الارشفة الاكترونية سەروەر كمال محمد رمزي

1. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
1-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
‫إ‬‫رمزي‬ ‫محمد‬ ‫كمال‬ ‫سەروەر‬ ‫المهندس‬ :‫عداد‬
5‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
:‫موبايل‬+964 770 153 3618
:‫االلكتروني‬ ‫البريد‬sarwar.ramzi@gmail.com

2. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
2-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
‫المحتويات‬ ‫جدول‬
1.‫خالصة‬‫ونظرة‬‫عامة‬.................................................................................................3
2.‫نبذة‬‫تاريخية‬..................................................................................................................................4
2.1.‫العصور‬‫القديمة‬:.................................................................................................................................4
2.2.‫العهد‬‫الروماني‬:..................................................................................................................................5
2.3.‫العصور‬‫الوسطى‬:...........................................................................................................5
2.4.‫االرشيفات‬‫الحديثة‬:...........................................................................................................6
2.5.‫الميكروفيلم‬:......................................................................................................................................8
2.6.‫عصر‬‫األرشفة‬‫االلكترونية‬:...........................................................................................................9
3.‫مفهوم‬‫األرشفة‬‫والوثائق‬:...............................................................................................10
3.1.‫مصطلح‬‫األرشيف‬:.........................................................................................................10
3.2.‫مفهوم‬‫األرشفة‬:.................................................................................................................................11
3.3.‫مفه‬‫وم‬‫الوثائق‬:.........................................................................................................11
3.4.‫عمر‬‫الوثائق‬:...................................................................................................................................12
4.‫تحديد‬‫السلبيات‬‫واالحتياجات‬...............................................................................................13
4.1.‫نشاطات‬‫المؤسسات‬‫الحكومية‬‫والشركات‬:...............................................................................................13
4.2.‫سلبيات‬‫األرشفة‬‫الورقية‬‫ومواطن‬‫ضعفها‬:...............................................................................................14
4.3.‫من‬‫الذي‬‫يحتاج‬‫الى‬‫األرشفة‬‫االلكترونية‬:.....................................................................................................15
4.4.‫تحديد‬‫االحتياجات‬:.........................................................................................................15
5.‫اهداف‬‫المشروع‬:...........................................................................................................................16
5.1.‫اهداف‬‫األرشفة‬‫االلكترونية‬:.........................................................................................................16
5.2.‫االهداف‬‫االستراتيجية‬‫لألرشفة‬‫االلكترونية‬:...............................................................................................16
6.‫الحل‬‫المقترح‬...........................................................................................................................17
6.1.‫التخطيط‬‫للمشروع‬.........................................................................................................19
6.2.‫ا‬‫لشبك‬‫ة‬‫االلكترونية‬.........................................................................................................23
6.2.1.‫التخطيط‬‫والتصميم‬.........................................................................................................23
6.2.2.‫مكونات‬‫الشبكة‬‫االلكترونية‬.........................................................................................................24
6.3.‫مركز‬‫البيانات‬‫والسيرفرات‬.........................................................................................................28
6.3.1.‫مركز‬‫البيانات‬.......................................................................................................................28
6.3.2.‫غرفة‬‫السيرفر‬.......................................................................................................................29
6.3.3.‫ا‬‫لراكات‬‫أو‬‫الرفوف‬..................................................................................................................31
6.3.4.‫السيرفرات‬:..........................................................................................................................31
6.3.5.‫أجهزة‬‫الخزن‬........................................................................................................................34
6.4.‫قاعدة‬‫البيانات‬...................................................................................................................................35
6.5.‫األجهزة‬‫المطلوبة‬‫لعمليات‬‫األرشفة‬.........................................................................................................37
6.5.1.‫الماسحات‬‫الضوئية‬.........................................................................................................37
6.5.2.‫الكومبيوترات‬.........................................................................................................40
6.5.3.‫أجهزة‬‫ومستلزمات‬‫مساعدة‬.........................................................................................................41
6.6.‫التطبيق‬‫البرمجي‬‫لألرشفة‬‫االلكترونية‬........................................................................................................42
6.6.1.‫أنواع‬‫التطبيقات‬‫البرمجية‬.........................................................................................................42
6.6.2.‫كيفية‬‫الحصول‬‫على‬‫التطبيق‬‫البرمجي‬..............................................................................................42
6.6.3.‫ما‬‫هو‬‫أفضل‬‫تطبيق‬‫برمجي‬‫إلدارة‬‫الوثائق؟‬.......................................................................................43
6.6.4.‫المواصفات‬‫التشغيلية‬.........................................................................................................44
6.6.5.‫المواصفات‬‫الفنية‬.........................................................................................................44
6.7.‫الموارد‬‫البشرية‬................................................................................................................................45
6.7.1.‫وضع‬‫خطة‬‫الموارد‬‫البشرية‬........................................................................................................45
6.7.2.‫فريق‬‫المشروع‬.........................................................................................................46
6.8.‫تنفيذ‬‫المشروع‬..................................................................................................................................47
6.9.‫عملية‬‫األرشفة‬‫والمسح‬‫الضوئي‬‫للوثائق‬...............................................................................................48
7.‫ال‬‫مشاكل‬‫والعقبات‬...............................................................................................52
8.‫ال‬‫مصادر‬‫والمراجع‬...............................................................................................53
9.‫االست‬‫نتاجات‬‫الختامية‬...............................................................................................54

3. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
3-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
1.‫خالصة‬‫عامة‬ ‫ونظرة‬
‫الناس‬ ‫وتجعل‬ ‫بدورها‬ ‫تتطور‬ ‫المجتمعات‬ ‫تجعل‬ ‫التطور‬ ‫هذا‬ ،‫فائقة‬ ‫بسرعة‬ ‫والتكنولوجيا‬ ‫العلوم‬ ‫فيها‬ ‫تتطور‬ ‫عصر‬ ‫في‬ ‫االن‬ ‫نحن‬
‫ومع‬ ‫بينها‬ ‫فيما‬ ‫للتعامل‬ ‫جديدة‬ ‫طرق‬ ‫يتوقعون‬‫الهيئات‬‫الحكومية‬ ‫والغير‬ ‫الحكومية‬ ‫المؤسسات‬.‫وال‬ ‫الهيئات‬ ‫هذه‬ ‫تبقى‬ ‫ولكي‬‫مؤسسات‬
‫التغيرات‬ ‫ومع‬ ‫الهائلة‬ ‫التكنولوجية‬ ‫التطورات‬ ‫مع‬ ‫متجاوبة‬‫المتعددة‬‫ومع‬ ‫المالية‬ ‫والمتطلبات‬ ‫العالمي‬ ‫االقتصادي‬ ‫المناخ‬ ‫في‬
‫والشركات‬ ‫الحكومات‬ ‫على‬ ‫يجب‬ ‫المواطن‬ ‫احتياجات‬‫سبل‬ ‫إيجاد‬‫وحديثة‬ ‫جديدة‬‫م‬ ‫للتعامل‬‫وصيغ‬ ‫قنوات‬ ‫عبر‬ ‫ومؤسساتها‬ ‫هيئاتها‬ ‫ع‬
‫انفتاحا‬ ‫أكثر‬‫وجودة‬‫خالل‬ ‫من‬ ‫تتم‬ ‫والتي‬.‫والرقمية‬ ‫االلكترونية‬ ‫الحلول‬ ‫على‬ ‫االعتماد‬
‫الهائلة‬ ‫التطورات‬ ‫هذه‬ ‫ولمواكبة‬‫األعمال‬ ‫طبيعة‬ ‫في‬‫االقتصادية‬‫المتغيرات‬ ‫أفرزتها‬ ‫التي‬ ‫الرحبة‬ ‫العمل‬ ‫وآفاق‬‫الحديثة‬‫و‬‫التزايد‬ ‫مع‬
‫حجم‬ ‫في‬ ‫المستمر‬‫المؤسسات‬‫وما‬‫تملكها‬‫بياناتها‬ ‫تنظيم‬ ‫في‬ ‫المؤسسات‬ ‫هذه‬ ‫ورغبة‬ ،‫المجاالت‬ ‫شتى‬ ‫في‬ ‫كثيرة‬ ‫ووثائق‬ ‫مستندات‬ ‫من‬
‫آلية‬ ‫بطرق‬‫حديثة‬‫يوفر‬ ‫مما‬‫الكثير‬ ‫عليها‬‫هذه‬ ‫على‬ ‫الحفاظ‬ ‫لها‬ ‫ويضمن‬ ‫والجهد‬ ‫الوقت‬ ‫من‬‫البيانات‬‫نظام‬ ‫لوجود‬ ‫الحاجة‬ ‫ظهرت‬ ،
‫بالت‬ ‫الخاصة‬ ‫العمليات‬ ‫بجميع‬ ‫القيام‬ ‫يتولى‬ ‫متكامل‬‫مع‬ ‫عامل‬‫الوثائق‬‫آليا‬‫مثل‬ ،‫و‬ ‫االرشفة‬‫واال‬ ‫والبحث‬ ‫والتلخيص‬ ‫الفهرسة‬.‫سترجاع‬
‫المتكامل‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬‫ي‬‫عليه‬ ‫طلق‬‫األرشفة‬‫تعد‬ ‫والتي‬ ‫االلكترونية‬‫التي‬ ‫األدوات‬ ‫أهم‬ ‫من‬‫و‬ ‫الوثائق‬ ‫سالمة‬ ‫على‬ ‫تحافظ‬‫تح‬‫ول‬‫الى‬ ‫ها‬
‫بيانات‬‫و‬‫معرفة‬ ‫إلى‬ ‫المعلومات‬ ‫هذه‬ ‫تتحول‬ ‫وبالتالي‬ ،‫مفيدة‬ ‫معلومات‬‫تحسين‬ ‫على‬ ‫تساعدنا‬‫اداء‬‫ت‬ ‫التي‬ ‫والخدمات‬ ‫مؤسساتنا‬‫قدمها‬
.‫والمجتمعات‬ ‫األفراد‬ ‫إلى‬
‫تتعدد‬‫أنظمة‬‫األرشفة‬‫لمعالجة‬ ‫تقترحها‬ ‫التي‬ ‫بالحلول‬ ‫تشترك‬ ‫كلها‬ ‫ولكنها‬ ‫لها‬ ‫المنتجة‬ ‫الشركات‬ ‫بتعدد‬ ‫االلكترونية‬‫م‬‫تطلبات‬
:‫التالية‬ ‫بالنقاط‬ ‫تلخيصها‬ ‫الممكن‬ ‫من‬ ‫والتي‬ ‫العمل‬ ‫واحتياجات‬
‫تصميم‬‫نظام‬ ‫وبناء‬‫الكتروني‬‫وسريع‬ ‫قوي‬‫المستخدمين‬ ‫ومتعدد‬‫ومجهز‬‫بأحدث‬‫و‬ ‫لسالمة‬ ‫التقنيات‬‫أ‬‫المعلومات‬ ‫من‬.
.‫النظام‬ ‫لمستخدمي‬ ‫وواضحة‬ ‫مبسطة‬ ‫تطبيق‬ ‫واجهة‬ ‫توفير‬
.‫المعلومات‬ ‫ادارة‬ ‫سهولة‬
‫االستفادة‬ ‫المرخصين‬ ‫والموظفين‬ ‫المستخدمين‬ ‫لجميع‬ ‫يتسنى‬ ‫حتى‬ ‫جيدة‬ ‫بصورة‬ ‫والوثائق‬ ‫السجالت‬ ‫تنظيم‬‫م‬‫نها‬.
‫و‬ ‫تطوير‬‫رقمنة‬‫العمل‬ ‫اجراءات‬.
‫هنا‬‫أ‬‫ريد‬‫أ‬‫انوه‬ ‫ن‬‫الى‬‫أ‬‫ن‬‫و‬ ‫معين‬ ‫نظام‬ ‫أو‬ ‫معين‬ ‫منتج‬ ‫على‬ ‫يركز‬ ‫ال‬ ‫البحث‬ ‫هذا‬‫إ‬‫نما‬‫دراسة‬ ‫الى‬ ‫يهدف‬‫األرشفة‬‫االلكترونية‬‫ب‬‫صورة‬
‫عامة‬،‫أهدافها‬،‫و‬ ‫احتياجاتها‬‫اإلجراءات‬.‫معينة‬ ‫مؤسسة‬ ‫في‬ ‫لتطبيقها‬ ‫الالزمة‬

4. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
4-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
2.‫نبذة‬‫تاريخية‬
‫لدى‬ ‫بالغة‬ ‫أهمية‬ ‫األرشيف‬ ‫يكتسي‬،‫الشعوب‬‫أساس‬ ‫ويمثل‬ ‫وحاضرها‬ ‫تاريخها‬ ‫يضم‬ ‫كونه‬،‫مستقبلها‬‫التي‬ ‫فالمعلومات‬‫ي‬‫حتويه‬‫ا‬
‫عبر‬ ‫بها‬ ‫مرت‬ ‫التي‬ ‫األحداث‬ ‫مختلف‬ ‫حول‬ ‫األمم‬ ‫هذه‬ ‫ذاكرة‬ ‫تمثل‬،‫األزمنة‬‫على‬ ‫التعرف‬ ‫في‬ ‫الحق‬ ‫للشعوب‬ ‫يضمن‬ ‫كونه‬‫تاري‬،‫خها‬
‫و‬ ‫األشخاص‬ ‫حقوق‬ ‫كذلك‬ ‫يضمن‬ ‫كما‬‫الدول‬.
‫تصنع‬ ‫من‬ ‫هي‬ ‫األحداث‬ ‫كانت‬ ‫وإذا‬،‫األرشيف‬‫وحفظها‬ ‫توثيقها‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫التاريخ‬ ‫صناعة‬ ‫ويقيم‬ ‫تشكيلها‬ ‫يعيد‬ ‫بدوره‬ ‫فاألرشيف‬
‫والحفاظ‬،‫عليها‬‫و‬ ‫األرشيف‬ ‫بين‬ ‫تربط‬ ‫ومتكاملة‬ ‫وطيدة‬ ‫عالقة‬ ‫فهناك‬ ‫لهذا‬،‫التاريخ‬‫التطر‬ ‫بدون‬ ‫التاريخ‬ ‫عن‬ ‫الحديث‬ ‫يمكننا‬ ‫ال‬ ‫إذ‬‫ق‬
‫لموضوع‬،‫األرشيف‬‫االط‬ ‫غير‬ ‫من‬ ‫أو‬‫و‬ ‫أشكاله‬ ‫بمختلف‬ ‫األرشيف‬ ‫على‬ ‫الع‬،‫مصادره‬‫بمنأى‬ ‫األرشيف‬ ‫عن‬ ‫الحديث‬ ‫يمكننا‬ ‫ال‬ ‫كما‬
‫عاشتها‬ ‫التي‬ ‫التاريخية‬ ‫األحداث‬ ‫عن‬‫الشعوب‬.
‫لذاكرة‬ ‫حفظا‬ ‫وتوثيقها‬ ‫التاريخية‬ ‫األحداث‬ ‫تسجيل‬ ‫عليه‬ ‫تبنى‬ ‫الذي‬ ‫األساس‬ ‫األرشيف‬ ‫يعتبر‬ ‫لهذا‬.‫األمم‬
2.1.‫القديمة‬ ‫العصور‬:
‫الشرق‬ ‫حضارات‬ ‫في‬ ‫ومعروفة‬ ‫موجودة‬ ‫كانت‬ ‫األرشيفات‬ ‫أن‬ ‫عامة‬ ‫بصورة‬ ‫القول‬ ‫يمكن‬‫القديم‬،‫والرومان‬ ‫اإلغريق‬ ‫عند‬ ‫وكذلك‬،
‫و‬ ‫للكتابة‬ ‫األول‬ ‫الموطن‬ ‫كانت‬ ‫النهرين‬ ‫بين‬ ‫ما‬ ‫بالد‬ ‫أن‬ ‫تاريخيا‬ ‫المعروف‬ ‫فمن‬،‫التدوين‬‫الكتابة‬ ‫القدماء‬ ‫العراقيون‬ ‫اخترع‬ ‫فقد‬
‫الصورية‬‫والمسمارية‬‫أخذ‬ ‫العراق‬ ‫ومن‬ ،‫ال‬ ‫أرجاء‬ ‫بقية‬ ‫في‬ ‫واالستعمال‬ ‫الشيوع‬ ‫إلى‬ ‫طريقها‬ ‫المطبوعة‬ ‫الكلمة‬ ‫ت‬‫عالم‬‫القديم‬.
‫قدما‬ ‫عند‬ ‫معروفة‬ ‫كانت‬ ‫األرشيفات‬‫ء‬‫كالسومريين‬ ‫العراقيين‬‫والميديين‬‫و‬‫واألشوريين‬ ‫البابليين‬‫المصريي‬ ‫عند‬ ‫وكذلك‬ ،‫القدماء‬ ‫ن‬
‫يمك‬ ‫أخرى‬ ‫ومدونات‬ ‫حجرية‬ ‫وألواح‬ ‫طين‬ ‫من‬ ‫خلفوه‬ ‫وما‬ ‫األخرى‬ ‫واألمم‬ ‫والفرس‬‫أرشيفية‬ ‫طبيعة‬ ‫ذات‬ ‫مواد‬ ‫اعتبارها‬ ‫ن‬.
‫مكان‬ ‫في‬ ‫تحفظ‬ ‫ما‬ ‫غالبا‬ ‫المكتبية‬ ‫المواد‬ ‫وكذلك‬ ‫األرشيفية‬ ‫المواد‬ ‫وكانت‬،‫واحد‬‫الملوك‬ ‫قصور‬ ‫أم‬ ‫المعابد‬ ‫في‬ ‫ذلك‬ ‫أكان‬ ‫سواء‬.

5. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
5-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
2.2.‫الروماني‬ ‫العهد‬:
‫بوبليوكوال‬ ‫فاليريوس‬ ‫الشهير‬ ‫الروماني‬ ‫السياسي‬ ‫أسسه‬ ‫قد‬ ‫الرئيسي‬ ‫األرشيف‬ ‫كان‬(Valerius Publicola)‫في‬ ‫وذلك‬‫عام‬ ‫حدود‬
509.‫ق‬‫ايراريوم‬ ‫في‬ ‫موضعها‬ ‫وكان‬ ‫م‬(Aerarium)‫اإلله‬ ‫معبد‬ ‫داخل‬ ‫الخزانة‬ ‫أو‬)‫(زحل‬‫وفي‬ ‫الرومان‬ ‫عند‬ ‫الزراعة‬ ‫إله‬ ‫وهو‬
‫ومستندات‬ ‫الشيوخ‬ ‫مجلس‬ ‫وأنظمة‬ ‫والمراسيم‬ ‫القوانين‬ ‫تحفظ‬ ‫كانت‬ ‫الموضع‬ ‫هذا‬،‫المقاطعات‬‫الدولية‬ ‫الوثائق‬ ‫أما‬–‫الت‬ ‫أي‬‫لها‬ ‫ي‬
‫مبنى‬ ‫في‬ ‫تحفظ‬ ‫فكانت‬ ‫ـ‬ ‫األجنبية‬ ‫بالدول‬ ‫صلة‬)‫(الكابيتول‬.
‫في‬ ‫األرشيفات‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫هناك‬ ‫كان‬،‫روما‬‫إدارة‬ ‫وتحت‬ ‫الجمهورية‬ ‫عهد‬ ‫في‬ ‫حتى‬
‫و‬ ‫الموظفين‬ ‫مختلف‬‫مسؤولياتهم‬.
‫بـ‬ ‫تعرف‬ ‫دار‬ ‫إنشاء‬ ‫تم‬ ‫فقد‬ ‫اإلمبراطورية‬ ‫عهد‬ ‫في‬ ‫أما‬‫(دار‬‫الوثائق‬‫القيصرية‬)‫أو‬
‫العائدة‬ ‫الشخصية‬ ‫األوراق‬ ‫جميع‬ ‫ليس‬ ‫فيه‬ ‫تودع‬ ‫كانت‬ ‫الذي‬ ‫اإلمبراطور‬ ‫أرشيف‬
‫اإلمبراطورية‬ ‫للممتلكات‬،‫فحسب‬‫المستندات‬ ‫وكافة‬ ‫بل‬،‫الرسمية‬‫إ‬ ‫باإلضافة‬‫لى‬
‫البلدية‬ ‫بالمجالس‬ ‫الخاصة‬ ‫واألنظمة‬ ‫القوانين‬ ‫فيها‬ ‫تودع‬ ‫كانت‬ ‫التي‬ ‫البلدية‬ ‫األرشيفات‬
‫وش‬ ‫المالية‬ ‫والسجالت‬ ‫القيود‬ ‫وكذلك‬‫التبني‬ ‫وقضايا‬ ‫الوالدات‬ ‫هادات‬‫والممتلكا‬‫ت‬.
‫اإلمبراطورية‬ ‫عهود‬ ‫من‬ ‫متأخر‬ ‫وقت‬ ‫حتى‬ ‫قائمة‬ ‫األرشيفات‬ ‫هذه‬ ‫بقيت‬ ‫وقد‬.
2.3.‫الوسطى‬ ‫العصور‬:
‫وساد‬ ‫االمتيازات‬ ‫وتنوع‬ ‫السلطات‬ ‫تعدد‬ ‫العصور‬ ‫هذه‬ ‫شهدت‬،‫اإلقطاع‬‫بها‬ ‫الخاص‬ ‫أرشيفها‬ ‫سلطان‬ ‫ذات‬ ‫ناحية‬ ‫لكل‬ ‫فكان‬‫و‬‫ا‬‫لذي‬
‫من‬ ‫تملكه‬ ‫ما‬ ‫إلى‬ ‫يشير‬‫و‬ ‫حقوق‬،‫امتيازات‬‫للملك‬ ‫كان‬ ‫الذي‬ ‫األرشيف‬ ‫عن‬ ‫منفصال‬ ‫األرشيف‬ ‫من‬ ‫النوع‬ ‫هذا‬ ‫وكان‬،‫نفسه‬‫ول‬‫أهم‬ ‫عل‬
‫الوثائق‬ ‫هي‬ ‫الوسطى‬ ‫العصور‬ ‫عبر‬ ‫ذلك‬ ‫من‬ ‫أوربا‬ ‫ورثته‬ ‫ما‬،‫الكنسية‬‫أ‬‫الحروب‬ ‫تقلبات‬ ‫عن‬ ‫بعيدة‬ ‫العصور‬ ‫تلك‬ ‫في‬ ‫الكنائس‬ ‫كانت‬ ‫ذ‬
‫و‬ ‫السلب‬ ‫من‬ ‫وبمأمن‬‫النهب‬.

6. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
6-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
2.4.‫الحديثة‬ ‫االرشيفات‬:
‫من‬ ‫عدد‬ ‫في‬ ‫األرشيفية‬ ‫التطورات‬ ‫فيه‬ ‫نستعرض‬‫الدول‬‫الماضي‬ ‫ذات‬ ‫األوربية‬‫العريق‬.
‫ففي‬‫ألمانيا‬‫و‬ ‫نفسها‬ ‫القديمة‬ ‫األساليب‬ ‫تتبع‬ ‫لم‬ ‫كانت‬ ‫وإن‬ ‫األرشيفية‬ ‫تنظيماتها‬ ‫في‬ ‫الكنائس‬ ‫حذو‬ ‫األلمانية‬ ‫المدن‬ ‫أغلب‬ ‫حذت‬‫م‬‫ن‬‫أهم‬
‫الر‬ ‫أرشيف‬ ‫ألمانيا‬ ‫في‬ ‫الحكومية‬ ‫األرشيفات‬‫ا‬‫وأرشيف‬ ‫وفروعه‬ ‫يخ‬‫الواليات‬،‫و‬‫كانت‬‫تتمتع‬ ‫الوثائق‬ ‫دور‬ ‫من‬ ‫أخرى‬ ‫أنواع‬ ‫توجد‬
‫الدينية‬ ‫الهيئات‬ ‫أرشيفات‬ ‫مثل‬ ‫باستقاللها‬‫والعلمية‬.
‫في‬ ‫أما‬‫فرنسا‬‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫مراكز‬ ‫عدد‬ ‫بلغ‬ ‫وقد‬ ‫وامتيازاته‬ ‫قضاؤه‬ ‫لكل‬ ‫متعددة‬ ‫سلطات‬ ‫بيد‬ ‫الفرنسية‬ ‫الثورة‬ ‫قبل‬ ‫الوثائق‬ ‫كانت‬ ‫فقد‬
‫على‬ ‫يزيد‬ ‫ما‬10‫آالف‬‫مركز‬.
‫كان‬ ‫وقد‬‫ألور‬ ‫أرشيفا‬ ‫الفرنسي‬ ‫الوطني‬ ‫األرشيف‬ ‫من‬ ‫يجعل‬ ‫وأن‬ ‫الفرنسية‬ ‫الوثائق‬ ‫شعث‬ ‫لم‬ ‫في‬ ‫طموحا‬ ‫بونابرت‬ ‫نابليون‬‫و‬‫عامة‬ ‫با‬
‫و‬ ‫وألمانيا‬ ‫وبلجيكا‬ ‫اسبانيا‬ ‫من‬ ‫وثائق‬ ‫ضم‬ ‫لذلك‬.‫الفاتيكان‬‫ال‬ ‫بحرق‬ ‫قامت‬ ‫فرنسا‬ ‫في‬ ‫اإلقطاع‬ ‫على‬ ‫قضت‬ ‫التي‬ ‫الفرنسية‬ ‫فالثورة‬‫وثائق‬
‫األرش‬ ‫توحيد‬ ‫على‬ ‫عملت‬ ‫ثم‬ ‫اإلقطاعية‬‫عام‬ ‫وحدها‬ ‫باريس‬ ‫في‬ ‫بلغت‬ ‫التي‬ ‫يفات‬1770‫من‬ ‫يقرب‬ ‫ما‬405،‫مركز‬‫األرشيف‬ ‫وأسست‬
‫القضائية‬ ‫للحجج‬ ‫مستودعا‬ ‫الوثائق‬ ‫دور‬ ‫تصبح‬ ‫لم‬ ‫وبذلك‬ ‫الوطني‬،‫فحسب‬‫من‬ ‫كانت‬ ‫كما‬،‫قبل‬‫لل‬ ‫مركزا‬ ‫أيضا‬ ‫أصبحت‬ ‫بل‬‫دراسات‬
‫للبحوث‬ ‫ومرجعا‬ ‫التاريخية‬‫العلمية‬.
‫في‬‫انكلترا‬‫و‬ ‫الوثائق‬ ‫تاريخ‬ ‫في‬ ‫الباحث‬ ‫يجد‬‫التاسع‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫انكلترا‬ ‫في‬ ‫ملكي‬ ‫أرشيف‬ ‫وجود‬ ‫إلى‬ ‫وإشارات‬ ‫دالالت‬ ‫األرشيف‬
‫هذا‬ ‫مثل‬ ‫وجود‬ ‫حالة‬ ‫في‬ ‫ويحتمل‬ ‫للميالد‬،‫األرشيف‬‫الوثائق‬ ‫خزانة‬ ‫من‬ ‫جزءا‬ ‫يؤلف‬ ‫كان‬ ‫أنه‬،‫الملكية‬‫مكان‬ ‫له‬ ‫يوجد‬ ‫وال‬‫خاص‬.
‫و‬ ‫هنا‬ ‫موزعة‬ ‫انكلترا‬ ‫في‬ ‫الوثائق‬ ‫كانت‬،‫هناك‬‫األوربية‬ ‫الدول‬ ‫في‬ ‫الوثائق‬ ‫شأن‬ ‫ذلك‬ ‫في‬ ‫شأنها‬،‫األخرى‬‫عام‬ ‫وبحلول‬1838‫صدر‬
‫قانون‬(‫د‬‫ار‬‫الوثائق‬)‫العامة‬‫القضاة‬ ‫كبير‬ ‫إشراف‬ ‫تحت‬ ‫ووضعها‬ ‫المتفرقة‬ ‫األرشيفية‬ ‫المجموعات‬ ‫كافة‬ ‫تجميع‬ ‫بموجبه‬ ‫تم‬ ‫الذي‬
‫وباإلضافة‬ ‫المركزي‬ ‫الحفظ‬ ‫نظام‬ ‫في‬ ‫البارز‬ ‫النموذج‬ ‫انكلترا‬ ‫اعتبار‬ ‫ويمكن‬‫إ‬‫ذ‬ ‫لى‬‫بالطريقة‬ ‫إدارية‬ ‫ممارسات‬ ‫هناك‬ ‫كانت‬ ‫لك‬
‫لتلك‬ ‫المنشأ‬ ‫الحقيقة‬ ‫في‬ ‫كانت‬ ‫التي‬ ‫األقاليم‬ ‫أو‬ ‫المحلية‬ ‫للمناطق‬ ‫بالنسبة‬ ‫وذلك‬ ‫لألرشيف‬ ‫الالمركزية‬ ‫واإلدارة‬ ‫األنظمة‬ ‫في‬ ‫المألوفة‬
‫األرشيفات‬.
‫بريطانيا‬ ‫في‬ ‫العامة‬ ‫الوثائق‬ ‫لدار‬ ‫األساسي‬ ‫الحجر‬ ‫وضع‬‫عام‬1851،‫عام‬ ‫وفي‬1888‫بريط‬ ‫في‬ ‫تأسست‬‫انيا‬‫(جمعية‬‫الوثائق‬
‫البريطانية‬)‫الوثائق‬ ‫دور‬ ‫وتأسيس‬ ‫إنشاء‬ ‫في‬ ‫الكبير‬ ‫األثر‬ ‫لها‬ ‫كان‬ ‫التي‬‫والعناية‬‫بها‬.
‫الفعالة‬ ‫الوسائل‬ ‫إيجاد‬ ‫في‬ ‫الكبرى‬ ‫العناية‬ ‫بذلت‬ ‫حيث‬ ‫الثانية‬ ‫العالمية‬ ‫الحرب‬ ‫بعد‬ ‫والوثائق‬ ‫باألرشيفات‬ ‫االهتمام‬ ‫تعاظم‬ ‫وقد‬‫ل‬‫لحفاظ‬
‫أمينة‬ ‫أماكن‬ ‫في‬ ‫وإيداعها‬ ‫الوثائق‬ ‫على‬‫ت‬‫ق‬‫ييها‬‫والمستودعات‬ ‫الحديثة‬ ‫الضخمة‬ ‫البنايات‬ ‫بتخصيص‬ ‫المحتملة‬ ‫واألخطار‬ ‫الطوارئ‬ ‫من‬
‫الحفظ‬ ‫يستوجب‬ ‫ما‬ ‫واختيار‬ ‫ودراستها‬ ‫وتصنيفها‬ ‫فرزها‬ ‫قبل‬ ‫مؤقتا‬ ‫حفظا‬ ‫الوثائق‬ ‫لحفظ‬ ‫الوسطى‬‫الدائم‬.
‫أما‬‫اسبانيا‬‫لألرشيفات‬ ‫البالغة‬ ‫ورعايتها‬ ‫بالوثائق‬ ‫الكبيرة‬ ‫بعنايتها‬ ‫قديم‬ ‫زمن‬ ‫ومنذ‬ ‫عرفت‬ ‫فقد‬.‫التاريخية‬‫ا‬ ‫ومنذ‬‫على‬ ‫عملت‬ ‫لبداية‬
‫األرشيف‬ ‫عن‬ ‫اإلداري‬ ‫األرشيف‬ ‫فصل‬،‫التاريخي‬‫إمبراطورية‬ ‫تأسيس‬ ‫في‬ ‫وأعرقها‬ ‫األوربية‬ ‫الدول‬ ‫اسبق‬ ‫من‬ ‫لكونها‬ ‫نظرا‬‫ك‬.‫بيرة‬
‫و‬‫كانت‬‫ذ‬ ‫تاريخية‬ ‫وثائق‬ ‫تضم‬ ‫أرشيفاتها‬‫والممالك‬ ‫األوربية‬ ‫الدول‬ ‫من‬ ‫بالعديد‬ ‫تتعلق‬ ‫بالغة‬ ‫أهمية‬ ‫ات‬،‫اإلسالمية‬‫ت‬ ‫فهي‬‫وثائق‬ ‫متلك‬
‫الكاثوليكية‬ ‫الكنيسة‬ ‫نشاط‬ ‫وعن‬ ‫الدينية‬ ‫والحركات‬ ‫الجغرافية‬ ‫االستكشافات‬ ‫عن‬.
‫وثائق‬ ‫دار‬ ‫هي‬ ‫اسبانيا‬ ‫في‬ ‫للوثائق‬ ‫دار‬ ‫أقدم‬ ‫إن‬(‫سمنكاس‬Simancas)‫عام‬ ‫قديم‬ ‫حصن‬ ‫من‬ ‫جزء‬ ‫في‬ ‫أنشئت‬ ‫التي‬1542‫قبل‬ ‫من‬
‫قشتالة‬ ‫إلمارة‬ ‫تابعا‬ ‫األرشيف‬ ‫هذا‬ ‫وكان‬ ‫الخامس‬ ‫شارل‬ ‫الملك‬(Reino de Castilla).
‫عام‬ ‫وفي‬1858‫للوثائق‬ ‫العليا‬ ‫المدرسة‬ ‫وكانت‬ ‫االسبانية‬ ‫وأقاليم‬ ‫المدن‬ ‫في‬ ‫المنتشرة‬ ‫األخرى‬ ‫الوثاق‬ ‫دور‬ ‫لتأسيس‬ ‫مرسوم‬ ‫صدر‬
‫العام‬ ‫في‬ ‫ذلك‬ ‫قبل‬ ‫أسست‬ ‫قد‬1856‫والنظم‬ ‫الوثائقية‬ ‫العلوم‬ ‫لتدريس‬‫اإلدارية‬.

7. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
7-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
‫في‬‫االمريكية‬ ‫المتحدة‬ ‫الواليات‬‫كان‬‫مؤسسة‬ ‫كل‬ ‫ت‬‫تابعة‬‫ل‬،‫بها‬ ‫الخاصة‬ ‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫الحفاظ‬ ‫عن‬ ‫مسؤولة‬ ‫لحكومة‬‫ولم‬‫ي‬‫ك‬‫ن‬‫االرشيف‬
‫مركزيا‬‫السجالت‬ ‫فقدان‬ ‫إلى‬ ‫أدى‬ ‫مما‬‫في‬ ‫وخسارتها‬.‫األحيان‬ ‫من‬ ‫كثير‬‫عام‬ ‫في‬1934‫الكونغرس‬ ‫أصدر‬‫األمريكي‬‫ب‬ ‫قرارا‬‫إ‬‫نشاء‬
‫الوطنية‬ ‫الوثائق‬ ‫مؤسسة‬‫تحولت‬ ‫والتي‬‫الى‬ ‫بعد‬ ‫فيما‬‫الوطنية‬ ‫والوثائق‬ ‫األرشيف‬ ‫إدارة‬(National Archives and Records
Administration-NARA)‫المسؤول‬ ‫المؤسسة‬ ‫تعتبر‬ ‫والتي‬‫ة‬‫في‬ ‫حاليا‬ ‫مبناها‬ ‫ويقع‬ ‫والتاريخية‬ ‫الحكومية‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫عن‬
‫حوال‬ ‫موظفيه‬ ‫عدد‬ ‫ويبلغ‬ ‫العاصمة‬ ‫واشنطن‬‫ي‬2400‫موظف‬.
‫في‬ ‫أما‬‫الشرق‬‫األوسط‬‫ف‬‫غالبية‬ ‫تعتبر‬‫بلدانها‬‫الوثائقية‬ ‫التنظيمات‬ ‫ميدان‬ ‫في‬ ‫متخلفة‬ ،‫المتحضرة‬ ‫الدول‬ ‫إلى‬ ‫قياسا‬ ،‫و‬‫اإلدارات‬
‫األرشيفية‬،‫التي‬ ‫والدول‬‫أصابع‬ ‫تتجاوز‬ ‫ال‬ ‫للوثائق‬ ‫دور‬ ‫فيها‬ ‫أسست‬،‫اليد‬‫اإلدارات‬ ‫ضعف‬ ‫عن‬ ‫ناهيك‬‫والتنظيم‬،‫وفي‬‫مقدمة‬
‫الوثائقي‬ ‫الوعي‬ ‫قلة‬ ‫هو‬ ‫األسباب‬‫إلى‬ ‫والنظر‬‫مكترثة‬ ‫غير‬ ‫ثانوية‬ ‫نظرة‬ ‫الوثائق‬.
‫تعتبر‬‫مصر‬‫بالوثائق‬ ‫خاصة‬ ‫دار‬ ‫تأسيس‬ ‫في‬ ‫العربية‬ ‫األقطار‬ ‫أقدم‬ ‫من‬،‫وإدارتها‬‫ففي‬‫أسست‬ ‫الكبير‬ ‫علي‬ ‫محمد‬ ‫زمن‬‫ا‬‫لدفتر‬‫خان‬‫ة‬
‫المصرية‬‫(دار‬‫المحفوظات‬)‫بالقلعة‬‫ذلك‬ ‫وكان‬‫عام‬1829.‫عام‬ ‫وبعد‬1952‫التاريخية‬ ‫الوثائق‬ ‫دار‬ ‫بإنشاء‬ ‫الخاص‬ ‫القانون‬ ‫صدر‬
‫القومية‬‫وتقع‬‫في‬‫بالقاهرة‬‫من‬ ‫وتعتبر‬‫أقدم‬‫دور‬ ‫وأوسع‬‫ال‬ ‫في‬ ‫الوثائق‬‫منطقة‬،‫وثائق‬ ‫وتضم‬‫بمختلف‬‫اللغات‬.
‫في‬‫العراق‬‫عام‬ ‫الوطني‬ ‫األرشيف‬ ‫تأسس‬1962‫رقم‬ ‫القانون‬ ‫بموجب‬142‫مركز‬ ‫تأسيس‬ ‫على‬ ‫نص‬ ‫الذي‬‫لحفظ‬‫الوثائق‬‫في‬‫بغداد‬
‫لحفظ‬ ‫الوطني‬ ‫المركز‬ ‫يسمى‬‫تديره‬ ‫الوثائق‬‫بمجلس‬ ‫ترتبط‬ ‫مستقلة‬ ‫هيئة‬،‫الوزراء‬‫عام‬ ‫وفي‬1987‫دمج‬ ‫تم‬‫للوثائق‬ ‫الوطني‬ ‫المركز‬
‫المكتبة‬ ‫مع‬‫الوطنية‬(‫التي‬ ‫السالم‬ ‫مكتبة‬‫تأسست‬‫في‬1920‫العامة‬ ‫بالمكتبة‬ ‫بعد‬ ‫فيما‬ ‫وأطلقت‬)‫ليكونا‬‫العراقية‬ ‫والوثائق‬ ‫الكتب‬ ‫دار‬.

8. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
8-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
2.5.‫الميكروفيلم‬:
‫مهمة‬ ‫تطورات‬ ‫العشرين‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫الثاني‬ ‫النصف‬ ‫شهد‬‫و‬‫ابتكار‬‫أساليب‬‫جديدة‬‫في‬‫حفظ‬‫المعلومات‬ ‫وتخزين‬‫ب‬ ‫واسترجاعها‬‫استخدام‬
‫الميدان‬ ‫هذا‬ ‫في‬ ‫حديثة‬ ‫تكنولوجيات‬ ‫عدة‬‫و‬‫منها‬‫التصوير‬‫ب‬‫الميكروفيلم‬‫لحل‬ ‫وذلك‬‫المعلومات‬ ‫إنتاج‬ ‫تضخم‬ ‫مشكلة‬‫وح‬‫الوثائق‬ ‫فظ‬.
‫التصوير‬ ‫عملية‬ ‫تتم‬‫ب‬‫شكال‬ ‫بدقة‬ ‫مباشرة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫األصلية‬ ‫النسخ‬ ‫بتصوير‬ ‫الميكروفيلم‬‫على‬ ‫ومضمونا‬‫شري‬‫ط‬،‫المصغرة‬ ‫أفالم‬
‫الحاجة‬ ‫لطبيعة‬ ‫وفقا‬ ‫تكبيرها‬ ‫أو‬ ‫تصغيرها‬ ‫أو‬ ‫الطبيعي‬ ‫حجمها‬ ‫إلى‬ ‫استرجاعها‬ ‫يكون‬ ‫ثم‬‫االستنساخ‬ ‫وإمكانية‬.
‫التصوير‬ ‫من‬ ‫األساسي‬ ‫الهدف‬‫بالميكروفيلم‬‫هو‬‫توف‬‫ي‬‫المعلومات‬ ‫من‬ ‫الهائل‬ ‫الكم‬ ‫مشكلة‬ ‫حل‬ ‫يمكنها‬ ‫حيث‬ ‫والتخزين‬ ‫الحفظ‬ ‫مساحات‬ ‫ر‬
‫وثائقها‬ ‫سرية‬ ‫على‬ ‫الحفاظ‬ ‫المؤسسات‬ ‫وبإمكان‬ ‫األصلية‬ ‫والمستندات‬ ‫والنادرة‬ ‫الثمينة‬ ‫والكتب‬ ‫والمخطوطات‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫ويمكنها‬
‫آمنة‬ ‫أماكن‬ ‫في‬ ‫ومعلوماتها‬،.‫والعبث‬ ‫التزوير‬ ‫من‬ ‫حفظها‬ ‫وكذلك‬
‫الميكرو‬ ‫عيوب‬ ‫من‬‫فلم‬:
1.‫الباحث‬ ‫يصل‬ ‫لكي‬ ‫طويال‬ ‫وقتا‬ ‫يستغرق‬ ‫المعلومات‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫أن‬‫الل‬ ‫الى‬‫الفلم‬ ‫تدوير‬ ‫إلى‬ ‫الحاجة‬ ‫بسبب‬ ‫المطلوبة‬ ‫قطة‬
‫يدوي‬ ‫بشكل‬ ‫يتم‬ ‫غالبا‬ ‫ألنه‬ ‫متصل‬ ‫بشكل‬.
2.‫التصوير‬ ‫وإعادة‬ ‫التصوير‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫إال‬ ‫ذلك‬ ‫يتم‬ ‫وال‬ ‫جديدة‬ ‫لقطات‬ ‫إدخال‬ ‫إمكانية‬ ‫لعدم‬ ‫عليه‬ ‫المسجلة‬ ‫المادة‬ ‫تحديث‬ ‫صعوبة‬
‫كل‬‫للتحديث‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫كان‬ ‫ما‬.
3..‫المطلوبة‬ ‫المادة‬ ‫لمعرفة‬ ‫العرض‬ ‫جهاز‬ ‫في‬ ‫الفلم‬ ‫تركيب‬ ‫من‬ ‫بد‬ ‫فال‬ ‫مباشرة‬ ‫المطلوبة‬ ‫المادة‬ ‫تحديد‬ ‫صعوبة‬
4.‫صعوبة‬‫داخل‬ ‫الوثائق‬ ‫تبادل‬‫المؤسسة‬ ‫اقسام‬.
5..‫منها‬ ‫الملونة‬ ‫األفالم‬ ‫وباألخص‬ ‫جودتها‬ ‫تقل‬ ‫الزمن‬ ‫بمرور‬
‫الى‬ ‫الملحة‬ ‫الحاجة‬ ‫جاءت‬ ‫هنا‬ ‫من‬‫إيجاد‬‫جديدة‬ ‫حلول‬‫ومبتكرة‬‫واألمان‬ ‫والسرعة‬ ‫الجودة‬ ‫مميزات‬ ‫بجميع‬ ‫تتميز‬‫بوادر‬ ‫فظهرت‬
‫عصر‬ ‫وهو‬ ‫اال‬ ‫جديد‬ ‫عصر‬ ‫الى‬ ‫التحول‬‫األرشفة‬.‫االلكترونية‬

9. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
9-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
2.6.‫عصر‬‫األرشفة‬‫االلكترونية‬:
‫شهدت‬‫العشرين‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫األخيرة‬ ‫العقود‬‫مجال‬ ‫في‬ ‫وشاملة‬ ‫عميقة‬ ‫تطورات‬‫االلكترونيات‬‫واالتصاالت‬‫و‬‫تكنولوجيا‬‫ال‬‫معلومات‬،
‫على‬ ‫حتم‬ ‫مما‬ ‫العالم‬ ‫أجزاء‬ ‫لربط‬ ‫الفرصة‬ ‫أتاحت‬ ‫الشبكات‬ ‫عبر‬ ‫الحديثة‬ ‫التطورات‬ ‫أن‬ ‫ذلك‬‫ال‬‫دخو‬ ‫واإلدارات‬ ‫المؤسسات‬ ‫من‬ ‫كثير‬‫ل‬
‫عالم‬‫اال‬‫لكترونيا‬‫ت‬‫أجل‬ ‫من‬ ‫أبوابه‬ ‫أوسع‬ ‫من‬‫أسرع‬ ‫بشكل‬ ‫والمهام‬ ‫العمليات‬ ‫اجراء‬‫العالم‬ ‫مع‬ ‫والتواصل‬‫أجمع‬،‫ل‬ ‫تضمن‬ ‫والتي‬‫ها‬
‫االستمرار‬‫و‬‫ال‬‫بقاء‬‫المنافسة‬ ‫في‬.‫وتطور‬ ‫ظهور‬ ‫ومع‬‫األجهزة‬‫االلكترونية‬‫مقدمتها‬ ‫وفي‬‫الكومبيوتر‬‫غي‬ ‫جديدة‬ ‫أساليب‬ ‫ظهرت‬‫ر‬
‫الضرورية‬ ‫والوثائق‬ ‫المستندات‬ ‫لحفظ‬ ‫التقليدية‬ ‫األساليب‬‫عن‬ ‫وأرشفتها‬‫ذاكر‬ ‫استخدام‬ ‫طريق‬‫ة‬‫الك‬‫و‬‫مبيوتر‬(‫الذاكر‬‫ة‬‫الرقمية‬)
‫وتطور‬‫برمجيات‬ ‫وتطور‬ ‫الرقمية‬ ‫الذاكرة‬ ‫وسعة‬ ‫الحفظ‬ ‫ميكنة‬ ‫تطور‬ ‫مع‬ ‫الجديد‬ ‫األسلوب‬ ‫هذا‬‫خزن‬.‫المعلومات‬ ‫واسترجاع‬
‫كانت‬ ‫الماضي‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫الثمانينات‬ ‫وبداية‬ ‫السبعينات‬ ‫ففي‬ ‫واعدة‬ ‫تكن‬ ‫لم‬ ‫البدايات‬‫األرشفة‬‫باألساس‬‫تص‬ ‫على‬ ‫تعتمد‬‫الوثائق‬ ‫وير‬
‫لتحوي‬ ‫الورقية‬‫بشكل‬ ‫الكترونية‬ ‫هيئة‬ ‫إلى‬ ‫لها‬‫صور‬.‫كملفات‬ ‫مخزونة‬‫يتعلق‬ ‫االمر‬ ‫وكان‬‫فقط‬ ‫النشطة‬ ‫شبه‬ ‫الوثائق‬ ‫بأرشفة‬‫والتي‬
‫وجب‬‫عليها‬ ‫المحافظة‬‫اإلتالف‬ ‫من‬‫ألهميتها‬‫الوثائق‬ ‫وخاصة‬
‫العسكرية‬‫منها‬.‫و‬‫بتحويل‬ ‫كان‬ ‫األساسي‬ ‫المفهوم‬ ‫فإن‬ ‫هنا‬ ‫من‬
‫الورق‬ ‫الشكل‬‫و‬ ‫الكترونية‬ ‫ملفات‬ ‫إلى‬ ‫الملموس‬ ‫ي‬‫حفظها‬‫و‬‫التي‬
‫تسمى‬ ‫كانت‬(‫الوثيقة‬)‫االلكترونية‬.
‫في‬‫أواسط‬‫قواعد‬ ‫ظهور‬ ‫وبعد‬ ‫الماضي‬ ‫القرن‬ ‫من‬ ‫الثمانينات‬
( ‫العالئقية‬ ‫البيانات‬Relational Database)‫بدأت‬
،‫االلكترونية‬ ‫والوثائق‬ ‫المحفوظة‬ ‫الصور‬ ‫هذه‬ ‫من‬ ‫االستفادة‬
‫هو‬ ‫الهدف‬ ‫فليس‬‫هذه‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫يمكن‬ ‫ولكن‬ ‫الحفظ‬ ‫مجرد‬
‫مثال‬ ‫كتحريكها‬ ‫الفعالية‬ ‫لزيادة‬ ‫الوثائق‬‫بي‬ ‫ما‬‫ن‬‫الموظفي‬‫ن‬
‫واإلدارات‬‫كما‬‫والوارد‬ ‫الصادر‬ ‫حالة‬ ‫في‬.‫الرقم‬ ‫تعد‬ ‫ولم‬‫نة‬
‫النشطة‬ ‫شبه‬ ‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫تقتصر‬‫الوثائق‬ ‫أيضا‬ ‫بل‬ ،‫فقط‬
‫التاريخية‬ ‫أو‬ ‫والنهائية‬ )‫(الجارية‬ ‫النشطة‬.
‫من‬ ‫جديد‬ ‫جيل‬ ‫نشأ‬ ،‫واالنترنيت‬ ‫الكومبيوتر‬ ‫شبكات‬ ‫وظهور‬ ‫االتصاالت‬ ‫ثورة‬ ‫مع‬ ‫متزامنا‬ ‫البرمجيات‬ ‫بتطور‬‫التطبيق‬‫المتعددة‬ ‫ات‬
‫و‬ ‫الوظائف‬‫ال‬‫متعدد‬‫ة‬‫ودخلت‬ ‫المستخدمين‬‫األرشفة‬‫هي‬ ‫جديدة‬ ‫مرحلة‬‫ربط‬ ‫مثال‬ ‫يمكن‬ ‫بحيث‬ ‫أخرى‬ ‫أنظمة‬ ‫مع‬ ‫التكامل‬ ‫مرحلة‬
‫تطبيق‬‫األرشفة‬‫والوارد‬ ‫للصادر‬ ‫مستقل‬ ‫بتطبيق‬،‫التكامل‬ ‫ولكن‬‫ل‬ ‫ذلك‬ ‫تعدى‬‫ت‬‫خارجية‬ ‫تطبيقات‬ ‫شمل‬‫أخرى‬‫ك‬‫تطب‬‫موارد‬ ‫إدارة‬ ‫يقات‬
‫المؤسسات‬(ERP).‫فعلى‬‫المثال‬ ‫سبيل‬،‫و‬‫أن‬ ‫لنعتبر‬‫مؤسسة‬‫ما‬‫لها‬‫تطبيق‬‫إلدارة‬‫الموظفين‬ ‫شؤون‬‫يحتوي‬ ‫والذي‬‫ك‬ ‫على‬‫ل‬
‫و‬ ‫بالموظفين‬ ‫المتعلقة‬ ‫المعلومات‬‫في‬ ‫العاملين‬‫هنا‬ ،‫المؤسسة‬‫باإلمكان‬‫يربط‬ ‫ان‬‫يدمج‬ ‫أو‬‫التطبيق‬ ‫هذا‬‫بتطبيق‬‫اخر‬‫إل‬‫الوثائق‬ ‫دارة‬
‫شهادات‬ ‫صور‬ ‫كحفظ‬ ‫مثال‬ ‫الوثائق‬ ‫حفظ‬ ‫إمكانية‬ ‫من‬ ‫لالستفادة‬‫عمله‬ ‫خالل‬ ‫تخصه‬ ‫التي‬ ‫الرسمية‬ ‫القرارات‬ ‫حتى‬ ‫أو‬ ‫الموظف‬.‫هذا‬
.‫العمل‬ ‫في‬ ‫والوقت‬ ‫الجهد‬ ‫من‬ ‫الكثير‬ ‫يوفر‬ ‫التكامل‬ ‫أو‬ ‫الدمج‬
‫ثم‬‫أتت‬‫وتوزيع‬ ‫المشاركة‬ ‫عملية‬‫لهذه‬ ‫الوصول‬ ‫أحقية‬،‫الوثائق‬‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫لهذه‬ ‫الوصول‬ ‫كان‬ ‫إن‬ ‫طموحا‬ ‫يعد‬ ‫ال‬ ‫حفظها‬ ‫فمجرد‬
‫محددة‬ ‫إدارة‬ ‫أو‬ ‫وحيد‬ ‫طرف‬ ‫قبل‬،‫ومن‬‫بصالحيات‬ ‫المؤسسة‬ ‫أفراد‬ ‫جميع‬ ‫ضمن‬ ‫للوثيقة‬ ‫أكبر‬ ‫وصول‬ ‫أحقية‬ ‫هناك‬ ‫يكون‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫هنا‬
‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫المزيد‬ ‫إضافة‬ ‫في‬ ‫المشاركة‬ ‫حتى‬ ‫أو‬ ‫المعلومة‬ ‫لهذه‬ ‫الوصول‬ ‫من‬ ‫االستفادة‬ ‫يمكن‬ ‫وبهذا‬ ‫تخصصه‬ ‫بحسب‬ ‫كل‬ ‫محددة‬
‫ل‬ ‫الوصول‬ ‫يسهل‬ ‫أمن‬ ‫مكان‬ ‫في‬ ‫حفظها‬ ‫أجل‬ ‫من‬.‫ه‬
‫الحالي‬ ‫يومنا‬ ‫في‬‫ظهور‬ ‫ومع‬‫الحكوم‬‫ات‬‫اال‬‫منه‬ ‫البد‬ ‫ضرورة‬ ‫أصبح‬ ‫حتى‬ ‫لألرشيف‬ ‫الرقمي‬ ‫الحفظ‬ ‫إلى‬ ‫الحاجة‬ ‫تطورت‬ ‫لكترونية‬
‫اال‬ ‫الحكومة‬ ‫لتشغيل‬ ‫منها‬ ‫البد‬ ‫أوليه‬ ‫أساسية‬ ‫وبنية‬‫لكترونية‬.

10. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
10-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
3.‫مفه‬‫و‬‫م‬‫األرشفة‬‫والوثائق‬:
3.1.‫األرشيف‬ ‫مصطلح‬:
‫لفظة‬ ‫جاءت‬‫(أرشيف‬-Archive)‫كلمة‬ ‫و‬ ‫األرشيف‬ ‫في‬ ‫الملفات‬ ‫و‬ ‫األوراق‬ ‫يضع‬ ‫بمعنى‬ ‫كفعل‬ ‫فجاء‬ ،‫اسم‬ ‫و‬ ‫فعل‬ ‫بصيغتين‬
‫اإلغريقية‬ ‫الكلمة‬ ‫من‬ ‫مشتقة‬ ‫األرشيف‬(‫ار‬‫ك‬‫أو‬ ‫يون‬‫ارشيون‬-Archeion)‫و‬‫كانت‬ ‫األصل‬ ‫في‬ ‫و‬ ،‫الدوائر‬ ‫من‬ ‫بدائرة‬ ‫تتصل‬ ‫التي‬
.‫العمومي‬ ‫األرشيف‬ ‫أي‬ ،‫وثائقها‬ ‫و‬ ‫الحكومة‬ ‫سجالت‬ ‫على‬ ‫تطلق‬
‫والمستندات‬ ‫العامة‬ ‫الوثائق‬ ‫فيه‬ ‫تحفظ‬ ‫الذي‬ ‫المكان‬ ‫بأنه‬ ‫األرشيف‬ ‫أكسفورد‬ ‫قاموس‬ ‫ويعرف‬.‫التاريخية‬‫ن‬ ‫الكلمة‬ ‫وتطلق‬‫على‬ ‫فسها‬
‫المواد‬،‫الوثائقية‬‫على‬ ‫اإلشراف‬ ‫بعمليات‬ ‫القائمة‬ ‫اإلدارة‬ ‫أو‬ ‫الهيئة‬ ‫على‬ ‫تطلق‬ ‫كما‬.‫األرشيف‬
‫إي‬ ‫األرشيف‬ ‫عمل‬ ‫في‬ ‫والممارسات‬ ‫الخبرة‬ ‫ذوي‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫حاول‬ ‫وقد‬‫تعريفات‬ ‫جاد‬
‫بسبب‬ ‫يسيرا‬ ‫اختالفا‬ ‫تختلف‬ ‫التي‬ ‫التعريفات‬ ‫بعض‬ ‫فوضعوا‬ ‫خبرتهم‬ ‫من‬ ‫منبثقة‬
‫كل‬ ‫خبرة‬‫منهم‬.
‫فيعرف‬‫السير‬‫شارلز‬‫هيال‬‫ري‬( ‫جينكنسون‬Sir Charles Hilary
Jenkinson)‫التي‬ ‫األرشيفية‬ ‫الوثائق‬ ‫أو‬ ‫األرشيفات‬ ‫بأنها‬ ‫األرشيفية‬ ‫المجموعة‬
‫اثنا‬ ‫نشأت‬‫ء‬‫من‬ ‫عمل‬ ‫أي‬ ‫تأدية‬،‫األعمال‬‫ذلك‬ ‫من‬ ‫جزءا‬ ‫وكانت‬،‫العمل‬‫لذلك‬
‫للرجوع‬ ‫األعمال‬ ‫تلك‬ ‫عن‬ ‫المسؤولين‬ ‫األشخاص‬ ‫لدى‬ ‫حفظت‬،‫إليها‬‫ال‬ ‫وهي‬
‫لجمعيات‬ ‫وثائق‬ ‫تكون‬ ‫قد‬ ‫بل‬ ‫الحكومية‬ ‫األعمال‬ ‫على‬ ‫تقتصر‬‫أو‬‫لش‬‫رك‬‫ا‬‫ت‬‫أو‬
‫غير‬ ‫لهيئات‬ ‫أو‬ ‫ألشخاص‬‫حكومية‬.
‫ج‬ ‫يرى‬ ‫التعريف‬ ‫لهذا‬ ‫وطبقا‬‫ي‬‫أثناء‬ ‫طبيعية‬ ‫بطرق‬ ‫تتجمع‬ ‫الوثاق‬ ‫أن‬ ‫نكنسون‬
‫تصريف‬،‫األعمال‬‫تلك‬ ‫من‬ ‫جزء‬ ‫وهي‬ ‫نفسه‬ ‫للعمل‬ ‫أدلة‬ ‫فهي‬‫األعمال‬.
‫ج‬ ‫هيالري‬ ‫تشارلز‬ ‫السير‬‫ي‬‫نكنسون‬( :1/10/1882–5/3/1961‫وله‬ ‫والوثائق‬ ‫األرشفة‬ ‫مجال‬ ‫في‬ ‫وعمل‬ ‫لندن‬ ‫في‬ ‫ولد‬ .‫ارشفي‬ ‫ومنظر‬ ‫بريطاني‬ ‫أرشيفي‬ )
‫و‬ ‫األرشفة‬ ‫عن‬ ‫قيمة‬ ‫نظريات‬‫باإلنكليزية‬ ‫الناطقة‬ ‫البلدان‬ ‫كل‬ ‫في‬ ‫األرشفة‬ ‫على‬ ‫تأثيرا‬ ‫األكثر‬ ‫الرجل‬ ‫عليه‬ ‫أطلق‬ .)‫األرشفة‬ ‫إدارة‬ ‫(دليل‬ ‫منها‬ ‫المطبوعات‬ ‫من‬ ‫عدد‬.

11. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
11-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
3.2.‫مفهوم‬‫األرشفة‬:
‫األرشيف‬‫المتعلقة‬ ‫الوثائق‬ ‫مجموعة‬ ‫وهي‬ :‫بأ‬‫عمال‬‫ويكون‬ ‫فيها‬ ‫العمل‬ ‫انتهى‬ ‫والتي‬ ‫إدارية‬ ‫جهة‬ ‫إي‬‫تاريخية‬ ‫أهمية‬ ‫لها‬‫قانو‬ ‫أو‬‫نية‬
.‫مخزن‬ ‫أو‬ ‫مكتب‬ ‫أو‬ ‫قسم‬ ‫أو‬ ‫إدارة‬ ‫في‬ ‫تحفظ‬ ‫وقد‬ ‫مالية‬ ‫أو‬ ‫إدارية‬ ‫أو‬
‫األرشفة‬:‫عام‬ ‫كمفهوم‬‫عملية‬ ‫هي‬‫وتصنيف‬ ‫حفظ‬‫(غالبا‬ ‫الوثائق‬‫األوراق‬)‫لها‬ ‫الرجوع‬ ‫يسهل‬ ‫بطريقة‬‫و‬ ،‫ديناميكية‬ ‫عملية‬ ‫هي‬
‫المتقدمة‬ ‫البلدان‬ ‫في‬ ‫األرشيفي‬ ‫العمل‬ ‫مفهوم‬ ‫يعتمد‬ ‫حيث‬ ،‫متكاملة‬‫رعاية‬ ‫على‬‫هذه‬ ‫ومتابعة‬ ‫اإلدارات‬ ‫في‬ ‫إنشائها‬ ‫لحظة‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬
‫مصيره‬ ‫يتقرر‬ ‫حتى‬ ‫الوثائق‬‫ا‬‫ب‬ ‫أم‬ ‫الدائم‬ ‫بالحفظ‬ ‫سواء‬ ‫النهائي‬‫اإل‬‫تالف‬.
‫مرا‬ ‫وتلتزم‬‫ك‬‫ز‬‫األرشفة‬‫(النشيطة‬ ‫الثالث‬ ‫مراحلها‬ ‫في‬ ‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫باإلشراف‬ ‫المتقدمة‬،‫الوسيطة‬‫و‬ ،‫إن‬ ‫حين‬ ‫في‬ ،)‫النهائية‬‫واقع‬
‫مرا‬ ‫معظم‬ ‫عمل‬‫ك‬‫األرشيف‬ ‫ز‬‫البلدان‬ ‫في‬‫ال‬‫ش‬‫ر‬‫ق‬‫بالمرحة‬ ‫فعليا‬ ‫ينحصر‬ ‫ية‬‫الثالثة‬‫فقط‬.
‫والمجتمع‬ ‫الدولة‬ ‫في‬ ‫مكانته‬ ‫يدعم‬ ‫لألرشيف‬ ‫المتكامل‬ ‫المفهوم‬ ‫هذا‬ ‫إن‬،‫القرار‬ ‫صناع‬ ‫لدى‬ ‫وخاصة‬‫الفور‬ ‫المردود‬ ‫سيلمسون‬ ‫الذين‬‫ي‬
‫عليها‬ ‫يشرفون‬ ‫التي‬ ‫الحكومية‬ ‫اإلدارة‬ ‫في‬ ‫األرشيفي‬ ‫للنشاط‬.‫الق‬ ‫وصناع‬ ‫والباحثين‬ ‫المستفيدين‬ ‫إن‬‫حد‬ ‫(على‬ ‫رار‬)‫سواء‬‫يحتاجون‬
‫ملموسة‬ ‫نتائج‬ ‫الى‬‫تفييده‬‫م‬‫في‬‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫الحاوي‬ ،‫األرشيف‬ ‫تجاه‬ ‫النظرة‬ ‫تتغير‬ ‫لن‬ ‫الملموسة‬ ‫النتائج‬ ‫هذه‬ ‫تتوفر‬ ‫لم‬ ‫وما‬ ،‫عملهم‬
‫القديمة‬‫إليها‬ ‫المؤسسة‬ ‫حاجة‬ ‫انتهت‬ ‫التي‬‫والقيمة‬.‫تحويها‬ ‫التي‬ ‫والبيانات‬ ‫المعلومات‬ ‫بقيمة‬
‫األرشفة‬:‫االلكترونية‬‫جديد‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫خلق‬ ‫الى‬ ‫التلف‬ ‫من‬ ‫الوثائق‬ ‫لحفظ‬ ‫التقليدي‬ ‫المفهوم‬ ‫من‬ ‫غيرت‬ ‫الرقمية‬ ‫التكنولوجيا‬
‫الكترونيا‬‫تصويرها‬ ‫أو‬ ‫ضوئيا‬ ‫مسحها‬ ‫خالل‬ ‫من‬‫رقمية‬ ‫ذاكرة‬ ‫في‬ ‫وخزنها‬‫وسهولة‬ ‫الوثائق‬ ‫هذه‬ ‫وسالمة‬ ‫صحة‬ ‫على‬ ‫المحافظة‬ ‫مع‬
‫عليها‬ ‫الحصول‬‫ا‬ ‫قبل‬ ‫من‬‫الم‬ ‫والمستخدمين‬ ‫لمنتسبين‬‫رخ‬‫صي‬.‫ن‬
3.3.‫م‬‫الوثائق‬ ‫فهوم‬:
‫الوثيقة‬:‫سواء‬ ‫نافعة‬ ‫معلومات‬ ‫تحمل‬ ‫مادة‬ ‫إي‬‫ك‬‫أو‬ ‫صوتي‬ ‫شريط‬ ‫أو‬ ‫صورة‬ ‫أو‬ ‫ورقة‬ ‫المادة‬ ‫هذه‬ ‫انت‬‫الكتروني‬ ‫وسيط‬‫خريطة‬ ‫أو‬
‫محفوظات‬ ‫في‬ ‫األساسية‬ ‫المادة‬ ‫هي‬ ‫هنا‬ ‫الورقة‬ ‫وتبقى‬ ... ‫ذلك‬ ‫غير‬ ‫أو‬‫في‬ ‫اإلدارية‬ ‫المؤسسات‬‫الدول‬ ‫معظم‬.‫وتشمل‬‫سبيل‬ ‫على‬
‫الحص‬ ‫ال‬ ‫المثال‬‫ر‬‫األوامر‬ ،‫الرسمية‬ ‫الكتب‬،‫اإلدارية‬‫الحسابية‬ ‫التقارير‬،‫والتعليمات‬ ‫القوانين‬،
،‫االجتماعات‬ ‫محاضر‬‫الموظفين‬ ‫اضابير‬‫والمتقاعدين‬،،‫الجغرافية‬ ‫الخرائط‬ ،‫المرضى‬ ‫ملفات‬
‫الدراسات‬‫والبحوث‬...‫وغيرها‬
‫الوثيقة‬‫الرسمية‬:‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫صحيحة‬ ‫معلومات‬ ‫تتضمن‬ ‫التي‬ ‫الورقة‬ ‫هي‬‫أ‬‫مث‬ ‫الشك‬ ‫إليها‬ ‫يتطرق‬ ‫ن‬‫ل‬
‫واألختام‬ ‫األرقام‬ ‫على‬ ‫تحتوي‬ ‫ألنها‬ ‫لإلثبات‬ ‫أدلة‬ ‫تعتبر‬ ‫والتي‬ ‫الرسمية‬ ‫والمخاطبات‬ ‫الشهادات‬
‫والتواقيع‬‫الثبوتية‬.
‫عاما‬ ‫أو‬ ‫خاصا‬ ‫حقا‬ ‫يمنع‬ ‫أو‬ ‫يثبت‬ ‫مدون‬ ‫كل‬ ‫القانونيين‬ ‫نظر‬ ‫في‬ ‫وهي‬،‫نظر‬ ‫في‬ ‫وهي‬‫اإلداريين‬‫ك‬‫ل‬
‫تنظيمية‬ ‫معلومات‬ ‫على‬ ‫يحتوي‬ ‫رسمي‬ ‫مدون‬‫أ‬‫يحتوي‬ ‫مدون‬ ‫كل‬ ‫المؤرخين‬ ‫نظر‬ ‫في‬ ‫وهي‬ ،‫تنفيذية‬ ‫و‬
‫تاريخية‬ ‫قيمة‬ ‫ذات‬ ‫معلومات‬ ‫على‬،‫كانت‬ ‫سواء‬‫ا‬ ‫اجتماعية‬ ‫ام‬ ‫سياسية‬ ‫ام‬ ‫اقتصادية‬‫اخر‬ ‫افاق‬ ‫اية‬ ‫و‬‫ى‬.

12. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
12-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
3.4.‫الوثائق‬ ‫عمر‬:
‫كما‬‫أسلفنا‬‫ب‬ ‫سابقا‬‫أ‬‫ن‬‫الوثيقة‬‫ت‬‫نشأ‬‫نتيجة‬‫األعمال‬ ‫من‬ ‫عمل‬ ‫أي‬ ‫تأدية‬،‫و‬‫مراحل‬ ‫بثالث‬ ‫الوثيقة‬ ‫تمر‬‫أ‬‫و‬‫أ‬‫وح‬ ‫نشأتها‬ ‫منذ‬ ‫عمار‬‫تى‬
‫حفظها‬‫أ‬‫عنها‬ ‫االستغناء‬ ‫و‬،‫وهي‬:
‫العمر‬‫اإلداري‬‫المرحلة‬ ‫هذه‬ ‫يسمي‬ ‫من‬ ‫المختصين‬ ‫من‬ ‫هناك‬ :‫الجاري‬‫ب‬()‫النشطة‬ ‫الوثيقة‬ ‫مرحلة‬،‫التي‬ ‫المرحلة‬ ‫وهي‬
‫وت‬ ‫مستمرة‬ ‫بصورة‬ ‫الوثيقة‬ ‫الى‬ ‫والرجوع‬ ‫العودة‬ ‫الصلة‬ ‫ذات‬ ‫والجهات‬ ‫للوثيقة‬ ‫المنتجة‬ ‫الجهة‬ ‫فيها‬ ‫تحتاج‬‫ستخد‬‫بتواتر‬ ‫م‬
‫ك‬‫بير‬،‫للوثيقة‬ ‫المنشأة‬ ‫للجهة‬ ‫المعتمدة‬ ‫للوائح‬ ‫يعود‬ ‫وهو‬ ‫تقريبا‬ ‫سنوات‬ ‫خمس‬ ‫العمر‬ ‫هذا‬ ‫مدة‬ ‫تبلغ‬ .‫في‬‫األرشف‬‫ة‬‫الكالسيكية‬
‫الورقية‬‫الوثائق‬ ‫تحفظ‬‫المكاتب‬ ‫في‬‫اإلدارية‬‫لها‬ ‫التابعة‬،‫الحالة‬ ‫هذه‬ ‫في‬ ‫األرشيف‬ ‫ويسمى‬‫باسم‬‫الجاري‬ ‫(األرشيف‬).
‫ال‬‫ع‬‫ا‬ ‫مر‬‫لو‬‫س‬‫ي‬‫ط‬:‫الجارية‬ ‫نصف‬ ‫أو‬ ‫النشطة‬ ‫نصف‬ ‫الوثيقة‬ ‫بمرحلة‬ ‫ايضا‬ ‫تعرف‬‫معال‬ ‫وتنتهي‬ ‫الملفات‬ ‫تغلق‬ ‫عندما‬ ‫وتبدأ‬‫جة‬
‫عرضيا‬ ‫الوثائق‬ ‫استخدام‬ ‫فيصبح‬ ‫بها‬ ‫المتعلقة‬ ‫القضايا‬.‫اليها‬ ‫المستمرة‬ ‫الحاجة‬ ‫وتقل‬‫تتراوح‬‫العمر‬ ‫هذا‬ ‫مدة‬‫م‬‫ن‬‫خمس‬‫الى‬
‫عاما‬ ‫عشر‬ ‫خمسة‬‫تقريبا‬،‫في‬‫األرشفة‬‫والتصنيف‬ ‫الفرز‬ ‫لغرض‬ ‫مؤقت‬ ‫مكان‬ ‫الى‬ ‫الوثائق‬ ‫تنقل‬ ‫الكالسيكية‬،‫ويسمى‬
‫الحالة‬ ‫هذه‬ ‫في‬ ‫األرشيف‬‫باسم‬‫(األرشيف‬)‫الوسيط‬.
‫التاريخي‬ ‫العمر‬:‫وتبد‬‫أ‬‫الوسيط‬ ‫الحفظ‬ ‫فترة‬ ‫تنتهي‬ ‫عندما‬،‫وعندها‬‫بالوثيقة‬ ‫العمل‬ ‫يتوقف‬‫مرا‬ ‫إلى‬ ‫وتؤول‬‫ك‬‫ز‬‫األرشيف‬
‫حاجة‬ ‫انتهاء‬ ‫بعد‬ ‫إتالفها‬ ‫أو‬ ‫دائمة‬ ‫بصورة‬ ‫حفظها‬ ‫ويتقرر‬‫اإلدارة‬،‫اليها‬‫وتوضع‬ ‫جدا‬ ‫مهمة‬ ‫للوثيقة‬ ‫البحثية‬ ‫القيمة‬ ‫وتصبح‬
.‫والباحثين‬ ‫العلماء‬ ‫خدمة‬ ‫في‬ ‫الوثيقة‬‫مراكز‬ ‫في‬ ‫الوثائق‬ ‫تستودع‬‫األرشفة‬‫الوث‬ ‫بدور‬ ‫البلدان‬ ‫بعض‬ ‫في‬ ‫تسمى‬ ‫والتي‬‫ائق‬
،‫الوطنية‬ ‫المحفوظات‬ ‫مؤسسة‬ ‫أو‬ ‫الوطني‬‫الحالة‬ ‫هذه‬ ‫في‬ ‫األرشيف‬ ‫ويسمى‬‫باسم‬)‫النهائي‬ ‫(األرشيف‬.
‫أوجبت‬ ‫والتي‬ ‫للمعلومات‬ ‫الحديثة‬ ‫التقنية‬ ‫فرضت‬‫األرشفة‬‫اال‬‫مهنية‬ ‫اختصاصات‬ ‫لكترونية‬‫و‬‫من‬ ‫وغيرت‬ ،‫جديدة‬ ‫وثائقية‬‫مفهوم‬
‫األرشفة‬‫نشطة‬ ‫الشبه‬ ‫المرحلة‬ ‫في‬ ‫خاصة‬‫أ‬‫الوسيطة‬ ‫و‬‫التصرف‬ ‫في‬ ‫لألرشيفي‬ ‫شريكان‬ ‫أيضا‬ ‫هما‬ ‫والتقني‬ ‫اإلداري‬ ‫أصبح‬ ‫حيث‬
‫معالجة‬ ‫في‬ ‫التقنية‬ ‫الجوانب‬ ‫بعض‬ ‫منه‬ ‫سحبا‬ ‫بل‬ ،‫الوثيقة‬ ‫في‬‫ا‬‫اال‬ ‫الوثيقة‬ ‫لتحويل‬ ‫موجبا‬ ‫التقني‬ ‫يرى‬ ‫ال‬ ‫حيث‬ ،‫لوثيقة‬‫من‬ ‫لكترونية‬
،‫الوسيط‬ ‫للحفظ‬ ‫مكان‬ ‫إلى‬ ‫العمل‬ ‫مكتب‬‫ف‬‫الوثيقة‬‫و‬ ‫البيانات‬ ‫ومراكز‬ ‫السيرفرات‬ ‫في‬ ‫وتحفظ‬ ‫الكترونيا‬ ‫تنشأ‬‫تب‬‫المكان‬ ‫نفس‬ ‫في‬ ‫قى‬
‫"اال‬ ‫المفهوم‬ ‫هذا‬ ‫يكون‬ ‫وبذلك‬ ،‫األول‬ ‫نشاطها‬ ‫أثناء‬ ‫وحفظت‬ ‫نشأت‬ ‫به‬ ‫الذي‬‫قد‬ ‫لألرشفة‬ ‫الجديد‬ "‫لكتروني‬‫غ‬‫ي‬‫التحو‬ ‫مفهوم‬ ‫ر‬‫إلى‬ ‫يل‬
.‫القديم‬ ‫المفهوم‬ ‫حسب‬ ‫الوسيط‬ ‫األرشيف‬

13. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
13-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
4.‫تحديد‬‫و‬ ‫السلبيات‬‫االحتياجات‬
4.1.‫نشاطات‬‫الحكومية‬ ‫المؤسسات‬‫والشركات‬:
‫تختلف‬‫المؤسس‬‫والشركات‬ ‫الحكومية‬ ‫ات‬‫باختالف‬‫و‬ ‫حجمها‬‫أ‬‫ونشاطاتها‬ ‫عمالها‬‫غير‬‫أ‬‫تجتمع‬ ‫كلها‬ ‫ن‬‫بها‬ ‫الخاصة‬ ‫اوراقها‬ ‫لها‬ ‫بان‬
‫تكون‬ ‫سوف‬ ‫والتي‬‫بحاجة‬‫الى‬ ‫الماسة‬‫األرشفة‬.
‫مؤسسة‬ ‫فكل‬(‫حكومية‬ ‫غير‬ ‫أم‬ ‫كانت‬ ‫حكومية‬)‫من‬ ‫تتألف‬‫من‬ ‫مجموعة‬‫األقسام‬‫والفروع‬‫كأقسام‬ ‫اختصاصه‬ ‫حسب‬ ‫كل‬‫اإلدارة‬
‫هذه‬ ‫من‬ ‫قسم‬ ‫ولكل‬ ‫واالنتاج‬ ‫والمبيعات‬ ‫والمشتريات‬ ‫والحسابات‬‫األقسام‬‫أوراقه‬‫ومستنداته‬‫به‬ ‫الخاصة‬ ‫ووثائقه‬‫ي‬ ‫والتي‬‫استخدامها‬ ‫تم‬
‫بشكل‬‫مستمر‬‫ذلك‬ ‫بعد‬ ‫حفظها‬ ‫ثم‬ ‫معينة‬ ‫مرحلة‬ ‫في‬.‫الى‬ ‫اضافة‬‫فإ‬ ‫ذلك‬‫بعض‬ ‫ن‬‫قد‬ ‫المؤسسات‬‫تكون‬‫لها‬‫وحدات‬‫واقسام‬‫أ‬‫خرى‬‫وفقا‬
‫عمل‬ ‫لنوعية‬‫المؤسسة‬‫ونشاطاتها‬‫كا‬‫و‬ ‫والمعامل‬ ‫لورش‬‫و‬ ‫المخازن‬‫والمكتبات‬ ‫المختبرات‬‫و‬‫الخ‬،‫الوحدات‬ ‫هذه‬‫واالقسام‬‫اإلضافي‬‫ة‬
‫هي‬‫األخرى‬‫و‬ ‫ووثائقها‬ ‫ملفاتها‬ ‫لها‬‫أ‬‫الخاصة‬ ‫وراقها‬‫بها‬.
‫كما‬‫إن‬‫هذه‬‫المؤسس‬‫ات‬‫تقوم‬ ‫قد‬‫بإدارة‬‫و‬‫تنفيذ‬‫ال‬ ‫من‬ ‫العديد‬‫مشاريع‬‫كمشاريع‬ ‫الحياة‬ ‫مجاالت‬ ‫مختلف‬ ‫في‬‫االعمار‬‫و‬‫التنمية‬‫و‬‫المشاريع‬
‫الخدمية‬‫و‬‫الصحية‬‫و‬‫التربوية‬‫والزراعية‬ ‫والصناعية‬،‫والسياحية‬‫مشروع‬ ‫ولكل‬‫المشاريع‬ ‫هذه‬ ‫من‬‫ملفاته‬‫واض‬‫ا‬‫ب‬‫ي‬‫الخاص‬ ‫ره‬‫به‬ ‫ة‬
‫الوثائق‬ ‫كل‬ ‫على‬ ‫تحوي‬ ‫والتي‬‫والمستمسكات‬‫بالمشروع‬ ‫المتعلقة‬ ‫والخرائط‬.
‫ونظرا‬‫ألهمية‬‫الوثائق‬ ‫هذه‬‫واألوراق‬‫ف‬‫أ‬‫والشركات‬ ‫الحكومية‬ ‫المؤسسات‬ ‫ن‬‫الى‬ ‫تحتاج‬‫آ‬‫فعالة‬ ‫لية‬‫و‬ ‫إلدارتها‬‫التلف‬ ‫من‬ ‫حفظها‬
.‫االستخدام‬ ‫وسوء‬ ‫والضياع‬

14. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
14-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
4.2.‫سلبيات‬‫األرشفة‬‫الورقية‬‫ضعفها‬ ‫ومواطن‬:
‫التعامل‬ ‫لعملية‬ ‫المصاحبة‬ ‫السلبيات‬ ‫من‬ ‫الكثير‬ ‫هناك‬
‫إضاعة‬ ‫مثل‬ ‫المكتوبة‬ ‫البيانات‬ ‫مع‬ ‫اليدوي‬‫الوقت‬
‫ورؤساء‬ ‫مديري‬ ‫أن‬ ‫اإلحصاءات‬ ‫تظهر‬ ‫حيث‬ ،‫والجهد‬
‫يهدرون‬ ‫الشركات‬‫ا‬‫سنوي‬‫حوالي‬‫ساعة‬ ‫وخمسين‬ ‫مائة‬
‫النمو‬ ‫جانب‬ ‫إلى‬ ‫هذا‬ ،‫الوثائق‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫في‬ ‫وقتهم‬ ‫من‬
‫حجم‬ ‫في‬ ‫المتزايد‬‫هذه‬‫بنسبة‬ ‫الورقية‬ ‫الوثائق‬‫تق‬‫ارب‬
‫ال‬‫تعتبر‬ ،‫ذلك‬ ‫إلى‬ ‫باإلضافة‬ .‫ا‬‫سنوي‬ ‫بالمائة‬ ‫عشرين‬
‫التعامل‬ ‫عملية‬‫حيث‬ ،‫مكلفة‬ ‫عملية‬ ‫البيانات‬ ‫مع‬ ‫اليدوي‬
‫وأدوات‬ ‫الورق‬ ‫شراء‬ ‫على‬ ‫األموال‬ ‫من‬ ‫الكثير‬ ‫ينفق‬
‫هذه‬ ‫على‬ ‫المحتوية‬ ‫الخزائن‬ ‫تكلفة‬ ‫جانب‬ ‫إلى‬ ،‫الكتابة‬
‫األوراق‬‫و‬‫صيانتها‬‫إذا‬‫األوراق‬ ‫كم‬ ‫االعتبار‬ ‫في‬ ‫وضعنا‬
‫تحتوي‬ ‫الذي‬ ‫الهائل‬‫ها‬،‫ذلك‬ ‫على‬ ‫وعالوة‬ .‫المؤسسات‬
‫لل‬ ‫اليدوي‬ ‫التخزين‬ ‫عملية‬ ‫تنطوي‬‫م‬‫لفات‬‫مخاط‬ ‫على‬‫ر‬
‫سرية‬ ‫وعدم‬ ‫التلف‬ ‫أو‬ ‫للضياع‬ ‫التعرض‬ ‫مثل‬ ‫كثيرة‬
.‫الهامة‬ ‫البيانات‬
‫إ‬‫ن‬‫إدارة‬‫حيث‬ ‫من‬ ‫المستندات‬ ‫هذه‬‫أ‬‫ومتابعتها‬ ‫رشفتها‬
‫بالغ‬ ‫امر‬ ‫هو‬ ‫سريتها‬ ‫على‬ ‫والمحافظة‬ ‫وصيانتها‬
‫األهمية‬‫و‬ ،‫األكثر‬‫أهمية‬‫عن‬ ‫البحث‬ ‫طرق‬ ‫هو‬ ‫ذلك‬ ‫من‬
‫الملفات‬ ‫هذه‬‫واأل‬‫وراق‬‫تسبب‬ ‫والتي‬‫أحيانا‬‫بعض‬
‫البحث‬ ‫عملية‬ ‫في‬ ‫المستخدم‬ ‫وقت‬ ‫ضياع‬ ‫مثل‬ ‫المشاكل‬
‫ذاته‬ ‫الملف‬ ‫وضياع‬‫أحيانا‬‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫في‬ ‫يؤثر‬ ‫مما‬
‫مالية‬ ‫خسائر‬ ‫الى‬ ‫يؤدي‬ ‫وقد‬‫وإدارية‬‫كما‬ ،‫أ‬‫التداول‬ ‫ن‬
.‫تلفها‬ ‫في‬ ‫يتسبب‬ ‫المستندات‬ ‫لهذه‬ ‫اليدوي‬
‫حاليا‬‫معظم‬‫المؤسس‬‫في‬ ‫والشركات‬ ‫الحكومية‬ ‫ات‬‫إقل‬‫يم‬
‫كوردستان‬‫رقمي‬ ‫نظام‬ ‫اي‬ ‫لديها‬ ‫ليست‬‫إلدارة‬‫وحفظ‬
،‫وثائقها‬‫األ‬ ‫من‬ ‫الماليين‬ ‫وهناك‬‫والمستندات‬ ‫وراق‬‫ي‬‫تم‬
‫حفظه‬‫ا‬‫للتلف‬ ‫تعريضها‬ ‫الى‬ ‫يؤدي‬ ‫مما‬ ‫تقليدية‬ ‫بصورة‬
‫والضياع‬‫والتي‬‫تكون‬‫الى‬ ‫ماسة‬ ‫بحاجة‬‫الكترون‬ ‫نظام‬‫ي‬
‫لخزنها‬‫الخطر‬ ‫من‬ ‫وحفظها‬.
‫الوقت‬ ‫حان‬ ‫لقد‬‫هذه‬ ‫إلدارات‬‫المؤسس‬‫والعمل‬ ‫الجدي‬ ‫للتفكير‬ ‫والشركات‬ ‫الحكومية‬ ‫ات‬‫الى‬ ‫للتحول‬‫نظام‬‫األرشفة‬‫اال‬‫ل‬‫كتر‬‫ونية‬.

15. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
15-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
4.3.‫الى‬ ‫يحتاج‬ ‫الذي‬ ‫من‬‫األرشفة‬:‫االلكترونية‬
‫البشرية‬ ‫الموارد‬ ‫وادارة‬ ‫الذاتية‬ ‫اقسام‬‫والتي‬.‫المنتسبين‬ ‫واضابير‬ ‫ملفات‬ ‫على‬ ‫تحتوي‬
‫و‬ ‫الشخصية‬ ‫االحوال‬ ‫دوائر‬‫و‬ ‫الجنسية‬‫معلومات‬ ‫تحفظ‬ ‫التي‬‫و‬‫أ‬‫وليات‬.‫المواطنين‬ ‫كافة‬
‫والم‬ ‫المستشفيات‬‫راكز‬‫الطبية‬‫و‬‫بها‬ ‫يوجد‬ ‫التي‬‫األ‬ ‫ماليين‬‫وراق‬‫و‬‫للمرضى‬ ‫الملفات‬‫والمراجعين‬.
‫قد‬ ‫والتي‬ ‫المتقاعدين‬ ‫من‬ ‫األلوف‬ ‫مئات‬ ‫ملفات‬ ‫تحفظ‬ ‫والتي‬ ‫التقاعد‬ ‫مديريات‬‫تعود‬‫أو‬ ‫سنة‬ ‫خمسين‬ ‫الى‬ ‫ملفاتها‬ ‫عمر‬‫أ‬‫كثر‬.
‫المحاكم‬‫القضائية‬ ‫والمؤسسات‬‫الى‬ ‫تحتاج‬ ‫قد‬ ‫والتي‬‫أ‬‫األ‬ ‫من‬ ‫متعددة‬ ‫نواع‬‫والوسائط‬ ‫جهزة‬‫لحفظ‬‫االدلة‬ ‫وخزن‬‫والوثا‬‫ئق‬
‫المختلفة‬‫و‬‫بالقضايا‬ ‫المتعلقة‬‫وتنوعها‬ ‫اختالفها‬ ‫على‬.
‫المعنية‬ ‫المؤسسات‬‫ب‬‫تسجيل‬‫األمالك‬‫والمتعلقة‬ ‫الهامة‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫هائل‬ ‫كم‬ ‫تحفظ‬ ‫والتي‬ ‫الزراعية‬ ‫واالراضي‬ ‫والعقارات‬
‫العقارات‬ ‫هذه‬ ‫ومواصفات‬ ‫بملكية‬‫باإلضافة‬‫ب‬ ‫منها‬ ‫البعض‬ ‫عمر‬ ‫تقدر‬ ‫قد‬ ‫والتي‬ ‫خرائطها‬ ‫الى‬‫أ‬.‫سنة‬ ‫مائة‬ ‫من‬ ‫كثر‬
‫المشاريع‬ ‫هذه‬ ‫اضابير‬ ‫تحفظ‬ ‫والتي‬ ‫الهندسية‬ ‫بالمشاريع‬ ‫المعنية‬ ‫والشركات‬ ‫المؤسسات‬‫ف‬ ‫بما‬‫يها‬‫الوثائق‬‫وا‬‫أل‬‫وراق‬
.‫بالمشروع‬ ‫المتعلقة‬ ‫والخرائط‬
‫ملفات‬ ‫لديهم‬ ‫الذين‬ ‫األفراد‬‫ووثائق‬‫كثيرة‬‫وثمينة‬‫ويريدون‬‫حفظها‬‫و‬ ‫والضياع‬ ‫التلف‬ ‫من‬‫آمن‬ ‫مكان‬ ‫في‬ ‫بها‬ ‫االحتفاظ‬.
‫لنا‬ ‫يتبين‬ ‫اعاله‬ ‫الواردة‬ ‫االمثلة‬ ‫من‬‫أ‬‫الحكومية‬ ‫الغير‬ ‫الشركات‬ ‫الى‬ ‫اضافة‬ ‫استثناء‬ ‫بال‬ ‫والوزارات‬ ‫الحكومية‬ ‫القطاعات‬ ‫جميع‬ ‫ن‬
‫الى‬ ‫بحاجة‬ ‫كلهم‬ ‫االفراد‬ ‫وبعض‬ ‫والمنظمات‬‫األرشفة‬‫باختالف‬ ‫ووثائقهم‬ ‫ملفاتهم‬ ‫سالمة‬ ‫على‬ ‫المحافظة‬ ‫لضمان‬ ‫االلكترونية‬‫أ‬‫نواع‬.‫ه‬
4.4.:‫االحتياجات‬ ‫تحديد‬
‫برمجي‬ ‫تطبيق‬‫أو‬‫الكتروني‬ ‫موقع‬(Software)‫كبوابة‬ ‫تعمل‬‫النظام‬ ‫لدخول‬‫بين‬ ‫والربط‬‫نظام‬‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
‫البيانات‬ ‫وقاعدة‬.
‫ال‬‫بنية‬‫ال‬‫واأل‬ ‫تحتية‬( ‫جهزة‬Hardware).
( ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬Database).
‫المنتسبين‬ ‫تدريب‬‫والكوادر‬‫ال‬‫و‬ ‫ستخدام‬‫إ‬‫النظام‬ ‫دارة‬.
‫و‬ ‫تنفيذ‬‫إدارة‬‫مشروع‬‫األرشفة‬‫االلكترونية‬.

16. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
16-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
5.:‫المشروع‬ ‫اهداف‬
‫تواجه‬ ‫التي‬ ‫التحديات‬ ‫أهم‬ ‫إحدى‬‫الحاضر‬ ‫الوقت‬ ‫في‬ ‫الحكومية‬ ‫والدوائر‬ ‫المؤسسات‬‫وحفظ‬ ‫إدارة‬ ‫هي‬‫واسترجاع‬‫من‬ ‫المعلومات‬
‫بشكل‬ ‫تتزايد‬ ‫والتي‬ ‫الورقية‬ ‫والملفات‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫الهائل‬ ‫الكم‬.‫يومي‬
‫باإلشارة‬‫ف‬ ‫اإلحصائيات‬ ‫بعض‬ ‫الى‬‫إ‬‫يقضي‬ ‫الموظف‬ ‫ن‬‫عمله‬ ‫من‬ ‫طويال‬ ‫وقتا‬‫مشغوال‬‫(مراسالت‬ ‫الوثائق‬ ‫أنواع‬ ‫بمختلف‬،،‫اضابير‬
‫نماذج‬‫مخطط‬ ،‫ات‬...‫الخ‬.)
‫إذا‬‫تمك‬‫من‬ ‫نا‬‫تقليل‬‫و‬ ‫لتجميع‬ ‫الالزمين‬ ‫والوقت‬ ‫الجهد‬‫خزن‬‫وثيقة‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫أو‬ ،‫الوثائق‬ ‫هذه‬‫معينة‬‫للج‬ ‫الوثائق‬ ‫توزيع‬ ‫أو‬ ،‫هات‬
‫ذلك‬ ‫فإن‬ ،‫المطلوبة‬‫وبالتالي‬ ‫االرشفة‬ ‫تكاليف‬ ‫تقليل‬ ‫الى‬ ‫يؤدي‬‫بشكل‬ ‫المؤسسة‬ ‫إنتاجية‬ ‫زيادة‬ ‫الى‬ ‫يؤدي‬‫كبير‬.
5.1.‫اهداف‬‫األرشفة‬‫االلكترونية‬:
1.‫الملفات‬ ‫لتخزين‬ ‫المستهلكة‬ ‫المكتبية‬ ‫المساحات‬ ‫توفير‬‫الورقية‬.
2.‫ل‬ ‫األصول‬ ‫تعرض‬ ‫حالة‬ ‫في‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫احتياطية‬ ‫نسخة‬ ‫توفير‬‫ل‬‫تلف‬‫والفقدان‬‫ألي‬ ‫نتيجة‬‫ة‬‫بشر‬ ‫أو‬ ‫طبيعية‬ ‫عوامل‬‫مثل‬ ‫ية‬
،‫الغبار‬ ،‫الرطوبة‬‫الضارة‬ ‫الحشرات‬،‫الحرائق‬،،‫مستندات‬ ‫ضياع‬،‫االستخدام‬ ‫سوء‬‫السرقة‬‫و‬‫غيرها‬.
3.‫الملفات‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫في‬ ‫المستهلك‬ ‫الوقت‬ ‫تقليل‬.
4.‫سهولة‬‫استرجاع‬‫وذلك‬ ‫المطلوبة‬ ‫الوثائق‬‫باستخدام‬‫بحث‬ ‫صيغة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫وضع‬ ‫إمكانية‬ ‫مع‬ ،‫للبحث‬ ‫مختلفة‬ ‫طرق‬.
5.‫داخل‬ ‫الوثائق‬ ‫تبادل‬ ‫سهولة‬‫اقسام‬‫المؤسسة‬.
6.‫إتاحة‬‫لالطالع‬ ‫الوثائق‬‫قبل‬ ‫من‬ ‫عليها‬‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫في‬ ‫األشخاص‬ ‫من‬ ‫العديد‬.
7.‫صالحيات‬ ‫فعالية‬ ‫زيادة‬‫االطالع‬‫على‬‫الوثائق‬.
5.2.‫اال‬‫هداف‬‫االستراتيجية‬‫ل‬‫ألرشفة‬:‫االلكترونية‬
1.‫توفير‬‫الجهد‬.‫والمال‬
2.‫توفير‬‫خالل‬ ‫من‬ ‫وذلك‬ ‫الوقت‬‫سال‬‫سة‬‫بين‬ ‫الكترونيا‬ ‫الوثائق‬ ‫تبادل‬‫ال‬‫مؤسسات‬
‫و‬ ‫المختلفة‬‫مختلفة‬ ‫جغرافية‬ ‫مناطق‬ ‫في‬‫بأسهل‬‫وأسرع‬‫الطرق‬.
3.‫مساعدة‬‫اإلدارة‬‫على‬ ‫استنادا‬ ‫الصائبة‬ ‫القرارات‬ ‫اتخاذ‬ ‫على‬ ‫القرار‬ ‫وصناع‬
‫وال‬ ‫الصحيحة‬ ‫المعلومات‬‫حديثة‬.
4.‫الى‬ ‫الوصول‬‫بال‬ ‫إدارة‬‫أوراق‬.‫خضراء‬ ‫بيئة‬ ‫الى‬ ‫بدورها‬ ‫تؤدي‬ ‫والتي‬
5.‫نحو‬ ‫الطريق‬‫الحكومة‬‫اال‬‫لكترونية‬.

17. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
17-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
6.‫المقترح‬ ‫الحل‬
‫مشروع‬ ‫لتنفيذ‬‫األرشفة‬‫االلكترونية‬‫اهدافه‬ ‫وتحقيق‬،‫توفير‬ ‫يجب‬
‫و‬ ‫المستلزمات‬:‫التالية‬ ‫الحلول‬
‫البنية‬( ‫االلكترونية‬ ‫للشبكة‬ ‫التحتية‬Network Infrastructure)
‫البيانات‬ ‫مركز‬‫والسير‬‫ف‬‫رات‬(Data Center)
( ‫البيانات‬ ‫قاعدة‬Database)
‫األ‬‫لعمليات‬ ‫المطلوبة‬ ‫جهزة‬‫األرشفة‬(Hardware)
‫ال‬‫تطبيق‬‫البرمجي‬(Software Application)
‫عملية‬‫األرشفة‬‫للوثائق‬ ‫الضوئي‬ ‫والمسح‬ ‫االلكترونية‬
‫الكوادر‬‫والمخت‬ ‫المدربة‬ ‫البشرية‬‫و‬ ‫لتنفيذ‬ ‫صة‬‫إ‬‫المشرو‬ ‫وادامة‬ ‫دارة‬‫ع‬
‫التقنية‬ ‫التفاصيل‬ ‫في‬ ‫الدخول‬ ‫قبل‬‫أ‬‫ريد‬‫أ‬‫انوه‬ ‫ن‬‫الى‬،‫وهي‬ ‫هامة‬ ‫نقطة‬‫أ‬‫نه‬‫مشر‬ ‫ليس‬‫و‬‫ط‬‫ا‬‫على‬‫من‬ ‫كل‬‫مشروع‬ ‫تنفيذ‬ ‫يريد‬‫ا‬‫ألرشفة‬
‫االلكترونية‬‫ي‬ ‫أن‬‫والحلول‬ ‫المستلزمات‬ ‫هذه‬ ‫جميع‬ ‫وفر‬،‫إ‬‫تعتمد‬ ‫نها‬‫أساسا‬‫ومتطلبات‬ ‫احتياجات‬ ‫على‬‫ش‬ ‫اراد‬ ‫لو‬ ‫فمثال‬ .‫العمل‬‫خص‬
‫ان‬ ‫معين‬‫بأرشفة‬ ‫يقوم‬‫الشخصية‬ ‫وثائقه‬‫الكترونيا‬‫تتجاوز‬ ‫ال‬ ‫قد‬ ‫والتي‬‫األ‬ ‫من‬ ‫الوف‬ ‫بضعة‬ ‫أو‬ ‫االلف‬‫ف‬ ،‫والصور‬ ‫وراق‬‫أ‬‫يحتاج‬ ‫ال‬ ‫نه‬
‫الى‬ ‫وال‬ ‫االلكترونية‬ ‫للشبكة‬ ‫التحتية‬ ‫البنية‬ ‫الى‬‫السير‬‫ف‬‫رات‬‫هذا‬ ‫يحتاجه‬ ‫ما‬ ‫كل‬ ،‫البيانات‬ ‫وقواعد‬‫كومب‬ ‫جهاز‬ ‫هو‬ ‫الشخص‬‫ذو‬ ‫يوتر‬
( ‫الضوئي‬ ‫الماسح‬ ‫وجهاز‬ ‫جيدة‬ ‫مواصفات‬Scanner‫تطبيق‬ ‫الى‬ ‫يحتاج‬ ‫وقد‬ ‫رقمية‬ ‫كاميرا‬ ‫أو‬ )‫برمجي‬(Software
Application)‫مبسط‬‫و‬‫مناسب‬ ‫سعر‬ ‫ذو‬‫إلدارة‬.‫االلكترونية‬ ‫ووثائقه‬ ‫ملفاته‬‫المقابل‬ ‫في‬‫لو‬‫أ‬‫شركة‬ ‫ن‬‫كبيرة‬‫ذ‬‫ات‬‫ميزانية‬‫ضخمة‬
‫بأقسامها‬‫ال‬‫وفروع‬ ‫متعددة‬‫ها‬‫ال‬‫مدن‬ ‫عدة‬ ‫في‬ ‫منتشرة‬‫أ‬‫األ‬ ‫من‬ ‫الماليين‬ ‫لها‬ ‫والتي‬ ‫دول‬ ‫و‬‫الثمينة‬ ‫والمالية‬ ‫االدارية‬ ‫والوثائق‬ ‫وراق‬،‫هذه‬
‫لو‬ ‫الشركة‬‫قررت‬‫أ‬‫تقوم‬ ‫ن‬‫بأرشفة‬‫الوثائق‬ ‫هذه‬‫الكترونيا‬،‫فإنها‬‫بالتأكيد‬‫هذه‬ ‫كل‬ ‫الى‬ ‫تحتاج‬‫و‬ ‫المستلزمات‬‫ال‬ ‫الحلول‬‫م‬‫اعاله‬ ‫ذكورة‬
‫نظرا‬ ‫الجودة‬ ‫عالية‬ ‫وبمواصفات‬‫ألهمية‬‫والتي‬ ‫والبشرية‬ ‫المالية‬ ‫الشركة‬ ‫وامكانية‬ ‫الوثائق‬‫ال‬ ‫لها‬‫قدر‬‫ة‬‫المستل‬ ‫هذه‬ ‫تامين‬ ‫على‬‫زمات‬
‫وادارتها‬‫بكفاءة‬.‫من‬ ‫الماليين‬ ‫لها‬ ‫حكومية‬ ‫مؤسسة‬ ‫على‬ ‫تنطبق‬ ‫المثل‬ ‫نفس‬‫األوراق‬‫شؤون‬ ‫تخص‬ ‫التي‬ ‫والوثائق‬‫و‬ ‫الدولة‬‫المواطنين‬
‫الى‬ ‫ماسة‬ ‫بحاجة‬ ‫والتي‬‫األرشفة‬.‫والحفظ‬
‫األ‬ ‫المثال‬ ‫بين‬‫ول‬‫من‬ ‫العديد‬ ‫هناك‬ ‫المعقد‬ ‫الثاني‬ ‫والمثال‬ ‫البسيط‬‫االمثلة‬‫تختلف‬ ‫والتي‬‫مستويات‬‫بعضها‬‫عن‬‫البعض‬‫حجم‬ ‫حيث‬ ‫من‬
.‫ومواردها‬ ‫امكانياتها‬ ‫حجم‬ ‫وكذلك‬ ‫عملها‬ ‫ومتطلبات‬ ‫احتياجاتها‬
‫يجب‬ ‫المشروع‬ ‫بتنفيذ‬ ‫البدء‬ ‫فقبل‬‫أ‬‫بالتخطيط‬ ‫تسمى‬ ‫والتي‬ ‫االمكانيات‬ ‫بحجم‬ ‫ومقارنتها‬ ‫المتطلبات‬ ‫حجم‬ ‫دراسة‬ ‫وال‬،‫ما‬ ‫وهذا‬‫س‬‫نتطرق‬
‫في‬ ‫بالتفصيل‬ ‫اليه‬‫الفصل‬‫التالي‬)‫(التخطيط‬‫البحث‬ ‫هذا‬ ‫من‬.
‫االلكترونية‬ ‫للشبكة‬ ‫التحتية‬ ‫البنية‬
‫البيانات‬ ‫مركز‬‫والسيرفرات‬
‫قاعدة‬‫البيانات‬
‫المطلوبة‬ ‫االجهزة‬
‫البرمجي‬ ‫التطبيق‬
‫االلكترونية‬ ‫األرشفة‬
‫الكوادر‬‫المختصة‬

18. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
18-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
‫ال‬:‫المقترح‬ ‫للحل‬ ‫الرئيسية‬ ‫خصائص‬
‫من‬ ‫جزء‬ ‫ألي‬ ‫التخطيط‬ ‫عند‬‫أجزاء‬‫يجب‬ ‫المقترح‬ ‫الحل‬‫مراعاة‬:‫التالية‬ ‫الخصائص‬
o‫التوسع‬ ‫قابلية‬(Scalability:)‫يجب‬ ‫والتصميم‬ ‫التخطيط‬‫أ‬‫يأخذ‬ ‫ن‬‫ا‬‫نمو‬ ‫االعتبار‬ ‫بنظر‬‫المؤسسة‬‫العمل‬ ‫افاق‬ ‫وازدياد‬
‫كأن‬ ،‫المشروع‬ ‫حجم‬ ‫نمو‬ ‫الى‬ ‫بدورها‬ ‫تؤدي‬ ‫والتي‬‫ت‬‫جديدة‬ ‫مواقع‬ ‫أو‬ ‫المستخدمين‬ ‫من‬ ‫جديدة‬ ‫مجاميع‬ ‫ضاف‬‫المؤسسة‬ ‫الى‬
‫أو‬‫إضافة‬‫الحاليين‬ ‫المستخدمين‬ ‫إلى‬ ‫المقدمة‬ ‫الخدمة‬ ‫مستوى‬ ‫على‬ ‫التأثير‬ ‫دون‬ ‫جديدة‬ ‫تطبيقات‬.
o‫األداء‬(Performance:)‫ي‬‫أن‬ ‫تضمن‬ ‫التي‬ ‫األنشطة‬ ‫شمل‬‫تعمل‬ ‫المنظومة‬ ‫من‬ ‫جزء‬ ‫أي‬‫وكفؤة‬ ‫فعالة‬ ‫بطريقة‬‫لتحقيق‬
‫أهداف‬‫ها‬.‫معاير‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫هناك‬‫األداء‬‫و‬‫التي‬‫يجب‬‫أ‬‫ن‬‫تؤ‬‫بنظر‬ ‫خذ‬‫العمليات‬ ‫بسير‬ ‫بدءا‬ ‫التخطيط‬ ‫مرحلة‬ ‫في‬ ‫االعتبار‬
‫وأداء‬‫األجهزة‬‫ومرورا‬ ‫االلكترونية‬ ‫والشبكة‬‫ب‬‫وانتهاء‬ ‫والبرامج‬ ‫والتطبيقات‬ ‫البيانات‬ ‫قواعد‬‫بأداء‬.‫المنتسبين‬
o( ‫الجاهزية‬Availability:)‫ال‬‫شبكة‬‫وق‬ ‫والسيرفرات‬ ‫االلكترونية‬‫و‬‫يجب‬ ‫نفسه‬ ‫والتطبيق‬ ‫البيانات‬ ‫اعد‬‫أ‬‫ن‬‫تعمل‬‫جميعا‬
‫بثبات‬‫والتي‬ ‫التشغيل‬ ‫وقت‬ ‫طيلة‬‫قد‬‫الكبرى‬ ‫الشركات‬ ‫في‬ ‫تكون‬‫الحساسة‬ ‫الحكومية‬ ‫المؤسسات‬ ‫أو‬24،‫اليوم‬ ‫في‬ ‫ساعة‬
7‫للفشل‬ ‫ينبغي‬ ،‫ذلك‬ ‫إلى‬ ‫وباإلضافة‬ .‫األسبوع‬ ‫في‬ ‫أيام‬‫معين‬ ‫جهاز‬ ‫في‬‫أ‬‫أال‬ ‫معينة‬ ‫نقطة‬ ‫و‬‫ع‬ ‫كبير‬ ‫بشكل‬ ‫تؤثر‬‫أداء‬ ‫لى‬
‫المنظومة‬.
o( ‫األمنية‬Security:)‫أ‬‫المنظومة‬ ‫منية‬‫بأكملها‬‫يجب‬‫أ‬‫ال‬ ‫التصميم‬ ‫مرحلة‬ ‫في‬ ‫د‬‫ع‬‫ت‬ ‫ن‬‫أ‬.‫العمل‬ ‫من‬ ‫االنتهاء‬ ‫بعد‬ ‫تضاف‬ ‫ن‬
‫يجب‬‫أ‬‫تكون‬ ‫ن‬‫اجزائها‬ ‫بجميع‬ ‫المنظومة‬‫الثغرات‬ ‫من‬ ‫ومحصنة‬ ‫قوية‬‫األمنية‬.‫االلكترونية‬ ‫والقرصنة‬
o‫سه‬‫و‬‫لة‬‫اإلدارة‬(Manageability:)‫يجب‬‫أ‬‫تصمم‬ ‫ن‬‫المنظومة‬‫وسهل‬ ‫مبسط‬ ‫بشكل‬‫اإلدارة‬‫تقنيي‬ ‫وباستطاعة‬ ،
‫المؤسسة‬‫إدار‬‫تها‬‫مفاصلها‬ ‫جميع‬ ‫وصيانة‬.‫سلسة‬ ‫بصورة‬‫المنظومة‬‫ال‬ ‫والصيانة‬ ‫الفهم‬ ‫وصعبة‬ ‫جدا‬ ‫معقدة‬ ‫تكون‬ ‫التي‬
‫يمكن‬‫أ‬‫وكفاءة‬ ‫بفعالية‬ ‫تعمل‬ ‫ن‬‫للفشل‬ ‫ومعرضة‬.
Scalability
Performance
Manageability
Availability
Security

19. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
19-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
6.1.‫ال‬‫للمشروع‬ ‫تخطيط‬
‫التخطيط‬(Planning)‫جهد‬ ‫وهو‬ ‫التنفيذ‬ ‫تسبق‬ ‫التي‬ ‫التفكير‬ ‫مرحلة‬ ‫هو‬
‫إلى‬ ‫يهدف‬ ‫ومنظم‬ ‫موجه‬‫إ‬‫عداد‬‫الخطة‬‫و‬ .‫المواءمة‬ ‫هي‬ ‫الخطة‬‫بين‬‫ما‬‫هو‬
‫مطلوب‬‫وما‬‫هو‬‫متاح‬،‫عمليا‬‫فهو‬‫يعني‬‫تعبئة‬‫وتنسيق‬‫وتوجيه‬‫الموا‬‫رد‬
‫والطاقات‬‫لتحقيق‬‫أهداف‬‫معينة‬‫في‬‫فترة‬‫زمنية‬‫معينة‬‫وبأقل‬‫تكلف‬‫ة‬‫ممكنة‬
‫عمليا‬.
‫جدا‬ ‫مهم‬ ‫السليم‬ ‫فالتخطيط‬‫إلنجاح‬‫المجاالت‬ ‫من‬ ‫مجال‬ ‫اي‬ ‫في‬ ‫مشروع‬ ‫اي‬
:‫التالية‬ ‫بالنقاط‬ ‫التخطيط‬ ‫اهمية‬ ‫تلخيص‬ ‫ويمكن‬
.‫بدقة‬ ‫الهدف‬ ‫وتحديد‬ ‫الرؤية‬ ‫وضوح‬
.‫والمستقبلي‬ ‫الحالي‬ ‫الوضع‬ ‫بين‬ ‫والتنسيق‬ ‫التكامل‬ ‫تحقيق‬
.‫الصحيح‬ ‫القرار‬ ‫اتخاذ‬ ‫على‬ ‫يساعد‬
‫األ‬ ‫تحديد‬‫مع‬ ‫يتفق‬ ‫بما‬ ‫ولويات‬.‫االحتياجات‬
.‫واالمكانيات‬ ‫للموارد‬ ‫األمثل‬ ‫االستخدام‬
.‫االهداف‬ ‫لتحقيق‬ ‫يصرف‬ ‫الذي‬ ‫والوقت‬ ‫الجهد‬ ‫تقليل‬
.‫التنفيذ‬ ‫في‬ ‫المشروع‬ ‫تعترض‬ ‫قد‬ ‫التي‬ ‫العمل‬ ‫مشاكل‬ ‫على‬ ‫السيطرة‬
.‫المستقبل‬ ‫في‬ ‫المتوقعة‬ ‫المخاطر‬ ‫تقليل‬
‫مشروع‬ ‫بتنفيذ‬ ‫البدء‬ ‫فقبل‬ ‫إذا‬‫نا‬‫يجب‬ ‫هذا‬‫أ‬‫عامة‬ ‫وبصورة‬ ،‫ومستحقا‬ ‫كافيا‬ ‫وقتا‬ ‫ويعطوه‬ ‫اهمية‬ ‫التخطيط‬ ‫بها‬ ‫القائمون‬ ‫يولي‬ ‫ن‬‫ي‬‫جب‬
‫علينا‬‫أ‬‫ن‬‫نأخذ‬:‫االعتبار‬ ‫بنظر‬ ‫التالية‬ ‫النقاط‬
1.‫المؤسسة‬ ‫حجم‬‫وعملها‬:
:‫وتتضمن‬
o‫التنظيمي‬ ‫الهيكل‬‫العالقة‬ ‫ذوو‬ ‫االقسام‬ ‫جميع‬ ‫متضمنا‬.
o.‫الجغرافي‬ ‫وتوزيعها‬ ‫المؤسسة‬ ‫فروع‬
o‫الذين‬ ‫المنتسبين‬ ‫عدد‬‫النظام‬ ‫يستخدمون‬.
o‫ونوعية‬ ‫عدد‬‫األجهزة‬.‫الضوئية‬ ‫والماسحات‬ ‫والطابعات‬ ‫كالكومبيوترات‬ ‫المستخدمة‬
o‫العمل‬ ‫سير‬‫من‬ ‫سلسلة‬ ‫بها‬ ‫ويقصد‬ :‫المراحل‬‫الرئيسية‬‫المشروع‬ ‫واتمام‬ ‫لتنفيذ‬‫كل‬ ‫وتتكون‬ ،‫مرحلة‬‫سلس‬ ‫من‬‫من‬ ‫لة‬
‫الخطوات‬‫والعمليات‬‫أو‬‫الفرعية‬ ‫المراحل‬‫بدورها‬ ‫والتي‬
‫كل‬ ‫وتتكون‬ .‫اخرى‬ ‫وعمليات‬ ‫خطوات‬ ‫من‬ ‫تتكون‬ ‫قد‬
‫الضرورية‬ ‫والفعاليات‬ ‫الوظائف‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫من‬ ‫عملية‬
‫إلنجاز‬‫مترابطة‬ ‫المهام‬ ‫هذه‬ ‫وتكون‬ ،‫معينة‬ ‫مهمة‬
‫تشكل‬ ‫بمجموعها‬ ‫والتي‬ ‫البعض‬ ‫بعضها‬ ‫مع‬ ‫ومتكاملة‬
‫مهام‬‫المرحلة‬.‫عرض‬ ‫طريقة‬ ‫العمل‬ ‫سير‬ ‫اعتبار‬ ‫ويمكن‬
‫العمل‬ ‫تمثيل‬ ‫أو‬‫الحقيقي‬‫وخرائط‬ ‫وسائل‬ ‫وتستخدم‬ ،
‫معين‬ ‫مشروع‬ ‫في‬ ‫العمل‬ ‫سير‬ ‫وتوضيح‬ ‫لعرض‬.
‫األ‬ ‫مشروع‬ ‫عمل‬ ‫سير‬ ‫ونشرح‬ ‫نوضح‬ ‫سوف‬‫رشفة‬
( ‫الفقرة‬ ‫في‬ ‫تفصيل‬ ‫بكل‬ ‫االلكترونية‬6,9.)

20. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
20-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
2.‫المشروع‬ ‫حجم‬:
‫األوراق‬ ‫هذه‬ ‫زيادة‬ ‫معدل‬ ‫االعتبار‬ ‫بنظر‬ ‫االخذ‬ ‫مع‬ ‫لألرشفة‬ ‫الالزمة‬ ‫والوثائق‬ ‫األوراق‬ ‫كمية‬ ‫بها‬ ‫نقصد‬ ‫هنا‬‫مع‬‫نمو‬
‫المؤسسة‬‫و‬‫توسع‬‫نشاطاتها‬.
3.‫المراد‬ ‫الوثائق‬ ‫نوعية‬‫أ‬‫الكترونيا‬ ‫رشفتها‬‫تصنيفها‬ ‫وطريقة‬:
‫حجم‬ ‫بها‬ ‫نقصد‬‫األوراق‬‫جودتها‬ ‫مدى‬ ،‫عمرها‬ ،‫لونها‬ ،‫ترتيب‬ ‫كيفية‬ ،‫األوراق‬‫تصنيفها‬ ‫وطريقة‬ ‫الملفات‬ ‫داخل‬.
‫نماذج‬ ‫هناك‬‫واستمارات‬‫على‬ ‫تحتوي‬ ‫متعددة‬‫أسئلة‬‫مسؤول‬ ‫يقوم‬ ‫واستبيانات‬‫ي‬‫األرشفة‬‫بمل‬ ‫المؤسسة‬ ‫في‬‫ئها‬‫وا‬‫على‬ ‫الجابة‬
‫االسئلة‬‫و‬‫بمشروع‬ ‫القائمون‬ ‫تساعد‬ ‫والتي‬ ‫االستبيانات‬‫األرشفة‬‫على‬‫فهم‬‫المشروع‬‫ورسم‬.‫جدواها‬ ‫ودراسة‬ ‫خطتها‬‫ك‬‫ما‬
:‫التالي‬ ‫المثال‬ ‫في‬ ‫تجدوه‬
1-‫عامة‬ ‫معلومات‬
‫عدد‬‫األيام‬‫المسموحة‬‫لألوراق‬‫موقع‬ ‫في‬ ‫بالبقاء‬ ‫والمجلدات‬
‫األرشفة‬‫االصلي‬ ‫موقعها‬ ‫عن‬ ‫وبعيدا‬
‫يوما‬ ..........
‫معالجة‬ ‫أثناء‬‫األوراق‬‫و‬‫أ‬‫الستخدام‬ ‫حاجة‬ ‫هناك‬ ‫هل‬ ‫رشفتها‬
‫هذه‬‫األوراق‬‫االصلية‬ ‫اقسامها‬ ‫قبل‬ ‫من‬‫؟‬
‫نعم‬‫كال‬
‫هل‬‫تعبئة‬ ‫تعاد‬‫األوراق‬‫بعد‬ ‫والمجلدات‬‫أ‬‫رشفتها‬‫كانت‬ ‫كما‬
‫أم‬‫تحتفظ‬‫بالتر‬‫ت‬‫الجديد؟‬ ‫يب‬
‫نعم‬‫كال‬
2-‫العدد‬‫اإلجمالي‬‫لأل‬‫وراق‬
‫الحد‬‫األدنى‬‫ورقة‬ ..........
‫المحتمل‬‫ورقة‬ ..........
‫الحد‬‫األقصى‬‫ورقة‬ ..........
‫والكراتين‬ ‫المجلدات‬
‫معدل‬‫األوراق‬‫الكارتون‬ / ‫المجلد‬ /‫ورقة‬ ..........
‫الحد‬‫األدنى‬‫لأل‬‫وراق‬‫الكارتون‬ / ‫المجلد‬ /‫ورقة‬ ..........
‫الحد‬‫األ‬‫قص‬‫ى‬‫لأل‬‫وراق‬‫الكارتون‬ / ‫المجلد‬ /‫ورقة‬ ..........
‫منطقي؟‬ ‫بشكل‬ ‫مصنفة‬ ‫والكراتين‬ ‫المجلدات‬ ‫في‬ ‫المحفوظة‬ ‫األوراق‬ ‫هل‬
‫نعم‬‫كال‬
‫كانت‬ ‫إذا‬‫اإلجابة‬:‫التصنيف‬ ‫نوعية‬ ‫حدد‬ ‫رجاء‬ ‫بنعم‬
‫ابجدي‬
‫ترقيم‬
‫المجلد‬ ‫نوعية‬
‫تاريخ‬
‫جغرافي‬
‫أخرى‬
3-‫حجم‬‫األوراق‬
A4% ..........
A3% ..........
A0% ..........
‫أخرى‬% ..........

21. ‫األرشفة‬‫االلكترونية‬
21-5405‫تشرين‬‫الثاني‬،2015
4-‫جودة‬‫األوراق‬
‫(نظيفة‬ ‫جيد‬‫ناعمة‬ ‫وبيضاء‬)% ..........
‫داكنة‬ ‫(صفراء‬ ‫متوسطة‬‫الجودة‬ ‫ومتفاوتة‬)% ..........
‫أو‬ ‫متجعدة‬ ‫أو‬ ‫(متسخة‬ ‫رديئة‬)‫تالفة‬% ..........
‫أخرى‬% ..........
5-‫األوراق‬ ‫عمر‬
5‫سنوات‬% ..........
10‫سنوات‬% ..........
15‫سنة‬% ..........
20‫سنة‬% ..........
‫من‬ ‫أكثر‬20‫سنة‬% ..........
6-‫األوراق‬ ‫لون‬
‫أبيض‬% ..........
‫واضحة‬% ..........
‫داكنة‬% ..........
‫تصنيعه‬ ‫معاد‬ ‫ورق‬% ..........
‫مقشرة‬% ..........
‫أخرى‬% ..........
7-‫الدبابيس‬‫المكتبية‬ ‫والمواد‬
‫الكليبسات‬% ..........
‫الدبابيس‬% ..........
‫االغلفة‬‫السلكية‬‫والبالستيكية‬% ..........
‫الصق‬% ..........
‫أخرى‬% ..........
8-‫الفهرسة‬
‫الفهرسة‬ ‫في‬ ‫المراد‬ ‫الحقول‬ ‫يحدد‬‫و‬:‫مثال‬ ‫نوعيتها‬
)...‫مقاطعة‬ ،‫مدينة‬ ،‫(بلد‬ ‫الجغرافي‬ ‫التوزيع‬‫أبجدي‬
‫المستند‬ ‫رقم‬‫رقمي‬
‫تاريخ‬‫اإلصدار‬‫تاريخ‬
9-‫االلكترونية‬ ‫الملفات‬ ‫نوعية‬
TIFF  JPEG  PNG  GIF  PDF 