Controls needed in an organization for maximum output and sucess -by Robert Simons

1. Dr. R. Uma
Lakshmi College of Education
Gandhigram
11
HHaarrwwaarrdd BBuussiinneessss RReevviieeww
CCOONNTTRROOLL IINN AANN AAGGEE
OOFF
EEMMPPOOWWEERRMMEENNTT
bbyy
RRoobbeerrtt SSiimmoonnss

2. TThhee EEmmppllooyyeerr && TThhee EEmmppllooyyeeee
• EEmmppllooyyeeee –– iinnnnoovvaattiivvee && ccrreeaattiivvee
EEmmppllooyyeerr -- PPrraaiissee
PPrroodduuccttiivvee//DDeessttrruuccttiivvee
FFaaiillss ttoo nnoottiiccee iinnnnoovvaattiioonn------ SSttaaggnnaattiioonn
2

3. TThhee EEmmppoowweerreedd EEmmppllooyyeeee
• SShhoouulldd hhaavvee hhiigghh iinniittiiaattiivvee ttoo sseeeekk oouutt
ooppppoorrttuunniittiieess
• HHiigghh zzeeaall ooff tthhee eemmppllooyyeeee mmaayy ssoommeettiimmeess
eexxppoossee bbuussiinneessss ttoo rriisskk -- bbuussiinneessss lloosssseess,, cciivviill
&& ccrriimmiinnaall ppeennaallttiieess && lloossss ooff rreeppuuttaattiioonn ooff tthhee
oorrggaanniizzaattiioonn
• NNeeeedd ttoo eennccoouurraaggee iinnnnoovvaattiioonn wwhhiillee eennssuurriinngg
aaddeeqquuaattee ccoonnttrrooll bbyy uussiinngg ppoowweerrffuull
mmaannaaggeemmeenntt ssyysstteemmss oorr LLEEVVEERRSS
3

4. 4
WWHHAATT IISS CCOONNTTRROOLL??
• MMeeaassuurriinngg pprroocceessss aaggaaiinnsstt ppllaannss ttoo gguuaarraanntteeee tthhee
pprreeddiiccttaabbllee aacchhiieevveemmeenntt ooff ggooaallss
• CCoonnttrroollss ------ PPrroocceessss -- PPllaannss ---- GGooaallss
• TTyyppeess ooff CCoonnttrroollss
11.. DDiiaaggnnoossttiicc ccoonnttrrooll ssyysstteemmss
22.. BBeelliieeffss ssyysstteemmss
33.. BBoouunnddaarryy ssyysstteemmss
44.. IInntteerraaccttiivvee CCoonnttrrooll ssyysstteemmss

5. The PPrroobblleemm ooff MMaannaaggeerrss
• HHooww ttoo eexxeerrcciissee aaddeeqquuaattee ccoonnttrrooll iinn aann oorrggaanniizzaattiioonn tthhaatt
ddeemmaanndd
-- FFlleexxiibbiilliittyy
-- IInnnnoovvaattiioonn &&
-- CCrreeaattiivviittyy
• CCuussttoommeerrss aarree mmoorree ddeemmaannddiinngg aanndd mmoorree iinnffoorrmmeedd
• CCoommppeettiittiivvee bbuussiinneesssseess rreellyy oonn eemmppllooyyeeee iinniittiiaattiivvee ttoo
sseeeekk oouutt ooppppoorrttuunniittiieess ttoo ssaattiissffyy ccuussttoommeerr nneeeeddss
5

6. 6
CCoonnttrrooll ffaaiilluurree
• BByy uussiinngg ssoommee ooppppoorrttuunniittiieess iiff bbuussiinneessss ffaaccee
eexxcceessssiivvee rriisskk oorr ccaauussee ddaammaaggee ttoo ccoommppaannyy’’ss
iinntteeggrriittyy  CCoonnttrrooll ffaaiilluurree
• 11995500ss && 11996600ss CCoonnttrrooll –– bbyy tteelllliinngg ppeeooppllee hhooww
ttoo ddoo tthheeiirr jjoobbss,, mmoonniittoorriinngg tthheemm wwiitthh ccoonnssttaanntt
ssuurrvveeiillllaannccee
• IItt iiss ssttiillll eeffffeeccttiivvee wwhheerree ssttaannddaarrddiizzaattiioonn iiss ccrriittiiccaall
ffoorr eeffffiicciieennccyy aanndd yyiieelldd

7. 11.. DDiiaaggnnoossttiicc CCoonnttrrooll SSyysstteemmss
• WWoorrkk lliikkee tthhee ddiiaallss oonn tthhee ccoonnttrrooll ppaanneell ooff aann aaiirrppllaannee
ccoocckkppiitt
• SSccaannnniinngg ffoorr ssiiggnnss ooff aabbnnoorrmmaall ffuunnccttiioonniinngg
• KKeeeeppiinngg ccrriittiiccaall ppeerrffoorrmmaannccee vvaarriiaabblleess wwiitthhiinn pprreesseett
lliimmiittss ((ccoossttss && rreevveennuueess))
• MMeeaassuurriinngg oouuttppuuttss aanndd ccoommppaarriinngg tthheemm wwiitthh pprreesseett
ssttaannddaarrddss ooff ppeerrffoorrmmaannccee
• HHoollddiinngg eemmppllooyyeeeess aarree aaccccoouunnttaabbllee ffoorr ppeerrffoorrmmaannccee
7

8. DDeemmeerriittss
• LLeeaaddss ttoo pprroobblleemmss bbyy tthhee eemmppllooyyeeeess
• CCaann ggoo wwiitthh ootthheerr mmoonniittoorriinngg ssyysstteemmss
EExxaammppllee:: NNoorrddssttoorrmm uusseedd DDCCSS ttoo ttrraacckk tthhee
ppeerrffoorrmmaannccee ooff iittss ssaalleess ffoorrccee
EEmmppllooyyeeeess ffiilleedd llaawwssuuiitt –– SSuuppeerrvviissoorrss’’
pprreessssuurree ttoo uunnddeerr--rreeppoorrtt tthheeiirr jjoobb hhoouurrss
SSeettttlliinngg tthhee ccllaaiimm ccoosstt NNoorrddssttoorrmm 1155 mmiilllliioonn
ddoollllaarrss
8

9. 22.. BBeelliieeffss SSyysstteemmss
• EEnnccoommppaasssseess oorrggaanniizzaattiioonn’’ss vvaalluueess,,
mmiissssiioonn aanndd ootthheerr ssttaatteemmeennttss ooff
pphhiilloossoopphhyy
• MMaannaaggeerrss mmuusstt ‘‘wwaallkk tthhee ttaallkk’’
eexxeemmpplliiffyyiinngg aapppprroopprriiaattee bbeehhaavviioorr ffoorr tthhee
eemmppllooyyeeeess ttoo wwaattcchh && ffoollllooww
• MMuusstt uussee tthheeiirr mmiissssiioonn aass lliivviinngg
ddooccuummeennttss
9

10. • BS can motivate individuals to search for new
ways of creating value
• Every individual has a deep seated need to
contribute his time and energy to worthwhile
endeavors
• Often organization fails to make the employees
understand how they can add value that can
make a difference
• Managers must unleash the employees’
potential and inspire them by actively
communicating core values and missions
10

11. 33.. BBoouunnddaarryy SSyysstteemmss ((BBOOSS))
• BBaasseedd oonn tthhee ppoowweerr ooff ‘‘NNeeggaattiivvee tthhiinnkkiinngg’’
• TToo mmaakkee eemmppllooyyeeeess ccrreeaattiivvee –– ddoo nnoott tteellll
tthheemm wwhhaatt ttoo ddoo -- tteellll tthheemm wwhhaatt nnoott ttoo ddoo
• SSttaannddaarrdd ooppeerraattiinngg pprroocceedduurreess aanndd rruullee
bbooookk ddiissccoouurraaggeess iinniittiiaattiivvee aanndd ccrreeaattiivviittyy
ooff aann eemmppoowweerreedd eemmppllooyyeeee
• BBOOSS aarree aann oorrggaanniizzaattiioonnaall bbrraakkeess
11

12. CCrreeaattiivviittyy && HHuurrddlleess
“Freedom is the
greatest when the
ground rules are clear.
Chalk out the playing
field and say, Within
those lines, make any
decision you need.” -
Dick Brown, chairman
CEO of EDS
12

13. 4. Interactive ccoonnttrrooll ssyysstteemmss((IICCSS))
• EEssppeecciiaallllyy iimmppoorrttaanntt wwhheenn oorrggaanniizzaattiioonnss
ggrrooww llaarrggeerr aanndd sseenniioorr mmaannaaggeerrss hhaavvee
lleessss ppeerrssoonnaall ccoonnttaacctt wwiitthh ppeeooppllee
tthhrroouugghhoouutt tthhee oorrggaanniizzaattiioonn
• FFoorrmmaall IInnffoorrmmaattiioonn ssyysstteemmss mmaannaaggeerrss
uussee ttoo iinnvvoollvvee tthheemmsseellvveess rreegguullaarrllyy&&
ppeerrssoonnaallllyy iinn tthhee ddeecciissiioonnss ooff ssuubboorrddiinnaatteess
13

14. • ICS track the ssttrraatteeggiicc uunncceerrttaaiinnttiieess tthhaatt kkeeeepp
tthhee sseenniioorr mmaannggeerrss aawwaakkee
• UUnncceerrttaaiinnttiieess mmaayy bbee cchhaannggeess iinn tteecchhnnoollooggyy,
ccuussttoommeerrss’’ ttaasstteess, ggoovveerrnnmmeenntt rreegguullaattiioonn,
iinndduussttrryy ccoommppeettiittiioonn
• IICCSS aarree ddeessiiggnneedd ttoo ggaatthheerr iinnffoorrmmaattiioonn tthhaatt
mmiigghhtt cchhaalllleennggee tthhee vviissiioonn ooff tthhee ffuuttuurree
• TThhee iinnffoorrmmaattiioonn ggaatthheerreedd aarree ddiissccuusssseedd &&,
ddeebbaatteedd lleeaaddiinngg ttoo tthhee eemmeerrggeennccee ooff nneeww
ssttrraatteeggiieess..
14

15. Renew strategy wwiitthh ffoouurr lleevveerrss ooff ccoonnttrrooll
Belief systems Boundary systems
15
Business
strategy
Risks to be avoided
Critical
performance variables
Core values
Strategic uncertainties
Interactive control
systems
Diagnostic control
systems

16. 16

17. PPooiinnttss ffoorr DDiissccuussssiioonn
• DDoo aallll oouurr ccoonnttrrooll ssyysstteemmss ffuunnccttiioonn
eeffffeeccttiivveellyy??
IIff yyeess,, eexxppllaaiinn.. IIff nnoo,, ggiivvee rreeaassoonnss..
• WWhhiicchh ccoonnttrrooll((ss)) wwee nneeeedd ttoo iimmpprroovvee??
• GGiivvee yyoouurr oowwnn uunniitt’’ss eexxppeerriieennccee iinn uussiinngg
tthheessee ffoouurr ccoonnttrroollss..
17

18. 18
TTHHAANNKK
YYOOUU