2. PERENCANAAN
PROGRAM KERJA HUMAS/PUBLIC
RELATION
Secara umum, pengertian dari perencanaan program
kerja HUMAS terdiri dari perencanaan komunikasi baik keluar
mampun ke dalam untuk mencapai tujuan. Oleh sebab itu,
perencanaan HUMAS berhubungan erat dengan limat unsure
penting:
a. Perencana, yaitu manajer dan actor lapangan
b. Perencanaan kerja HUMAS, hal ini berkaitan dengan
fungsi, teknis dan metode.
c. Wujud rencana kerja HUMAS, hal ini berhubungan dengan
produk kerja HUMAS dan pernyataan mengenai apa yang
telah dikerjakan.
d. Perencanaan kerja HUMAS dan alasan kenapa harus
dilakukan, baik sebagai reaksi atau proaksi.
e. Manfaat perencanaan kerja HUMAS, untuk tujuan
mengefektifkan koordinasi
3. Berkaitan dengan proses perencanaan program kerja Scott
M. Cutlip dan Allen H. Center, yang dikutip oleh Rosadi Ruslan
mengatakan bahwa terdapat beberapa tahapan atau langkah
pokok yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan
program kerja keHUMASan adalah sebagai berikut:
a. Penelitian dan Mendengarkan (Research-Listening)
Dalam tahap ini, penelitian yang dilakukan berkaitan
dengan opini, sikap dan relasi dan mereka yang
berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan-kebijaksanaan
suatu organisasi. Setelah itu baru dilakukan evaluasi terhadap
fakta-fakta dan informasi yang masuk untuk menentukan
keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan ditetapkan fakta
dan informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan
organisasi. Secara sederhana pada tahap ini ingin
mempertanyakan, apa masalahnya.?
b. Perencanaan dan pengambilan keputusan (Planning-Decision)
Dalam tahap ini, sikap, ide, opini, dan reaksi yang
berkaitan dengan kebijaksanaan serta penetapan program
kerja organisasi yang sejalan dengan kepentingan atau
keinginan-keinginan pihak yang berkepentingan mulai
diberikan. Sedangkan pada tahap ini ingin mempertanyakan
4. c. Mengkomunikasikan dan Melaksanakan (Communication-
Action)
Dalam tahap ini, informasi yang berkenaan dengan
langkah yang akan dilakukan dijelaskan sehingga mampu
menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif dapat
pempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan
berpotensi untuk memberikan dukungan penuh. Sehingga
pertanyaan yang muncul adalah apa yang telah dilakukan dan
mengapa begitu ?
d. Mengevaluasi (evaluation)
Pada tahap ini, pihak HUMAS melakukan penilaian
terhadap hasil-hasil sementara dari program-program kerja
atau aktivitas HUMAS yang telah dilaksanakan. Termasuk
menilai keefektifan dari teknik manajemen dan komunikasi yang
telah diterapkan.
Dari empat proses pelaksanaan HUMAS tersebut Nampak
jelas bahwa proses perencanaan merupakan bagaian yang turut
andil dalam menerapkan beberapa aspek penting dalam
pelaksanaan keHUMASan. Langkah-langkah ini sangat mungkin
5. HAL-HAL YANG DIPERHITUNGKAN DALAM
PERENCANAAN HUMAS
a. Sumber Komunikasi
Actor HUMAS harus mengidentifikasi siapa kiranya orang
yang paling tepat untuk melaksanakan kegiatan komunikasi
tersebut, yang berkaitan dengan kejujuran, kompetensi dan
kecakapannya, serta profesionalismenya.
b. Pesan Komunikasi
Dalam penyebaran pesan komunikasi, penyataan atau
gagasan yang bagaimana akan disampaikan, serta maksud dan
tujuan yang akan dicapai. Apakah pesan yang akan disampainkan
telah sesuai dengan bahasa komunikan, adat, dan system
kepercayaan yang di anutnya, mata pencaharian dan tingkat
pendidikan.
c. Media Komunikasi
Di lain pihak, seorang actor HUMAS harus memikirkan juga
terhadap penggunaan media komunikasi massa yang paling
cocok dipakai untuk menyampaikan serta menyebarkan pesan
komunikasi kepada public, seperti radio, surat kabar, TV dan
lainnya. Oleh karenanya seorang actor sangat perlu untuk dapat
memahami sedikit banyak kelemaan dan keunggulan dari
masing-masing media yang digunakannya.
6. d. Sasaran Komunikasi
Pada hal ini, HUMAS harus memikirkan secara teliti
terkait dengan sasaran yang hendak ia targetkan. Apakah
sasaran tersebut adalah orang yang berada di dalam
organisasi, seperti karyawan, atau berada di luar, seperti
masyarakat luas.
e. Biaya komunikasi
Pembiayaan juga tidak kalah pentingnya untuk difikirkan
sejak awal dari perencanaan program. Beriktu ini adalah
alasan penting anggaran dalam HUMAS:
1) Untuk mengetahui apa sajar yang memerlukan biaya dalam
kegiatan HUMAS.
2) Untuk mengetahui kompensasi apa saja yang diperlukan
dalam program HUMAS.
3) Memiliki relevansi antara suatu kegiatan dengan perkiraan
biaya, anggaran menyangkut jenis-jenis tugas yang
diselenggarakan, yang dilanjutkan dengan membuat jadwal
kerja.
4) Anggaran membentuk suatu disiplin bagi pengeluaran,
sehingga tidak berlebihan.
5) Untuk kepentingan evaluasi hasil, apakah capaian yang
hasilkan sebanding dengan besaran anggaran yang
direncanakan.
7. MENYUSUN RENCANA PROGRAM HUMAS
Setelah dilakukan analisis perencanaan program, langkah selanjutnya yang harus
dilakukan oleh HUMAS adalah menyusun rencana program kerja. Secara aplikatif, program
kerja yang disusun harus telah tergambar di awal bahwa kegiatan tersebut akan dilakukan
secara terus menerus dan kronologis. Sedangkan program kerja HUMAS dapat disusun
dalam dua kategori:
a. Program kerja rutin
Kegiatan kerja rutin adalah kegiatan yang dilakukan secara terus menerus dan kronologis,
adapun program kerja yang tergolong dalam kegiatan rutin adalah:
1) Menerbitkan pers release setiap kegiatan dilembaga pendidikannya.
2) Menerbitkan media cetak internal, dapat berbentuk bulletin/warta.
3) Memasukkan berita tentang kegiatan dilingkungan lembaganya ke web tertentu.
4) Mendokumentasikan dan mempublikasikan kegiatan-kegiatan yang layak
dipumblikasikan dilingkungan lembaga pendidikannya.
5) Mengumpulkan, mengelolah informasi tentang kegiatan dan kebijakan
pendidikannya kepada media massa cetak mampun elektronik.
6) Melayani wartawan dari media massa cetak dan elektronik yang ingin memperoleh
informasi tentang kegiatan dan suatu kebijakan pimpinan yang layak dipublikasikan.
7) Menyampaikan segala usul dan saran yang diperoleh public intern maupun ekstern.
8) Menerbitkan buku kumpulan dokumentasi yang telah dikumpulkan dari berbagai
macam kegiatan dilingkungan pendidikannya.
9) Mengekspos pemikiran-pemikiran para pakar dan guru besar lembaga pendidikan
tersebut kemedia massa.
8. b. Program kerja insidentil
Program kerja insedentil adalah kegiatan yang dilaksanakan pada periode tertentu. Program
kerja ini pada prinsipnya membantu pelaksanaan semua program kerja yang dilaksanakan kantor pusat
dalam bidang komunikasi dan publikasi untuk semua warga pendidikan tersebut maupun masyarakat
luas. Berikut ini adalah program kerja yang tergolong insedentil.
1) Mengusulkan dan menyelenggarakan pembentukan forum antar HUMAS ditingkat sekolah atau
regional.
2) Menyelenggarakan konfrensi pers dengan wartawan dan media cetak.
3) Meningkatkan keterampilan staf HUMAS melalui pelatihan kehumasan dan kursus klain yang
terkait dengan kerja HUMAS.
4) Menambah personel staf HUMAS sesuai kebutuhan.
5) Mengusulkan kepada pimpinan akan independensi anggaran.
6) Membuat profil lembaga pendidikannya di media.
7) Menambah alat kerja yang mendukung kinerja HUMAS.
8) Merancang open house bagi public.
9) Meluruskan berita-berita miring tentang organisasinya di media.
10) Membuat statistic pelayanan informasi dan kehumasan.
11) Menyusun layanan informasi tatap muka internal.
12) Mengumpulkan isu tentang hubungan personalia.
13) Membuat foto, spanduk dan meningkatkan hubungan antar personalia.
14) Mengumpulkan isu tentang kelembagaan.
15) Mengelola isu public intern dan ekstern.
16) Mengelolah dan menganalisis isu hubungan personalia.
9. Tiga aspek keHUMASan ini harus dilakukan secara
total jika pekerjaan HUMAS akan dapat berjalan secara
optimal, efektif dan berkelanjutan :
1) Program Pelayanan
Program ini berupa pelayanan data atau informasi
baik secara lisan maupun tertulis termasuk penyelenggaraan
pameran.
2) Program Mediator
Program ini berupa penerbitan berbagai media massa,
penyelenggaraan konperensi pers, wisata pers, menjawab
surat pembaca sampai menanggapi tajuk rencana yang
negatif.
3)Program Dokumenter
Program ini berupa pembuatan dokumentasi film,
foto, transkip pidato dan lainya.
10. MEDIA HUMAS DAN PERALATAN KERJA
HUMAS
a. Media pers (press)
Media ini terdiri dari berbagai macam koran yang beredar
di masyarakat secara umum, baik yang berskala regional maupun
nasional atau bahkan internasional, koran-koran gratis, majalah-
majalah, yang diterbitkan secara umum maupun hanya dalam
jumlah terbatas untuk kalangan tertentu; buku-buku petunjuk
khusus; buku-buku tahunan dan laporan-laporan tahunan dari
berbagai lembaga yang sengaja dipublikasikan untuk umum.
b. Audio-visual
Media ini terdiri dari slide dan kaset video, film-film
dokumenter.
c. Radio
Kategori ini meliputi semua jenis radio, mulai dari yang
berskala lokal, nasional hingga internasional baik yang
dipancarkan secara luas maupun yang dikemas secara khusus.
d. Televisi
Televisi sebagai media humas tidak hanya televisi nasional
atau regional tapi juga televisi internasional, termasuk pula
sistem-sistem teletex.
11. e. Pameran (exhibition)
f. Bahan-bahan cetakan (printed material)
Yakni berbagai macam bahan cetakan yang bersifat
mendidik, informatif, dan menghibur yang disebarkan dalam
berbagai bentuk guna mencapai tujuan humas tertentu.
g. Penerbitan buku khusus (sponsored books)
Isi buku ini bisa bermacam-macam, misalnya saja
mengenai seluk-beluk organisasi, petunjuk lengkap mengenai
cara penggunaan produk-produknya atau bisa juga mengenai
keterangan tentang berbagai aspek yang berkenaan dengan
produk atau organisasi itu sendiri.
h. Surat langsung (direct mail)
Surat humas seperti ini tidak saja ditujukan kepada tokoh
atau pribadi-pribadi tertentu saja, tetapi juga kepada berbagai
macam lembaga yang sekiranya relevan, atau untuk dipajang di
tempat-tempat umum.
i. Pesan-pesan lisan (spoken words)
Penyampaian pesan humas juga bisa dilakukan melalui
12. j. Pemberian sponsor (sponsorship)
Suatu organisasi atau perusahaan bisa pula menjalankan
kegiatan humasnya melalui penyediaan dana atau dukungan
tertentu atas penyelenggaraan suatu acara seni, olahraga,
ekspedisi, beasiswa universitas, sumbangan amal, dan
sebagainya. Kegiatan penyediaan sponsor ini juga sering
dilakukan dalam rangka melancarkan suatu iklan atau
mendukung usaha-usaha pemasaran.
k. Jurnal organisasi (house jurnals)
Suatu bentuk terbitan dari sebuah perusahaan atau
organisasi yang sengaja dibuat dalam rangka mengadakan
komunikasi dengan khalayaknya.
l. Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (corporate
identity)
Bentuknya bisa bermacam-macam, tergantung pada
bentuk dan karakter organisasinya. Ciri khas organisasi atau
identitas perusahaan ini sengaja diciptakan untuk mengingatkan
khalayak atas keberadaan dari organisasi yang bersangkutan.
m. Bentuk-bentuk media humas lainnya
Misalnya banyak perusahaan sengaja menyisipkan pesan-
pesan sosial pada kemasan produknya agar khalayak
