El documento describe el plan actual de adquisiciones de una empresa que carece de organización y procesos definidos. Propone la creación de un área de adquisiciones, el desarrollo de un plan de compras detallado que incluya la programación, documentos tipo y criterios de selección. También recomienda mejorar la coordinación entre áreas para lograr una gestión eficaz de las compras que permita obtener resultados positivos.
2. PROPÓSITO DEL PLAN DE LAS
ADQUISICIONES
“El plan de adquisiciones debe promover
el cambio en todos los procesos de
adquisiciones de la empresa, teniendo
como objetivo principal prever los bienes y
servicios programados y requeridos por la
organización”
5. ETAPA DE DISEÑO
Comparativo Evaluación y
Convocatoria
03 Elección
Jefe de
propuestas Postor
Proyecto
(JP) Ganador (JP)
Sistema de Ponderación???
Criterios Estandarizados???
Evaluación Rigurosa???
6. ETAPA DE EJECUCIÓN
Contratista
de Obra
Gruesa
Contratista Contratista
de IIEE de PCI
Ejecución
Contratista
Contratista
de
de Clima
Evacuación
Contratista
de IISS
7. ETAPA DE EJECUCIÓN
Aprobación de
Aprobación de las Compras directas
Ordenes de
Valorizaciones (JP (S.E, Roof Top,
Compra (JP o
y J.Especialidad) Luminarias, etc.)
J.Especialidad)
Montos menores a S/.50,000: Compra directa con
Orden de Compra
Montos mayores a S/.50,000: Contrato a Suma Alzada
Plan de contratación no está normalizado y por
lo tanto los criterios de evaluación no están
homogenizados bajo un mismo plan.
8. ETAPA DE CIERRE
Revisión
General
Fondo de
Observaciones
Garantía
Cierre Lecciones
Aprendidas???
Levantamiento
Devolución de
de
la Retención
Observaciones
Firma Acta de
Rececpión
10. CONSIDERACIONES
•Creación de un Área de Adquisiciones y definir Roles y
Responsabilidades dentro del Equipo del Proyecto.
•Plan de programación de compras considerando todos los
requerimientos del cliente y del proyecto.
•Formularios de los mejores proveedores, estableciendo claramente
las condiciones generales de: costos, servicios, información general,
datos de la empresa y representante legal, experiencia del mercado.
•
•Plan de coordinación del funcionamiento de los procesos de
compras, considerando tanto la operación como los recursos
humanos empleados.
•
•Clasificación de las solicitudes de compra de acuerdo a los
objetivos, calidad, procesos y procedimientos.
•Participación de los involucrados en el proceso de negociación con
los proveedores.
11. ADQUISICIONES DE LA EMPRESA
ÁREA / ÁREA /
PRODUCTO O FORMA DE REQUER. PERSONA PERSONA MANEJO DE
TIPO DE PROVEEDORES
SERVICIO A CONTACTAR ESTIM. RESPONS. RESPONS. MÚLTIPLES
CONTRATO PRECALIFICADOS
ADQUIRIR PROVEEDORES INDEPEN. ESTIM. DE LA PROVEEDORES
INDEPEN. COMPRA
Contrato de Jefe de Jefe del PRISMA
Diseño de Máster de Lista de
Precio Fijo SI Oficina área ABB
Planos Proveedores proveedores
Cerrado. Técnica administ. GMI
Contrato de Jefe de Jefe del GYM
Ejecución de Master de Lista de
Precio Fijo SI Oficina área COSAPI
Obra Gruesa Proveedores proveedores
Cerrado. Técnica administ. HV
Ejecución de Contrato de Jefe de Jefe del
Master de Lista de GYG
Implementacio Precio Fijo SI Oficina área
Proveedores proveedores A&CH
nes Cerrado. Técnica administ.
12. EDT DEL PROYECTO
EDT DEL PROYECTO
Licencias, permisos, factibilidades Estudios Diseños Contrataciones Ejecucion
Ministerio de Produccion - EIA Topografia Arquitectura Estructuras metalicas Obra gruesa
Sedapal - Agua / Desague EIA Iluminacion Coberturas Obras preliminares
Energia EIV Estructuras Obras civiles Obras exteriores
Municipal Bioclimático IIEE Obras preliminares Obras provisionales
Osinerming - Gas IISS Acabados Acabados
Seguridad Transporte Vertical Instalaciones
HVAC Audio Servicios
Audio Iluminacion
Ambiental Obras exteriores
13. PLANIFICACIÓN DE LAS
ADQUISICIONES
•Elaborar la lista de partidas a
ejecutar (EDT)
•Realizar la descripción del
Adquisición
alcance de cada producto y del
de Servicios proyecto (Enunciado del
de
Ingeniería Trabajo Relativo a las
Adquisiciones)
•Desarrollar un calendario de
Compras adquisiciones.
iniciales
directas
•Elaborar un presupuesto base
de cada adquisición.
•Seleccionar un tipo de contrato
y elaborar los doc. de adquisic.
•Determinar los criterios de
selección (estándares
preestablecidos)
14. EFECTUAR LAS ADQUISICIONES
•Lista de proveedores clave.
•Realizar el proceso de licitación.
Ejecución
•Reunión de postores en obra
de la (conferencia de oferentes).
Implemet
•Ronda de consultas.
Ejecución
de Obra •Revisión de las propuestas
Gruesa
económicas y técnicas.
Diseño de
Planos •Aplicar el sistema de
ponderación establecido.
•Negociar el alcance, cronograma
y precio final.
•Actualizar la línea base de:
costo, alcance y tiempo.
15. ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES
•Gestionar la relación entre el
comprador y el proveedor.
•Informes de desempeño.
Ejecución
de la
Implemet
•Calendario de auditorias por
hitos entregados.
Ejecución
de Obra
Gruesa •Sistema de control de cambios.
Diseño de
Planos
•Archivar documentación
contractual, incluyendo las NC.
•Administrar los reclamos
16. CERRAR LAS ADQUISICIONES
•Verificar que todo el trabajo y
los entregables sean aceptados.
•Finalización de los reclamos.
Ejecución
de la
Implemet
•Cierre financiero de las
adquisiciones.
Ejecución
de Obra
Gruesa •Tener presente las obligaciones
de pago al proveedor (tipo
Diseño de
Planos
garantías)
•Actualización de los Registros.
•Informe final de Rendimiento.
•Lecciones aprendidas.
17. CONCLUSIONES
•Las compras que realizan las empresas del rubro de la construcción
representan un porcentaje importante de sus ingresos totales y de sus
costos finales. Por lo tanto, la adecuada gestión es fundamental para la
obtención de resultados económicos positivos y la competitividad de la
empresa.
•Las adquisiciones de Proyecta Ingenieros presentan etapas de inicio,
planificación, administración y cierre poco detalladas, con una descripción
pobre de las compras realizadas, de los procesos utilizados y las
características de los productos o servicios.
•La falta de organización y los procesos de adquisición deficientes no
permiten la adecuada gestión de compras. Esta falta de planificación trae
consigo un gran número de compras de último momento por parte del
director del proyecto.
•En empresas que trabajan bajo un sistema descentralizado de
contratación, es importante realizar una adecuada asignación de
responsabilidades para lograr que cada miembro del equipo tenga claro lo
que se espera de su trabajo y cómo este afecta en los objetivos de la
organización.
18. CONCLUSIONES
La interacción del área de compras con el área comercial, el área de
producción, el área financiera y el área administrativa debe ser constante,
durante toda la duración del proyecto. Esto beneficiará el proceso de
adquisiciones de la organización.
