Nota slide pengurusan strategik

PERANCANGAN STRATEGIK
• .

Oleh
Muhamad Bustaman bin Haji Abdul Manaf

Institut Aminuddin Baki, KPM
hakmilik@MBAM.IAB.KPM

1

Jurulatih Anda

hak milik mbustamanIAB.KPM

2

MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF
Ketua Jabatan
BIODATA PENCERAMAH Baki, KPM
Jabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin
1. Pengalaman memberi kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti di Institut Aminuddin Baki
semenjak 1995. (paling lama dalam bidang ini di IAB)
2. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan
3. Buku ketiga: Pengurusan Strategik-akan terbit bulan 7 2009 oleh PTS.
3. Pernah mengikuti Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti
Latihan Luar Negara (selain dalam negara):
•
i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York, USA (1996)
•
ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila. Philippine (1998)
•
iii. Strategic planning in education: Uni of York, England (2000- 2004)
•
iv. Strategy Performance Measurement (BSC): Uni of Adelaide, Australia (2005)
4. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) MS ISO 9000 sejak 1998 (berdaftar dengan IRCA
London.
5.
6.
7.
8.

Memberi khidmat konsultasi dalam Pengurusan Strategik dan KPI untuk semua peringkat Bahagian
dalam Kementerian Pelajaran Malaysia.
Ahli Panel Sistem Pengurusan Kualiti Star Rating (SSR) KPM
Pembentang kertas pernyataan baru MISI, VISI dan Matlamat KPM
Kepakaran lain: Kursus Balancedhakmilik@MBAM.IAB.KPM
Scorecard (KPI), KMK, Benchmarking, Quality Tools, Quality from
3
Islamic Perspectives, Strategic Change, Strategic Leadership Skills, Strategic Thinking Skills.

Buku Terbaru


4

Matlamat kursus ini: Semua peserta akan
dapat memahami tentang:
• Proses utama pengurusan strategik berasaskan
perspektif organisasi awam
• Kaedah untuk menjelaskan dan
menterjemahkan hala tuju organisasi (misi &
visi) dengan lebih bermakna kepada pelan
operasi atau jadual kerja seharian setiap staf.
• Kaedah pengukuran dan pelaporan prestasi
strategi dengan berkesan

5

What’s An Organization’s
Strategic Planning Like?
spear

tree

wall

hak milik mbustamanIAB.KPM

snake

6

Hello Sir,
I’m Mr. Muhd. Bustamante
from IAB to …………..


7

Main References
• 1. Allison and Kaye. (2003) Strategic Planning for Public and Non-profit
Organizations. San Francisco: John Wiley & Son, Inc.
• 2. Bryson, J.M. (2004). Strategic planning for public and nonprofit
organizations: A guide to strengthening and sustaining organizational
achievement 3rd ed. San Francisco: Jossey-Bass.
• 3. Hairuddin.M.A. & Muhamad Bustaman.A.M. (2007) Perancangan
Strategik Pembangunan Sekolah: Memperkasa dan Melonjakkan
Kecemerlangan Institusi Pendidikan. Genting Highlands, Pahang: Institut
Aminuddin Baki, Kementerian Pelajaran Malaysia.
• 4. Kaplan & Norton. (1996) Balanced Scorecard: Translating Strategy Into
Action. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press.
• 5. Kaplan & Norton. (2004) Strategy Maps: Converting Intangible Assets Into
Tangible Outcomes. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press.
• 6. Kaplan & Norton. (2006) Alignment: Using the Balanced Scorecard to Create
Corporate Synergies. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press.
• 7. Miller, B.A. (2007) Assessing Organizational Performance in Higher
Education. San Francisco: John Wiley & Son, Inc.
• 8. Niven, P.R. (2003). Balanced Scorecard: Step-by-step for Government and
Nonprofit Agencies. San Francisco: Jossey-Bass.
• 9. Sevier, R. (2000). Strategic Planning for Higher Education Institution.
Chicago, USA.
mbustaman/IAB/KPM/0
5


8

Apakah itu Strategi?
• Strategi- perkataan Latin: Strategos (the art of
generalship, or how to be an effective general.
• Kamus Oxford mentakrifkan strategy has to do
with war and deception of an enemy. In nonprofit
management, strategy has to do with responding
to a dynamic and often hostile environment in
pursuit of a public service mission (Allison &Kaye,
2005)
• (Rujuk ms 5)

9

Definisi Pengurusan Strategik (Rujuk ms 6)
• 1. Suatu proses pengurusan yang memberi
tumpuan pada aspek jangka panjang sesebuah
organisasi dengan memberi penekanan secara
berterusan pada operasi penggubalan,
pelaksanaan, dan penilaian strategi tertentu.
• 2. Suatu proses formulasi, implementasi, dan
penilaian tindakan-tindakan yang akan
memastikan organisasi berupaya mencapai
objektifnya. (David, 1986)

10

Model Pengurusan Strategik Untuk
Institusi Pendidikan Awam (ms 15)
7. Penilaian Prestasi&
Penambahbaikan berterusan

.

Pusingan
Semula

6. Implementasi Strategi

5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi)
4. Isu Strategik (KRA), Matlamat, Objektif & KPI
3. Analisa Persekitaran: Maklumat Dalaman & Luaran
Organisasi
2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai
(Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)

1. Pra-Perancangan
Sumber Asal: Bryson, J.M. (2003) Strategic Planning for
Public & Nonprofit Organization. S.Fra: Jossey-Bass.

11

Strategic
Feature

Private Sector

Public Sector

General Strategic
Goal

competitiveness

mission effectiveness

General Financial
Goals

profit; growth; market share

cost reduction; efficiency

Values

innovation; creativity; good
will;

Recognition
accountability to public;
integrity; fairness

Desired Outcome

Customer satisfaction

Customer satisfaction

Stakeholders

stockholders; owners; market

taxpayers; inspectors;
legislators

Budget Priorities
Defined by:

customer demand

leadership; legislators;
planners

Justification for
secrecy

protection of intellectual
national security
capital; proprietary knowledge

Key Success Factors
(KSF)

growth rate; earnings; market
share

(KSF)

Uniqueness


best management
practices
12

sameness; economies of
scale

TRANSLATING A MISSION INTO DESIRED
OUTCOMES USING BSC-KAPLAN& NORTON
(2003)

.

MISSION
Why we exist
CORE VALUES
What we believe in
VISION
What we want to be
STRATEGY
Our game plan
BALANCED SCORECARD
Implementation & focus
STRATEGIC INITIATIVES
What we need to do
PERSONAL OBJECTIVES
What I need to do

STRATEGIC OUTCOMES
Satisfied
stakeholders

Delighted
Customers

Effective
Processes


Motivated & Prepared
workforce

13

• Kata Imam Ghazali:
“seorang guru yang
hanya memikirkan
mengajar sahaja tanpa
memikirkan masa
depan muridnya, lebih
baik jangan jadi guru”

14


Rumusan (ms 11)
• Mengapa kemahiran
pengurusan strategik penting
untuk dikuasai oleh mereka
yang ingin jadi pemimpin
organisasi?
• Apakah faedah organisasi
perolehi daripada pembinaan
perancangan strategik secara
komprehensif?

15

Proses Perancangan Strategik:
langkah demi langkah
• Proses Pertama: Persediaan
Perancangan


16

PROSES PRA-PERANCANGAN: CONTOH JADUAL KERJA PEMBINAAN
PERANCANGAN STRATEGIK
BIL

AKTIVITI

TARIKH

TINDAKAN

1.

Penubuhan Jawatankuasa Induk

14 Jan 2007

Guru Besar

2.

Taklimat dan latihan Perancangan strategik bagi
memperkasakan sekolah kepada Jawatankuasa Kerja

15 Jan 2007

Guru Besar

3.

Agihan tugas kepada guru-guru Jawatankuasa Pelaksana

16 Jan 2007

JK Induk

4.

Profil Organisasi
1 Latar belakang sekolah
2. Struktur pentadbiran sekolah dan maklumat staf
3. Enrolmen Murid
4. Maklumat prestasi akademik, koakademik dan
kokurikulum
5. Disiplin Murid
6. Kemudahan Fizikal atau pasarana
7. Maklumat ringkas demografi penduduk (persekitaran
luar sekolah)

5.

Menetapkan jadual kerja pelaksana

17 Jan 2007

hingga

JK Induk,
JK Kerja &
JK
Pelaksana

20 Jan 2007

21 Jan 2007
17

BIL

AKTIVITI

6.

Proses Kedua : Mendefinisi Hala Tuju
Sekolah
1. Menyemak dan memahami mandat
kerajaan
2. Menyemak pernyataan misi
3. Menyemak pernyataan visi
4 Menyemak pernyataan piagam pelanggan
5 Menyemak pernyataan moto,slogan,logo,
warna koperat sekolah (tambahan)

7.

Proses Ketiga :Analisis Persekitaran
Sekolah
1 Analisis kekuatan dan kelemahan dalaman
2. Analisis peluang dan cabaran luaran
3. Analisis prestasi perancangan strategik yang
lepas, budaya kerja sekolah, prestasi
program-program utama sekolah dan ICT.


TARIKH

TINDAKAN

GB
22 Jan 2005 JK Induk,
JK Kerja &
JK
Pelaksana

24 Jan
2007

GB
JK Induk,
JK Kerja &
JK
Pelaksana

18

BIL

AKTIVITI

8.

Proses Keempat : Pembinaan Strategi
1
Mengenal pasti & memilih isu-isu strategik (8
bidang utama pendidikan)
2
Membentuk matlamat strategik, objektif
3
Menetapkan KPI dan Sasaran jangka pendek
& panjang ( 8 bidang)
4
Pembinaan strategi utama (TOWS Matrik)
pada setiap objektif yang dibina

9.

Proses Kelima: Pelaksanaan Strategi
1. Pembinaan pelan taktikal tahun 2007 (6W) pada
setiap strategi yang dipilih.

TARIKH
26 Jan 2007

2 Feb 2007

TINDAKAN
GB
JK Induk,
JK Kerja &
JK Pelaksana

JK Induk,
JK Kerja &
JK Pelaksana

2. Pembinaan pelan operasi tahun 2007


19

PERINGKAT FORMULASI

(3)
ISU,
MATLAMAT
DAN OBJEKTIF

(1)
PENETAPAN
HALATUJU

(2)
ANALISIS
PERSEKITARAN
(SWOTS)

Proses 2: Semak Hala Tuju
Organisasi (bab 3.ms 49)
NILAI

VISI

HALATUJU

MISI

Mandat


21

Semak Hala Tuju: Mandat
• Kamus Dewan- DBP (2005):
1. Amanah yang diberikan oleh
orang ramai.
2. Kuasa yang diberikan oleh oleh
pihak yang lebih tinggi.
3. Surat kuasa, surat perintah
4. Kuasa yang diberikan untuk
mentadbir

22

• Mandates are written and unwritten rules that
govern and guide an institution and its stakeholders.
Its maybe directly tied to laws, by laws, ordinances,
acts and charters (Sevier, 2000)
• Mandat berkait dengan ‘akauntabiliti”- Kewajipan
untuk memberi jawapan dan menanggung segala
akibatnya. (Kamus DBP)
• Mandat menjadi asas kepada pembinaan
pernyataan misi
• Ia garis panduan tanggungjawab/kerja umum
sesebuah organisasi. Ia menjelaskan apa yang boleh
dilakukan dan tidak boleh dilakukan (Yes or No)

23

Mandat (

sambungan)

• Semua dasar kerajaan akan menentukan ‘nature’,
skop dan arah tujuan perancangan institusi awam
terutama strategi-strategi yang boleh
dilaksanakan atau skop kawalan membuat
keputusan dan tindakan.
• Menjadikan perancangan ada ‘validity’ dan
‘reliability’ yang tinggi.
• Mandat menjelaskan apakah kemahuan dan
keperluan pihak stakeholder dan pelanggan yang
menjadi fokus kepada pengukuran
kecemerlangan prestasi organisasi.


24

Contoh MANDAT
1. Perlembagaan & Dasar-Dasar Kerajaan
- Akta Pendidikan 1996 (Pindaan 2002)
- Akta acara kewangan 1957
- Arahan perbendaharaan
- Peraturan am sekolah
- Pekeliling dan surat pekeliling
perbendaharaan, KPM, JPN & Jabatan Akautan
Negara.
- dan semua undang-undang Kerajaan
Malaysia.
•
PIPP & NKRA hakmilik@MBAM.IAB.KPM

25

Semak Hala Tuju: Misi
• Kamus Dewan (2005):
Tugas khusus yang
dipertanggungjawabkan kepada
atau yang akan dilakukan oleh
seseorang atau sesuatu
kumpulan.

26

Apakah itu MISI? (ms 66)
Ia adalah satu pernyataan (deklarasi) ringkas dan padat
menjelaskan perkara-perkara berikut:
•

•

•

•

1. Tujuan atau sebab penubuhan organisasi anda?

(What is our basic purpose or Why do we exist?) Ianya menjawab soalan
tentang apakah urusan/tugas utama (core business) yang
dipertanggungjawabkan ke atas organisasi anda.

2. Kepada siapakah perkhidmatan diberikan?

(Who we serve? , as our customers: geography, segments, names) Ianya
menjawab siapakah pelanggan utama organisasi anda?

3. Apakah yang hasil akhir yang diingini?

(What we produce- outcome benefits: products, services, uses) atau
Keperluan pelanggan apakah yang dapat organisasi anda penuhi.

4. Bagaimanakah cara untuk melakukannya?

( Our distinctive competence. (How we do it "differently", "better", "more
effectively" than others)

27

Contoh Pernyataan MISI
1.

Untuk membangun
sumber manusia dalam sektor
awam melalui latihan berkualiti
(INTAN)

2. KPM Membangun potensi individu
melalui pendidikan berkualiti

28

Semak Hala Tuju:
Visi/wawasan
• Kamus Dewan (2005):
Pandangan yang jauh (terutamanya
yang berkaitan dengan
perkembangan masa depan dsb)
bagi mencapai matlamat penting
sesebuah organisasi atau negara.

30

Apakah itu Wawasan/Visi? (ms
72)
• Burt Nanus:“A vision is a realistic,
credible, attractive future for your
organisation”.
• Thornberry (1997), Wawasan adalah
satu gambaran atau pandangan
tentang masa depan. Sesuatu yang
bukan “real”, tetapi yang diimaginasikan

31

matlamat

INGAT!

LAGI TINGGI VISI ANDA,
LAGI TINGGI USAHA
DIPERLUKAN


32

Semak Nilai
Nilai ialah prinsip, standard dan tatacara tindakan
seseorang dalam sesuatu organisasi.(W.G Ricky & M.
Pustay, 1999)
• Nilai dapat diertikan sebagai asas oleh masyarakat
menilai, mengukur atau membuat keputusan terhadap
sesuatu perkara, darjat, mutu, kualiti, taraf perilaku
dan benda mengenai seseorang atau kelompok orang
sebagai baik, berharga dan bernilai.


33

Contoh Nilai: IAB
•

Integriti (Integrity)
Menghayati nilai integriti diri melalui pemikiran, amalan dan tindakan

•

Profesionalisme (Profesionalism)
Memupuk budaya kerja yang profesional bagi merealisasikan mandat yang diamanahkan
kepada Institut Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan Negara, menerusi pengamal
profesional latihan dan pembangunan (master trainer) kepimpinan dan pengurusan
pendidikan

•

Budaya Permuafakatan (Team Work Culture)
Membentuk sinergi jalinan perkongsian ilmu, kemahiran dan pengalaman di kalangan warga
IAB yang boleh menyumbang ke arah pembangunan dan pembaharuan organisasi
pendidikan yang berprestasi tinggi.

•

Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)
Pembentukan budaya pembelajaran berterusan melalui pengwujudan iklim tempat kerja
yang boleh menjadi pemangkin ke arah peningkatan ketrampilan individu, pembelajaran
kolaborasi, amalan terbaik , perkongsian misi dan visi, serta aplikasi pendekatan sistem untuk
penambahbaikan berterusan dan berfikiran terbuka memberikan idea, pandangan serta
teguran bagi kemajuan organisasi dan negara.

•

Prestasi Tinggi (High Performance)
Membentuk budaya kerja yang berprestasi tinggi melalui tenaga kerja yang kompeten dan
berpotensi untuk menjana ilmu bagi meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan komitmen
seiring dengan perkembangan tubuh ilmu Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan.


34

Piagam Pelanggan


35

PERNYATAAN PIAGAM PELANGGAN
IAB komited untuk memberi kepuasan kepada stakeholder
berdasarkan piagam pelanggan seperti berikut dan akan
memastikan:
• 1. Melaksanakan sekurang-kurangnya 80% program latihan yang
didaftarkan dalam dokumen Program Latihan IAB pada tahun
berkenaan;
• 2. Memastikan sekurang-kurangnya 95% peserta kursus berpuas
hati dengan program latihan IAB;
• 3. Memastikan sekurang-kurangnya 80% peserta yang mengikuti
program latihan berpuas dengan pengendalian sesi latihan oleh
Pensyarah IAB dan Pensyarah Jemputan;
• 4. Memaklumkan pelanggan tentang kelulusan sesuatu kursus
yang dipohon sekurang-kurangnya empat minggu (4) sebelum
kursus bermula;
• 5. Memastikan prasarana latihan dan semua keperluan serta
peralatan latihan berfungsi dengan baik dan dalam keadaan siap
sedia untuk digunakan dalam tempoh satu (1) hari sebelum kursus
bermula;
• 6. Menjalankan sekurang-kurangnya sembilan (9) penyelidikan
dan pembangunan sistem maklumat setahun;

Sambungan: Piagam Pelanggan IAB 2009
•
•
•
•
•
•
•

7. Menghasilkan sekurang-kurangnya sepuluh (10) penerbitan
setahun ;
8. Menjalankan sekurang-kurangnya enam (6) program
konsultansi termasuk khidmat pasukan pemikir setahun;
9. Menghasilkan indeks keperluan latihan dan pembangunan
profesioanal pemimpin sekolah bagi setiap negeri setiap tahun ;
10. Memastikan sekurang-kurangnya 80% peserta kursus berpuas
hati dengan perkhidmatan sajian dan penginapan;
11. Menyediakan perkhidmatan perpustakaan pada setiap hari
bekerja mulai 8.15 pagi hingga 4.45 petang;
12.
Memastikan semua staf IAB mendapat peluang untuk
mengikuti latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun;
13.
Memastikan maklum balas kepada semua pertanyaan dan
aduan pelanggan mengenai pengurusan perkhidmatan di IAB
adalah menepati tempoh-tempoh berikut:
– akuan penerimaan dalam tempoh 1 hari
– maklum balas awal dalam tempoh 15 hari
– laporan status aduan dalam tempoh 5 minggu

Proses 3:
ANALISIS PERSEKITARAN


38

Environmental Scanning


39

THE ORGANIZATION AS AN
ICEBERG


40
14.5

Bagaimana maklumat
dikumpul?
• Semakan dokumen/rekod.
• Kajian:
– Soalselidik
– Temubual
– Pemerhatian
– Hasil-hasil penyelidikan
– Kajian literatur

41

Kaedah-Kaedah Untuk Analisa Maklumat
Persekitaran Organisasi
•
•
•
•
•
•
•

1. Matrik KLAP (SWOT)
2. PEST (Persekitaran Luar)
3. Analisis Senario
4. Matrik NDTS (Space)
5. Analisis Titik Pulangan Modal
6. Matrik Portfolio (BCG/ GEC)
7. 7S McKinsley

• 8. Matrik Kawasaki

42

Elemen Utama Analisis Persekitaran

SW

OT

DALAMAN LUARAN

MURID

RAKAN
SEJAWAT

GURU

PIBG

GURU BESAR/
PENGETUA

KOMUNITI
/AGENSI

KEMUDAHAN/
TOOLS

PPD,JPN,KPM

+ve atau -ve

+ve atau -ve

Analisis SWOT: Kekuatan (Strength – S)
A strength is something an organization does well or a
characteristic that enhances its abilities. (Bryson,2003)
S1 : Guru Besar berpengalaman (10 tahun)
S2 : GB sebagai Pengerusi MGB Daerah Selatan
S3 : GPK yang komited dan berpengalaman
S4 : 100% guru terlatih dan bertauliah
S5 : 100% staf mengambil bahagian dalam semua
aktiviti sekolah yang dirancang
S6 : Guru-guru inovatif , kreatif dan berwibawa
S7 : Guru Cemerlang dalam Pengurusan SPBT (SISBUT)
memenangi Anugerah SPBT Cemerlang
S8 : Terdapat 35% guru lelaki dan melibatkan diri
dalam KK secara aktif

44

Analisa Kelemahan (Weakness –W)
A weakness is something an organization lacks, does
poorly, or a condition placing it at a disadvantage
(Bryson,2003)

W1. Peratus pencapaian UPSR masih
berada di tahap yang rendah – 74%
W2. Guru kurang kursus dan motivasi diri.
W3. Murid bergantung 100% kepada
sekolah dan guru.
W4. 5% kes ponteng sekolah.

45

Analisis Peluang (OPPORTUNITIES – O)
Think about external events that affect your school. These
can be political, economic, social, technological,
demographic and legal,.
O1 : Sokongan komuniti setempat yang baik
O2 : Belia tempatan sebagai jurulatih dalam
bidang kokurikulum.
O3 : Hubungan erat dengan PIBG
O4 : Hubungan baik dengan NGO dan swasta
05 : Hubungan dengan ahli politik baik.
O6 : Ibu bapa mempunyai kemahiran perkebunan
dan landskap
O7 : Kawasan sekolah yang luas dan subur

46

Analisis Ancaman/Cabaran (Threats – T)


What changes outside the school do we need
to guard against or prepare for? (threats)

T1 : Tahap kesedaran ibubapa terhadap
pelajaran anak-anak masih rendah.
T2 : Sumbangan bantuan kewangan
daripada ibubapa terhad.
T3 : Kerosakan padang sekolah. (Belia
gunakan padang di waktu petang)


47

Hasil Dari Analisis
Persekitaran Strategik…
TAHAP 1: Isu-isu strategik, KRA dan
matlamat untuk mencapai Misi & Visi
dikenalpasti?
TAHAP 2: Maklumat akan digunakan untuk
bina objektif, penetapan sasaran (KPI) &
Matrik COWS/TOWS - membina strategi.

48

Contoh hasil dari analisis SWOT
Bidang

Isu Strategik

Kurikulum

Pencapaian akademik mesti capai tahap tertinggi (melebihi 80%)
kerana ia fokus utama stakeholder dan pelanggan.

HEM

Sahsiah tinggi penting dalam pembangunan modal insan yang
seimbang & menyeluruh
Meningkatkan penyertaan dan melonjak kecemerlangan pelajar
dalam kokurikulum

Kokurikulum
Pengurusan Fizikal

Mempertingkatkan aspek 3K sekolah (berdasar pengukuran
dalam Anugerah 3K KPM) ke tahap peringkat kebangsaan
sebagai pengukur kecemerlangan aspek ini

Pembangunan Staf

Organisasi amat memerlukan 100% staf mempunyai tahap
pengetahuan, kemahiran & komitmen yang tinggi dalam setiap
tugas utama mereka

Hubungan Luar

Sokongan komuniti amat penting untuk membantu sekolah

Pengurusan Pejabat &
Pengurusan Kewangan

Kepuasan pelanggan dan stakeholder (cth audit) fokus utama
yang boleh dicapai melalui pengurusan yang berkualiti

49

WHAT ARE
''KRA'' AND ''KPA'' AND ''KPI''
• Key Result Areas
“Key Result Areas” or KRAs refer
to general areas of outcomes or
outputs for which the
department's role is responsible.


50

Value of KRAs
• Identifying KRAs helps individuals: ·
Clarify their roles · Align their roles to the
organisation’s business or strategic plan ·
Focus on results rather than activities ·
Communicate their role’s purposes to
others · Set goals and objectives ·
Prioritize their activities, and therefore
improve their time/work management ·
Make value-added decisions

51

Description of KRAs
• Key result areas (KRAs) capture about
80% of the department's work role. The
remainder of the role is usually devoted to
areas of shared responsibility (e.g.,
helping team members, participating in
activities for the good of the organisation).


52

Example
• KRA 1
-RECRUITMENT/ SELECTION
KPA 1 (objectives) --RECRUITMENT
KPI ----reduce average time taken to fill
marketing/sales vacancies by 15%
KPI ----reduce average cost per recruit
by 10%

53

example
• CORPORATE OBJECTIVE / STRATEGY
-to gain world market share of 51%
DISTRIBUTION OBJECTIVE
-Improve / Increase the distribution coverage by 20%
KRA 1
-DISTRIBUTION
KPA 1 --CHANNEL EXPANSION BY 2 NEW
CHANNELS.
KPI ----INCREASE THE CHANNEL NETWORK BY 20%

54

CORPORATE OBJECTIVE / STRATEGY
-to gain world market share of 51%
SALES DEPARTMENT'S OBJECTIVE
-INCREASE THE SALES COVERAGE BY 20%.
KRA 1
-SALES COVERAGE
KPA 1 --SALES COVERAGE
KPI ----INCLUDE 5 MORE COUNTRIES IN THE SALES
EXPANSION.
KPI ----INCREASE THE GEOGRAPHICAL COVERAGE
BY 15%.


55

Penetapan Matlamat Strategik
• Sasaran atau kedudukan khusus yang ingin
capai bagi mencapai misi dan visi organisasi.
• Perkara-perkara yang dikehendaki pada
masa depan (Ahmad Atory,1996)
• Strategic goals define what must be done to
achieved the mission & vision. (Niven, 2003)


56

• Goals: Strategy components; action items that
must be done (e.g., improve students achievement,
increase staff skills, develop a new teaching &
learning process). They are long-range
performance targets. (BSC Collaborative
Inc.2005)
• They are long-range performance targets that are
consistent with an organization’s mission, usually
requiring a substantial commitment of resources
and achievement of short-term and mid-term
supporting plans.

57

Ciri-ciri matlamat
• 1. Masa
• Perkara yang dikehendaki atau wujud di
masa depan.
• Tempoh masa: bergantung kepada proses
yang terlibat.
• Matlamat Operatif: Matlamat Rasmi
• 2. Nilai
• Kuantitatif atau Kualitatif

58

TAKRIF MATLAMAT, SASARAN & UNJURAN

• Goal is the overall expected outcome
based on initial assumptions.
• Target is the planned outcome of a
specific indicator.
• Forecast is the expected outcome based
on current assumption.


59

Contoh perhubungan antara
misi,matlamat & strategi
.

MISI NASIONAL

MATLAMAT:
Melahirkan Modal Insan Kelas Pertama

Strategi 1:
Meningkatkan keupayaan
dan pengusaan ilmu
pengetahuan

Strategi 4:
Memupuk masyarakat
berbudaya dan memiliki
kekuatan moral

Strategi 2:
Meningkatkan tahap kemahiran
teknikal & vokasional

Strategi 3:
Memperkukuh keupayaan
R&D, sains & inovasi

Strategi 5:
Meningkatkan akses kepada pendidikan dan latihan
berkualiti di semua peringkat

60

KRA IAB
• Stakeholder dan pelanggan berpuas hati
dengan perkhidmatan teras yang ditawarkan
• Perkhidmatan teras berkualiti
• Barisan pengurusan dan kepimpinan
organisasi pendidikan yang berkualiti dan
bertaraf dunia
• Warga kerja IAB yang sejahtera dan
berkompetensi tinggi
• Pengurusan kewangan dan sumber yang
cekap, berhemat dan memberi pulangan nilai
(value for money)

OBJEKTIF
• 1. Objektif ialah sesuatu yang
perlu dicapai berdasarkan
sasaran yang ditetapkan.
• 2. Hasil Khusus yang ingin
dicapai oleh organisasinya
semasa melaksanakan misi
asasnya (David, 2003)

62

Perhatian Penting
• Setiap penulisan pernyataan objektif mesti jelas
apakah hasil akhir atau outcomes yang ingin
dicapai dalam satu tempoh tertentu.
• Kegagalan mematuhi perkara di atas boleh
memberi masalah untuk membina KPI.
• Kesilapan umum: Objektif ialah ends bukan
proses atau cara (means) iaitu strategi.


64

Contoh Objektif (rujuk Pelan Strategik IAB)
• Meningkatkan keberkesanan perlaksanaan kursus
• Meningkatkan bilangan kursus yang dapat
memenuhi keperluan kompetensi pelanggan
• Meningkatkan kualiti pengurusan pelanggan
• Meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan
kualiti
• Meningkatkan kualiti kursus
• Meningkatkan kualiti konsultansi
• Meningkatkan amalan penyelidikan berkualiti
• Memantapkan pengurusan dan perlaksanaan
pentaksiran

Objektif
• Meningkatkan kualiti bahan penerbitan
• Meningkatkan sumbangan kepakaran kepada KPM
• Memasyhurkan IAB sebagai Premier Centre/Badan
yang menganugerahkan sijil kejurulatihan profesional
dalam bidang Kepimpinan dan Pengurusan Pendidikan
(KPP)
• Meningkatkan kompetensi staf
(pengetahuan/kemahiran/sikap)
• Meningkatkan budaya kerja cemerlang
• Menyediakan persekitaran kerja yang kondusif
• Meningkatkan penggunaan teknologi maklumat dan
komunikas
• Memastikan pengurusan kewangan yang cekap
berhemat dan berkesan berasaskan peraturan yang
berkuatkuasa

Mengapakah pentingnya KPI alam proses
perancangan strategik?

Mengikut Kaplan (2003):
• If we can’t measure our processes, we can’t
manage our processes
• If we can’t manage our processes, we can’t
change our processes for improvement
• If we can’t improve our processes, we can’t
meet or exceed our customers’ expectations
• MEASURE - MANAGE – CHANGE - EXCEED

67

Performance Measurement Study Findings


68

KPI
• KPI adalah suatu parameter yang boleh
diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan
yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu
organisasi (Muhamad Yahaya, 2005).
• KPI juga dikenali sebagai penunjuk kejayaan
membantu organisasi mentakrif dan
mengukur kemajuan untuk mencapai
matlamat organisasi.
• Maka KPI adalah kaedah mengukur
pencapaian matlamat.

69

CONTOH KAD DATA PENGUKURAN

1 Objektif
2 Pengukuran (KPI)
3 Unit Pengukuran &
formula

4 Lag atau Lead
5 Sumber Data
6 Kekerapan

Pengukuran

7 Tanggungjawab
8 Tov & Unjuran
Sasaran

9 Inisiatif


72

CONTOH 2 REKOD DATA KPI
Bil

Perkara

Penjelasan

1.

Perspektif

Stakeholder/Proses Dalaman/Pembelajaran/Kewangan

2.

Matlamat/ Strategi Teras

Sasaran atau matlamat strategik yang juga dikenali strategi
teras (grand strategy) yang dinyatakan secara umum (skop
yang luas) dan tempoh masa yang panjang.

3

Objektif

Sasaran yang ingin dicapai secara khusus dalam tempoh
pendek.

4

Penerangan tentang objektif

Penerangan mengapa objektif itu penting untuk misi & visi

5

Jenis Indikator: Leading atau
Lagging

leading

6

Kekerapan masa pengukuran &
Polariti

7

Jenis unit pengukuran

8.

Formula pengukuran

9

Sumber pengukuran

10

Kualiti data

11

Pemunggut Data

12

Baseline/TOV/status semasa

13

Target Prestasi (3-5 tahun)

14

Rasional Target

Contoh: peratus/ ranking/bilangan/ratio/tahap pencapaian

Siapa yang bertanggungjawab


73

CONTOH

HUBUNGAN ISU
STRATEGIK,
MATLAMAT,
OBJEKTIF ,KPI DAN
SASARAN (ms 119 &
Lampiran 1-3)

74

ISU STRATEGIK
Bidang Kurikulum

Pencapaian
akademik murid
masih lagi belum
cemerlang.

MATLAMAT
STRATEGIK

OBJEKTIF

Meningkatkan
kecemerlangan
akademik pelajar
ke tahap terbilang

Meningkatkan
peratus pencapaian
keseluruhan UPSR

Meningkatkan
peratus pelajar yang
memperolehi 5A

KPI
(LAG)

SASARAN PRESTASI
TOV

07

08

09

2010

91.7 %

94%

97%

99%

100%

33%

35%

37%

39%

40%

% kelulusan
Peperiksaan

% pelajar
mendapat 5A

Objektif jangka panjang : -Mendapat 100% kelulusan peperiksaan UPSR dengan 50% pelajar mendapat 5A pada tahun 2010
Objektif jangka pendek : -Mendapat 94% kelulusan peperiksaan UPSR dengan 35% pelajar mendapat 5A pada tahun 2007
ISU STRATEGIK
(Kokurikulum)

Pencapaian
kokurikulum
masih lagi di
tahap rendah
tidak selaras
dengan visi
sekolah

MATLAMAT
STRATEGIK
Mengalakkan
pelajar aktif dan
cemerlang
dalam
kokurikulum
hingga ke tahap
kebangsaan

OBJEKTIF

KPI

SASARAN PRESTASI
TOV

Meningkatkan bilangan
penyertaan pelajar dalam
aktiviti kokurikulum
Meningkatkan bilangan
aktiviti kokurikulum dan
pelajar yang cemerlang
hingga ke peringkat
kebangsaan

% pelajar
aktif.
Bilangan
pelajar
mencapai
kejayaan
1. peringkat
Daerah

07

08

09

2010

75%

78

81

84

87

3

7

11

13

15

2

5

8

11

15

0

1

2

4

6

2. Peringkat
Negeri
3. Peringkat

kebangsaan
Objektif jangka panjang : 15 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2010

75

ISU
STRATEGI
BIDANG
HEM
Tahap
sahsiah
murid masih
lagi belum
memuaskan

SASARAN / OBJEKTIF
MATLAMAT
STRATEGI

Membentuk modal
insan yang
bersahsiah
cemerlang dan
kebangaan
masyarakat.

Tahap
kebajikan
murid masih
lagi rendah

OBJEKTIF

Memastikan semua
pelajar mempunyai
merit yang sentiasa
cemerlang

Meningkatkan
kebajikan setiap
pelajar dan staf
terjaga dan terbela.

KPI

TOV

08

09

2010

70 %

% pelajar yang
dapat
mengekalkan8
0 mata merit.

07

75
%

85
%

90
%

95 %

3

Sifar
adua
n

Bilangan aduan
rasmi yang
dilaporkan

Menyediakan
15
perkhidmatan
kebajikan untuk
semua murid dan
staf.
Objektif jangka panjang : 95% pelajar yang dapat mengekalkan 80 mata merit.

7

5

Objektif jangka pendek : 75% pelajar yang dapat mengekalkan 80 mata merit.
SASARAN / OBJEKTIF
ISU
STRATEGI MATLAMAT
STRATEGI
BIDANG
OBJEKTIF
KPI
TOV 07
08
09
KEWANGA
N

Pengurusan

Memastikan
pengurusan

Bil. Teguran audit
Meningkatkan
kecekapan dan

Tanp
a
tegu
ran

Tanp
a
tegur
an

Tanp
a
tegur
an

2010

Tanp Tanp
a
76 a
tegur tegur
an
an

Basic Scorecard Terminology
(Institute Aminuddin Baki)
Mission & Vision

Strategy Map

Stakeholders & Customer
satisfaction
Stakeholders &
Customer satisfied
with IAB services

Internal Business Processes
Quality &
World Class
Educational
Leaders

Quality
Core Business

Objectives:
What the
strategy is
trying to
achieve

Measures:
How success
or failure
(performance)
against
objectives is
monitored

Targets:
The level of
performance
or rate of
improvement
needed

Initiatives:
Key action
programs
required to
achieve
targets

Measures

Targets

Initiatives

Innovation & Growth
High Competency
Staff and Peacefull

Financial
Excellent Financial Management

Objectives

What is Organisational
Strategy?
– “A strategy is defined as a pattern,
of purposes, policies, programmes,
actions, decisions, or resource
allocations that define what a school
is, what it does, and why it does it.
Strategies can vary by level function,
and by time frame.”
(Bryson, 1995, p.32)

78

Apakah itu Strategi?
• Strategi adalah merujuk kepada tindakan khusus
atau pendekatan yang diambil oleh sesuatu
organisasi untuk mencapai matlamat dan
objektif.
• Ia bersifat ‘action-oriented’ dan berhubungan
terus dengan pengukuran output.
• Strategi menjelaskan bagaimanakah cara untuk
mencapai matlamat dan objektif berbanding
dengan objektif merujuk kepada apakah yang
mahu dicapai oleh sesebuah organisasi itu

79

• A strategy is an approach, or an implementation
methodology, that will lead to the achievement of
an objective.
• Strategies sets the basis for the development of
action plans that follow, in which case the when,
how, and by whom the organization will achieve
each objective is described.


80

THE TOWS MATRIX
(GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS)
STRENGTHS

INTERNAL
ENVIRONMENT

1.
2.

WEAKNESSES
1.

LIST STRENGTHS

2.

3.

EXTERNAL
ENVIRONMENT

3.

4,

4.

5.

5.

6.

6.

OPPORTUNITIES
1.
2.

S-O STRATEGIES
PENETRATION

LIST OPPORTUNITIES

EXPANSION

3.

INTENSIFICATION

4.

ACQUISITION

5.

INTEGRATION OF BACKWARD AND
FORWARD LINKAGES

6.

THREATS
1.
2.
3.

LIST WEAKNESSES

W-O STRATEGIES
NICHE
LINKAGING OR NETWORKING
SUB-CONTRACTING
ANCHORING ORGANIZATION
DEVELOPMENT/CAPABILITY BUILDING

W-T STRATEGIES

S-T STRATEGIES
DIVERSIFICATION

LIST THREATS

RETRENCH

CONSOLIDATION

MERGE

CONTINGENCY MECHANISMS

WITHDRAW

4,

CLOSE SHOP

5.

STATUS QUO

6.


81

contoh

PENJANAAN STRATEGI
BIDANG HEM
•TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM
•STRATEGI PENINGKATAN DALAM PENGURUSAN HEM
•KAEDAH PENILAIAN STRATEGI
•SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN


83

TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM
DALAMAN

LUARAN

S- Strength
S1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa
telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik
Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkat
negeri Selangor.
S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilik
Operasi buku Teks cemerlang peringkat negeri
Selangor.
S3. Data SSDM yang kemas kini.
S4. Guru disiplin tegas dan disegani.
S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan
bertanggungjawab.
S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor
Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya,
pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmal
komputer.
S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjang
masa persekolahan.
S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah.
S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun.
S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti
peningkatan kemahiran belajar murid.

O- Opportunities
S-O
O1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian
Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafan
1.
( S10+S1+02+05 )
kepada murid.
Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan
O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktiviti
keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.
HEM.
O3.Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari
sumber sumbangan.
2.
(S5+S6+O6+O3)
O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai nilai Islam
Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.
begi meningkatkan sahsiah murid
O5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat.
O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding
Motivasi.
O7Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam
pengurusan aktiviti kebajikan murid.
O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG
yang mahir dalam pembinaan Laman Web.
84

DALAMAN

W- Weakness
W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri
yang rendah .
W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun
disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar.
W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan
bila menghadapi masalah.
W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku.
W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan
guru dalam kerja perkeranian.
W6. Terdapat 2 unit di bawah HEM yang kurang komited dalam
pengurusan iaitu unit Keselamatan dan unit Kesihatan.
W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan
sekolah masih di tahap rendah.
W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam
kegiatan luar sekolah.
W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap.
W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik
darjah tidak mencukupi.

LUARAN

O- Opportunities

W-O

O1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian
Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafan
kepada murid.
O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktiviti
HEM.
O3..Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari
sumber sumbangan.
O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai-nilai Islam
bagi meningkatkan sahsiah murid
O5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat.
O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding
Motivasi.
O7.Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam
pengurusan aktiviti kebajikan murid.
O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG
yang mahir dalam pembinaan Laman Web.

1. (W6 + O6)
Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk
meniingkatkan budaya kerja secara berkumpulan.
2. (W1 + W2 +O2 +O5 + O6)
Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan
kerjasama PIBG.
3.(W9 + O3 +O8)
Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan
perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.


85

DALAMAN

S- Strength
S1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa
telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik
Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkat
negeri Selangor.
S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilik
Operasi buku Teks cemerlang peringkat negeri
Selangor.
S3. Data SSDM yang kemas kini.
S4. Guru disiplin tegas dan disegani.
S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan
bertanggungjawab.
S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor
Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya,
pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmal
komputer.
S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjang
masa persekolahan.
S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah.
S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun.
S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti
peningkatan kemahiran belajar murid.

LUARAN

C- Challenges

C1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran
melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah.
C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang
berhampiran.
C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah.
C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD
dan ahli polotik untuk mendaftar ke sekolah ini.
C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program
yang dijalankan.
C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu
tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah.

S-C
1. (S1+S4+C1)
Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan
kaunseling.
2. (S1+C6 )
Meningkatkan kesedaran ibubapa tentang kepentingan pendidikan
melalui guru bimbingan kaunseling.


86

DALAMAN

W- Weakness

W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri
yang rendah .
W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun
disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar.
W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan
bila menghadapi masalah.
W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku.
W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan
guru dalam kerja perkeranian.
W6. Terdapat 2 orang guru yang kurang komited dalam
pengurusan unit Keselamatan dan unit Kesihatan.
W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan
sekolah masih di tahap rendah.
W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam
kegiatan luar sekolah.
W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap.
W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik
darjah tidak mencukupi.

LUARAN

C- Challenges

C1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran
melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah.
C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang
berhampiran.
C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah.
C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD
dan ahli politik untuk mendaftar ke sekolah ini.
C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program
yang dijalankan.
C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu
tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah.

W-C
1. (W10 + C4)
Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi
membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah.


87

Objektif / sasaran PENJANAAN: STRATEGI PENINGKATANmata merit adab belajar.
Jangka Panjang 95 % murid dapat mengekalkan 80 DALAM

BIL TOWC
1

S-O (1)
S-O (2)

PENGURUSAN HEM MENGGUNAKAN TOWS/COWS
MATRIK
STRATEGI
1.

( S10+S1+02+05 )
Mendapatkan sumbangan dari ibu bapa bagi program peningkatan kemahiran
belajar murid.

(S5+S6+O6+O3)
2.

2

O-W (1)
O-W (2)
O-W (3)

Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.

3.

(W6 + O6)
Meningkatkan budaya kerja secara berpasukan dengan bantuan PIBG

4.

(W1 + W2 +O2 +O5 + O6)
Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan
kerjasama PIBG.

5.

(W9 + O3 +O8)
Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan

3

S-C (1)
S-C (2)

6.

(S1+S4+C1)
Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan
kaunseling.

7.

(S1+C6 )
Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling.

4

W-C(1)

8.

(W10 + C4)
Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah
penempatan anak ke sekolah.


88

SKALA PEMILIHAN STRATEGI YANG TERBAIK
5 - Cemerlang
4 - Amat Baik
3 - Baik
2 - Memuaskan
1 - Kurang Baik


89

PENILAIAN STRATEGI
KRITERIA PEMILIHAN
a. Tahap kesukaran proses kerja kompetensi
staf yang bertanggungjawab.
b. Kompetensi staf yang bertanggungjawab.
c. Sumber kewangan dan kos pembiayaan
terlibat
d. Kemudahan infrastruktur dan peralatan.
e. Andaian keupayaan yang mengatasi
halangan.
f. Andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya
untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi
dan visi.
g. Rekod keberkesanan pelaksanaan yang
lepas.
h. Kesesuaian dengan persekitaran terkini.
i. Akur/ kepatuhan dengan mandat dan arahan.

STR
1

STR
2

STR3

STR
4

STR 5

STR 6

STR 7

STR 8

0

5

3

0

0

1

2

3

2
5

1
5

1
4

1
2

1
1

2

3
3

2
1

3
3

3
1

4

2

1

2

5
0

2
0

3
2

1
0

1
3

2
1

5
3

2
2
4

5

2

2

2

4
0

5

1

0

1

5
1
2

5
5

1
5

2
2

0
1

4
7

Jumlah

32

21

18

10

30

19

24

16

Kedudukan Strategi Mengikut Keutamaan

1

4

6

8

2

5

3

7


90

SENARAI STRATEGI MENGIKUT
KEUTAMAAN
1. Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti
kemahiran belajar murid.
2. Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan
3. Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan
melalui guru bimbingan kaunseling.
4. Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.
5. Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling.
6. Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk
meningkatkan budaya kerja secara berkumpulan.
7. Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi
membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah
8. Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG.

91

Objektif jangka panjang
Objektif jangka pendek

PELAN TAKTIKAL

95 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar
75 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar

STRATEGI
/ INISIATIF

SASARAN
BIDANG

ISU STRATEGIK

MATLAMAT

KPI
TOV
2006

HEM

Menggunakan
hubungan baik
dengan ibu
bapa bagi
meningkatkan
keberkesanan
aktiviti
kemahiran
belajar
murid.

Memastikan
kemahiran
belajar
murid dapat
ditingkatkan

Peratus
murid
dapat 80
mata
merit
adab
belajar

70 %

07

08

09

201
0

75
%

85
%

90
%

95
%


Meningk
atkan
keberkes
anan
aktiviti
kemahira
n belajar
murid.

92

PELAN TAKTIKAL
BAGI STRATEGI 1
NAMA STRATEGI

BIL

PROGRAM/
PROJEK

1

Program Maju Diri

2

Bengkel
Kemahiran belajar

Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi
meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid.
T/JAWAB

TEMPOH/
TARIKH

KOS/
SUMBER

OUT- PUT

GPK HEM

3 hari
Januari
Setiap tahun

RM500.00
PIBG

Murid lebih
berkeyakinan

GBSM

2 hari
Mac
Setiap tahun

RM300.00
KAUNSELING

Murid menguasai
kemahiran belajar


KPI

PELAN
KONTIGENSI

Bilangan murid
yang berubah
sikap dan minat
belajar

Ceramah

% pencapaian
dalam ujian
bulanan

Edaran bahan
bengkel

93

PELAN OPERASI
.


94

CONTOH PELAN OPERASI & KPI
Nama Projek : Program Kita Sekata Sejiwa antara
Pihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat
LANGKAH

PROSES KERJA

T/JAWAB

KPI

Sasaran Prestasi

1

Mesyuarat staf dan AJK PIBG
1.1 Ucapan GB
1.2 Bentang kertas konsep
1.3 Lantik AJK
1.4 Agih tugas
1.5 Tetap tarikh
1.6 Bincang kos
1.7 Jemputan
1.8 Hal-hal lain

GB
GPK HEM
YDP PIBG

Bilangan hari

1 hari

2

Surat mesyuarat
• Jemputan kepada ibu bapa dan
guru
• Kaunselor Profesional
• PPD ( Perasmian)
• AJK

Setiausaha

Bilangan hari

7 hari

3

Publisiti

JK publisiti

Bilangan hari

7 hari

4

Aturcara majlis

urusetia

Bilangan hari

95
1 hari

Carta Aliran
Mula
Tanggungjawab
GB, GPK HEM,
YDP PIBG
Setiausaha

Mesyuarat
Surat-menyurat
Publisiti
Aturcara Majlis
Penyediaan Hadiah / Cenderamata

PERANTARA
Semua AJK
Program
Urusetia
AJK Publisiti
AJK Urusetia
AJK Hadiah
Setiausaha

Mesyuarat Penyelarasan
Pelaksanaan
Penilaian

Semua AJK
GB, J/K
Program
GB, J/K
Program

Post-mortem
Tamat

96

CONTOH KPI DAN SASARAN PRESTASI UNTUK
PERKHIDMATAN PENGELUARAN PASPORT MALAYSIA
ANGGOTA

ALIRAN KERJA

MASA SEBENAR(MINIT)

Terima dan semak permohonan

5

5 PIT

Sah dokumen dan lulus

3

9 PI

Terima bayaran

2

9 PI

3 PI

Tangkap imej

1

Cetak muka surat utama

2

Laminate

1

Kepastian cip dan cetak muka surat pemerhatian

2

3 PI

Encoding

1

1 PI

Sah keluar

2

Serahan

11

3 PI
3 PI

3 PI

4 PI

JUMLAH SEBENAR:


30 minit

97

Format Program/Pelan
Operasi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

1. Nama Program
2. Rasional
3. Objektif Program
4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan
5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas
6. Kos Pelaksanaan
7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja)
& tindakan kontingensi
8. Penilaian Program
9. Tindakan Susulan
10. Lampiran Berkenaan


98

Perkhidmatan

KPI

Sasaran

Untuk mengukur Kecekapan Proses
Perkhidmatan
Pengeluaran
Pasport
Malaysia

1.

Tempoh masa menunggu untuk
mendapat perkhidmatan di
kaunter penerimaan

2.

Tempoh layanan semasa
menerima perkhidmatan di
kaunter
- Penerimaan borang permohonan
- Penerimaan Bayaran & resit

1 jam

8 minit
2 minit

3.

Tempoh kitaran mengeluar dan
menyerahkan paport

24 jam

4.

Peratus kesilapan pasport yang
dikeluarkan

0%
kesilapan


99

Perkhidmatan

KPI

Sasaran

Perkhidmatan Untuk Mengukur Keberkesanan Proses
Pengeluaran
Pasport
Bilangan pengeluaran pasport
Malaysia
476 passport
sehari
/hari
Masa produktif:
34 orang X 7 jam X 60 minit
=14,280 minit
Masa sebenar bagi 1 permohonan
= 30 minit (rujuk carta aliran)
Bilangan pasport yang boleh
dikeluarkan:
14,280 = 476
30

100

THANK YOU
From
Muhd Bustaman Abdul Manaf
Institute Aminuddin Baki
Ministry of Education
bustaman@ iab.edu.my
0199890524


102

Nota slide pengurusan strategik

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Was ist angesagt? (20)

Andere mochten auch

Andere mochten auch (20)

Ähnlich wie Nota slide pengurusan strategik

Ähnlich wie Nota slide pengurusan strategik (20)

Mehr von Osman Hj Mohamed

Mehr von Osman Hj Mohamed (15)

Nota slide pengurusan strategik

Hinweis der Redaktion