SOP merupakan kebutuhan dari setiap organisasi dalam membangun kinerja tinggi yang efisien. Asistensi / Bantuan dalam penyusunan dan implementasi SOP silahkan hubungi Pusat INTAN Telp. 3868207 email : intanlan2015@gmail.com atau HP 0813 8558 6665 atau suripto3x@rocketmail.com

2. i
Integritas
Profesionalitas
Peduli
Inovatif

3. ii
BUKU PRAKTIS
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR –
ADMINSITRASI PEMERINTAHAN
Tim Penulis :
Suripto, Abdul Muis, Marsono, Selfy Andreany,
Antonius Galih Prasetyo, Dedi Cahyadi
Editor :
Haris Faozan

4. iii
BUKU PRAKTIS : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR – ADMINSITRASI PEMERINTAHAN
vii + 49 + 35;
ISBN: 978-602-71859-3-7
Tim Penyusun Suripto, Abdul Muis, Marsono, Selfy Andreany, Antonius Galih
Prasetyo, Dedi Cahyadi
Editor Haris Faozan
Tim Pendukung Niken Andonrani, Sainem Indrawati, Irma Dewi Sofia
Hak Cipta @ 2014 pada Pusat Inovasi Tata Pemerintahan Lembaga Administrasi Negara
Cetakan Pertama: April 2014
Cetakan Kedua : Mei 2015
Diterbitkan dan dipublikasikan
PUSAT INOVASI TATA PEMERINTAHAN LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Jl. Veteran No. 10 Jakarta Pusat (10110) DKI Jakarta
Telp. 021-3868201 – 7 ext. 149 – 151 Website : www.inovasi.lan.go.id

5. iv
Penyelenggaraan pelayanan pulbik yang efektif, efisien dan
bebas dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN)
merupakan idaman seluruh masyarakat. Hal tersebut hanya
dapat diwujudkan apabila penyelengggara pelayanan publik
yang professional. Pemerintah sebagai salah satu
penyelenggara pelayanan publik juga wajib
menyelenggarakan pelayanan secara professional. Sikap
professionalitas pelayananantara lain ditunjukankejelasan
dalam setiap aktivitas kegiatan, waktu dan pelayanan.Untuk
mendapatkan hal tersebut dibutuhkan Standar Operasional
Prosedur pelayanan (SOP). Pentingnya SOP pelayanan
bergunauntukmeminimalisir atau bahkan menghilangkan
terjadinya mal administrasi dalam penyelengaraan
administasi pemerintahan. Apabila masih tetap terjadi
penyimpangan penyelenggaraan, maka aktor (unit tersebut)
atau stakeholder dapat ditemukan penyebabnya dan
diselesaikan dengan cepat dan tepat. Sehingga demikian
akan memberikan impact pada kualitas mutu dan kepuasan
masyarakat pengguna jasa layanan pemerintah.
Guna memudahkan penyusunan standard operasinal
prosedur (SOP) bagi instansi pemerintah sebagaimana telah
diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Apatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun
2012 sebagai tindak lanjut Undang-Undang Pelayanan
Publik, maka Buku Praktis Standar Operasional Prosedur –
Administrasi Pemerintahan sangat berguna bagi para praktisi
pemerintahan.
Terimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan
sumbang pemikiran dalam penyusunan buku ini dan semoga
buku ini memberikan manfaat yang nyata bagi tumbuh
kembang pelayanan birokrasi di Indonensia.
Jakarta, April 2015
Pusat INTAN

6. v
Kata Pengantar iv
Daftar Isi v
Glossary vii
Pendahuluan 2
Latar Belakang 2
Metode Coaching 3
Tujuan 4
Kompetensi 5
Konsep dan Kebijakan 6
Pengertian 6
Manfaat SOP 8
Prinsip-Prinsip 9
Jenis SOP 11
Kebijakan 13
Bisnis Proses dalam SOP 15
Konsep analisis Bisnis Proses 15
Langkah Praktis Penataan Bisnis Proses 17
Analisis Bisnis Proses dalam SOP 19

7. vi
Anatomi SOP 22
Simbol SOP 32
Langkah Praktis SOP 43
Identifikasi Kebutuhan SOP 43
Penilaian Prioritas 45
Identifikasi Aktivitas SOP 46
Menentukan Format 47
Menyusun dan Pendokumentasian SOP 48
Pengesahan SOP 49
Referensi
Lampiran

8. vii
Standar
Operasional
Prosedur (SOP)
: serangkaian instruksi tertulis
yang dibakukan mengenai
berbagai proses
penyelenggaraan aktivitas
organisasi, bagaimana dan
kapan harus dilakukan,
dimana dan oleh siapa
dilakukan
Administrasi
Pemerintahan (AP)
: pengelolaan proses
pelaksanaan tugas dan fungsi
pemerintahan yang
dijalankan oleh organisasi
pemerintah
Standar
Operasional
Prosedur
Administrasi
: standar operasional prosedur
dari berbagai proses
penyelenggaraan
administrasi pemerintahan
Pemerintahan
(SOP-AP)
yang sesuai dengan
peraturan perundang-
undangan yang berlaku
SOP administratif : prosedur standar yang
bersifat umum dan tidak rinci
dari kegiatan yang dilakukan
oleh lebih dari satu orang
aparatur atau pelaksana
dengan lebih dari satu peran
atau jabatan
SOP teknis : prosedur standar yang sangat
rinci dari kegiatan yang
dilakukan oleh satu orang
aparatur atau pelaksana
dengan satu peran atau
jabatan

9. 1

10. 2
Latar Belakang
Birokrasi professional adalah birokrasi yang mampu
memberikan pelayanansesuai standar peraturan yang
telah ditetapkan. Dalam lingkungan birokrasi kita saat ini,
semangat mewujudkan birokrasi professional tersebut
tercermin dalamdokumen road map reformasi birokrasi
periode 2010-2014, yang antara lain dijabarkan dengan
Permen.PANRB No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan. Peraturan ini
mengamanatkan setiap unit dalam
kementerian/Lembaga Pemerintah Non Kementerian /
Pemerintah Daerah untuk menyusun dan menerapkan
SOP.
Penyusunan dan penerapan SOP yang baik semakin
memberikan peluang instansi persebut semakin
professional. Hal ini akan memberikan kepastian
penyelenggaraan administrasi pemerintahanyang lebih
efektif dan efisien dalam waktu dan pekerjaan. Selain
itu,SOP juga dapatmeminimalisir atau bahkan
menghilangkan terjadinya mal administrasi dalam
……. memberikan kepastian
penyelenggaraan administrasi
pemerintahan yang lebih efektif
dan efisien dalam waktu dan
pekerjaan

11. 3
penyelengaraan administasi pemerintahan. Apabila
masih tetap terjadi penyimpangan penyelenggaraan,
maka aktor (unit tersebut) atau stakeholder dapat
ditemukan penyebabnya dan diselesaikan dengan cepat
dan tepat. Sehingga demikian akan memberikan impact
pada kualitas mutu dan kepuasan masyarakat pengguna
jasa layanan pemerintah.
Dengan menyadari peran pentingnya SOP dalam
penyelenggaraan administrasi pemerintahan tersebut,
maka buku ini disusun sebagai practical hand book bagi
para praktisi instansi pemerintah dalam menciptakan
penyelenggaraan administrasi pemerintahanyang lebih
efektif dan efisien dalam waktu dan pekerjaan.
Metode Coaching
1. Metode Coaching diselenggarakan dengan
memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
2. Prinsip , yaitu bahwa selama pelatihan
peserta berhak untuk didengarkan,
dihargai, dan dipertimbangkan setiap ide
dan pendapatnya, sejauh berada di dalam
konteks pelatihan.
3. Berorientasi kepada peserta, di mana peserta berhak
untuk:
 Mendapatkan practical hand bookSOP dan
mendapatkan pengajar/widyaiswara
profesional.
……. peserta berhak untuk didengarkan,
dihargai, dan dipertimbangkan setiap ide
dan pendapatnya

12. 4
 Melakukan refleksi dan memberikan umpan
balik secara terbuka, serta melakukan evaluasi
dan dievaluasi.
4. Berbasis kompetensi, yang memungkinkan peserta
untuk mengembangkan pengetahuan, keterampilan,
dan sikap langkah demi langkah dalam memperoleh
kompetensi yang diharapkan.
5. Learning by doing yang memungkinkan peserta untuk
berkesempatan melakukan practical baik secara
individu maupun kelompok.
Tujuan
Melalui pembelajaran ini, peserta diharapkan memiliki
pengetahuan, keterampilan dalam menyusun Standar
Operasional Prosedur secara benar sesuai
Permen.PANRB No. 35 tahun 2012 dengan :
1. memahami konsep dan kebijakan SOP,
2. mampu menganalisa bisnis proses sesuai tingkatan
unit organisasinya,
3. memahami anatomi SOP,
4. memahami simbol-simbol SOP,
5. memahami langkah praktis
menyusun SOPMampu menyusun Standar Operasional Prosedur
secara praktis dan benar

13. 5
Kompetensi
Peserta diharapkan mempunyai kompetensi dalam:
1. memahami konsepsi SOP dengan
mempertimbangkan berbagai kebijakan sektoral
sesuai dengan urusan kewenangannya
2. mampu membuat analisis bisnis proses sesuai
dengan tingkatan level organisasi / unit kerjanya
3. Memahami anatomi dalam penyusunan SOP
4. Memahami dan mampu menggunakan symbol-
simbol SOP secara benar
5. Mampu menyusun SOP secara praktis

14. 6
Pengertian
SOP atau Standar Operasional
Prosedur menurut pengertian
dalam Permenpan No 35 Tahun
2012 adalah serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan
mengenai berbagai proses
penyelenggaraan aktivitas
organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan,
dimana dan oleh siapa dilakukan;. Seiring dengan definisi
tersebut, ENA State Leaders Conference:2007
menyatakan bahwa “SOPs should be organized to ensure
ease and efficiency in use and to be specific to the
organization which develops it.”.Dengan pengertian
tersebut, maka setiap organisasi dapat menyusun SOP
sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi. Secara
umum format SOP tidak memiliki format yang baku /
sama, sehingga sangat mungkin terjadi berbeda
organisasi akan berbeda juga format SOP-nya. Dengan
kondisi tersebut, International Organization for
Standardization dapat memberikan sertifikasi ISO pada
format SOP yang berbeda-beda. Sedangkan untuk
“…….setiap organisasi dapat menyusun SOP sesuai
dengan kebutuhan dan tujuan organisasi&“SOP
tidak memiliki format yang baku / sama” ……..

15. 7
lingkungan instansi pemerintah merujuk pada Peraturan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi (PerMenPan) no. 35 tahun 2012 tentang
Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan, yang kemudian dijadikan
sebagai acuan bagi Kementerian, Lembaga dan
Pemerintah Daerah.
Intinya, pada Hakekat SOP disusun dan dilaksanakan
untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan
permasalahan pada pelaksanaan aktivitas sebuah
organisasi. Untuk itu, SOP memiliki karakteristik sebagai
berikut:
1. Suatu petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu
tindakan baku;
2. SOP berisi petunjuk yang menjelaskan cara yang
diharapkan dan diperlukan oleh pekerja/petugas
dalam melakukan/menyelenggarakan pekerjaan
mereka;
3. Secara menyeluruh satuan SOP akan
menggambarkan secara detail cara organisasi
beroperasi mengenai apa yang harus dilakukan,
kapan, dimana, dan oleh siapa.
4. SOP Administrasi tidak menggambarkan cara
melakukan pekerjaan (technical skills), tetapi
menggambarkan peraturan
organisasi untuk melakukan
pekerjaan (procedural guidance).
Dari uraian penjelasan tersebut,
maka dapat disimpulkan bahwa
SOP adalah serangkain instruksi
“SOP disusun dan dilaksanakan untuk menghindari
miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada
pelaksanaan aktivitas sebuah organisasi”

16. 8
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan aktivitas orgnisasi, bagamana dan
kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
SOP yang disusun harus menghasilkan informasi yang
menjadi jembatan komunikasi antara organisasi.
Informasi sebagai hasil proses adalah dasar bagi anggota
organisasi untuk mengambil keputusan dan melakukan
tindakan.
Manfaat SOP
Penyusunan dan penerapan SOP pada setiap
penyelenggaraan aktivitas organisasi khususnya dalam
administasi pemerintahan memberikan manfaat sebagai
berikut :
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur
dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi
tugasnya;
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang
mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau
pelaksana dalam melaksanakan tugas;
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan
tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan
organisasi secara keseluruhan;
4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak
tergantung pada intervensi manajemen, sehingga
akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam
pelaksanaan proses sehari-hari;
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
memberikan aparatur cara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi
usaha yang telah dilakukan;

17. 9
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan
pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai
situasi;
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada
masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan
prosedur;
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi
kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur
dalam melaksanakan tugasnya;
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan
kompetensi aparatur;
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang
dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan
tugasnya;
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur
dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan
melakukan penyimpangan;
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-
kesalahan prosedural dalam memberikan
pelayanan;
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan
dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga
sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja
pelayanan.

18. 10
Prinsip-Prinsip
Pada hakekatnya SOP sangat sederhana, dimana jika kita
merujuk prinsip“Write what you do, do what you write” .
Sebelum menyusun SOP ada beberapa prinsip
penyusunan SOP yang perlu diperhatikan yaitu:
1. Kemudahan dan kejelasan.
2. Efisiensi dan efektifitas.
3. Keselarasan.
4. Keterukuran.
5. Dinamis.
6. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang
dilayani.
7. Kepatuhan hukum.
8. Kepastian hukum.
Sedangkan prinsip dalam pelaksanaan SOP sebagai
berikut :
1. Konsisten
2. Komitmen.
3. Perbaikan berkelanjutan.
4. Peningkatan Kualitas
5. Seluruh unsur memiliki peran penting.
6. Terdokumentasi dengan balk.
“Write what you do, do what you write”

19. 11
Jenis SOP
SOPdalam kegiatan penyelenggaraan administrasi
pemerintahan umumnya di bedakan menjadi dua jenis
yaitu:
1. SOP berdasarkan Sifat Kegiatan
a) SOP teknis adalah standar prosedur
yang sangat rinci dari kegiatan yang
dilakukan oleh satu orang aparatur atau
pelaksana dengan satu peran atau
jabatan. Setiap prosedur diuraikan
dengan sangat teliti sehingga tidak ada
kemungkinan-kemungkinan variasi lain.
Contoh SOP teknis dapat diterapkan
pada bidang-bidang antara lain:
pemeliharaan sarana dan prasarana,
pemeriksaan keuangan (auditing),
kearsipan, korespondensi, dokumentasi,
Pelayanan-pelayanan kepada
masyarakat, kepegawaian dan lainnya.
b) SOP administratif adalah standar
prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-
jenis pekerjaan yang bersifat
administratif. Contoh lingkup makro, SOP
4 Jenis SOP:
Berdasarkan Sifat
Kegiatan,Menurut Cakupan dan
Besaran Kegiatan,Menurut
Cakupan dan Kelengkapan
Kegiatan,Menurut Cakupan dan
Jenis Kegiatan

20. 12
administratif dapat digunakan untuk
proses-proses perencanaan,
pengganggaran, dan lainnya, atau secara
garis besar proses-proses dalam siklus
penyelenggaraan administrasi
pemerintahan. Lingkup mikro, SOP
administratif disusun untuk proses-
proses administratif dalam operasional
seluruh instansi pemerintah,
2. SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan
a) SOP Makro adalah SOP berdasarkan
cakupan dan besaran kegiatannya
mencakup beberapa SOP (SOP mikro)
yang mencerminkan bagian dari kegiatan
tersebut atau SOP yang merupakan
integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro)
yg membentuk serangkaian kegiatan
dalam SOP tersebut tidak mencerminkan
kegiatan yang sesungguhnya dilakukan
oleh pelaksanaanya, Contoh: SOP
Pengelolaan Surat yang merupakan SOP
makro dari SOP Penanganan Surat
Masuk, SOP Pemberian Tanggapan
terhadap Surat Masuk
b) SOP Mikro adalah SOP yang berdasarkan
cakupan dan besaran kegiatannya
merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP
makro) atau SOP yang kegiatannya
menjadi bagian dari kegiatan SOP (SOP
makro) yang lebih besar cakupannya.
Contoh: SOP Penanganan Surat Masuk,
SOP Pemberian Tanggapan terhadap
Surat Masuk, dan SOP Pengiriman Surat
SOP merupakan SOP mikro dari SOP
Pengelolaan Surat. SOP Persiapan
Bimbingan Teknis

21. 13
3. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan
Kegiatan
a) SOP Final adalah SOP yang berdasarkan
cakupan kegiatan telah menghasilkan
produk utama yang paling akhir atau
final, Contoh: SOP Penyusunan Pedoman
Merupakan SOP final dari SOP
Penyiapan Bahan Penyusunan Program
b) SOP Parsial adalah SOP yang
berdasarkan cakupan kegiatannya
belum menghasilkan produk utama yang
paling akhir dan final,sehingga masih
memiliki rangkaian kegiatan lanjutan
yang mencerminkan produk utama
akhirya
4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
a) SOP Generic (Umum) adalah SOP
berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya relative memiliki kesamaan
baik dari kegiatan yang di SOP-kan
maupun dari tahapan kegiatan dan
pelaksanaannya.Variasi SOP yang ada
hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP
itu diterapkan
b) SOP Spesifik (khusus) SOP berdasarkan
sifat dan muatan kegiatannya relative
memiliki perbedaan dari kegiatan yang di
SOP-kan, tahapan kegiatan,actor,dan
tempat SOP tersebut diterapkan.SOP ini
tidak dapat diterapkan ditempat lain
karena sifatnya yang spesifik tersebut

22. 14
Kebijakan
Sebagaimana telah dijelaskan
sebelumnya, salah satu prinsip
penyusunan SOP adalah kepatuhan
hukum. Dalam kontek penyusunan
SOP Administasi pemerintahan
bebebrapa kebiajakn yang menjadi
rujukan antara lain :
1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor: PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang
Pedoman Umum Reformasi Birokrasi;
2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: 35 tahun
2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
3. PermenPAN dan RB Nomor 12 Tahun 2011 Tentang
Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process);
4. Permendagri No. 4 Tahun 2011 tentang Pedoman
Penyusunan SOP di Lingkungan Kemendagri;
5. Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang SOP di
Lingkungan Pemerintah Daerah.
6. Permen PAN Nomor : PER/21/M.PAN/11/2008
tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan
PermenPAN dan RB No. 35 tahun 2012 tentang
Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan

23. 15
Konsep Analisis Bisnis Proses
Bisnis proses merupakan sekumpulan
aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait
yang menghasilkan keluaran sesuai
kebutuhan pengguna (PermenPANRB No.
12 Tahun 2011).Disisi lain, LAN
memberikan pengertian bahwa proses
bisnis adalah suatu pendekatan
manajemen untuk meningkatkan efektivitas
dan efisiensi proses organisasi dengan memaksimalkan
nilai tambah sebagai upaya untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat (LAN, 2011). Beberapa pendekatan dalam
penyusunan bisnis proses sebagai berikut :
1. Model Quick Hits
Pendekatan ini merupakan modifikasi dari Model
Business Process Management (BPM) yang
befungsiuntuk memperbaiki bagian tertentu dari
Bisnis Proses merupakan sekumpulan
aktivitas kerja terstruktur dan saling terkait
yang menghasilkan keluaran sesuai
kebutuhan pengguna

24. 16
keseluruhan proses bisnisyang sudah ada dan sudah
berjalan dalam organisasi. Untuk itu, modelquick hits
dilakukan dengan membuang proses atau kegiatan
dalam suatu bisnis proses yang tidak memberikan
kontribusi secara signifikan terhadap peningkatan
kualitas produk dan atau kepuasan
pelanggan.Sehingga, Model Quick Hitsini merupakan
tindakan dengan resiko yang relatif rendah, mudah
dengan hasil yang cepat dalam memerbaiki bisnis
proses.
2. Model Business Process Management (BPM)
Model BPMmerupakan pendekatan dengan
mengembangkan bisnis proses secara
berkesinambungan (incremental).BPM ini lebih tepat
untuk dilakukan dalam “lingkup kecil (minor)”, tujuan
perbaikan skala kecil, dan keterlibatan pimpinan
puncak , namun cukup berarti dalam hasil (business
results. Sehingga model ini sangat tepat untuk
perbaikan bisnis proses yang berpengaruh langsung
terhadap kinerja organisasi.
3. Model Business Process Reengineering (BPR)
BPR merupakan metode merancang bisnis proses
secara radikal fundamental dengan menfokuskan
proses “apa seharusnya” dan nilai tambah outputnya.
Penerapan Model BPR memberikan manfaat, antara
lain : (1) meningkatkan efektivitas; (2) meningkatkan
efisiensi; (3) mengurangi biaya; (4) memberikan
pekerjaan yang berarti bagi karyawan; (5)
peningkatan dalam pendekatan organisasi; dan (6)
mengembangkan usaha.

25. 17
Langkah Praktis Penataan Bisnis Proses
Bisnis Proses mempunyai peranan penting
dalamefektivitas dan efisiensi kinerja organisasi. Dengan
melihat strategisnya peran tersebut, maka perlu
dilakukan manajemen bisnis proses secara
benar.Merujuk pada LAN, 2011 terdapat delapan
langkah dalam manejemen bisnis proses sebagai berikut
:
1. Analisis Kebutuhan dan Identifikasi Leveling Bisnis
Proses
Analisis kebutuhan merupakan langkah awal untuk
menentukan hal-hal yang mempengaruhi dalam
menata tata laksana di instansi pemerintah. Aspek-
aspek yang perlu diperhatikan dalam analisis
kebutuhan tata laksana instansi pemerintah antara
lain: nilai-nilai (values), kebijakan, situasi sosial baru
dan paradigma baru. Selain itu juga perlu dibuat
leveling bisnis proses, yang akan mementukan
Standar Operasional Prosedur (SOP).
2. Membuat Rancangan Awal Bisnis Proses Baru
(Modeling)
Tahap modeling dilakukan dengan membuat
rancangan awal bisnis proses yang baru atau
mendesain ulang proses bisnis, dengan
mengidentifikasi berbagai faktor penting dan atau
hambatan yang berhubungan dengan proses serta
spesifikasi proses.
3. Ujicoba Rancangan Awal Bisnis Proses
Uji rancang awalmerupakan langkahsimulasi
jalannya proses bisnis untuk mengidentifikasi
hambatan yang mungkin terjadi, sehingga pada saat
bisnis proses diimplementasikan dapat

26. 18
menghasilkan proses yang optimal dan memiliki
kinerja yang cukup tinggi.
4. Review Hasil Uji Coba
Review dilakukan untuk mengevaluasi hasil ujicoba,
sehingga akhirnya rancangan proses bisnis tersebut
benar-benar valid dan reliabel. Valid artinya bahwa
bisnis proses benar-benar dibutuhkan secara tepat
oleh pengguna dalam penyelenggaraan pelayanan
dalam organisasi. Sedangkan reliabel memiliki arti
bahwa bisnis proses yang dirumuskan akan bersifat
konsisten selama tidak terjadi perubahan-perubahan
pada lingkungan organisasi yang mengharuskan
dilakukannya perumusan ulang.
5. Penyempurnaan Bisnis Proses
Penyempurnaan bisnis proses dilakukan agar
berbagai hambatan yang mungkin terjadi bisa
diminimalisir, sehingga ketika bisnis proses
diimplementasikan dapat menunjukkan kinerja yang
optimal.
6. Penetapan
Penetapan bisnis proses dilakukan setelah tahapan
analisis kebutuhan, identifikasi leveling, modeling,
ujicoba rancangan dan penyempurnaan bisnis
proses. Penetapan ini dilakukan ketika bisnis proses
yang telah dibuat diyakini sudah bisa dilaksanakan,
sehingga akan dihasilkan produk kebijakan sebagai
dasar pelaksanaan bisnis proses.
7. Implementasi
Implementasi merupakan proses untuk memastikan
bahwa penyusunan atau perubahan tata laksana
dapat terlaksana dan tercapai dalam rangka
meningkatkan efisiensi dan efektifitas

27. 19
penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
Implementasi bermuara pada aktivitas, aksi dan
tindakan nyata yang terencana dan dilakukan secara
sungguh-sungguh sesuai dengan tujuan dari
penyusunan atau perbaikan tata laksana.
8. Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dilakukan untuk melihat hal-hal yang
menghambat atau menjadi masalah dalam
pelaksanaan bisnis proses. Sedangkan evaluasi
bisnis proses merupakan suatu kegiatan untuk
menilai tingkat pelaksanaan bisnis proses.
Langkah-langkah penataan bisnis proses yang
dikemukakan diatas, secara umum menganut cara
pendekatan dari Business Process Improvement (BPI),
karena langkah-langkah tersebut memungkinkan untuk
diimplementasikan di instansi pemerintah.
Analisis Bisnis Proses dalam SOP
Analisis bisnis proses dimulai dengan memahami
kembali visi dan misi organisasi.Pemahanan Visi dan misi
ini dapat dilihat dari rumusan tugas dan fungsi unit-unit
organisasi tersebut. Identifikasi tugas dan fungsi suatu
organisasi, perlu ditetapkan kegiatan utama yang akan
dilakukan, selanjutnya diidentifikasi pula sub-sub
…dimulai dengan pemahaman visi
dan misi yang dapat dilihat dari
pemahaman rumusan tugas dan
fungsi organisasi

28. 20
kegiatan atau aktivitas dari kegiatan-kegiatan yang telah
teridentifikasi, sampai dimana kegiatan sudah sangat
rinci dan tidak dapat diuraikan lagi maka disusun Standar
Operasional Prosedur (SOP).
SOP juga dapat berperan dalam proses penataan
kelembagaan suatu instansi pemerintah, karena SOP
merupakan perincian akhir dari tugas dan fungsi
organisasi yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan
pekerjaan. Melalui penyusunan SOP yang terperinci, akan
memudahkan bagi setiap organisasi untuk menilai
kebutuhan apa aja yang diperlukan dalam melaksanakan
setiap tahapan dalam kegiatan. Oleh karena itu langkah
awal penataan kelembagaan instansi pemerintah dengan
menggunakan analisis bisnis proses akan lebih terperinci
dalam merumuskan tugas dan fungsi, karena dengan
menggunakan analisis bisnis proses, perumusan tugas
dan fungsi akan diidentifikasi sampai kegiatan, sub
kegiatan, aktivitas dan sampai pada penyusunan SOP.
Karena dengan menyusun sampai SOP, nantinya
penataan kelembagaan yang dilakukan akan lebih rinci
sehingga setiap struktur organisasi mengetahui dan
memahami pelaksanaan tugas sampai yang terperinci.
Melihat berbagai penjelasan yang telah dikemukakan
diatas, bahwa dalam penyusunan SOP harus melakukan
analisis proses bisnis terlebih dahulu. Saat ini banyak
instansi pemerintah yang menyusun SOP tanpa
melakukan analisis proses bisnis terlebih dahulu,
penyusunan SOP yang dilakukan hanya berdasarkan
pada aktivitas rutin yang dilakukan tanpa melakukan
identifikasi tugas dan fungsi yang ada. Hal tersebut harus
segera dibenahi, karena tanpa melakukan analisis
proses bisnis dalam penyusunan SOP, aktivitas yang ada
belum terperinci secara detail dan SOP yang disusun
belum menggambarkan secara penuh tugas dan fungsi
yang akan dilakukan oleh instansi pemerintah.

29. 21

30. 22
Secara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan
format SOP. Format SOP sesuai konsep umum yang
berlaku dinyatakan bahwa tidak ada format SOP yang
baku (standar), yang mempengaruhi format SOP adalah
tujuan dibuatnya SOP tersebut. Dengan demikian maka
apabila tujuan penyusunan SOP berbeda maka format
SOPnya pun akan berbeda.
Namun demikian pada umumnya dokumen SOP memiliki
3 (tiga) unsur utama, yaitu: Identitas SOP, Prosedur SOP
dan Flowchart. Identitas SOP berisi data-data yang
menyangkut identitas SOP. Prosedur SOP berisi kegiatan,
pelaksana, mutu baku dan keterangan.Sedangkan
Flowchart berisikan gambar alur arah kegitan dan
aktornya.
Anatomi SOP berisi Identitas
SOP, Prosedur SOP dan
Flowchart

31. 23
Sesuai dengan anatomi Dokumen SOP yang pada
hakekatnya merupakan dokumen yang berisi prosedur-
prosedur yang distandarkan yang secara keseluruhan
membentuk satu kesatuan proses, sehingga informasi
yang dimuat dalam dokumen SOP meliputi: Unsur
Dokumentasi dan Unsur Prosedur.
1. Unsur Dokumentasi
Unsur dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen
SOP yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses
pendokumentasian SOP sebagai sebuah dokumen.
Adapun unsur dokumentasi SOP AP antara lain
mencakup:
a. Halaman Judul (Cover)
Halaman judul merupakan halaman pertama
sebagai sampul muka sebuah dokumen SOP AP.
Halaman judul ini berisi informasi mengenai:
 Judul SOP AP;
 Instansi/Satuan Kerja;
 Tahun pembuatan;
 Informasi lain yang diperlukan.

32. 24
Berikut adalah contoh halaman judul sebuah
dokumen SOP AP, halaman judul ini dapat
disesuaikan dengan kepentingan instansi.
b. Keputusan Pimpinan Kementerian/ Lembaga/
Pemda
Karena Dokumen SOP AP merupakan pedoman
setiap pegawai (baik pejabat struktural,
fungsional, atau yang ditunjuk untuk
melaksanakan satu tugas dan tanggung jawab
tertentu), dokumen ini harus memiliki kekuatan
hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah
halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan
Induk Kementerian/Lembaga/Pemerintah
Daerah tentang penetapan dokumen SOP AP ini.
c. Daftar isi dokumen SOP AP
Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu
mempercepat pencarian informasi dan menulis
perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian
tertentu dari SOP AP terkait. (Catatan: Pada
umumnya, karena prosedur-prosedur yang di
SOP-kan akan mencakup prosedur dari seluruh
unit kerja, kemungkinan besar dokumen SOP AP
akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini
dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang
masing-masing memiliki daftar isi).
d. Penjelasan singkat penggunaan
Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual,
maka dokumen SOP AP hendaknya memuat
penjelasan bagaimana membaca dan
menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian
ini antara lain mencakup: Ruang Lingkup,
menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan
kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat

33. 25
ringkasan singkat mengenai prosedur yang
dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian
umum, memuat beberapa definisi yang terkait
dengan prosedur yang distandarkan.
2. Unsur Prosedur
Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen
SOP AP. Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu
Bagian Identitas dan Bagian Flowchart.
a. Bagian Identitas
Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP
AP sebagai berikut:
Urian Penjelasan
Logo dan Nama
Instansi/Satuan Kerja/Unit
Kerja
: nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat
Nomor SOP AP : nomor prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di
Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah
Tanggal Pembuatan : tanggal pertama kali SOP AP dibuat berupa tanggal selesainya SOP AP dibuat bukan tanggal
dimulainya pembuatannya
Tanggal Revisi : tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana ditinjau ulangnya SOP AP yang bersangkutan
Tanggal Efektif : tanggal mulai diberlakukan SOP AP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen
SOP AP

34. 26
Pengesahan : Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan
NIP serta stempel/cap instansi
Judul SOP AP : judul prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi
yang dimiliki
Dasar Hukum : berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan beserta
aturan pelaksanaannya
Keterkaitan : memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur
lain yang distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan
kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut
Peringatan : memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur
dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai
permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur
dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula
bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu
jika/apabila-maka (if-than) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan
Kualifikasi Pelaksana : memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan
perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu
pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian
dan ketrampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu, yang
diperlukan untuk dapat melaksanakan SOP ini secara optimal
Peralatan dan
Perlengkapan
: memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang
dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan

35. 27
Pencatatan dan Pendataan : memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu
dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam
proses. (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen
pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah
sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP AP). Setiap pelaksana yang ikut berperan
dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan
memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah
selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi
penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar
b. BagianFlowchart
Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai
langkah-langkah (prosedur) kegiatan beserta
mutu baku dan keterangan yang diperlukan.
Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang
menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara
berurutan dan sistematis dari prosedur yang
distandarkan, yang berisi:
 Nomor kegiatan;
 Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah
(prosedur);
 Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor)
kegiatan;
 Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu,
output dan keterangan. Agar SOP AP ini
terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas
hendaknya mengidentifikasikan mutu baku
tertentu, seperti: waktu yang diperlukan
untuk menyelesaikan
persyaratan/kelengkapan yang diperlukan
(standar input) dan outputnya. Mutu baku ini

36. 28
akan menjadi alat kendali mutu sehingga
produk akhirnya (end product) dari sebuah
proses benar-benar memenuhi kualitas yang
diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam
standar pelayanan. Untuk memudahkan
dalam pendokumentasian dan
implementasinya, sebaiknya SOP AP memiliki
kesamaan dalam unsur prosedur meskipun
muatan dari unsur tersebut akan berbeda
sesuai dengan kebutuhan instansi masing-
masing.
Untuk lebih jelasnya, di bawah ini disajikan
anatomi format SOP secara keseluruhan baik
yang menyangkut bagian identitas maupun
bagian flowchart. (seperti contoh)

37. 29
Agar dapat lebih mempermudah dalam pemahamannya, di bawah ini disajikan contoh anatomi bagian identitas
dan bagian flowchart SOP yang telah terisi, sebagai berikut.

38. 30
Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
Nama SOP IZIN TRAYEK
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim Nomor 6 Tahun 2001 tentang Retribusi
Izin Trayek (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2001 Nomor 72)
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Muara Enim
Nomor 12 Tahun 2009 (Lembaran Daerah Kabupaten Muara Enim Tahun 2009
Nomor 5 Seri B)
1. Mengetahui tugas pokok dan fungsi BPMPT
2. Memiliki kemampuan / Memahami administrasi pemerintahan
3. Memahami persyaratan perizinan
4. Dapat berkomunikasi dengan baik, benar dan lancar
5. Dapat mengoperasikan komputer dan jaringan internet
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
SOP Bidang yang terkait di lingkungan Badan Penanaman Modal dan Pelayanan
Terpadu
1. Formulir permohonan
2. Peralatan komputer yang dilengkapi jaringan internet dan program
office
3. Alat tulis kantor
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Jika SOP tidak dilakukan, konsekuensi waktu penyelesaian perizinan tidak terpenuhi Penerbitan perizinan/ non perizinan harus diarsipkan/ didokumentasikan
secara baik dan benar
Kepala Badan Penanaman Modal dan Perizinan
Terpadu
PEMERINTAH KABUPATEN MUARA ENIM
Badan Penanaman Modal dan Perizinan Terpadu

39. 31
Mutu Baku
Menerima dan memeriksa
kelengkapan berkas
permohonan pengajuan Izin HO
secara normatif
Rincian KegiatanNo
1
2
3
4
5
6
7
8
Memverifikasi dan memberikan
catatan keabsahan dokumen
berkas pemohon
Mendaftarkan berkas
permohonan yang sudah lengkap
ke dalam aplikasi perizinan
Memberikan pertimbangan
hukum dan menyusun draft
surat tugas tim teknis
Memeriksa dan menandatangani
draft surat tugas tim teknis
peninjauan lapangan
Melaksanakan peninjauan
lapangan
Memeriksa draft Izin HO
Membuat draft Izin HO
9 Menandatangani draft Izin
HO
Petugas
Loket
Kasubbid
Administrasi
Perizinan
Kasubbid
Pertimbangan
Hukum
Kepala
Badan
Tim
Teknis
Kasubbid
Pelayanan
Petugas Loket
Pengambilan
Kelengkapan/input
Berkas yang
lengkap secara
normatif
OutputWaktu
Keterangan
Photo copy Kartu Tanda
Penduduk (KTP) Pemohon,
Dokumen Pengelolaan
Lingkungan Hidup, Photo copy
Surat Izin Tempat Usaha, Photo
Berwarna ukuran 3x4 cm = 4
lembar, Photo copy Tanda Lunas
PBB Tahun Terakhir, Surat
Kuasa di atas materai Rp 6.000,-
Berkas yang telah diverifikasi
Dokumen terdaftar
Draft Surat Tugas Tim teknis
Surat Tugas Tim teknis
BAP
Draft Izin HO
Draft Izin HO yang telah
diperiksa Kepala Badan
Berkas yang
lengkap
secara
normatif
Berkas
yang telah
diverifikasi
Dokumen
terdaftar
Draft Surat
Tugas Tim
teknis
Surat
Tugas Tim
teknis
BAP
Draft Izin
HO
Draft Izin HO
yang telah
diperiksa
Kepala Badan
Izin HO
5
menit
30
menit
5
menit
5
menit
5
menit
30
menit
5
menit
10
menit
1 hari
Draft Surat Tugas Tim Teknis
yang telah diperiksa dan diparaf
oleh Kabid Pelayanan Perizinan
Terpadu dan Sekretaris
Draft Izin HO diperiksa dan
diparaf oleh Kabid Pelayanan
Perizinan Terpadu, Kabid Data
dan Pengelolaan Pengaduan
dan Sekretaris
Bupati
10 Mendokumentasikan dan
menyerahkan Izin HO
Izin HO Tanda terima
Izin HO
5
menit
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Ya
Tidak

40. 32
Salah satu aspek yang peting dalam
penyusunan SOP AP yang efektif dan
efisien adalah dengan ketepatan
penggunaan symbol-simbolnya. Sesuai
dengan permenPANRB, simbol yang
digunakan dalam SOP AP terdiri dari 5
(lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol
dasar flowcharts (Basic Symbol of
Flowcharts) dan 1 (satu) simbol
penghubung ganti halaman (Off-Page
Conector)sebagai berikut:

41. 33
Argumentasi atau dasar mengapa hanya menggunakan
5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP AP antara lain
adalah sebagai berikut :
1. SOP AP mendeskripsikan prosedur administratif,
yaitu kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih
dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro
maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis yang
detail baik yang menyangkut urusan administrasi
maupun urusan teknis;
2. Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi
pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi (process) dan
pengambilan keputusan (decision);
3. Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena
prosedur yang dideskripsikan bersifat umum tidak
rinci dan tidak bersifat teknis disamping itu kegiatan
yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan sudah
langsung operasional tidak bersifat teknikal
(technical procedures) yang berlaku pada peralatan
(mesin);
4. Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif
(menggunakan kata kerja tanpa subyek) dengan
demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan,
seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan,
simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis;
5. Penyusunan SOP AP ini hanya memberlakukan
penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa
branching flowcharts dituliskan secara vertikal
sehingga hanya mengenal penyambungan simbol
yang menghubungkan antar halaman (simbol
segilima/off-page connector) dan tidak mengenal
simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu
halaman.

42. 34
Simbol Kapsul (terminator) melambangkan mulainya kegiatan (pemicu/start) dan akhir kegiatan (penutup/finish). Dalam
penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai kaidah, yaitu: untuk
mulai (pemicu) arah panah ke bawah terlebih dahulu dan untuk penutup
arah panah harus dari atas simbol kapsul. Prinsip yang digunakan adalah
kegiatan mulai simbol kapsul harus dari ujung kiri sesuai skuennya
(urutannya) tidak ada yang dari tengah ataupun ujung kanan.
Contoh penerapan simbol kapsul dalam flowchart sebagai berikut:

43. 35
Simbol kotak melambangkan kegiatan eksekusi (proses) yaitu proses aktivitas pada setiap tahapan dan aktor. Penulisan anak
panah yang menyertai harus sesuai kaidah. Prinsip yang
digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol
kecuali untuk kegiatan yang secara esensinya merupakan
kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu aktor secara
bersamaan dalam waktu yang relatif sama, seperti: rapat,
diskusi.
Contoh penggunaan Simbol Kotak dalam flow chart sebagai berikut:

44. 36

45. 37
Simbol belah ketupat melambangkan kegiatan
pengambilan keputusan (adanya alternatif: ya-tidak,
lengkap-tidak, sesuai-tidak, dsb.). Selanjutnya dalam
penulisan anak panah yang menyertai harus sesuai
kaidah tetapi lebih fleksibel dibandingkan simbol
kotak. Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali pengambilan keputusan yang
dilakukan dalam suatu forum bersama (rapat) dilambangkan dengan tanda kotak (proses).

46. 38
Contoh dalam penerapan Simbol Belah Ketupat dapat dilhat sebagaimana penggambaran flowchart sebagai berikut:

47. 39
Simbol Keempat (penghubung) melambangkan penghubung flowcharts yang terputus karena ganti halaman. Penulisan
simbol didahului dengan anak panah dari simbol sebelumnya pada halaman yang terputus dan diteruskan dengan anak
panah menuju simbol berikutnya pada halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya untuk panah balikan. Prinsip yang
digunakan: apabila hanya satu anak panah menghubung simbol segi lima maka tidak perlu ditulis nomor. Apabila
menghubungkan lebih dari satu anak panah maka diberikan nomor.
Contoh penggunaan simbol (penghubung) flowcharts yang terputus karena ganti halaman dapat dilihat sebagai berikut:
Page 1
Page 2

48. 40
Simbol anak panah (Arah Proses) melambangkan arah proses kegiatan dari satu simbol ke simbol selanjutnya. Selanjutnya
penulisan simbol anak panah sesuai kaidah yang berlaku pada simbol yang dihubungkan.Prinsip yang digunakan: Pertama,
arah anak panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak panah balikan yang
tergantung pada kondisi yang dihadapi: bisa dari bawah ke atas dan bisa dari sisi kanan ataupun kiri. Kedua, tanda anak
panah tidak boleh bersilangan seandanya terpaksa bersilangan maka digambarkan dengan tanda “Ω = omega”.
Page 1
Page 2

49. 41
Contoh penggunaan simbol anak panah pada flowchart 1 anak panah dan 2 anak panah dapat dilihat sebagai berikut:
Page 1
Page 2

50. 42
Bersilangan

51. 43
Pendekatan penyusunan SOP dapat dilakukan dengan berbagai motode / cara. Namun demikian ada beberapa tahap yang
sama untuk dilakukan meliputi : membuat daftar kebutuhan SOP, Identifikasi SOP yang akan dibuat/disusun, Penilaian
terhadap kebutuhan, menetukan Prioritasi, Identifikasi aktivitas, menetapkan format, menyusun SOP, review /Validasi dan
menetapkan / mengesahkan SOP.
Identifikasi Kebutuhan SOP
Identifikasi kebutuhan SOP Adminsitasi Pemerintahan
berdasarkan tugas dan fungsi dengan mengidentifikasi
output, aspek output dan judul SOP dengan urutan
sebagai berikut:
Berdasarkan gambar diatas, tugas dijabarkan dalam
fungsi (uraian tugas) dan fungsi tersebut di jabarkan
dalam sub fungsi (rincian uraian tugas), merumuskan
output sub fungsi (rincian uraian tugas), menentukan
aspek-aspek dalam mencapai output, menentukan judul
SOP.
Tugas Fungsi Sub Fungsi Output Aspek Judul SOP
Uraian Tugas
Rincian
Uraian Tugas

52. 44
Adapun langkah-langkah identifikasi SOP AP berdasarkan
analisis tugas dan fungsi yang dimiliki organisasi
pemerintah adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis Tugas dan Fungsi Organisasi Pemerintah
Analisis tugas dan fungsi dilakukan dengan memerinci
(mem-break-down) tugas dan fungsi struktur
organisasi terendah menjadi kegiatan yang
operasional yang mencerminkan output
sementaranya baik yang berdimensi produk maupun
yang berdimensi proses;
2. Mengidentifikasi output final (end-product)
Identifikasi output final (end-product) dari output
sementara yang dihasilkan struktur terendah
organisasi pemerintah dengan melakukan
penelusuran struktur yang menghasilkan output final
tersebut;
3. Mengidentifikasi aspek kegiatan dari output final (end-
product)
Identifikasi aspek kegiatan dari output final (end-
product) dengan merumuskan aspek kegiatan
keseluruhan (makro) dan aspek parsial (mikro) yang
ada di awal (pra), pada saat (in) dan setelah (pasca)
dari (mikro) output final tersebut;
4. Merumuskan judul SOP AP
Rumusan judul SOP AP dilakukan dengan
menggabungkan aspek kegiatan dengan output final
(end-product). Penggabungan aspek kegiatan secara
keseluruhan (makro) dengan output final menjadi
judul SOP makro dan penggabungan aspek parsial
(mikro) menjadi judul SOP mikro;
5. Mengindentifikasi seluruh judul SOP AP
Identifikasi seluruh SOP AP yang telah dihasilkan baik
judul SOP makro dan mikro dengan mengelompokkan
sesuai dengan tingkat struktur organisasinya.
Keseluruhan judul SOP AP inilah merupakan
kebutuhan riil SOP AP yang harus disusun.

53. 45
Penilaian Prioritas
Penilaian prioritas adalah menentukan SOP yang dinilai memiliki peran penting dan strategis, ada bebebrapa hal yang perlu
diperhatikan dalam menentukan skala prioritas yakni sebagai berikut :
1. Keterkaitan dengan aspek strategis pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
2. Keterkaitan dengan prosedur lain
3. Keterkaitan dengan peraturan perundang-undangan
4. Keterkaitan dengan pemenuhan kebutuhan stakeholders
5. Dll.

54. 46
Identifikasi Aktivitas SOP
Identifikasi aktivitas SOP dengan melihat siapa yang melakukan,
apa output yang dihasilkan, waktu yang dibutuhkan, dan
kelengkapan yang diperlukan dalam setiap aktifitas proses
aktivitas. Seperti pada gambar.
Dalam setiap mekanisme kerja sebuah SOP hanya terdiri dari 3
unsur yakni input, proses dan output. Mekanisme kerjanya,
setiap output dari setiap aktivitas akan menjadi input pada
aktivitas selanjutnya, dimana aktivitas tersebut akan
dilaksanakan oleh actor (pegawai/pelanggan). Seperti pada
Gambar.
Menentukan Format
Aktivitas 1
Aktivitas 2
Aktivitas 3
Aktivitas -n
Selesai
Mulai
Proses
dur
Input Proses Output
Input Proses Output
Input Proses Output

55. 47
Dalam menyusun SOP banyak terdapat jenis format
Antara lain Simple Steps Graphic (SS-G), Simple Steps
Flowchart (SS-F), Hierarchical Steps Graphic (HS-G),
Hierarchical Steps Flowchart (HS-F). Dalam Penyusunan
SOP Administasi pemerintahan umumnya menggunakan
SS-F dan HS-F.Beberapa keuntungan format ini sebagai
berikut :
• Rinci dan detail
• Jelas alurnya
• Simbul-simbulnya merepresentasikan apa yang
harus dilakukan
• Hirarkis sesuai urutan proses
• Mudah dipahami secara mandiri
Pengenalan symbol SOP dalam Flowchart seperti pada
Bab sebelumnya.
SS - G SS - F
HS - G HS - F

56. 48
Menyusun dan Pendokumentasian SOP
Melaksanan penyusunan SOP dengan penjelasan-
penjelan dengan bab-bab sebelumnya. Sedangkan dalam
pendokumentasioan SOP berisi Antara lain :
1. Halaman Judul
2. Surat Keputusan Pimpinan K / L / Pemda
3. Daftar Isi
4. Penjelasan Singkat berisi Ruang Lingkup,
menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan
organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan singkat
mengenai prosedur yang dibuat; dan
Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat
beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang
distandarkan.
5. Dokumen SOP berisi Identitas SOP dan Prosedur
SOP (Bab Anatomi SOP)
Mengesahkan SOP
Dokumen SOP disahkan oleh pimpinan organisasi masing seperti kepala bagian, kepala SKPD, kepala daerah, ketua / kepala
lembaga dan lain sebagainya.

57. 49
________ 2012 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negaradan Reformasi Birokrasi No. 35 tahun 2012 tentang
Standar Opererasional Peosedur Administrasi Pemerintah
Pusat Kajian Pelayanan Publik, 2012 Materi Bimbingan Teknis Penyusunan Standar Operasional Prosedur, Lembaga
Adminsirtasi Negara
Kementerian PANRB, 2012, Konsep, Kebijakan Dan Praktek Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan, Kementerian PANRB
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum
Reformasi Birokrasi;
PermenPAN dan RB Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process);
Permendagri No. 4 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyusunan SOP di Lingkungan Kemendagri;
Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang SOP di Lingkungan Pemerintah Daerah

58. 50

59. 51

60. 52

61. 53

62. 54

63. 55

64. 56

65. 57

66. 58

67. 59

68. 60

69. 61

70. 62

71. 63

72. 64

73. 65

74. 66

75. 67

76. 68

77. 69

78. 70

79. 71

80. 72

81. 73

82. 74

83. 75

84. 76

85. 77

86. 78

87. 79

88. 80

89. 81

90. 82

91. 83

92. 84

93. 85

94. 86

95. 87

96. 88

97. 89

98. 90

99. 91

100. 92

101. 93