOTRACK, MOTOR UNO,
KAWASAKI,
 Celulares: Nokia, LG, SAMSUNG, SONY, MOTOROLA, entre otros
para las bandas de PORTA y MOVISTAR.
 Bicicletas: para niños y adultos en diferentes marcas, modelos y
colores, y más productos para el hogar.
La venta se realiza al contado y a crédito hasta un año plazo, la cartera de
crédito de la empresa es buena ya que los clientes cumplen con sus
obligaciones de manera propicia para la empresa.
1.3.2 Análisis FODA
“El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro
de la situación actual de la empresa u organización, permitiendo de esta
manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello
tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.
El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las
palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
25

26. Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y
por los que cuenta con una posición privilegiada frente a la competencia.
Recursos que se controlan, capacidades y habilidades que se poseen,
actividades que se desarrollan positivamente, etc.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la
empresa, y que permiten obtener ventajas competitivas.
Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición
desfavorable frente a la competencia, recursos de los que se carece,
habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan
positivamente, etc.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que
pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.
El Análisis FODA es un concepto muy simple y claro, pero detrás de su
simpleza residen conceptos fundamentales de la Administración.”5
5
http://www.buenastareas.com/ensayos/Analizis-Foda/5428.html
26

27. CUADRO No. 1: MATRIZ FODA DE COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
 Ubicación estratégica, ya que se encuentra situada diagonal al mercado • Crecimiento y desarrollo económico y social del cantón y sus alrededores
central del cantón lo cual favorece a la empresas por que es un lugar muy impulsado por autoridades de turno.
concurrido. • Impulso al desarrollo microempresrial por parte del estado.
 Personal comprometido con la empresa, los colaboradores de Comercial • Bono de desarrollo humano, las personas cuentan con ingresos para adquirir
“Ordoñez Aguirre” están conscientes de que sus acciones inciden en la algún bien para su hogar.
productividad de la organización por lo que siempre están dispuestos a dar • Acceso y avance tecnológico, las personas requieren bienes que les permitan
lo mejor en el desarrollo de sus actividades. satisfacer sus necesidades de forma moderna, actualizada y rápida.
 Comercialización de productos de marcas reconocidas, es evidente que la
marca de un producto incide para su adquisición por lo cual la visita de
clientes a la empresa esta asegurada.
 Solvencia económica, representada por su capacidad de pago y
disponibilidad de efectivo para solventar su capital de trabajo.
 Buena atención al cliente, demostrada a través de la amabilidad y
cordialidad del personal de la empresa.
 Promociones especiales, para fechas importantes.
 Estabilidad laboral para su personal.
DEBILIDADES AMENAZAS
 Falta de capacitación permanente para todo el personal, actualmente la • Competencia desleal, publicidad y propaganda engañosa.
empresa requiere de capacitación en todas las áreas. • Contrabando, la comercialización ilegal de productos de la línea de la empresa.
 Falta de un sistema contable adecuado a su actividad. • Especulación del mercado, variación de precios por acontecimientos económicos,
 Falta de variedad de productos por la inexistencia de un estudio de políticos y sociales del país.
mercado para identificar los requerimientos de los clientes. • Protestas y paralizaciones indígenas, obstaculizan el transporte de los productos.
 Falta control interno para identificar puntos críticos en el desarrollo
administrativo y financiero de la empresa.
 Falta de una estructura organizacional que considere e identifique a todos
los puestos de trabajo de la empresa.
Fuente: Trabajo de campo 2010
Elaboración: Viviana Aguirre
27

28. 1.4 ANÁLISIS DE LA FUNCIÓN CONTABLE
Según el Servicio de Rentas Internas “Comercial Ordoñez Aguirre” está
registrada bajo la razón social de Jorge Luis Ordoñez Santander
iniciando la actividad económica el 22 de Junio del 2006; con el RUC Nº
0302065222001 (Ver Anexo #1), el domicilio principal es en las calles
Manuel reyes y General Córdova; el contribuyente no está obligado a
llevar contabilidad, y debe presentar la declaración mensual del IVA.
Debido a las disposiciones de ley que dice: “Están obligados a llevar
contabilidad las personas naturales que realicen actividades
empresariales en el Ecuador y que operen con un capital propio que al 1
de enero de cada ejercicio impositivo, supere los veinte y cuatro mi
dólares (24.000 USD) o cuyos ingresos brutos anuales del ejercicio
inmediato anterior sean superiores a los cuarenta mil dólares (40.000
USD) incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades
agrícolas, pecuarias, forestales o similares.
Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que
operen con un capital u obtengan ingresos inferiores a los previstos en el
inciso anterior, así como los profesionales, comisionistas, artesanos,
agentes, representantes y demás trabajadores autónomos deberán llevar
una cuenta de ingresos y egresos para determinar su renta imponible”. 6
6
Ley de Régimen Tributario Interno. Reforma. Art. 19. Pág. 11
28

29. Comercial “Ordoñez Aguirre” realiza los registros de ingresos y egresos a
través de hojas de cálculo en el programa Microsoft Excel para facilitar
datos respecto a la declaración del IVA al final de cada mes.
Esto significa que no dispone de instrumentos o herramientas para
sustentar el registro debido de los moviemientos económicos financieros
de la empresa lo cual impide revelar la real situación económica financiera
de Comercial “Ordoñez Aguirre”.
29

30. CAPÍTULO II
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.1. LA CONTABILIDAD
2.1.1 Aspectos Generales
¨La contabilidad es el arte de recoger, resumir, analizar e interpretar datos
financieros, para obtener así las informaciones necesarias relacionadas
con las operaciones de una empresa”7
“Es tan importante la utilización del sistema contable, ya que nos permite
analizar en un tiempo determinado el resultado de nuestras actividades,
razón suficiente para fundamental teóricamente la presente
investigación”8
“Se puede conceptuar a la contabilidad como un campo especializado de
las ciencias administrativas que se sustenta en principios y
procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los
objetivos de análisis, registro y control de las transacciones en
operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento,
7
HARGADON, Bernard: Principios de Contabilidad, Pág. 9
8
DÁVALOS, Nelson: Contabilidad General, Pag. 28
30

31. con las finalidades de informar e interpretar la situación económica
financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada período o
ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad” 9.
"La Contabilidad es la técnica que registra analiza e interpreta
cronológicamente los movimientos o transacciones comerciales de una
empresa” 10
2.1.2 Importancia y Objetivos de la Contabilidad
Es tan importante la utilización del sistema contable, ya que nos permite
analizar en un tiempo determinado el resultado de las actividades
económicas y financieras de una empresa. A través de la contabilidad se
puede conocer:
 Cuanto debemos y cuanto nos deben.
 Quienes nos deben y a quienes debemos
 El movimiento de ingresos y egresos, variaciones del capital.
 Saldos finales de las cuentas a cualquier fecha.
 Información que permita a los directivos tomar decisiones correctas
con relación al movimiento económico de la empresa.
Objetivos de la contabilidad:
 Conocer la situación económica-financiera de una empresa en un
período determinado, en que generalmente es de un año, así como
9
OROZCO Cadena, José: Contabilidad General Teoría y Práctica Aplicada a la Legislación Nacional Pág. 1
10
ZAPATA Sánchez, Pedro: Contabilidad General, 4 Edición ,2002 Pág.16
31

32. también analizar e informar sobre los resultados obtenidos, para
poder tomar decisiones adecuadas a los intereses de la empresa.
 Introducir mejoras en su gestión, dando paso a la implantación de
sistemas contables.
 Mejorar significativamente los sistemas contables a fin de que
cumplan con sus funciones: la información y control.
2.2. LAS NORMATIVAS CONTABLES
El reglamento que rige a la contabilidad dice que se llevará la contabilidad
en forma obligatoria:
 Por el sistema de la partida doble
 En idioma nacional (castellano) y
 En moneda nacional, para registrar el movimiento económico y
determinar los resultados del respectivo año fiscal (“Que a partir
del 1ro. de Abril del 2000 se lo hará en USD dólares americanos,
valorados a s/. 25.000 c/u, esto por la dolarización implantada en
nuestro país”).
 La ley, determina que el ejercicio económico de las empresas
termina anualmente el 31 de diciembre de cada año, salvo
autorización otorgada por el Servicio de Rentas Internas SRI).
En caso de incumplimiento, se procederá a la determinación
presuntiva de conformidad con lo dispuesto en la ley.
32

33.  Es obligación de todas las empresas enviar copias de los
Balances de Situación y de Pérdidas y Ganancias, conjuntamente
con la declaración y pago del impuesto a la Renta al SRI, o a sus
respectivas delegaciones para el resto de provincias, de acuerdo
al noveno dígito del RUC y el plazo establecido por la ley; así
como las empresas sujetas al control y vigilancia de la
Superintendencia de Compañías (es decir que tenga personería
jurídica) deberán presentar a este organismo el informe del
gerente y comisario de la empresa, hasta el primer cuatrimestre
del año siguiente al del ejercicio económico.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), son
conceptos y normas básicas que establecen la delimitación e
identificación del ente económico, de la forma de cuantificación y de las
técnicas de presentación de informes financieros.
Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) han contribuido a
mejorar los informes contables de todo el mundo. En Ecuador se han
emitido 27, conjuntamente con las demás leyes, principios y reglamentos,
regulan el registro y control contable, la elaboración y presentación de
estados financieros.
Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) son el producto de
grandes estudios y esfuerzos de diferentes entidades educativas,
financieras y profesionales del área contable a nivel mundial, para
33

34. estandarizar la información financiera presentada en los estados
financieros. Las NIC, son un conjunto de normas o leyes que establecen
la información que deben presentarse en los estados financieros y la
forma en que esa información debe aparecer, en dichos estados. Las NIC
no son leyes físicas o naturales que esperaban su descubrimiento, sino
más bien normas que el hombre, de acuerdo sus experiencias
comerciales, ha considerado de importancias en la presentación de la
información financiera. Son normas de alta calidad, orientadas al inversor,
cuyo objetivo es reflejar la esencia económica de las operaciones del
negocio, y presentar una imagen fiel de la situación financiera de una
empresa. Las NIC son emitidas por el Internacional Accounting Standards
Board (anterior Internacional Accounting Standards Committee)”11
2.3. SISTEMA CONTABLE
2.1.1 El Proceso Contable
Para hablar del proceso contable es importante considerar los siguientes
aspectos:
a) LA PARTIDA DOBLE: constituye el principio de contabilidad
generalmente aceptado (PCGA) más práctico, útil y conveniente
para producir los estados financieros. Consiste en que cada hecho u
operación que se realice afectará, por lo menos a dos partidas o
11
http://www.gesfomedia.com/manuales_contabilidad.html
34

35. cuentas contables; por lo tanto, el uso de la partida doble propicia
esta regla; no habrá deudor sin acreedor, y viceversa. Este principio
tiene dos enunciados:
 Toda cuenta, sin excepción, se debe considerar personificada: a
una cuenta s le considerara una persona, pero en forma abstracta.
Por esta consideración, hablaremos de cuentas deudoras y
cuentas acreedoras.
 En toda transacción mercantil no hay deudor sin acreedor, ni
acreedor sin deudor toda transacción que se realice en la empresa
será registrada en cuentas deudoras que reciben valores y en
cuentas acreedoras que entregan valores.
Pero es importante seguir la regla que a continuación se detalla, con el
fin de poder identificar y ubicar con facilidad las cuentas que afectan las
diferentes transacciones. Preguntas directrices:
 ¿Cuáles son las cuentas que intervienen?
 Qué cuenta recibe y qué cuenta entrega?
 ¿Por cuánto recibe? , ¿Por cuánto entrega?
En toda operación, la suma deudora debe coincidir exactamente con la
suma acreedora.
35

36. b) LA ECUACIÓN CONTABLE: la ecuación contable es la fórmula
fundamental en que se basa la contabilidad para desarrollar
técnicamente su sistema.
Ejemplo: La Empresa Comercial “Ordoñez Aguirre”, dispone de la
siguiente situación financiera al 31 de diciembre del 2009 y desea
emprender un negocio de comercialización:
Dinero en efectivo 3.0000,00
Edificio de su propiedad 6.000,00
Mercaderías 30.000,00
Deuda con documento a Casa Comercial “NN” 500,00
Deuda a proveedores 300,00
La presentación de la ecuación contable será:
ACTIVO PASIVO
Caja 300,00 Proveedores 300,00
Mercaderías 30000,00 Documentos por Pagar 500,00
Edificios 6.000,00 TOTAL PASIVO 800,00
PATRIMONIO
Capital 38.500,00
Total Activo 39.300,00 Total P. y Patrimonio 39.300,00
Conclusión: La ecuación contable de la empresa Comercial “Ordoñez
Aguirre” sería:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
39.300,00 = 800,00 + 38.500,00
36

37. ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
PASIVO = ACTIVO - CAPITAL
CAPITAL = ACTIVO - PASIVO
Los elementos que intervienen en la ecuación contable son: ACTIVO =
PASIVO + CAPITAL
 ACTIVO: Es todo lo que posee o le adeudan a la empresa, ejemplo:
 CAJA
 BANCOS
 CUENTAS POR COBRAR
 DOCUMENTOS POR COBRAR
 MERCADERÍAS
 ACTIVOS FINOS
 PAGOS POR ADELANTADO
 PASIVO: Es todo lo que se adeuda a otras personas (ajenas a la
empresa, propietario(s), socios, accionistas; según el caso) ejemplo:
 OBLIGACIONES PATRONALES POR PAGAR
 IESS POR PAGAR
 CUENTAS POR PAGAR
 DOCUMENTOS POR PAGAR
 HIPOTECAS POR PAGAR
 COBROS POR ADELANTADO
37

38.  PATRIMONIO: El capital constituye el aporte; en dinero y/o en bienes,
efectuado por los propietarios, socios o accionistas de la empresa;
según el caso, o también se establece por diferencias entre el activo
y el pasivo). Y esta integrado básicamente por las siguientes cuentas:
 CAPITAL (Conocido también como capital social)
 RESERVAS (Legal, Facultativa, Estatutaria,) según el caso
 (+) UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS (Ejercicios anteriores)
 (-) PÉRDIDAS DEL PRESENTE EJERCICIO ECONÓMICO. ETC.
 TRANSACCIÓN COMERCIAL: es el intercambio de bienes y/o
servicios necesarios para la satisfacción de las diversas necesidades
humanas, intercambio que tiene indispensablemente dos etapas
simultáneas que son:
1) Recibimos el bien (mercaderías, vehículos etc.) ó el servicio (agua,
luz, teléfono, arriendo, sueldos, etc.) parte real de la transacción.
2) Entregamos el precio o valor de dicho bien o servicio
Ejemplo: Compramos 10 cocinas a $ 300,00 c/u
PASO 1: Recibimos las 10 cocinas a $ 300,00 c/u = $ 30000.
PASO 2: Entregamos El valor de $ 33.360,00 en efectivo por la compra
de cocinas más IVA 12%.
38

39.  LIBRO DIARIO: Es la acción de trasladar los datos de la transacción al
libro diario de la empresa. Toda jornalización tiene dos pasos:
1. Se analiza el principio de la partida doble es decir la cuenta o las
cuentas que reciben son deudoras (van al DEBE); y la cuenta o las
cuentas que entregan son (ACREEDORAS).
2. Dejar constancia de la transacción o asiento contable en el libro
diario.
El asiento contable o registro de entrada original es la formula técnica de
anotación de las transacciones, bajo el principio de partida doble. Todo
asiento contiene:
 Fecha
 Cuenta o cuentas deudoras y el valor afectado
 Explicación del asiento y el comprobante que originó a
jornalización. Los asientos se clasifican en: simples, compuestos y
mixtos.
Asientos Simples, constan de una cuenta deudora y una cuenta
acreedora, por ejemplo:
FECHA DETALLE DEBE HABER
-1-
01/06/2010 CAJA 500.00
CUENTAS POR COBRAR
Ref. registro del valor cancelado al cliente 500.00
Marcelo Flores
39

40. Asientos Compuestos, constan de dos o más cuentas deudoras y una o
más cuentas acreedoras, por ejemplo:
FECHA DETALLE DEBE HABER
-1-
01/06/2010 MUEBLES DE OFICINA 100.00
EQUIPO DE OFICINA 150.00
DOCUMENTOS POR PAGAR 125.00
BANCOS 125.00
Ref. Compra de muebles y equipo para of.
50% al contado y 50% a 30 días plazo.
Asientos mixtos, constan de una cuenta deudora y dos o más
acreedoras, o viceversa, por ejemplo:
FECHA DETALLE DEBE HABER
-1-
01/06/2010 CUENTAS POR COBRAR 2.000.00
CAJA 10.000.00
VENTAS 12.000.00
Ref. venta de mercaderías
 MAYORIZACIÓN: Agrupa los valores de cada una de las cuentas del
libro mayor con sus respectivas sumas y saldos. El libro mayor es el
segundo registro principal que se mantiene en cada cuenta, según sea
el caso, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma
particular
TÍTULO O NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE HABER
SALDO
También se conoce otro rayado del libro mayor:
COMERCIAL “ORDOÑEZ AGUIRRE”
LIBRO MAYOR PRINCIPAL
Cuenta: __________
Código: __________
MOVIMIENTO SALDO
FECHA DESCRIPCIÓN # ASIENTO
DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR
40

41. El procedimiento que se debe seguir para mayorizar los asientos
contables es el siguiente:
 Se debe trasladar cuenta por cuenta, las cuentas que constan en el
libro diario.
 A cada cuenta asígnele una tarjeta y escriba el nombre completo
de la cuenta.
 Pase los valores de la cuenta que constan en el diario, si están en
el debe al debe; si están en el haber al haber de la respectiva
cuenta.
 Luego se debe obtener los saldos, así asigne a los valores del
DEBE el signo (+), y si están en el haber el signo (-), luego se
debe obtener la diferencia matemática, si el resultado es positivo,
se trata de un saldo deudor; por el contrario si el valor es negativo,
se trata de un saldo acreedor. Se puede dar 3 tipos de saldos:
Saldo Deudor, Saldo Acreedor y Saldo Nulo.
 BALANCE DE COMPROBACIÓN: Para su elaboración se trasladan
las cuentas con sus respectivas sumas y saldos en el orden que
aparecen en el libro mayor al finalizar un ejercicio contable; en la
práctica se presenta mensualmente ya que da la pauta para verificar si
se han registrado correctamente las diferentes transacciones. Por
norma general, la sumatoria de las cuentas del debe como las del
haber deben ser extremadamente iguales; “esto por el principio de la
partida doble”.
41

42.  REGULACIÓN Y AJUSTE DE CUENTAS.- Significa dejar los saldos
de una cuenta en su verdadero valor la fecha de presentación de los
estados financieros. Es verificar la exactitud de la cuenta a una fecha
determinada. Las clases de ajustes que se pueden presentar en un
período contable son los siguientes:
 Acumulados por gasto: Se presentan cuando al término del
período contable se ha realizado un gasto, el mismo que aun no ha
sido cancelado. Aparece una cuenta deudora de gasto y como no
se ha cancelado surge una cuenta acreedora “acumulado por
pagar” y se la clasifica en los pasivos corrientes. Ejemplo:
Folio No. 01
FECHA DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-X-
30-06-10 Gasto Sueldos y Salarios 850.00
Sueldo y salarios acumulados por pagar 850.00
P/r sueldos por pagar mes de mayo
30-06-10 -x-
Gasto Publicidad y Propaganda 500.00
Publicidad y Propaganda Acumulada por Pagar. 500.00
P/r. Publicidad y propaganda por pagar
 Acumulados por Rentas: Surge cuando el término del período
contable la empresa a vendido un servicio, el mismo que aun no ha
sido cobrado, aparare una cuenta deudora de activo corriente
exigible y una cuenta acreedora de renta, grupo de cuenta de otros
ingresos.
 Diferido por Gasto: Son futuros gastos, que siendo cuentas de
activos (pagos anticipados), se convierten en gastos ciertos con
42

43. el transcurso del tiempo de acuerdo como se va recibiendo el
servicio.
 Diferidos por Rentas: Son futuras rentas, cobradas por la
empresa antes de entregar el servicio y que se convierten en
rentas ciertas cuando ya se entrega el servicio.
 Por Inventario: Cundo se utiliza las cuentas del sistema de cuenta
múltiple para el registro de transacciones de compras y ventas de
mercaderías y además actividades complementarias, al finalizar el
período contable debe realizarse ajustes para determinar compras
y ventas netas, costo de ventas y utilidad bruta en ventas.
 Por Valuación: Ajustes por valuación contable, cualquier cantidad
diferente de una erogación en efectivo utilizada como base
contable; y Ajustes por depreciación, los activos fijos de la empresa
están sujetos al desgaste o al deterioro físico como consecuencia
de su uso y falta de uso, por lo que es necesario depreciarlos.
Los métodos utilizados son: Línea Recta, Método Legal y Suma de
dígitos (ascendente y descendente).
CUADRO No. 02: DEPRECIACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
NOMBRE DEL ACTIVO PORCENTAJE
Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves,
5% anual
barcazas y similares
Instalaciones, maquinaria, equipo y muebles 10% anual
Vehículos, equipos de trasporte y equipo caminero
20% anual
móvil.
Equipos de computo y software 33% anual
Fuente: Lcdo, Sánchez Carrión Gilberto. La Tablita Tributaria y Laboral 2010. Pág. 17
43

44. Ejemplo: Cuando se adquiere un activo; un vehículo en $ 50.000,00
pagadero con cheque No. 685421 de nuestra cta. cte. del banco
Pichincha.
Folio: 03
FECHA DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-X-
30-06-10 Vehículos 50.000
Bancos 50.000
P/r la compra del vehículo
Cuando se registra el gasto por depreciación anual, al cierre del ejercicio
económico mediante el asiento de ajuste:
FECHA DESCRIPCIÓN PARCIAL DEBE HABER
-X-
31-12-10 Depreciación Vehículos 9.000
Depr. Acumulada Vehículos 9.000
p/r. la depreciación del vehículo
 ESTADOS FINANCIEROS: Los estados financieros son informes que
se elaboran al finalizar un periodo contable, con el objeto de
proporcionar información sobre la situación económica y financiera de
la empresa. Los principales estados financieros tienen como objetivo
informar sobre la situación financiera de la empresa a una fecha
determinada, sobre los resultados de sus operaciones y el flujo del
efectivo.
 El Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias: El estado de
resultados muestra los efectos de las operaciones de una empresa
y su resultado final, ya sea de ganancia o de pérdida.
44

45.  El Balance General o de Situación Financiera.- Es un informe
contable que presenta ordenada y sistemáticamente las cuentas de
Activo, Pasivo, y Patrimonio y determina la posición financiera de la
empresa en un momento dado.
 El Estado de Flujo de Caja.- Demuestra el comportamiento del
dinero efectivo (al inicio y al final de un ejercicio económico), con el
objeto de no ocasionar desequilibrios económicos.
 El Estado de Superávit o Ganancias Retenidas.- Es un Estado
Financiero, que demuestra los cambios o variaciones ocurridos en
ciertas cuenta patrimoniales pomo por ejemplo las utilidades o
pérdidas que han sido distribuidas a los socios o accionistas (en
ejercicios anteriores y durante el presente ejercicio económico), se
elabora para conocimiento de los socios o accionistas de la
empresa, quienes podrán analizar e interpretar sobre el
comportamiento de su capital.
 ANÁLISIS FINANCIERO: Evaluación y diagnostico económico-
financiero de la empresa, mediante la relación de ciertos índices que
permite analizar con objetividad el comportamiento de las cuentas que
interesa conocer para la toma oportuna de decisiones.
45

46. 2.1.2 Plan de Cuentas
Es un listado lógico y ordenado de las cuentas de mayor general y de las
sub-cuentas con su denominación y código correspondiente que
intervienen en el proceso contable de una entidad específica.
El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a
la gerencia estados financieros y estadísticos de importancia trascendente
para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control, se diseña y
elabora atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados
y las normas de contabilidad. El plan de debe estructurar de acuerdo con
la necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se
elaborará luego de un estudio preciso que permita conocer sus metas,
particularidades, políticas, etc. La estructura del plan de cuentas debe
partir de agrupamientos convencionales, los cuales, al ser jerarquizados,
presentan los siguientes niveles:
Primer Nivel.- El grupo está dado por términos de la situación financiera,
económica y potencial, así:
 Situación Financiera: Activo, Pasivo y Patrimonio
 Situación económica: Cuentas de resultados deudoras (gasto) y
Cuentas de resultados acreedoras (rentas)
 Situación Potencial: Cuentas de Orden
46

47. Segundo Nivel.- El subgrupo está dado por la división racional de los
grupos, efectuada bajo algún criterio de uso generalizado, así:
 El activo se desagrega bajo el criterio de liquidez: Activo corriente,
Activo Fijo o propiedad, planta y equipo, Diferidos y Otros Activos
 El pasivo, se desagrega bajo el criterio de temporalidad: Pasivo
corriente (a corto plazo), Pasivo Fijo (largo plazo), Diferidos y Otros
Pasivos.
 El patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad: Capital,
Reservas, Superávit de capital y Resultados.
 La cuentas de resultados deudoras (gastos) se desagregan así:
Operacionales, No operacionales y Extraordinarios.
 Las cuentas de orden se desagregan en: Deudoras y Acreedoras
Codificación de Cuentas, “Es la expresión resumida en una idea a
través de la utilización de números y/o símbolos, en consecuencia, el
código viene a ser el equivalente al nombre”.12
ACTIVO, INGRESOS Y GASTOS PASIVO, PATRIMONIO
0. PARTE
0. PARTE
0.0. SECCIÓN
0.0. SECCIÓN
0.0.0 SUB. SECCIÓN
0.0.0.00. CUENTA
0.0.0.00. CUENTA
0.0.0.00.000 SUB- CUENTA
0.0.0.00.000 SUB- CUENTA
12
VELA Pastor “Manual de Contabilidad” Edit. Ariel 1996 Pág. (35)
47

48. El criterio siguiente se lo aplica en las cuentas de Activo, ya que Pasivo y
Patrimonio no tienen subsecciones, por lo tanto se omite la codificación
de ese nivel. Las subcuentas se expresan con tres dígitos para que
puedan ingresarse hasta 999 subcuentas, el nivel de dígitos depende del
tamaño de la empresa.
2.4. DOCUMENTOS COMERCIALES
“Representan el conjunto de ilustraciones que participan en una
transacción mercantil, constituyen la constancia de las transacciones,
proporcionan mayor grado de confiabilidad en caso de controversias”13.
2.4.1 Importancia de los Documentos Comerciales
Son importantes para los auxiliares, se constituyen en un momento como
prueba en la verificación de datos durante el proceso contable o después,
incluso para presentar determinados reclamos tanto del beneficiario
como del perjudicado en casos legales.
2.4.2 Clasificación de los Documentos Comerciales
Los documentos son muy variados sin embargo estos pueden ser:
13
YENI Torres. “Didáctica de la Contabilidad y Administración” Pág. 45
48

49. 1. Negociables: aquellos que pueden convertirse en dinero en efectivo
al momento de su presentación, tanto para pagar o respaldar una
deuda, dentro de los principales están:
 Cheque: Es un documento de orden en efectivo por una cierta
cantidad y a favor de un beneficiario que pagará un banco
siempre y cuando esté bien girado y tenga fondos.
 Pagaré: Documento mediante el cual una persona(s) se obliga (n)
a pagar una cierta cantidad de dinero en un plazo establecido, en
este documento se pueden hacer abonos o pagos parciales a esta
cuenta, pudiendo también ser negociado por terceras personas.
2. No Negociables: todos aquellos documentos auxiliares que sirven de
apoyo en las transacciones comerciales efectuadas y registradas en
los libros contables, nos permiten establecer determinado orden en la
organización de nuestras cuentas. Entre los principales:
 Recibo: Es uno de los documentos comerciales de mayor uso, con
el recibo se prueba que una persona ha entregado a otros
determinados valores, se lo utiliza como constancia de pago por
todos los pagos.
 Vale: Es un documento de mucho uso en la Institución ya que es
un formulario preimpreso en el cual se registra las transacciones
diarias, es un comprobante de egreso.
 Nota de crédito (n/c): Es un documento emitido, por empresas y
bancos.
49

50.  Nota de crédito Comercial: Documento mediante el cual se le
hace conocer al cliente, la razón por la cual se le acredita un valor
a su cuenta, en la práctica comercial las causas más usuales son:
 Devolución en compras de mercaderías, por registrar fallas o no
corresponder a las características solicitadas por el cliente
 Error en facturación, por mayor valor del que debió ser
facturado.
 Nota de debito (N/D): Es un documento emitido, por empresas y
bancos.
 Factura: Es un documento que la empresa vendedora entrega al
comprador; por la adquisición de bienes, en la que se encuentra
detallada básicamente:
50

51. GRÁFICO No. 04: MODELO DE FACTURA
Fuente: www.sri.gov.ec
51

52.  Nota de crédito Bancaria: Documento mediante el cual se le
hace conocer al dueño de una cuenta corriente o cuenta de
ahorros; la razón por la cual, se le acredita un valor a
su cuenta.
2.5. TRIBUTACIÓN
2.5.1 El RUC
Registro Único de Contribuyente (RUC): El registro de contribuyente
RUC se constituye en la identificación del comerciante (persona Natural
o jurídica), requisito legal indispensable. Son agentes de retención, las
empresas e instituciones tanto públicas como las empresas del sector
privado que fuesen calificadas por el SRI como contribuyentes especiales,
que están obligados a retener en la fuente un porcentaje del IVA causado
en la compra de bienes y servicios. El Agente de percepción son los
bancos legalmente autorizados para recibir impuestos
CUADRO No. 03: OBLIGACIONES TRIBUTARIAS SEGÚN EL TIPO DE
CONTRIBUYENTE
TIPO DE CONTRIBUYENTE FIJO OPCIONAL
 Declaración mensual de
IVA.
 Declaración de ICE
 Declaración de
Obligado a mensual (siempre y
Personas Retenciones en la fuente.
llevar cuando produzca
Naturales  Declaración de Impuesto a
contabilidad bienes y servicios con
la Renta anual.
ICE).
 Presentación de Anexo
Transaccional.
52

53.  Declaración de
Impuesto a la Renta
anual (siempre que
supere la base anual).
 Declaración de ICE
mensual (siempre y
NO obligado a  Declaración mensual o
cuando produzca
llevar semestral de IVA (según
bienes y servicios con
contabilidad la actividad que realice).
ICE).
 Presentación de
Anexo Transaccional
(siempre que posea
autorización de puntos
de venta).
 Declaración mensual de
IVA.
 Declaración de ICE
 Declaración de
mensual (siempre y
Retenciones en la fuente.
Privadas cuando produzca
 Declaración de Impuesto a
bienes y servicios con
la Renta anual.
ICE).
 Presentación de Anexo
Transaccional.
 Declaración de ICE
Sociedades
mensual (siempre y
 Declaración mensual de cuando produzca
IVA. bienes y servicios con
 Declaración de ICE).
Públicas
Retenciones en la fuente.  Declaración de
 Presentación de Anexo Impuesto a la Renta
Transaccional. anual (es obligatorio
para empresas
públicas).
 Declaración mensual de
IVA.
 Declaración de ICE
 Declaración de
mensual (siempre y
Retenciones en la fuente.
Especiales cuando produzca
 Declaración de Impuesto a
bienes y servicios con
la Renta anual
ICE)
 Presentación de Anexo
Transaccional
Fuente: www.sri.gov.ec
2.5.2 Impuesto al Valor Agregado
Valor añadido a la transferencia de bienes o la prestación de servicios, el
objeto del impuesto corresponde a las transferencias de dominio, a las
importaciones de bienes, muebles de naturaleza corporal, en todas las
etapas de su comercialización y a la prestación de los servicios, el la
forma y condiciones que prevé la ley de régimen Tributario interno.
53

54. El hecho generador del IVA se causa en el momento en que se realiza
el acto o se suscribe el contrato que tenga por objeto transmitir la
propiedad y dominio de los bienes mueble o la prestación de servicios,
hechos por los cuales se debe emitir, obligatoriamente, la respectiva
factura o documento similar.
El sujeto activo es el fisco; lo administra el Ministerio de Finanzas y
Crédito público a través del servicio de rentas internas (SRI).
2.5.3 Impuesto a la Renta
Estarán sujetos a retención del 1% los pagos o acreditaciones en cuenta
por:
a) La compra de todo tipo de bienes muebles de naturaleza corporal,
excepto combustible y los pagos o acreditaciones en cuenta
realizadas por actividades de construcción obra material inmueble,
urbanización, lotización o actividades similares.
b) Los intereses y comisiones que causen las operaciones de crédito
entre las institución del sistema financiero. La institución financiera
que pague o acredite los rendimientos financieros actuará como
agente de retención.
c) Aquellos efectuados por concepto del servicio de transporte
privado de pasajeros transporte público o privado de carga,
prestado por personas naturales o sociedades.
54

55. Están sujetos a la retención del 2% los pagos o acreditaciones en cuenta
por:
 Los que se realicen a personas naturales por concepto de servicios
en los que prevalece la mano de obra sobre el factor intelectual.
 Los que realicen las empresas emisoras de tarjetas de crédito a
sus establecimientos aliados.
 Los ingresos por concepto de intereses, descuentos y cualquier
otra clase de rendimientos financieros generados por préstamos,
cuentas corrientes, certificados financieros pólizas de
acumulación, certificados de inversión, avales, fianzas y cualquier
otro tipo de documentos similares, sean éstos emitidos por
sociedades constituidas o establecidos en el país, por sucesiones
indivisas o por personas naturales residentes en el Ecuador
Aquellos generados por la enajenación ocasional de acciones o
participaciones, no están sujetos a esta retención. Las ganadas de
capital no exentas originadas en la negociación de valores, no
estarán sometidas a retención en la fuente de Impuesto a la Renta;
sin embargo, los contribuyentes harán constar tales ganancias en
su declaración anual del impuesto a la Renta global.
Están sujetos a la retención del 8% los pagos o acreditaciones en cuenta
por:
a) Honorarios, comisiones, regalías y demás pagos realizados a
profesionales y a otras personas naturales nacionales o extranjeras
55

56. residentes en el país por más de seis meses que presten servicios
en los que prevalezca el intelecto sobre la mano de obra.
b) Aquellos realizados a personas naturales extranjeras o nacionales
no residentes que permanezcan en el país por más de seis meses,
que presten servicios en los que prevalezca el intelecto sobre la
mano de obra.
c) Aquellos por concepto de arrendamiento de bienes inmuebles de
propiedad de personas naturales.
d) Los realizados a notarios y registradores de la propiedad y
mercantiles, por sus actividades notariales y de registro.
e) Los realizados a deportistas, entrenadores, árbitros y miembros del
cuerpo técnico como en el caso de artistas nacionales y extranjeros
residentes.
f) Los realizados por concepto de arrendamiento de bienes
inmuebles a sociedades.
Todos los pagos no contemplados en los porcentajes específicos de
retención, señalado en esta resolución, están sujetos a la retención del
2%.
2.5.4 Agentes de Retención
Serán agentes de retención del impuesto a la renta:
56

57.  Las entidades del sector público, según el Art. 118 de la
Constitución Política del Ecuador, las sociedades, las personas
naturales y las sucesiones indivisas obligadas a llevar
contabilidad, que realicen pagos o acrediten en cuenta valores que
constituyan ingresos gravados para quien los perciba;
 Todos los empleadores por los pagos que realicen en concepto de
remuneración, bonificaciones camisones y más emolumentos a
favor de los contribuyentes en relación de dependencia ; y
 Los contribuyentes dedicados a actividades de exportación por
todos los pagos que efectúe a sus proveedores de cualquier bien
o producto exportable, incluso aquellos de origen agropecuario.
En tanto los agentes de retención del impuesto al Valor agregado serán:
 Las entidades del sector público, según la definición del Art. 118
de la Constitución Política del Ecuador, las sociedades, las
personas naturales obligadas a llevar contabilidad, a las que el
servicio de rentas Internas las haya calificado como contribuyentes
especiales. La retención se efectuará sobre el IVA que deben
pagar en sus adquisiciones e bienes o servicios.
 Así mismo se constituye en agente de retención del IVA toda
sociedad o persona natural obligada a llevar contabilidad que
adquiere bienes o servicios cuyos proveedores sean personas
naturales no obligadas a llevar contabilidad.
57

58.  Los agentes de retención están sujetos a las obligaciones y
sanciones establecidas en el Art. 49 de la Ley de Régimen
Tributario Interno”14.
Solo están facultados para retener una parte de este impuesto, los
contribuyentes especiales cuando compran a las empresas o personas
que califican como contribuyentes ordinarios /que lleven contabilidad, en
los siguientes casos:
 Está autorizada a retener el 100% del IVA causado, cuando compre un
servicio gravado con el impuesto, a una persona natural no obligada a
llevar contabilidad.
 El IVA retenido constituye un Pasivo para quien retiene, valor total que
debe honrarlo en las fechas que establece la ley.
 Las retenciones de que fuera objeto constituye un Activo, que al fin de
mes se compensa con el IVA cobrado en las ventas.
 La retención no se sujeta a devolución; por tanto, una vez retenido,
se declara en firme.
 Entre contribuyente especiales no procede retención en la fuente
Son objeto de retención los proveedores, (persona natural o jurídica) que
no estén calificados como especiales, en los siguientes porcentajes:
 30% del IVA en la venta de bienes
14
CALERO Carlos David. El Asesor Contable No. 74
58

59.  70% del IVA en la venta de servicios
 100% del IVA en la venta de servicios, cuando el vendedor es una
persona natural o negocios no obligados a llevar contabilidad.
2.5.5 Liquidación y pago de impuestos
Los sujetos pasivos (personas naturales ó jurídicas) presentarán
mensualmente una declaración por las operaciones gravadas con el IVA,
realizadas dentro del mes calendario inmediatamente anterior, en la forma
y plazos que establece el reglamento. Los sujetos pasivos están
obligados a presentar la declaración mensual y a efectuar la
correspondiente liquidación del impuesto sobre el valor total de las
operaciones gravadas; del impuesto líquido, se deducirá el valor del
crédito tributario por IVA pagado en las compras y por anticipo IVA
retenido.
59

60. CUADRO No. 04: MULTAS PARA DECLARACIONES TARDÍAS
Art. 100 LORTI Tercer Suplemento R.O. 242 del 29-Dic-2007
IMPUESTO A LA IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IMPUESTO A LOS
RETENCIONES EN LA RETENCIONES DE
RENTA ANUAL CONSUMOS
INFRACCIONES FUENTE MENSUAL MENSUAL SEMESTRAL IVA MENSUALES
FORMULARIOS 101, ESPECIALES
FORMULARIO 103 FORMULARIO 104A FORMULARIO 104A FORMULARIO 104
102 Y 102A FORMULARIO 105
3% del impuesto a
3% del impuesto 3% del impuesto 3% del impuesto 3% del impuesto
pagar por mes o
causado por mes o causado por mes o causado (retenido) por causado por mes o
fracción de mes,
SI CAUSA IMPUESTO fracción de mes, fracción de mes, NO APLICA mes o fracción de mes, fracción de mes,
máximo hasta el
máximo hasta el 100% máximo hasta el 100% máximo hasta el 100% máximo hasta el 100%
100% del impuesto
del impuesto causado del impuesto causado del impuesto causado del impuesto causado
causado
SI SE HUBIERAN SI NO SE HUBIEREN SI NO SE HUBIEREN SI NO SE HUBIEREN
GENERADO PRODUCIDO SI SE HUBIEREN PRODUCIDO VENTAS PRODUCIDO GENERADO
INGRESOS RETENCIONES RETENCIONES INGRESOS
0.1% por mes o fracción
de mes, de las ventas o
NO CAUSA IMPUESTO ingresos brutos 0.1% por mes o fracción de mes, de las ventas
percibidos en el período o ingresos brutos percibidos en el período al
NO APLICA NO APLICA NO APLICA
al cual se refiere la cual se refiere la declaración sin exceder el 5%
declaración sin exceder de dichas ventas o ingresos
el 5% de dichas ventas
o ingresos
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS
TASAS DE INTERÉS TRIMESTRALES POR MORA TRIBUTARIA EN PORCENTAJES
TRIMESTRE 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
ENERO-MARZO 1.171 1.026 0.736 0.824 0.904 1.340 1.143 1.149
PUBLICACIÓN SRI
ABRIL-JUNIO 1.089 0.994 0.825 0.816 0.860 1.304 1.155
JULIO-SEPTIEMBRE 1.115 0.931 0.814 0.780 0.824 1.199 1.155
OCTUBRE-DICIEMBRE 1.035 0.885 0.712 0.804 0.992 1.164 1.144
Fuente: Lcdo, Sánchez Carrión Gilberto. La Tablita Tributaria y Laboral 2010. Pág. 15
60

61. 2.6. PROCEDIMIENTOS
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control
interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan
en una organización.
2.6.1 Objetivos y políticas de los procedimientos
1) El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para
complementar los controles de organización.
2) Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de
cada departamento, así como la actividad de la organización,
esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de
responsabilidad indefinida.
3) Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y
exacta información de los resultados operativos y de organización
en el conjunto.
4) Un sistema de información para la dirección y para los diversos
niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos
contables y diseñados para presentar un cuadro lo suficientemente
61

62. informativo de las operaciones, así como para exponer con
claridad, cada uno de los procedimientos.
Entre políticas de los procedimientos en general se pueden anotar:
1) Todos los procedimientos deben ser objetivos y técnicamente
identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro
del proceso productivo u operacional.
2) La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la
empresa, conocido como la evaluación y autocontrol que asegure
un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores,
fraude y corrupción.
3) La existencia del sistema presupuestario que establezca un
procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando,
de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
4) La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se
estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los
empleados.
2.6.2 Características de los procedimientos
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar un sistema,
tienen que preparar los procedimientos integrales de las funciones de la
empresa, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar
adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los
62

63. encargados de todas las áreas, generando información útil y necesaria,
estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que
participen en el cumplimiento con la función empresarial.
2.6.3 Estructura de los procedimientos
Contenido del manual de procedimientos:
1. Título y código del procedimiento.
2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripción del procedimiento.
5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del
proceso.
6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de
autocontrol.
Los procedimientos, se desarrollan para cada una de las actividades u
operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y
operativos, de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por
la ley, dependiendo de estos elementos la aplicación se daría en el
momento de plantear y justificar su uso.
63

64. 2.6.4 Procedimientos Contables
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la
contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en
extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las otras
actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad
de los registros de la contabilidad.
Los procedimientos contables son:
1) Apertura: Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con
los aportes del dueño o socios registrados en el inventario general
inicial. Con el inventario general inicial se elaboran en el Balance
General inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado
comprobante de apertura que sirve para abrir los libros principales y
auxiliares.
2) Movimiento: Las transacciones comerciales que diariamente realiza
una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su
registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y
auxiliares de contabilidad. Al final se elabora el Balance de prueba.
3) Cierre: En esta etapa se elabora lo siguiente:
a) Asiento de ajuste:
b) Hoja de trabajo
c) Comprobante de cierre
64

65. El Inventario General Final y el Balance General Consolidado, elaborados
en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el Balance
General Inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.15
2.7. POLÍTICAS
“Una política es un plan general de acción que guía a los miembros de
una organización en la conducta de su operación. ¿Por qué surge la
necesidad de disponer de políticas? La organización o la empresa está
constituida por personas. Sin embargo, en muchos sentidos esas
personas son diferentes. Piensan de manera diferente; poseen distintos
niveles de educación; tienen diferentes especializaciones o habilidades,
etc. Al no existir ciertos guías generales de acción, cada persona tendería
a resolver problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su propio
criterio.
Entonces se tendrían hechos como los siguientes:
1. El personal de la división de ventas de una empresa entra a las 8
de la mañana, porque su jefe cree que es la mejor hora. Sin
embargo, los clientes habituales comienzan a aparecer a las 10 de
la mañana.
2. El jefe de una sección determinada opina que para su gente la
mejor hora de colación es a las 12 del día, en circunstancias que el
15
BOSCH, Julio y Vargas L. CONTABILIDAD Tomo I Cooperativa de Cultura, Publicaciones
Multiactiva Ltda. Santiago, Chile, 2000. pág. 278- 296
65

66. jefe de la cafetería cree que la mejor hora de servir la colación es a
las 13 horas.
3. El jefe de bodega debe realizar varios despachos de una misma
materia prima, porque cada uno de los capataces hace su pedido a
horas distintas.
4. El personal de mantención debe estar prácticamente todo el día
frente a las máquinas esperando la decisión de los encargados
para su revisión.
5. Existe una alta rotación de personal en la unidad de contabilidad,
pues sus jefes se dan cuenta tarde del conocimiento, experiencias
y habilidades del personal recién contratado.
6. Existen serios conflictos internos entre los empleados porque unos
jefes son duros y no aceptan atrasos, en cambio, otros no se
preocupan de ellos.
2.7.1 Tipos de Políticas
En general, podemos distinguir dos tipos de políticas de empresas según
sea la forma en que se originan.
1. Políticas impuestas externamente.
2. Políticas formuladas internamente.
3. Política de selección y entrenamiento del personal.
4. Políticas de remuneraciones.
5. Políticas sobre relaciones con sindicatos.
66

67. 6. Políticas sobre Moral Interna.”16
2.7.2 Formulación de Políticas
“Las políticas generales que se pueden plantear dentro de esta área
comprenden, entre otras.
 Políticas de Comercialización: La formulación de la política en
relación con el producto tiene que ver con el establecimiento de
guías para elegir el artículo que se producirá (bien o servicio) y que
se ofrecerá al mercado. La política de precios comprende no sólo
la determinación de los precios mismos, sino también los
programas de descuentos y otros. La fijación de la política de
distribución del producto. Finalmente, deberá fijarse la política de
ventas y la promoción de ella.
 Políticas de Producción: Al igual que en la formulación de las
políticas de venta, en la fabricación del producto también deben
fijarse determinadas políticas generales. Es decir, determinar si se
debe comprar o se debe hacer un producto o una pieza.
 Políticas Financieras. Una de las políticas importantes en esta
área es la referente a la obtención del capital y depende en alto
grado del tipo de empresa (privada, mixta o del área social) y de la
disposición de hacer uso de capital exterior.
16
CHIAVENATO, Adalberto, Administración Proceso Administrativo, Teoría Proceso, Práctica, Mc
Graw Hill Bogotá, Tercera Edición. Pág. # 158-165
67

68.  Políticas sobre Personal.- En el trato con las personas, la
empresa debe desarrollar una buena planificación con el fin de
contar con participantes que no sólo sean idóneos para las
funciones y tarea que se les asignan, sino también entusiastas y
colaboradores en el proceso del logro de los objetivos”17
2.8. SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO MÓNICA 8.0
GRÁFICO No. 05: PANTALLA DE PRESENTACIÓN MÓNICA 8.0
Fuente: Manual de usuario Mónica 8.0
2.8.1 Definición y utilidad
Es un asistente en los negocios que permite resolver múltiples tareas
relacionadas a la situación contable de la empresa, que ha sido diseñada
para servir de una manera fácil y rápida, a la vez proporcionándonos la
información lo más detalladamente posible.
17
IDEM 16 Pág. 274-276
68

69. GRÁFICO No. 06: MENÚ DE MÓNICA 8.0
Fuente: Manual de usuario Mónica 8.0
Este sistema está diseñado en el programa Windows, es un conjunto de
programas que permite realizar:
 Facturas. Crea facturas, lleva el control de éstas, obtiene totales de
ventas por clientes, por fechas, por ítem, por vendedor, sí como la
facilidad de imprimir las facturas.
 Inventario. Podemos llevar el control de los ítems del inventario:
asignando códigos, conociendo en cualquier momento el precio, el
costo, y la cantidad disponible de un determinado ítem.
 Cuentas por cobrar (Cartera). Permite manejar las ventas al crédito
que realizamos con nuestros clientes: Vencimiento de facturas, Cargos
69

70. financieros, podemos obtener los estados de cuenta por cada cliente.
En el cierre de periodos nos permite determinar cuanto nos debe cada
uno de nuestros clientes.
 Cuenta corrientes. Lleva un control preciso de los montos girados, los
cheques que han sido cobrados, aquellos que faltan ser cobrados,
montos totales para un período.
 Contabilidad. Registra las actividades de la empresa mediante
asientos contables (Método de la partida doble). Lo cual involucra un
plan contable (Cuentas) que es prácticamente ilimitado, con códigos
de hasta 14 caracteres y multinivel MONICA. También el programa
nos permite modificar estas cuentas de acuerdo a la modalidad del
negocio.
 Análisis de Cuentas. Al contador le permite analizar en cualquier
momento las diferentes cuentas que conforman el plan contable de la
empresa y de esta manera determinar la situación de la empresa. La
transferencia de asientos del 'Libro diario' al libro 'Mayor' se hace
automáticamente.
 Reportes Contables. El Contador tiene a su alcance y en cualquier
momento el Libro Diario, Reporte de Análisis de cuentas, y el Balance
70

71. de Comprobación, El Balance General de la empresa, el Estado de
Ganancias y Pérdidas. ofrece una gran versatilidad en el manejo de la
información, tiene pantallas intuitivas, permite tener hasta 99
empresas, las opciones son auto explicativas a demás permite corregir
errores sin mayores contratiempos.
71

72. CAPITULO III
PROPUESTA
3.1 JUSTIFICACIÓN
El sistema contable propuesto para registro y control de las transacciones
económicas financieras en Comercial “Ordoñez Aguirre” se basa en las
características del negocio. A fin de demostrar la viabilidad de aplicarlo a
través del programa MONICA 8.0 para el registro y control contable de la
empresa en cuestión es necesario determinar algunos parámetros a fin de
que la práctica se ajuste a las necesidades de la empresa, para el efecto
la determinación del plan de cuentas, valoración del inventario, sistema de
control de inventarios, formas de documentos fuente, asientos de cierre,
políticas y procedimientos en si aspectos que ayudará al registro de todas
las transacciones económicas financieras que al ser procesadas arrojen
los resultados reales a través de los reportes requeridos (estados
financieros).
Al contar con instrumentos y herramientas administrativas como las
mencionadas anteriormente el rendimiento de la función contable en la
empresa será productivo, y más aún lo será por la aplicación de un
sistema computarizado que permite obtener o procesar información de
72

73. manera rápida y efectiva a fin de que los directivos de la empresa
dispongan de datos certeros para la mejor toma de decisiones.
3.2 OBJETIVOS
 Realizar la automatización de las actividades de registro y control
contable en Comercial “Ordoñez Aguirre” de la ciudad de
Riobamba a través del programa computarizado Mónica 8.0 para
facilitar y mejorar su proceso contable.
 Propender una eficiente gestión contable dentro del marco de la
modernización.
 Estructurar un plan de cuentas adecuado a las actividades que
desarrolla la empresa para prever la disponibilidad de cuentas
contables en el registro y control de las actividades económicas y
financieras que pueda realizar.
 Establecer los requerimientos materiales y humanos para la
implementación del sistema contable automatizado.
 Definir procesos contables que ayuden al desarrollo de la función
contable para normalizar sus actividades.
 Precisar el ingreso y procesamiento correcto de datos en el sistema
computarizado para entregar de forma oportuna información
precisa y clara que permita una mejor toma de decisiones a los
directivos de la empresa.
73

74. 3.3. SISTEMA CONTABLE
El sistema contable propuesto considera las características de la
empresa, es decir su actividad principal que es la compra venta de
electrodomésticos y demás bienes muebles para el hogar y la familia; así
mismo, se ha definido como sistema para el control de inventarios el de
Cuenta Múltiple, como método de valoración de inventarios el método
Promedio Ponderado por las características del mercado, para lo cual se
requiere procedimientos, políticas y formatos de documentación fuente
mismos que se presentan posteriormente.
Para ejecutar el registro y control contable a través de Monica 8.0
básicamente se requiere:
 Monitor VGA (Color ó monocromático)
 64 Megabytes de memoria RAM como mínimo. Se recomienda 256
megabytes ó más.
 Disco Duro con al menos 60 Megabytes libres
 Una impresora de 80 columnas. Se recomienda una impresora con
capacidad gráfica, por ejemplo una impresora láser, ó una
impresora de inyección de tinta (“Inkjet”) MONICA identifica el tipo
de impresora.
74