Empfohlen
Weitere ähnliche Inhalte
Was ist angesagt?
Was ist angesagt? (20)
Ähnlich wie 4.外贸知识
4.外贸知识
- 1. 外贸知识大全 外 贸 知 识 篇 内容丰富、资料翔实、数据准确、图片清晰 一切为您成就高效。 外 贸 技 巧 外 贸 实 务 外 贸 知 识
- 2. 2 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家 关于本文档主要是由吴晓亮老师提供课堂讲义，陈辉整理 补充部分资料并制作而成，如果想学习更多生猛鲜活 的行业知识及贸易知识、精彩案例，请与吴晓亮老师联系。 声明：本教程资料均来源于网络，只供朋友们方便浏览学习，版 权归原作者所有，并欢迎免费传播。 一切为您成就高效。 陈辉 ，2000年毕业于河北城乡建设学校，热爱 计算机及网络。 2001年从事丝网网站建设工作，2003年开始在安平承 接网站建设及推广业务，并向数十家客户提供外贸营 销咨询服务。多年来，与广大的丝网从业人员一起见 证了丝网行业的兴盛与发展。 主要业务：网站设计，网络营销，PDF电子样本设 计，视频设计，多媒体光盘等。 联系QQ:695639588 邮箱：hengshui@Live.com 手机：13091189390 博客：http://www.chenhaihu.com 新浪微博：外贸营销专家 吴晓亮 ，2003 年毕业于河北广播电视大 学，2002年至2007 年工作于河北英 凯模金属网有限公司外贸部，2008年成立“新动力外 贸培训”，主要致力于丝网外贸培训及中小企业员工 技能培训，先后培训了200多家丝网企业。 多年来，与广大丝网从业人员一起见证了丝网行业的 兴盛与发展。 主要业务：丝网外贸培训，商务英语培训，兼职翻 译，中小企业外贸培训。 联系QQ: 727829810 邮箱：727829810@qq.com 手机：13722830589 编者在从事丝网相关业务期间，了解了企业在发展过程中的各种经验教训，总结了丝网 企业要内外兼修的发展思路。 所谓内外兼修，内：指的是要精通专业的产品知识，完善的公司制度，高效的业务管 理。外：熟知国际贸易知识，英语知识，市场营销知识及客户管理知识。专业的产品知 识是新入行人员的第一大关，纵观现在的企业网站，大多数的资料都不甚准确，文字图片大同小异， 甚至连错误也雷同，严重影响客户对产品的理解及体验。 这套文档就是专门为丝网从业人员制作的一套初级教程，希望能对新入行的丝网从业人员有所帮助。 编者知识有限，错误在所难免，如有任何问题，想法，不确切之处，都非常欢迎与我们联系！
- 3. 3 一切为您成就高效。 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家 本教程主要是笔者在做业务过程中所感、所听、 所得，以及在网络中发现的一些好的外贸 知识和技巧，特分享给大家，希望能对大伙的贸易思路 有些启发。祝愿大家的外贸生意都能越来越红火！本PDF 文档含有附件，如不能看到附件，请下载官方PDF阅读 器，下载地址： http://get.adobe.com/cn/reader/ 目录 1、如何分析邮件-----------------------------------------------4 2、回复邮件时的注意事项---------------------------------------5 3、跟客户沟通需要了解哪些信息---------------------------------6 4、打电话三部曲-----------------------------------------------7 5、如何管理客户信息-------------------------------------------8 6、会见客户或者参展时需要准备哪些资料-------------------------9 7、主动开发客户的方法和技巧-----------------------------------10 8、如何专业书写开发信-----------------------------------------11 9、外贸流程---------------------------------------------------16 10、出口价格的构成--------------------------------------------17 11、报价单的构成：Quotation Sheet----------------------------18 12、出口形式发票的内容讲解：PROFORMA INVOICE-------------18 13、国际贸易的付款方式及风险的规避----------------------------19 14、常见产品的一般装箱量--------------------------------------21 15、运输单据如何制作------------------------------------------22 16、代理协议的主要内容及注意事项------------------------------23 17、报关单据的内容及制作要领----------------------------------24 18、提单的分类及内容------------------------------------------25 19、外贸跟单的全流程------------------------------------------26 20、其他单证--------------------------------------------------30
- 5. 回复邮件时的注意事项 同样的询盘，不同的回复就会有不同的结果。回复邮件要注意一下几点： ① 文字编码要使用英文编码：Iso-8859-1，或者UTF-8。 ② 如果邮件里面出现中文字，最好删除掉。 ③ 格式清晰明快：注意字体的段落，文字加粗，变颜色。英文文字选用：Verdana字体，10-11号 均可。这种字体看起来最舒服，眼睛不累。 另外要注意用半角的标点符号，有中文字的地方一定要删除，因为老外看不懂，而且有可能是乱 码。你接到阿拉伯语的客户邮件的时候，是不是也有乱码，因为他们的操作系统的编码方式和我们的不 同。但是英文的到哪儿都没有问题。注意段落，字体的颜色，重点的地方要加粗或者变色。最好把问题 想清楚后列成一个表： 用：1.2.3.4这样的顺序回答。 ④ 如果客户规格不全，可以根据自己对产品的了解，多写几种规格。并附带图片，供客户选择。 ⑤ 电话号码的正确写法： 国内：一定要带上0318 国际：应该是：+86-318-1234567 注意：前面应该是+号，也就是根据自己国家的国家编号变化，318前面一定不要加0。 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 5
- 7. 打电话三部曲 丝网公司：Is that Industrial Wire Netting Co. 客户：Yes。 丝网公司：May I Speak to Mr. Mani Gupta ? 客户：Yes, Speaking. 丝网公司：This is merry speaking from China. We are the wire mesh company in Beijing. I Know you co. form “Trade India” so I want to know whether we can do business with you. 客户：I See. 丝网公司：May I have your email address? 客户：拼读邮箱。。。 丝网公司：Thank U. I will send a email to u shortly, pls check. Have a nice day. Bye 打电话之前确认对方的公司名称 如果对方不在 May I have his email address? When Will he be back? What is mobile phone no.? Well, Who is in charge of the business for importing? Thanks for you help, Take Care, Bye. 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 7
- 9. 会见客户或者参展时需要准备哪些资料 A.工具：千分尺，米尺，布眼，密度 镜，卡尺，电子秤，天平。 联系好可以测定抗拉强度和延伸率 的朋友或者厂家。 B.茶水，咖啡。 C.参展出席人员：贸易人员，总经 理，技术人员。 D.笔记本，记录客户的主要关键点， 提炼后和客户确认。 倾听最好的办法是记录并确认。 E.录音笔 F.准备技术资料：材质单，检验报 告，出口过类似产品的记录。 G.让客户当场决断。 H.计算器计算要专业，打电话要及时 有效。 I.要把客户的抱怨放在心上。 会 见 客 户、参展时 资料准备全 了吗？ 会见客户、参展时要：主动开始谈话， 珍惜会见时间；保持相应的热情；学会听 的艺术；避免不良的动作和姿态；要诚 实、坦率、有节制；要善于“理乱麻”， 学会清楚地表达；注意衣着和发式；提前 准备好可能用的资料、工具等..... 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 9
- 10. 主动开发客户的方法和技巧 A.学会搜索，并扩展搜索的思路。 B.查找目标国（或者全世界）的黄页网站（YELLOWPAGE）和工商目录（DIRECTORY）；这个方法很有用。通过 黄页网站查找你所需要的行业企业，如果有电子邮件的企业就直接发一封产品介绍信去，这样比较直接也很有效果。 C.龙之向导http://www.dragon-guide.net/上面有五大洲外贸信息网站、五大洲各国本土B2B、五大洲各国本土黄 页、五大洲各国本土搜索引擎、国际展会预告、世界时间世界地图外汇牌价HS编码出口退税查询、中英文在线互译、各大外 贸论坛外贸网站、各行业网站、外语网站、新闻娱乐游戏网站统统全部都有。可以节省很多查询的时间。如果你有朋友或同 学在国外就更好了，可以请他们帮你搜集当地的黄页网站和工商目录。 D.通过大型的搜索引擎诸如：google,yahoobing等，用关键词搜索。 不要固定用一个搜索引擎，同样的关键词，在不同的搜索引擎搜就有不同的结果。还有就是不同的国家有本土的搜索 引擎，就如同中文搜索引擎有BAIDU，你尽可能多找些英语国家本土的搜索引擎，再用关键词搜索。如用关键词“post trade offer free”，你就可以找出几乎全世界所有的可以免费发布产品信息的B2B网站。再如用关键词“求购+产品名称” 你就可以看到很多求购此产品的网站。这个方法我用的比较少。 E.找这个行业的行业网； 每个国家都有各自的行业网站，你就用关键词搜索，信息量肯定很大的。还有在这些专业网和行业协会网站上有很多相 关链接，也很有用。注意最好是用英文搜索。 F.BtoB 免费网站； 这个方法是外贸人都知道的。先在B2B网站上注册免费会员，后发布产品信息。注意要在发出的产品信息中留下联系方 式，有时带@就不让发产品信息可将@改为（AT）。如： vain@alldao.com 改为 vain（AT）alldao.com. 这种方法虽然 老土，但只要你在觉得没事情做时，多找几个适合推广你们产品的网站，然后经常上去更新，还是有所收获的！ 另外在很 多B2B网上也有很多生产商啊。就如同在阿里有供应商一样，你可以直接给这些生产商发送邮件。这也是一个查找的方法。 这个方法我用的最多，但是效果很一般，回复的讯盘不多。 G.多进一些国外的商业论坛 经常去外贸论坛写一些帖子，发布信息，特别是一些有名的国外商业论坛，一些外国进口商很喜欢在里面游荡的！说不 定会有意想不到的收获哦。这个方面的话我也是刚刚开始。 i.http://www.learncurrencytrading.com/fxforum/ ii.http://forum.mrswing.com/log.php iii.http://www.mwtf.org.uk/ iv.http://www.chandigarhcity.com/bbs v.http://www.indiabook.com vi.http://www.tag-board.com/ vii.http://www.ezboard.com/ H.大使馆经济参展处的网站，有很多宝藏； 说到大使馆经济参赞处，大家只是想到中国驻某国的，别的国家的大使馆经济参赞处也有同样的使命，我们可以多查查 别国的经济参赞处网址。 I. 查找展会商的网站； 很多国内的公司没有机会出国参展，特别是小企业。但是好多展会都有自己的网站，而且在网站上有各个参展商的名单 和联系方式及网址。不妨多找一找。 J. 更多方式。。。 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 10
- 11. 如何专业书写开发信 参考开发信案例见附件：开发信样式.doc。（本PDF文 档含有附件，如不能看到附件，请下载官方PDF阅读器，下 载地址：http://get.adobe.com/cn/reader/） 我觉得最重要的是开门见山，在客户看到信第一眼就看到你所提 供的产品，如能提供好的价格来吸引他最好了，要不然，很多人肯定 当垃圾不理不睬，哎，我自己也是在实践中，大家一起进步啦。 做外贸的人员都有这样的体会，开发信一天到晚，发个不停，可 是几乎都象石沉大海一样。不知道是不是自己的开发信写得不好，不 够吸引人，引不起人阅读的兴趣来？还是措辞方面可能有不当？一般 第一次写给客户的开发信，应该如何措辞？要写得详细些好，还是简单明了些好？标题应该用什么才不 致于被人当作垃圾邮件删掉呢？其实商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是， 用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我 总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函 里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”， 于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或 者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是 跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/ 我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人 性化。想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想 您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说，为什么在 信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意 腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之 前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影 响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。不管 是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您 的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电 话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 11
- 12. 文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不 能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非 但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry,your esteemed order 等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别 人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。 特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理 或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼 节礼貌，避免用冒犯性的语言。 还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过 了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才 能达到预期的效果。就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚， 容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短 句，因为短句更容易理解。少用 “and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子 变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样 写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使 交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件 是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字， 那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。 前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴 实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。 给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收 到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及 时，就可能因为抢不到先机而失去商机。 这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到， 事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 12
- 13. 第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家 就会直接删除。比如这样的标题 “How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改 成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者 “Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专 业。 写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等 是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信 度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。 1 外贸开发信是否有效的唯一标准是：回复率 与下单率。 从外贸实践中看，随着国际贸易竞争的 激烈、外贸开发信的泛滥，导致成功率不断地下降。 外贸开发信就象体育比赛一样，谁的进攻能力强，谁 就容易得分；谁的防守失误少，谁就容易取胜。客观 地讲，外贸开发信是个苦差事，所以基本都是些外贸 菜鸟在操作，由于能力缺乏而错误百出。 竞争是个相对的概念，在中国外贸营销的总体水 平极差的条件之下，你只有尽量少犯些错，就能超越同行。以下是罗列的是：针对潜在客户的、主动性 质的外贸开发信所可能有的错误，以及其扣分标准。若按100为满分的话，很多外贸开发信都是负分状 态！请对照检查并切实改进。 一、外贸开发信撰写之大错（战略层面，一个扣30分） 1）缺失标题或标题很弱、缺乏冲击力：对方根本没有兴趣点开； 2）过于自我的态度，没有突出“you"：被视为没有任何价值、立即被删； 3）假大空文风、企业口号式宣传：令人厌恶、被当 成骗子或弱智。 二、外贸开发信撰写之中错（策略层面，一个扣20 分）： 1）低声下气、缺乏底气：清朝灭亡已97年了，奴才 还占据了CCTV的荧屏与很多人的思想。生意不是求出来 的，而是积极争取去做出来的。所以，外贸开发信要写得 礼貌但不要卑下。 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 13
- 14. 2）缺乏行动召唤：不是报个网站链接给对方就万事大吉了，要充分说明，对方为什么要看你的网 站？ 3）老古董文：见绝大部分外贸函电教材。 4）技术资料堆砌：再便宜再高质，不与对方的想法联系起来，别人不会有兴趣。 5）文体或调子随意而为：外贸开发是严肃的商业行为，要亲切自然但不是率性随便。 6）其它：（暂时想不起来，看到再补充） 三、外贸开发信撰写之小错（执行层面，一个扣10分）： 1）空格错用、乱用； 2）漏用、错用； 3）语法错误； 4）拼写错误； 5）中式英语； 6）内容或事实错误； 7）字体、色彩出错； 8）其它。 四、外贸开发信改进建议： 1）先做容易的！养成反复检查所有单词、语句、标点符号的优良习惯。细小方面要坚决做到零错 误！ 2）再做最有价值的战略研究：对方是谁？对方希望的是什么？（绝对不是很多人所习惯啰嗦的we we we our our our等字眼） 五、外贸开发信发送之心态 1）积极发信：在不降低质量要求的情况下，多多发送，天天发送。这是获得大量潜在客户的根本 方法。 2）耐心等待：无谓的担心和期盼是浪费时间，发了之后就是等待，收获是自然而然的。要想有多 的回复，就只有在深入研究外贸开发信写作技巧的基础上，尽量多发送、不间断地发送，要相信“功夫 不负有心人”的古训。 3）精心回复：外贸开发不是一锤子的买卖，第一封开发信得到的往往只是询问式的回音，需要你 根据不同的情况，预先组织好相关的文字，再针对对方的询问精心做出精准的回复。细节决定成败，不 要让好不容易得来的潜在客户第一声回音，变成最后一次的绝响。 4）规律跟进：需要按一定的时间间隔和内容，不断有规律地跟进客户。注意行业新闻、节假日、 客户生日等有意义的日期，这些都是跟进的好时机。作为专业的外贸企业和外贸人员，你要定期准备联 系客户和潜在客户的通讯（newsletter），用以分享信息、联络感情。 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 14
- 16. 外贸流程 A.制作网站，做推广。网站要专业，图片清晰准确，内容新鲜丰富，文字表格正确。 B.客户发来询盘，业务员回盘。需要进行讨价还价。 C.达成意向，确定付款方式。常见的付款方式有电汇T/T、信用证L/C、托收D/P、D/A等。参 看：本文档下面的国际贸易的付款方式及风险的规避。 D.制作形式发票，发给客户，让客户打定金。参照本文档下面的形式发票制作。 E.形式发票当做销售合同，也可签订正式的销售合同。参考附件：丝网外贸合同样本.doc F.国外客户发过付款凭证，又称水单。说明客户已经打款。 G.与银行确认，客户预付款已经过来，订货，安排生产。如果是信用证形式的付款方式，要确定 拿到有效的信用证后，再安排生产。一定要仔细审单。 H.生产期间准备包装，唛头。领取出口核销单，制作商业发票，装箱单，各种报关单据。参考本 文档下面的报关单据的内容及制作要领。 I. 委托货运公司，也称货代，预订船期。船期要在生产完成前10天左右预订。 J. 生产完成后，包装，打托盘，贴好唛头，装箱，铅封，拍照，运走。 K.准备报关单据：参考本文档下面的报关单据的内容及制作要领。 i.出口收汇核销单：有进出口权的企业到外汇局领取核销单，用于核销退税。需要加盖公章， 并寄给货代。 ii.代理报关委托书，共一式三份。需要向报关行或者货代处购买，不需填写，只需加盖公章 后。共白、黄、红三联，都需要盖，在右上方委托方盖章和左下方业务签单处盖章。 上面的两个单证必须加盖公章后邮寄给货代。 iii.报关单：全称中华人民共和国海关出口货物报关单，网上下载即可，在左下方盖章。 iv.装箱单：Packing List: 自制。 v.商业发票：Commercial Invoice:自制。 vi.销售合同：Sale Contract。 以上四份可以通过传真，QQ传给客户即可。 L.结单放行。 M.船公司把提单交给货运公司，货运公司把提单交给公司，由公司把提单，装箱单等复印件发给 客户，客户可以查询上面的船期，离岸时间，说明货物已经在船上了，可以打剩余款。 N.收到剩余款后，公司再把正式提单邮寄给客户。 O.如果是信用证，要求开证行付款给议证行。 P.向外汇局进行出口核销。 Q.国税局退税 详细流程请参考附件：出口贸易流程图.gif及货物出口流程.doc 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 16
- 18. 报价单的构成：Quotation Sheet A. 单价 Unit Price 卷/片/吨 B. 币种 美元 USD $ 欧元 Eur € C. 价格术语/贸易术语 FOB CIF CNF EXW D. 注明包装形式：Parking E. MOQ 最小订货量 Mininum Order Quantity F. Delivery Time 交货期 G. 货物的重量，体积 H. 产品的主要成分：上锌量 316 I. 联系方式：公司名称，电话，地址，传真，邮箱，MSN，Skype J. 有效期： Validity of the quotation 出口形式发票的内容讲解：PROFORMA INVOICE 形式发票也称预开发票或估价发票，（P/I）。在货物未成交前，在未成交之前，买方要求出 口商卖方将拟出售成交的商品名称、单价、规格等条件开立的一份参考性发票。卖方凭此预先让 卖方知晓如果双方将来以某数量成交之后，卖方要开给买方的商业发票大致的形式及内容。是一 种试算性质的货运清单。 形式发票在某些国家也可以供买方作为申请进口许可证或申请外汇额度的证件，也作为买方 向银行申请向卖方支付货款，开立信用证等的依据。 “Proforma”是拉丁文，它的意思是“纯为形式的”，所以单从字面来理解，Proforma Invoice 是指纯为形式的，无实际意义的发票。形式发票本来是卖方在推销货物时，为了供买方 估计进口成本，假定交易已经成立所签发的一种发票。实际上，并没有发出货物的事实，正因为 如此，在日本这种发票也被称之为“试算发票”。如何制作形式发票？ 参考附件：形式发票.doc 详细介绍建议听一下吴老师的讲座。 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 18
- 19. 国际贸易的付款方式及风险的规避 A 电汇 T/T 详见附件：TT付款方式操作流 程.doc 说明：电汇(Telegraphic Transfer 简称 T/ T)，就是通过银行以电子汇款的形式把钱汇到别人的账户 上。 特点：操作简单方便，快捷。两三个工作日即可到账， 约占付款方式的70-80% 流程：先由汇款人电汇申请书并交款付费给汇出行， 在由汇出行拍加押电报或电传给汇入行，汇入行给收款人 电汇通知书，收款人接到通知后去银行兑付，银行进行解 付，解付完毕汇入行发出借记通知书给汇出行，同时汇出 行给汇款人电汇回执。 电汇时，由汇款人填写汇款申请书，并在申请书中注明采用电汇T/T方式。同时，将所汇款项及所 需费用交汇出行，取得电汇回执。汇出行接到汇款申请书后，为防止因申请书中出现的差错而耽误或引 起汇出资金的意外损失，汇出行应仔细审核申请书，不清楚的地方与汇款人及时联系。 汇出行办理电汇时，根据汇款申请书内容以电报或电传向汇入行发出解付指示。电文内容主要有： 汇款金额及币种、收款人名称、地址或帐号、汇款人名称、地址、 附言、头寸拨付办法、汇出行名称 或SWIFT地址等。为了使汇入行证实电文内容确实是由汇出行发出的，汇出行在正文前要加列双方银行 所约定使用的密押（Testkey）。SWIFT是金融机构发给银行的一个编码，相当于银行的身份证。详见 附件文档：什么是SWIFT Code? 参考附件：什么是Swift Code? 汇入行收到电报或电传后，即核对密押是不是相符，若不符，应立即拟电文向汇出行查询。若相 符，即缮制电汇通知书，通知收款人取款。收款人持通知书一式两联，向汇入行取款，并在收款人收据 上签章后，汇入行即凭以解付汇款。实务中，如果收款人在汇入行开有帐户，汇入行往往不缮制汇款通 知书，仅凭电文将款项收入收款人收户，然后给收款人一收帐通知单，也不需要收款人签具收据。最 后，汇入行将付讫借记通知书（Debit Advice）寄给汇出行。 电汇中的电报费用由汇款人承担，银行对电汇业务一般均当天处理，不占用邮递过程的汇款资金， 所以，对于金额较大的汇款或通过SWIFT或银行间的汇划，多采用电汇方式。 T/T，虽然有一定的风险，但是费用低，现在在世界的外贸付款方式中很流行。 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 19
- 20. B 信用证 L/C 即Letter of Credit 详见附件：信用证付款方式流程.doc 信用证：是银行有条件保证付款的证书，成为“国际贸易”活动中常见的结算方式。按 照这种结算方式的一般规定，买方先将货款交存银行，由银行开立信用证，通知异地卖方开户银行转告 卖方，卖方按合同和信用证规定的条款发货，银行代买方付款。 信用证方式有三个特点： 一、信用证不依附于买卖合同，银行在审单时强调的是信用证与基础贸易相分离的书面形式上的认 证。 二、信用证是凭单付款，不以货物为准。只要单据相符，开证行就应无条件付款。 三、信用证是一种银行信用，它是银行的一种担保文件。 信用证是一种开证银行根据申请人（进口方）的要求和申请，向受益人（出口方）开立的有一定金 额、在一定期限内凭汇票和出口单据，在指定地点付款的书面保证。信用证是开证行向受益人作出的付 款承诺，使受益人有了收款的保障，因此是对受益人有利的支付方式。但是受益人只有在按信用证规定 提供了信用证要求的单据时才能得到款项.因此信用证是银行的有条件的付款承诺。 参考附件：信用证的练习草稿汇编2009.doc C 托收 D/P D/A 详见附件：托收付款方式流程.doc 托收（COLLECTION)是出口方将正本提单通过出口方银行寄到国外银行，国外银行通 知进口方付款交单。 风险：国外银行有进口方指定，有可能国外银行尚未收到钱，就会提前放单。 托收当事人：托收当事人有四个，主要责任如下： 一、委托人(PRINCIPAL)：也称出票人，一般是出口商，主要是行使与进口商签订的合同上的条 款，履行与银行签订的委托收款的合同。 二、寄单行(REMITTING BANK)：也称托收行，是委托代收款项的银行，主要是按照委托人的要 求和国际惯例进行处理业务。 三、代收行(COLLECTING BANK)：托收行是在进口地的代理人，根据托收行的委托书向付款人 收款的银行。 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 20
- 22. 运输单据如何制作 有关运输方面的单据是国际贸易单证工作中的“大户”，所涉种类最多。 运输方式不同，运输单据各异。较重要的有可以作为物权凭证和结汇单据的海 运提单（B/L）、承运货物收据（C/R）和多式联运单据（MTD），空运中的 主单（MAWB）和分单（HAWB），陆运中的国际铁路运单（RailWaybill）和 公路运单（RoadWaybill），集装箱运输中的场站收据（D/R）、设备交接单 （EIR）和交货记录联单（D/O）三大单证，订舱委托书（B/N）、装货单（S/ O）以及收货单（M/R）等托运单据，还有EMS,DHL,UPS,OCS,FEDEX,TNT 等快递收据…… 我国外贸运输方式以海运为主，所以这里我们侧重学习海运提单的缮制和运 用。其涉及的业务流程是：货主根据合同/信用证委托（接单）→（货代）订舱→订舱回单→通知客户 做箱→安排拖箱、装箱→传报关资料→报关→缴清费用→提单确认和修改（提单补料的准确可避免多次 更改）→提单发放→寄单→退单（核销等）→换单→凭单提货。 从性质上讲是货物所有权凭证，通常做成正本三份，副本两份，有正反面条款，船公司根据卖 方/货代的托运委托制作（有些受益人自制提单后交承运人签署），单据名称多数情况下为Ocean/ MarineBillofLading，各国船公司的提单格式、内容和遵循的规则基本统一。 信用证或合同中常见要求为： 一、Full set of clean on board ocean/marine bill of lading made out to order(或to order of xxx)and blank endorsed marked“freight prepaid/collect”,notify applicant.提单内容有：提 单编号、托运人、收货人、（被）通知人、装货港、目的地/卸货港、船名和航次、唛头及件号、货名 及件数、重量和体积、运费到付/预付、正本提单的份数、船公司/代理人签章、承运人的批注、签发提 单的时间和地点等，如是多式联运单据，会有前程运输工具名称、收货地、交付地等项目，集装箱运输 时会有箱号、封号、箱型、箱数等内容出现，转让提单时涉及背书，有的提单还需要明确目的港提货代 理等。 二、提单的填写规范根据单单一致、单证一致的原则，单据间的许多内容都相同。 运输单据主要有见附件： 国际货物运输委托代理合同.doc及集装箱运输合作协议.doc 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 22
- 23. 代理协议的主要内容及注意事项 进口代理协议与出口代理协议的一个重要不同之处是每一批进口 货物都有一份进口代理协议，而出口代理协议一般是国税局不支持 的，所以出口代理协议在出口报关时不是必须的，对公一般称为自营 方式。 我们这里主要介绍出口代理协议： 一、委托方 1、出口过程产生的费用 出口过程产生的费用包括装卸、运输、保险、商检、报关、输 单、查验、车场码头口岸、申领出口许可证和原产地证、国内银行费用等各项相应费用及出口关税（如 需征收），增值税，由委托方承担出口业务中产生的全部费用。 ① 出口关税：现在多数货物的出口关税都是零税率，国家仅对少数资源性产品及易于竞相杀价、 盲目出口、需要规范出口秩序的半制成品征收出口关税。现行税则对36种商品计征出口关税，主要是鳗 鱼苗、牛羊骨粉，骨废料，虎骨＼部分有色金属矿砂及其精矿、生锑等． ② 银行费用，L/C方式可能涉及的费用；开证行费用，议付费（千分之1.25），电邮费，偿付费， 贴现费，承兑费，如有不符点，还要扣除不符点费、不符点通知电报费及其他费用。 2、出口报关日期后６０天内提供合法增值税发票及退税有关单证（购销合同，出货单，提单及因 国家政策变化而需增加的其它单证），以便委托方及时退税。 二、受托方 １、负责按照出口合同的要求及委托方每次出货所提供的装箱单，发票等明细资料制作 全套出口单证文件，原产地证并办理出口产品的报关，报检，托运等出口手续。 若是信用证收汇方式，则应严格按照信用证要求制作单证。 ２、出口收汇核销，出口退税的办理 ① 出口收汇核销：受托方收到外币货款银行水单后，提交银行出具的出口收汇核销专用联 外汇管理局出口收汇核销单/出口报关单收汇联/出口专用发票（一式七联）/核销报告表等到外汇 管理局核销. ② 出口退税的办理：核销后，退税需提交的单证：报关单（出口退税证明联）＼出口专用发票 （一式七联）＼产品征税证明（缴款书）＼出口收汇已核销证明＼进货增值税发票抵扣联＼出仓单，订 购合同及出口退税有关的其他资料到国税局进行退税。 退税额=增值税发票全额/（1＋增值税率）×退税率 三、参考见附件：委托代理协议英文版（模版）.doc 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 23
- 24. 报关单据的内容及制作要领 准备报关单据：参考见附件出口报关流程.doc。 i. 出口收汇核销单：有进出口权的企业到外汇局领取核销单，用于核销退税。需要加 盖公章，并寄给货代。 详见附件：出口收汇核销单.doc ii.代理报关委托书，共一式三份。需要向报关行或者货代处购买。不需填写，只需 加盖公章后。共白、黄、红三联，都需要盖，在右上方委托方盖章和左下方业务签单处 盖章。详见附件：代理报关委托书.doc 上面的两个单证必须加盖公章后邮寄给货代。 iii.报关单：全称中华人民共和国海关出口货物报关单，网上下载即可，在左下方盖 章。详见附件：中华人民共和国海关出口货物报关单.doc iv.装箱单：Packing List: 自制。详见附件：装箱单.doc v.商业发票：Commercial Invoice: 自制 详见附件：商业发票.doc vi.销售合同：Sale Contract 详见附件：销售合同.doc 以上四份可以通过传真，QQ传给客户即可。 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 24
- 26. 外贸跟单的全流程 1．客户询盘： 一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了 解。 2．报价： 业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格 及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。 3．得到订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。 4．下生产订单： 得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5．业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种 预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门 经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总 经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 6．下达生产通知： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工 厂按时生产： ① 如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已 经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存 在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客 人改证。 ② 如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 ③ 如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确 认。 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 26
- 27. 7． 验货： ① 在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 ② 如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前， 约客户查货并将查货日期告知计划部。 ③ 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期 两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。 确定后将验货时间通知工厂。 8．制备基本文件： 工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱 单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。 9．商检： 如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要 求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将 来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到 商检换证凭单/条。 10．租船订仓： ① 如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款， 通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货 代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸， 船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一 周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在 交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。 ② 如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或 船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业 务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 ③ 如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关 时间，入仓报关要求，等内容。 ④ 向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以 避免差错。 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 27
- 28. 11．安排拖柜： ① 货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公 司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公 司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验 货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电 话等。 ② 传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电 话。 ③ 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数 量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。 12．委托报关： 在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出 两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公 司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。 13．获得运输文件： ① 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的 要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 ② 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。 如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 ③ 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 14． 准备其他文件 ① 商业发票： L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。 发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示 出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。 ② FORMA原产地证书： FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船 日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 28
- 29. 经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加 工。 ③ 一般原产地证： 一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原 产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 ④ 装运通知： 一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港 日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告 书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 ⑤ 装箱单： 装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外 箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重 量，体积要于提单相符。 15．交单： ① 采用L/C收汇： 应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 ② 采用T/T收汇： 在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 ③ 如果T/T收汇： 要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 16．业务登记： 每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。 17．文件存档： 所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。 18．附注： 单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助。 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 29
- 30. 其他单证 A.水单：参考附件：水单.doc B.唛头：参考附件：唛头.doc C.原产地证。参考见附件：一般原产地证申请书.xls；一般原产 地证明书（加工装配证明书申请书 ）.doc；原产地证样本.doc D.进出口贸易企业要哪些资质，参考附件：外贸企业资质.doc E.一般纳税人企业和工厂的区别。 参考附件：小规模纳税人和一 般纳税人的区别.doc F.更多单证信息请查看：http://download.fobshanghai.com/ G.另外一个好东东，见附件：外贸单证制作(原始版本).xls，可以 制作各种单证。 H.更多商务信息参考：http://cn.made-in-china.com/ infocentre/main/ I.出口退税操作明细流程归纳。见附件：出口退税的操作明细流 程.doc 交流QQ:695639588 新浪微博：外贸营销专家一切为您成就高效。 交流QQ: 695639588 外贸知识大全 一切为您成就高效。 30