El documento describe las técnicas de archivo y clasificación de documentos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos clasificados y ordenados que se guardan en un espacio físico. También habla sobre el personal administrativo a cargo de los archivos. Describe el ciclo vital de los documentos en un archivo de gestión, central e histórico. Explica la importancia de clasificar los documentos de una empresa y propone criterios de clasificación alfabéticos y numéricos.
2. Conjunto de documentos
clasificados y ordenados
Espacio físico en el que se
guardan u conservan los
archivos
También hace referencia al
personal administrativo
encargado de la recepción ,
clasificación, archivado y
búsqueda de los documentos.
¿Que es un
archivo?
3. FINALIDAD
El archivo es consecuencia directa de la actividad que realice la empresa.
Cualquier empresa en el transcurro de su actividad ordinaria emite y recibe
documentos de diferentes tipos:
Correspondencia
Informes
Facturas
Contratos etc.
Por tanto la finalidad del archivo es clasificar y guardar los documentos que la empresa
necesita conservar para su funcionamiento normal
4. CICLO VITAL
ARCHIVO DE GESTION
Todos los documentos
relacionados con actividades
que se encuentran en curso en
busca de solución y que se
dilatan en el tiempo
ARCHIVO CENTRAL
Unidad administrativa donde
se agrupan todos los
documentos transferidos de
las diferentes gestiones una
vez finalizado su tramite y que
aun siguen vigentes y objeto
de consulta.
ARCHIVO HISTORICO
Es aquel transferido del
archivo central son los
archivos de conservación
permanente
ARCHIVO ACTIVO ARCHIVO INACTIVO
5. CLASIFICACION DEL ARCHIVO
Para ello debe tenerse en cuenta la clasificación, la ordenación y descripción de
los documentos de una institución, como parte integral delos procesos de
archivo.
Un buen criterio de ordenación debe facilitar el acceso a un determinado
documento.
6.
7. PLAN DE CLASIFICACION
El plan adoptado debe ser de fácil comprensión para todos los usuarios
El archivo debe organizarse en función de las necesidades dela empresa
Es necesario tener conocimiento previo de las diversas técnicas de
clasificación para que la estructura y la organización del archivo respondan a
criterios de eficiencia y operatividad.
Hay que economizar espacio en la organización del archivo.
Evitar el crecimiento del archivo, no archivando duplicados innecesarios.
Que el mantenimiento del archivo no sea demasiado costoso.
8. CRITERIOS DE CLASIFICACION
CLASIFICACION
ALFABETICA:
1. Nominativa
2. Geográfica
3. Ideológica o por
materias
4. profesional
CLASIFICACION
NUMERICA:
1. Cronológica
2. Numérico consecutivo
3. Terminal
4. Decimal
9. Actividad:
Consulte en internet los sistemas
de clasificación anteriormente
mencionados, en que consiste cada
uno, ventajas y desventajas y
nombre algunos ejemplos.