Ziel der Einführung des Open Source CRM-Systems vtiger 5.0.3 bei Kenngott International war es, die heterogene Vorgehensweisen der Vertriebspartner im Ausland zu vereinheitlichen und Kenngott durch eine Zentralisierung der Aktivitäten eine bessere Übersicht über ihr international agierendes Partnernetzwerk zu gewähren. Dazu wurde die Software vtiger erfolgreich an die speziellen Anforderungen im Unternehmen angepasst und weitere Werkzeuge entwickelt, um den Automati-sierungsgrad zu erhöhen.

1. Open Source Business Application – vtiger CRM
Ziel der Einführung des Open Source schrieb und als Vorlage für die nächste Phase
diente.
CRM-Systems vtiger 5.0.3 bei Kenngott Implementierung des Mastersystems: Während
International war es, die heterogene Vor- dieser Phase wurden die einzelnen Arbeitspake-
gehensweisen der Vertriebspartner im te umgesetzt. Als Basis musste dazu die Sys-
Ausland zu vereinheitlichen und Kenngott temumgebung aufgesetzt werden, in der das
Projektteam seine Anpassungen einpflegen
durch eine Zentralisierung der Aktivitäten
konnte. Zu den Anpassungen zählte das Custo-
eine bessere Übersicht über ihr internatio- mizing des vtiger-Frontends, das Aufsetzen der
nal agierendes Partnernetzwerk zu gewäh- Rechteverwaltung im Backend und die Anpas-
Auftraggeber und Partner ren. Dazu wurde die Software vtiger erfolg- sung der Dokumentengenerierung (z. B. Ange-
Kenngott Treppen reich an die speziellen Anforderungen im bote). Es wurde zudem ein externes Tool für die
Herr Stephan Görtz Preislistenpflege erstellt werden, welches aus
Albertistraße 22 Unternehmen angepasst und weitere einer Excel-Tabelle heraus in der Lage ist, die
D-74076 Heilbronn Werkzeuge entwickelt, um den Automati- unterschiedlichen Datenbanken mit Daten zu fül-
Tel.: +49 (0) 7131 1880 sierungsgrad zu erhöhen. len und zu aktualisieren.
E-Mail: info@kenngott.de Klonen des Mastersystems und Anpassung des-
Web: www.kenngott.de Ausgangssituation sen: Verschiedene Systeme– verschiedene Län-
Kenngott agiert international. Um diese Expansion der – verschiedene Sprachen – verschiedene
bewerkstelligen zu können, wurden Auslandsver- Preislisten – verschiedene (rechtliche) Bedin-
triebsgesellschaften und Vertriebspartner in über gungen. Um diese Anpassungen an dem verän-
zehn Ländern institutionalisiert. Zum damaligen derten Mastersystem respektive den geklonten
Zeitpunkt wurde keine einheitliche Plattform für er- Systemen anzupassen, wurde eine Checkliste
folgreiches CRM eingeführt. Somit hatte jeder Part- mit den benötigten Änderungen für jedes System
ner individuelle Werkzeuge zur Kundenpflege und angelegt, so dass diese Schritt für Schritt ein
Dokumentengenerierung, was darin resultierte, dass gepflegt werden konnten.
Hochschule Heilbronn
Prof. Dr. Michael Gröschel es heute für das Unternehmen zeitaufwendig ist,
einen Überblick über die Aktivitäten zu erlangen. Um Projektergebnisse
Studiengang Electronic Business
dem entgegenzuwirken und einen zentralen Anlauf- Entsprechend den einzelnen Phasen des Projekts
Max-Planck-Str. 39
punkt für die Hinterlegung von Kundendaten und zur entstanden folgende Artefakte: Angefangen bei der
D-74081 Heilbronn
Dokumentengenerierung zu schaffen, wurde das Anforderungsanalyse, wurde zusammen mit dem
Tel.: +49 (0) 7131 504 450
fünfköpfige Projektteam des Studiengangs Electro- DV-Konzept auch das Mastersystem aufgesetzt und
Fax: +49 (0) 7131 252470
nic Business an der Hochschule Heilbronn mit der als Endprodukt die Systemlandschaft mit einer Lan-
E-Mail: groeschel@hs-heilbronn.de
Aufgabe betraut, ein CRM-System an die Organisa- dingpage zur Auswahl des entsprechenden Systems
Web: www.taxxas.com
tions- und Prozessstruktur von Kenngott anzupas- bereitgestellt.
Web: www.hs-heilbronn/eb
sen. Dazu evaluierte Kenngott schon im Vorfeld zu
der Projektstudie kommerzielle, wie auch lizenzfreie Projektmanagement
CRM-Systeme – dabei kam die Open Source Web- Für die Studierenden stand im Vordergrund, sich mit
anwendung vtiger durch seine Funktionalitäten, aber dem Thema CRM in KMUs auseinanderzusetzen
auch durch die entfallenden Lizenzkosten am näch- und ein Verständnis für den Einsatz und die Funk-
sten an die zu erfüllenden Kriterien heran. tionalitäten solcher Systeme zu schaffen – in diesem
Fall anhand von vtiger. Das Projekt war durch den
Zielsetzung engen Kontakt mit der Fachseite eine gute Vorberei-
Ziel war es das Open Source CRM-System vtiger an tung für den späteren Arbeitsalltag, die Präsentati-
die speziellen Anforderungen anzupassen, um die onskompetenzen wurden erweitert und das zur Ziel-
Arbeit der Partner zu erleichtern und Kenngott einen erreichung benötigte Zusammenspiel der Projekt-
Überblick über die Aktivitäten derer zu geben. Vtiger mitglieder zeugt von exzellenter Teamfähigkeit, so-
wird mit einem mächtigen Grundstock an Funktiona- wie einem organisierten Projektmanagement. Durch
litäten ausgeliefert und kann sich so auch mit kom- die Verteilung der Aufgaben entsprechend den Skills
merziellen CRM-Systemen messen. Für Kenngott der Projektteilnehmer, wurde jedes Mitglied gefor-
waren dabei folgende Punkte relevant: Das System dert und konnte seine Ideen mit einfließen lassen.
muss mehrsprachig verfügbar sein, es müssen
Die Umsetzung des Projektes im Sommersemester Preislisten angelegt und administriert werden kön- Fazit
2007 führte ein fünfköpfiges Projektteam von Stu- nen, die Möglichkeit der Kontaktpflege soll gegeben Das Open Source CRM-System lässt sich durchaus
dierenden aus dem Hauptstudium durch: Daniel sein und Dokumente müssen an die Corporate Iden- mit kommerziellen Systemen messen, ist intuitiv
Amruth, Tobias Pfahl, Sebastian Reinisch, Patrick tidy von Kenngott angepasst werden. bedien- und installierbar und wird ständig weiterent-
Wolf und Moritz Zeilinger. wickelt. Funktionale Anpassungen sind durch die
Projektaufgaben und -phasen unübersichtliche Architektur allerdings nur schwer
Das Buch zum Projekt. Anforderungsanalyse: Die Phase der Anforde- zu realisieren.
Auf 150 Seiten wird rungsanalyse verfolgte das Ziel ein gemeinsa-
das Projekt umfassend mes Verständnis für das anzupassende System Weiterführende Informationen
beschrieben. Neben zu erlangen und daraus die Arbeitspakete für Gröschel, M./ Amruth, D./ Pfahl, T./ Reinisch, S./
einer ausführlichen das Projektteam abzuleiten. Auch wurde in die- Zeilinger, M.: Open Source Business Applicati-
Analyse von vtiger ser Phase die Frage des Customizings eines ons im Mittelstand – Architektur und Einsatz des
erhalten Sie eine Ent- Systems oder aber des Aufsetzen mehrerer Sys- CRM-System vtiger, Shaker-Verlag 2008, auch
scheidungshilfe und teme erörtert – die Wahl fiel nach Abwägungen als E-Book http://www.shaker.de/Online-Gesamt
praktische Hinweise der Konsequenzen auf die Verteilung der Länder katalog/Details.asp?ISBN=978-3-8322-7184-8
zum Einsatz des Sys- auf verschiedene Systeme. Das Artefakt dieser Piepiorra, F.: vtiger CRM v5.x, Eigenverlag 2007
tems. Phase war das Dokument der Anforderungsana- www.vtiger.org
lyse, welches die Anforderungen näher be- www.vtiger.de
Gröschel, Stand: 12.05.2008