Presentatie over Lean bij de pitstop van FEM - IWL bij de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen www.han.nl/lean

1. LEAN
EEN WERELD TE WINNEN

2. “De helft van de tijd heb ik het mis”
Vincent Wiegel
Lectoraat Lean / World Class Performance 2

3. Lectoraat en centrum opgericht in 2005 mede op initiatief
van het regionale bedrijfsleven
Helpt organisaties bij het opbouwen van continu-verbeter
capaciteit, en leidt toekomstig en huidig personeel op
Combineert praktijk en onderzoek om nieuwe kennis te
genereren en kennis over te dragen via
conferenties, masterclasses, trainingen, projecten
han.nl/lean
HAN Lean QRM Center
Lectoraat Lean / World Class Performance 3

4. 100 studenten per jaar
Meer dan 40 partners
16 medewerkers – onderwijs & onderzoek
Industrie, zorg, onderwijs, bouw
No time for improvement?... You’ll stop being busy either when you die, or
when your company goes bankrupt!”
(Shigeo Shingo 1909 - 1990)
Lectoraat Lean / World Class Performance 4
Passie en nieuwsgierigheid

5.  Wat is Lean?
 Welke wereld is er te winnen?
 Lean en veranderen
 Kritische succesfactoren – Hoe te beginnen?!
Een wereld te winnen?!
Lectoraat Lean / World Class Performance 5

6.  Specificeer wat waarde is vanuit het perspectief
van de klant
 Identificeer alle stappen van de waarde keten en
elimineer verspillingen
 Breng flow aan in de stappen die waarde creëren
 Doe alleen dat wat door de klant wordt
gevraagd, en just-in-time
 Streef naar perfectie door telkens weer een laag
verspilling te elimineren
5 Basisprincipes
6Lectoraat Lean / World Class Performance

7. Verspillingen
7
Overproductie Te veel of
te snel produceren (bijv. te
gedetailleerd onderzoek
voor claim)
Overbewerking, het verrichten
van activiteiten waar de klant niet
om heeft gevraagd (bijv. mooie
hoes voor polis die de klant
weggooit)
Ieder geval waarin niet volledig
gebruik wordt gemaakt van de
tijd en het talent van
medewerkers (bijv. acceptant
stukken laten overtypen)
Iedere beweging die
geen waarde toevoegt
(bijv. naar printer lopen
die 30 meter weg staat)
Alle correctie van eerder
gedaan werk (bijv.
typfouten herstellen)
Vervoer van middelen en
mensen (bijv. files
transporteren van afdeling
naar afdeling)
Alle voorraad die meer
is dan het minimum
nodig om de opdracht
uit te voeren (bijv.
fysieke opslag van
onbelangrijke files)
Wachten op uitvoering
van een activiteit (bijv.
op aanvullende
informatie van een
verzekeringsadviseur)
Lectoraat Lean / World Class Performance

8. Het perspectief van de patiënt
8
Wachten
Reizen
Parkeren
Lopen
Aan-
melden
Wacht-
kamer
Diagnose
Formulier
Vervolg-
afsrpaak Reizen
Lopen
Wachten
Reizen
Parkeren
Lopen
Aan-
melden
Wacht-
kamer
Bellen
Wachten
Excisie
5 min. 5 min. 3 weken 35 min. 10 min. 15 min.
5 min.
5 min.
5 min. 35 min. 4 weken 35 min. 10 min. 15 min. 20 min.
Afspraak
maken
Waarde = 25 min. (12,5%) Verspilling = 175 min. (87,5%) En zo verder voor onderzoek, en uitslag...
Lectoraat Lean / World Class Performance

10. Dienstverlening
Lectoraat Lean / World Class Performance
DimensieProces Verbetering
Nieuwe aanvragen
Beëindiging
Verpanding
Doorlooptijd
Bewerkingstijd
Doorlooptijd
Bewerkingstijd
Doorlooptijd
Bewerkingstijd
-64%
-41%
-39%
-54%
-34%
-84%

11. 11
11© 2008 Universitair Ziekenhuis Gent
Enige initiële resultaten
We zijn meer kosten-effectief met minder stress voor staf
en patiënten.
Zorgaspect Voor Gewenst Na
Patiënt wordt op tijd gezien
Consult start binnen de 5 minuten van het
afspraakuur
10% >90%
78% begint exact op tijd
Tijd nodig voor consultatie
Incl de ‘verborgen’ activiteiten zoals EPD
aanvullen, verslagbrief schrijven,…
55 min 45 min
(verbetering met 18%)
Rust voor patiënten en staf Chaos “Is er iets aan de hand. Het is zo rustig ?”
“Ik kan niet geloven dat we evenveel en zelfs meer
patiënten hebben gezien dan vroeger !”
% verslagbrieven af tijdens consultatie 0% 40%

12. Ondersteunende processen
• Aantal werkuren ordermanagers - 30%
• Werkbespreking - 75%
• Doorlooptijd offertes/orders - 25%
• Aantal stoormomenten - 50%
• Lachende ordermanagers
• Rust en overzicht op de werkplekken
• Acceptatie door klanten van de
nieuwe werkwijze
Lectoraat Lean / World Class Performance

13. Het perspectief van de patiënt
Wachten
Reizen
Parkeren
Lopen
Aan-
melden
Wacht-
kamer
Diagnose
Formulier
Vervolg-
afsrpaak Reizen
Lopen
Wachten
Reizen
Parkeren
Lopen
Aan-
melden
Wacht-
kamer
Bellen
Wachten
Excisie
5 min. 5 min. 3 weken 35 min. 10 min. 15 min.
5 min.
5 min.
5 min. 35 min. 4 weken 35 min. 10 min. 15 min. 20 min.
Afspraak
maken
Waarde = 25 min. (12,5%) Verspilling = 175 min. (87,5%) En zo verder voor onderzoek, en uitslag...
Lectoraat Lean / World Class Performance

15. Iedereen vergist zich wel eens
"X-rays will prove to be a hoax.”
"Fooling around with alternating
current is just a waste of time.
Nobody will use it, ever.”
"The abdomen, the chest, and the
brain will forever be shut from
the intrusion of the wise and
humane surgeon"
En u…?
Lectoraat Lean / World Class Performance

16.  Hoeveel spelers heeft een voetbalelftal?
 Wat is de hoofdstad van Frankrijk?
 Wat is de favoriete kleur van de vrouw van de
voorzitter van het college van bestuur van de
Hogeschool Arnhem en Nijmegen?
Geef een fout antwoord!
17Lectoraat Lean / World Class Performance

17.  Een honkbalknuppel en bal kosten € 1,10
 De honkbalknuppel kost € 1,00 meer dan de bal
 Hoeveel kost de bal?
Rekenen
18Lectoraat Lean / World Class Performance

18.  Alle rozen zijn bloemen
 Sommige bloemen verwelken snel
 Sommige rozen verwelken snel
 Juist/Onjuist?
Logische redenering
19Lectoraat Lean / World Class Performance

19.  Hoeveel is 2 x 4?
 Hoeveel is 17 x 24?
Rekenen
20Lectoraat Lean / World Class Performance

20. “Ons denken is veelal onbewust, intuïtief ook als we
menen van niet. In ons onbewuste denken zitten veel
vooroordelen.”
Daniel Kahneman – Nobelprijs winnaar economie
21
2 Systemen
1: onbewust, intuïtief
Is snel
Is vaak juist
Is emotioneel
Heeft bias
2: bewust denkend, sturend
Kost energie
Werkt alleen indien nodig
Is logisch
Wordt actief als systeem 1 er
niet uit komt
Lectoraat Lean / World Class Performance

21. Verandering is een olifant
22Lectoraat Lean / World Class Performance

22. Uit een gevoel van veiligheid en vertrouwen zoeken wij zekerheid
Uit comfort zone
23
Onbekend
Onzeker
Bekend
Naar Mike Rother
Comfort
Zone
Lange
termijn
succes
Omgaan met
onzekerheid is
cruciaal voor een
bedrijf, daar
liggen kansen en
bedreigingen.
Het vraagt om
een onderzoek-
ende, adaptieve
mindset.
Vindingrijkheid is
belangrijk om te
kunnen omgaan
met onvoorziene
gebeurtenissen.
Lectoraat Lean / World Class Performance

23. Naar Mike Rother
We handelen, plannen vaak alsof alles zeker is
Maar we weten vaak niet welke stappen we moeten zetten
om bij ons doel te komen
Naar target condition
24
Voorspelbare zone Onzekerheid
Handelen op basis
van wat we weten
Leren en
onderzoeken
Huidige
situatie
Doel
toestand
Grens van onze
kennis
Hoe ziet de
doeltoestand
eruit?
Hoe doe je dat
systematisch?
Wat weten we
eigenlijk?
Hoe ziet de
huidige situatie
er precies en
concreet uit?
Lectoraat Lean / World Class Performance

24. Go and see!
Uitdagen
Betrekken
Ontwikkelen
Ondersteunen
M.Ballée
De andere houding van management
25Lectoraat Lean / World Class Performance

25. Het grootste probleem is als je denkt dat alles in
orde is!
 Reageer op iedere afwijking van de norm
 Iedere verbetering brengt nieuwe problemen
aan het licht
 Daag uit op grote en kleine zaken!
Op 2 niveaus:
Hoe heeft de afwijking kunnen gebeuren?
Waarom hebben het management of de medewerkers dit
niet (eerder) ontdekt?
26
Uitdagen
Lectoraat Lean / World Class Performance

26.  Betrokkenheid betekent de problemen van de
medewerkers kennen & delen
 Daarna zullen zij de doelen van het
management willen adopteren
 Doelstellingen moeten vanaf de top tot op de
werkvloer worden vertaald en uitgedragen
Betrekken
27Lectoraat Lean / World Class Performance

27. 28Lectoraat Lean / World Class Performance

28. Waarden doen ertoe
29Lectoraat Lean / World Class Performance

29.  Check: organisatie readiness
– Geen grote andere veranderingen
– Verandervaardigheden
 Basis hygiëne op gebied van procesorganisatie
– Basale procesinformatie over performance beschikbaar
– Minimale beheersing op proces, voorraden stabiel over
een langere periode gezien
Kritische succesfactoren
30Lectoraat Lean / World Class Performance

30. Verandermanagement als
integraal onderdeel van Lean
31Lectoraat Lean / World Class Performance

31. 1: Introductie
Opbouwen van voldoende kennis en vaardigheden om
conform de Lean-aanpak verbeteringen te kunnen
realiseren; concrete, eerste verbeteringen door te voeren
die de geloofwaardigheid van de aanpak bevestigen
2: Handhaving en uitbouw
Het borgen van de behaalde verbeteringen; het invoeren
van een continu-verbetercultuur waarin telkens nieuwe
problemen worden geïdentificeerd en opgelost
KSF: 2 stadia
32Lectoraat Lean / World Class Performance

32. 1: Strategisch: het ‘wat’ van de Lean-strategie
Wat voor Lean-organisatie willen we zijn en wat willen we
daarmee bereiken? Strategische aspecten zorgen voor de
Lean-identiteit en de voorwaarden voor het lange-
termijnsucces van Lean
2: Tactisch: het ‘hoe’ van invoering van Lean
De uitvoering van Lean-verbeteractiviteiten, opleidingen.
‘Hoe bereiken we onze strategische doelen gegeven waar we
nu staan en het feit dat we de volgende mensen en
budgetten ter beschikking hebben?’
KSF: 2 dimensies
33Lectoraat Lean / World Class Performance

33. Stadium 1 - Strategisch
Sense of urgency
Visie op organisatie en Lean
Van en met medewerkers
34Lectoraat Lean / World Class Performance

34. Stadium 1 - Tactisch
Er zijn standaards en normen
We weten hoe het ervoor staat
Er zijn duidelijke doelen
Er is tijd voor Lean
35Lectoraat Lean / World Class Performance

35. Met andere organisaties
Samen kennis en ervaring opdoen
Direct toepassen in je eigen organisatie
De werkplaats Lean van 7 April
5 halve dagen van 13:00-17:00
Verbeteren en leren doe je samen
36Lectoraat Lean / World Class Performance

36. 37
Dank voor uw aandacht!
Veel plezier gewenst met
het winnen van de wereld.
han.nl/lean
Met dank aan onze partners
Lectoraat Lean / World Class Performance