La administración electrónica consiste en la utilización de las TIC en las organizaciones para mejorar la información y los servicios ofrecidos a los ciudadanos, orientar la eficacia y la eficiencia de la gestión publica e incrementar sustantivamente la transparencia del sector público y la participación de los ciudadanos. Esta presentación muestra la implementación de la Administración de Documentos Electrónicos basados en el Modelo de Gestión Documental de la Red de Transparencia y Acceso a la Información. Esta presentación forma parte de una serie de charlas realizada en el Archivo General de la Nación de México.

1. Modelo de Gestión Documental
Administración de Documentos Electrónicos
12/11/2015 Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 1
Hiriam Eduardo Pérez Vidal

2. 12/11/2015 Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 2
Contexto
8. Servicios
de Archivo
3. Administración
Electrónica
6. Control
de
Acceso
7. Control
Físico y
Conservación
1. Política
de
Gestión
2. Gobierno
Abierto y
Transparencia
5. Valoración
5. Control
intelectual y
de
representació
n
Modelo de
Gestión
Documental
4. Control
Intelectual y
Representación
G03/D01/G. INTEROPERABILIDAD
G03/D02/G. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
G03/D03/G. ADMINISTRACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
La administración electrónica consiste en la utilización de las TIC en
las organizaciones para mejorar la información y los servicios
ofrecidos a los ciudadanos, orientar la eficacia y la eficiencia de la
gestión publica e incrementar sustantivamente la transparencia
del sector público y la participación de los ciudadanos.
Cubre a los documentos generados en el ámbito electrónico
como a los que originalmente tenían un soporte físico pero que han
sufrido un proceso de digitalización

3. 12/11/2015 Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 3
El documento electrónico
Datos
Contenido e identificación
Autenticidad
Metadatos
Fiabilidad Integridad
Disponibilidad
Estructura
Características
Criterios
Equivalencia
Validez
Conservación

4. 12/11/2015 Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 4
1. Captura documento electrónico
Control, conversión de formato, en su caso firma, y la captura de los metadatos del documento,
garantizando su accesabilidad
Descripción documental
ISAD(G)
Cuadro de clasificación archivística
Metadatos mínimos
(Lineamientos) FormatosPDF TIFF Otros
Proceso
1. Diseño -> Planeación tecnologías y métodos
2. Captura
3. Mantenimiento, durante su vigencia

5. 12/11/2015 Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 5
2. Digitalización
Generación y posterior tratamiento de una imagen digital a partir del soporte no digital del original
PDF PDF/A TIFF
Resolución 300 dpi
Formatos
OCR
Finalidad
Difusión: Soporte
+ Acceso
Mejores servicios
Colaboración
Economía
Tratamiento integral: Metadatos + Firma Electrónica
Proceso
1. Planificación
2. Conversión -> Directrices ICA
3. Validación -> Garantías
4. Confirmación -> Metadatos
Metadatos (Lineamientos)

6. 12/11/2015 Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 6
3. Firma electrónica
Aquella que, realizada mediante medios tecnológicos, cumple todas o algunas de las funciones desarrolladas por la
firma tradicional, en concreto una función identificativa
Ley Federal de Firma Electrónica Avanzada
FIEL
(Llave Pública + Llave Privada + Contraseña)
Usos
Autenticación
Sellos, cadenas
Encriptación, ensobretado vía firmado
Actualización de Firma por caducidad

7. 12/11/2015 Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 7
4. Metadatos para gestión documental
Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura delos documentos y su gestión a lo largo del tiempo
1. Modelo de metadatos
(estructura)
2. Esquema
(semántica, sintáxis, gestión, taxonomías)
3. Implementación metadatos
(¿donde? ¿cuándo?)
Sistema centralizado
Sistemas sustantivos
Control de gestión
Equipo
Multidisciplinario

8. 12/11/2015 Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 8
Niveles de madurez
Inicial
• Documentos asociados a
Cuadro de Clasificación
• Metadatos mínimos
(descripción documental)
• Proyectos de Digitalización
Intermedio
• Implementación de la FIEL
Avanzado
• Equipos multidisplinarios
• Metadatos para preservación a
largo plazo
• Metadatos para
Interoperabilidad
• Metadatos de gestión (ciclo de
vida)

9. 12/11/2015 Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 9
Contexto
Ley de TransparenciaLey de Archivos
Manuales Administrativos de Aplicación GeneralLey de Firma Electrónica Avanzada
Datos AbiertosInteroperabilidad
EIDA
Documentos técnicos
Ley de Protección de Datos Personales
El reto: digitalización adecuada, firma electrónica, muchos metadatos
UNE-ISO 15489-1:2006. Información y documentación
ISAD (G) Moreq
LINEAMIENTOS para la creación y uso de Sistemas
Automatizados de Gestión y Control de Documentos

10. 12/11/2015 Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 10
Ejemplos
OCSP
¿Revocado?

11. 12/11/2015 Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 11
Ejemplos
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<expedientes>
<expediente>
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<unittitle>Recurso de Revisión 1265/09
JPM</unittitle>
<unitdateini>2009/03/17</unitdateini>
<unitdateend>2009/03/17</unitdateend>
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<origination>JPM</origination>
<scopecontent>Recurso de Revisión 1265/09
interpuesto por … en contra del Instituto Mexicano
del Seguro Social</scopecontent>
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5-09MR</pathname>
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PDF/A
Resolución 300 dpi
Formatos
OCR
500 kb por pagina
Metadatos
Equipo
Multidisciplinario

12. 12/11/2015 Dirección General de Tecnologías de la Información / INAI 12
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