Contiene los principales pasos para realizar una buena gestión de compras: explica sus principales aspectos

1. PRODUCTO

2. CONCEPTO MODERNO
GESTION DE COMPRAS
Vehículos
Suministro eficaz de
productos que
satisfacen las
necesidades de los
clientes para cumplir la
misión de la empresa

3. CONCEPTO MODERNO
DE PRODUCTO
Bien o servicio que se presta
:Clases
Tangibles
Intangibles

4. NIVELES DEL PRODUCTO Y
VALOR AGREGADO
NIVELES
Básico:
Genérico
Real:
Servicio
Aumentado: Adquisición
VALOR AGREGADO
Básico
Tecnológico
Adquisición

5. ATRIBUTOS DE LOS
PRODUCTOS
Calidad
Oportunidad
Costo
Garantía
Comodidad
Amabilidad
•
•
•
•
•
•

6. MISION DE LA EMPRESA
Razón de ser
Deber ser
Contribuir a la supervivencia,
crecimiento y desarrollo de la
sociedad, mediante la fabricación o
...distribución de

7. DIAMANTE COMPETITIVO
DE PORTER
Empresa
Sustituto
Proveedor
Situación
Actual
Producto
Sustituto
Cliente

8. CONCEPTO MODERNO
DEL CLIENTE
Quien se beneficia de nuestros
productos
:Clases
Internos •
Externos •

9. CATEGORIA DE CLIENTES
Personales
Personales
Físico
Físico
Social
Social
Intelectual
Intelectual
Espiritual
Espiritual
Empresariales
Empresariales
Pequeña
Pequeña
Mediana
Mediana
Grande
Grande

10. NECESIDADES, DESEOS,
DEMANDAS, EXPECTATIVAS
NECESIDADES: Carencia
No se crean, existen naturalmente
DESEOS: Materialización de la necesidad, se despiertan
DESEOS
por medio de impulsos
DEMANDAS: Adquisición apoyada con pago se inducen
según la capacidad
EXPECTATIVA: Esperanza de satisfacción se
despiertan en la post-compra

11. FACTORES QUE AFECTAN
LAS VENTAS
Precios de los productos
Aumento de precios
Ciclos de vida del producto
Calidad de los productos
Variedad del surtido
Oportunidad en la entrega
Bodegaje y almacenamiento
Nuevos productos

12. ESTRATEGIAS EN LA GESTION
DE COMPRAS
:Mínimos precios de mercancía
Precios bajos
Descuentos por volumen
Descuentos promocionales
:Máximos plazos de pagos
Plazo mayor que la rotación
Plazo mayor que la competencia
Mercancías de consignación

13. PASOS DEL PROCESO
DE COMPRAS
Identificación de necesidades
Selección de proveedores
Adquisición de materiales
Recepción
Almacenamiento
Inventarios
Seguimiento
Precios
Administración

14. FUNCIONES RELACIONADAS
CON ALMACENAMIENTO
Ingresos y Egresos
Almacenamiento físico
Control de pendientes
Informes y reportes
Inventarios físicos
Almacenamiento especiales
Procesamiento de información

15. COMO REALIZAR
LAS MEJORES COMPRAS
Obtenga el mejor descuento
Acuerde el mayor plazo
Consiga descuentos financieros
Prefiera productos de buen margen
Obtenga productos exclusivos
No compre lo que no necesite
Analice los pedidos en aumento de precios
No deje agotar las existencias
Busque los buenos negocios
Establezca contacto con los colegas
Tenga siempre excelentes relaciones

16. PERFIL DEL DUEÑO DEL
PROCESO DE COMPRAS
ACTITUDES
ACTITUDES
Valor, principios, proveedor, cliente
HABILIDADES
HABILIDADES
Negociador, relaciones, comunicador, recursivo,
decisiones, analítico
CONOCIMIENTOS
CONOCIMIENTOS
Técnicos, financieros, administrativos,
mercadeo, ventas de productos

17. SUGERENCIAS PARA
EL JEFE DE COMPRAS
Hacer un listado de los principales productos
Revisar diariamente sus existencias
Realizar los pedidos urgentes
Analizar las existencias en general
Realizar los pedidos necesarios
Programar la recepción de visitas
Programar los pagos de proveedores
Atender programas de capacitación
Realizar promociones de productos sin salida
Mantener en orden los almacenes

18. INDICADORES DE
GESTION
Clasificación del inventario A-B-C
Valor del inventario
Número de devoluciones
Número de reclamos
Número de faltantes
Días de inventario
Pedidos pendientes
Pedidos no despachados

19. CLASES DE INVENTARIOS
Esperando para su proceso
Esperando para su proceso
En confección del proceso
En confección del proceso
En espera de entrega
En espera de entrega

20. CONTROL DE
INVENTARIOS
Existencias Máximas
Límite superior de las existencias
Existencias Mínimas
Limites inferior de las existencias
Punto de Pedido
Cantidad consumida mientras llega
Punto Peligroso
Lote mínimo de seguridad
Cantidad a Pedir
Cantidad económica

21. CONTROL DE INVENTARIOS
DETERMINACION DEL LOTE
ECONOMICO
:Debe guardarse el equilibrio entre
Costos de Inventarios y Falta de Mercancía
Unidades Requeridas
Costo de Almacenar
Costo de Faltar
Descuentos por Volumen
Valor del Dinero
Costos de Manipulación

22. COSTOS DE INVENTARIOS POR
FALTA DE MERCANCIA
Mala atención al cliente
Disminución de ventas
Mala imagen
Suspensión del proceso productivo
Personal subutilizado
Instalaciones subutilizadas
Equipos subutilizados
Capacidad instalada ociosa

23. COSTOS DE INVENTARIOS POR
ADMINISTRACION
Confección de orden de compra
Comité de compras
Recolección de mercancías
Recepción y control
Registro del movimiento
Pagos
Inventarios

24. COSTOS DE LOS INVENTARIOS POR
ALMACENAMIENTO
MERCANCIAS
MERCANCIAS
Capital Invertido
Obsolescencia
Deterioro
Impuestos
Seguros
Transporte
EDIFICIOS
EDIFICIOS
Arrendamiento
Seguros
Mantenimiento
Equipos
Vigilancia

25. FACTORES PARA NIVELAR EL
INVENTARIO
Depuración del surtido
Devolución a proveedores
Promoción de productos
Identifique las temporadas de
descuentos por volumen
Revise los márgenes de utilidad
Tenga una bodega necesaria
Capacítese en áreas relacionadas

26. DISEÑO Y EQUIPO DE
ALMACENES
Ubicación General
Equipos de Movilización
Espacio Vertical
Equipos de Estantería
Espacio Horizontal
Equipo de Transporte
Áreas de recepción Equipos de Dotación Pnal
Áreas de Despacho
Equipos de Seguridad
Áreas de Servicios
Equipos de Informática
Pisos, Muros y Techos
Equipos de Ventilación
Accesos y Circulación
Equipos de Iluminación

27. CONCEPTO DE EFICACIA
Calidad
Oportunidad
Costo
Confiabilidad
Comodidad
Amabilidad

28. SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Histórico
Referenciado
Directorios Telefónicos
Directorios Especializados
Ferias Exposiciones
Agremiaciones y Asociaciones
Avisos y Publicaciones
Ofrecimiento Directo

29. FORMAS DE ADQUISICION
COMPRAS DIRECTAS
Orden de compra
LICITACIONES PRIVADAS
Cuadro de comparaciones
LICITACIONES PUBLICAS
Cuadro de comparaciones
LICITACIONES INTERNACIONALES
Cuadro de comparaciones

30. CUADRO DE COMPARACIONES
Código de la empresa
Nombre del producto
Especificaciones
Valor unitario
Cantidad
Valor Total
Descuentos Comerciales
Forma de pago
Descuentos Financieros
Forma de entrega
Alternativa
Requisitos Legales
Observaciones

31. SEGUIMIENTO DE COMPRAS
CUADRO DE CONTROL
No. De orden, fecha, proveedor, observación
LLAMADAS TELEFONICAS
Fecha, proveedor, mensaje, observación
VISITA A PROVEEDORES
Nombre, capacidad, fábrica, observación
OFICINA DEL PROVEEDOR
Facilitar la información de suministro
ESTIMULOS A PROVEEDORES
Pagos oportunos, asociación, cadenas

32. SOLICITUD DE SUMINISTRO
INTERNAS
EXTERNAS
FechaNúmeroDependenciaCentro de CostosProductoCantidadObjetivoFrecuenciaResponsableTiempo-
FechaEmpresa.Pedido NoProductoDescripciónCantidadTiempoValor UnitarioSolicitada PorVendedor-

33. RECEPCION DE MERCANCIAS
:No. de recepción
:Fecha
:Proveedor
:Producto
:Especificaciones
:Cantidad
:Orden de compra
:Recibido por
:Observaciones

34. CLASIFICACION DE
PRODUCTOS
VIDA DEL PRODUCTO
Larga, media, baja
CARACTERISTICAS FISICAS
Peso, volumen, tamaño
CARACTERISTICAS QUIMICAS
Ignición, explosividad, reactividad, contaminación
UTILIZACION FINAL
Exclusivo, uso general
ROTACION
Alta, media, baja

35. PAGOS DE MERCANCIAS
(Requisitos de las facturas (Ley 223
Orden de compra
Informe de recepción
Devoluciones y reclamos
Forma de pago
Programación de pagos
Descuentos financieros
Proveedor estrella
Mercancía escasa

36. FIJACION DE PRECIOS
Adicionales a los comerciales deben ser
superiores al 4% mensual
FINANCIEROS
FINANCIEROS
COMERCIALES
COMERCIALES
Margen bruto de utilidad debe evitar perderse

37. ADMINISTRACION DE
COMPRAS
Junta Directiva
Comité de Gerencia
Comité de Adquisiciones
Jefe de Compras
Auxiliar de Compras

38. RECEPCION DE MERCANCIAS
: __________No de Recepción
: ___________________Fecha
: ________________Proveedor
: _________________Producto
: ___________Especificaciones
: _________________Cantidad
: __________Orden de compra
: ______________Recibido por
: ____________Observaciones

39. HOJA DE PROVEEDOR
: _______________________Producto
: ________________________Nombre
________________Dirección y telefax
: _________________Ciudad y nación
: __________Condiciones comerciales
: __________Capacidad de producción
: _______________________Asesoría
: _______________Recursos técnicos
: _____________Recursos financieros
: ___________________Cumplimiento
: _____________________Trayectoria
: __________________Observaciones

40. ORDEN DE COMPRA
: ____________________Nombre de la empresa
: _________________________________Código
: ______________________Nombre del producto
: _________________________Especificaciones
: ____________________________Valor unitario
: _______________________________Cantidad
: ______________________________Valor total
: _____________________Descuento comercial
: __________________________Forma de pago
: _____________________Descuento financiero
: ________________________Forma de entrega
: __________________________Observaciones