Primi passi con google apps for business: Gmail, Contact e Calendar.

1. Training Google Apps
Corso di formazione: GMAIL
26-03-2014

2. Raffaele Mangano
- Ruolo: Tecnico e Commerciale
- Lavora in Gn dal 2008,.
- Appassionato di tecnologia e formatore Google Apps e prodotti Apple.
mangano.raffaele rmangano@gnet.it
http://www.linkedin.com/in/raffaelemangano

3. Nuovo strumento
Google Apps è il nuovo strumento per la gestione della posta elettronica
ma non solo.
Rispetto al vecchio Outlook ha una serie di funzionalità in più, infatti,
grazie alle Apps integrate è possibile migliorare notevolmente la
produttività e ridurre i tempi di gestione delle email.
Oggi Google è leader al mondo e sono già più di 5 milioni di aziende che
lavorano con questo strumento.

4. Sommario
1. Google apps.
2. Gmail: la nuova interfaccia grafica.
3. Le nuove etichette, schede, impostazioni
4. Contatti
5. Calendario
6. Hangout
7. Demo
8. Domande

5. Google apps
Google apps è una suite di applicazioni per il lavoro e si adatta a
qualsiasi tipo di business.
Permette a tutto il team, collaboratori o clienti di condividere facilmente
informazioni, appuntamenti o file. Essendo facile da utilizzare permette di
concentrarsi solo sulle cose realmente importanti.
E’ sempre disponibile ed accessibile ovunque da qualsiasi dispositivo.

6. Google apps
1. Cosa comprende un account Google Apps?
Gmail
Calendario
Contatti
Hangout
Drive
Documenti
Fogli
Presentazioni
Sites
Google +
..e tanto altro tramite Store

7. Sicurezza
La sicurezza dell’account è di fondamentale importanza.
• Tutte le informazioni che sono scambiate tra il pc e gmail sono di tipo
protetto.
• L’email ora si può usare ovunque. Google traccia le diverse
connessioni e dispositivi da dove ci sei è connessi.

8. Gmail:
Gmail per le aziende è il centro nevralgico per la comunicazione:
email, IM, telefonate e videoconferenze, tutto nella tua casella di
posta.
Le conversazioni tra dipendenti, soci e fornitori sono migliori, più
rapide e dirette.

9. I motivi per usare Gmail:
Cerca: effettuo ricerche di tutte le email in pochi istanti grazie al motore
di ricerca by Google
Ho sempre la versione più aggiornata del software senza far alcuna
installazione e sono integrate tante “APP”.
Gestione differente spazio non è più necessario archiviare o
eliminare le comunicazioni.
Novità in Gmail:
• Instant Messaging per parlare direttamente e rapidamente con un
collega (aiuta a ridurre il numero di email interne)
• Scelta della visualizzazione: per conversazione o semplice.

10. Gmail
La nuova casella di posta si trova su internet:
Link: mail.nomeazienda.it
Usare Google Chrome (consigliato):
• Aprire Chrome e digitare il sito aziendale.
• Inserire login e password
• Buon lavoro

11. Gmail
Primo passo: Personalizzate la vostra password:
Inserite i vostri username e password:
Es: rmangano@nomeazienda.it
Pass: 123nomeazienda
Novità: Il nome utente è la vostra email.
CONSIGLIO PASSWORD: min 8 caratteri

12. Gmail
La nuova interfaccia grafica

13. Gmail: Le etichette
Le etichette non sono cartelle
• Le email possono avere una o più etichette (prima potevo avere solo 1
email in 1 cartella)
• Se elimino un’etichetta questa non compromette le email, a differenza
delle vecchie cartelle che eliminandole cancellavano anche tutte le
email contenute all’interno.
• Sono facili da creare e gestire all’interno delle impostazioni.
• Possono essere paragonabili ai Tag o a dei bollini identificativi,
possono infatti essere di colore diverso

14. Gmail: La posta prioritaria
• Tutte le email vengono smistate dalla posta e categorizzate secondo
dei nuovi parametri: questo per poter leggere per prime le email
veramente importanti.
• E’ possibile usare le stelle per identificare le email come speciali.

15. Gmail

16. Gmail
La nuova gestione delle etichette e la creazione di filtri

17. Contatti
La gestione dei contatti è integrata direttamente nella email
• Integrazione di Google mi permette di avere i contatti sempre
sincronizzati su qualsiasi dispositivo.

18. Task
Tutte le attività vengono integrate all’interno dell’email o del calendario.
E’ possibile creare più elenchi di attività.

19. Calendario
La pianificazione diventa semplice.
• Google Calendar aiuta tutti i dipendenti a trovare l'orario più idoneo in
maniera più efficace: permette infatti di sovrapporre più calendari per
organizzare facilmente riunioni e pianificare eventi.
Non dimenticare mai più un evento.
• Con i promemoria personalizzabili sarai sempre in perfetto orario. Puoi
scegliere di essere avvisato tramite email o popup.

20. Calendario
Usare il nuovo calendario è molto intuitivo.

21. Calendario
Creazione di nuovi eventi e gestione delle riunioni.

22. Hangout
È il nuovo strumento di collaborazione che permette di comunicare
tramite testo o video conferenza, con altri utenti.
Permette di organizzare riunioni con video fino a quindici persone
contemporaneamente.
Con Hangout è possibile avviare una riunione direttamente dalla casella
di posta e raggiungere gli obiettivi con maggiore efficienza, perché
migliora la comunicazione e avvicina le persone.
Questo strumento aiuta a ridurre le email interne in quanto molte
comunicazioni passeranno tramite l’IM.

23. Hangout
Nuova collaborazione aziendale.

24. Spazio domande

25. Come mi collego?
Per collegare l’email:
Usare Google Chrome (consigliato):
• Aprire Chrome e digitare il sito mail.nomeazienda.it
• Inserire login e password

26. Come invio una email?
Per inviare una email:
Modifica del testo

27. Aggiungo un allegato
Per inviare una email con allegato:
Basta usare il drag and drop
all’interno del messaggio
Oppure mediante tasto
che apre la cartella nel PC

28. Rispondere
Per Rispondere a una email:
Oppure Alla fine dell’email trovo
Fare click su freccia

29. Inoltrare email
Per inoltrare a una email:
Oppure Alla fine dell’email trovo
Fare click su menù

30. Stampare email
Per stampare a una email:
Fare click su stampa

31. Bozze
Quando scrivo Google salva sempre una bozza automaticamente.
Da qui posso continuare a scrivere, inviarla o
Eliminarla.

32. Eliminare email
Per la gestione della email usare la barra in alto al messaggio:
Eliminare messaggio
Il messaggio viene spostato nel Cestino. Viene automaticamente cancellato
dopo 30 giorni e non sarà più possibile recuperarlo.

33. Spam
Per la gestione della email usare la barra in alto al messaggio:
Contrassegna come Spam
Se ho ricevuto un messaggio non desiderato (spam) posso indicarlo a Google.
Tutte le email del genere si trovano dentro l’etichetta SPAM

34. Archiviare
Per la gestione della email usare la barra in alto al messaggio:
Archiviare email
Archiviare significa: “Non far vedere email in posta in arrivo”. È possibile
ritrovare le email archiviate cercandole mediante la ricerca.

35. Spostare email
Per la gestione della email usare la barra in alto al messaggio:
Sposta in:
“Sposta in” significa che l’email perde l’etichetta di Posta in Arrivo e viene
trasferita nell’etichetta scelta. Un po’ come succedeva per le vecchie cartelle
Di Outlook. E’ possibile leggere l’email cliccando sull’etichetta di appartenenza
nel menu sulla sinistra.

36. Spostare email
Per la gestione della email usare la barra in alto al messaggio:
Etichetta in:
A differenza di “sposta in”, “etichetta in” associa all’email un etichetta tra
quelle create. Posso associare diverse etichette a una singola email.

37. Abilitare le schede
Le Schede di Google permettono una categorizzazione automatica
dei messaggi.
Scegliere le schede preferite.
Consigliato: tutto attivo.

38. Impostare Firma
Per impostate la firma all’email basta aprire il menu “Impostazioni”
e poi “Generali”
E’ possibile avere solo 1 firma.
Selezionare “Inserisci questa…….”

39. Impostare Fuori sede
Per impostate la firma all’email basta aprire il menu “Impostazioni”
e poi “Generali”

40. Creare un’Etichetta
Tre modi per creare un’etichetta

41. Creare un filtro
E’ possibile creare un filtro (regola)
facendo una ricerca e associando
delle regole al filtro.

42. Leggere i Fax
Per leggere i Fax è necessario aprire l’icona Gruppi..
Non tutti sono abilitati alla lettura dei fax.

43. Scorciatoie
Esistono i tasti rapidi che permettono di lavorare velocemente.
Vanno abilitate dalle impostazioni. Ne esistono tanti altri.

44. Focus
Gmail è il nuovo sistema di posta elettronica, grazie alle APP posso
aumentare la mia produttività e lavorare meglio.
Le APP integrano documenti, siti, spazio, comunicazione.
Se mi connetto al mio account da un PC diverso dal mio è importante
“disconnettere l’account” ai fini della sicurezza delle informazioni, a fine
sessione.
Posso usare la email aziendale ovunque nel mondo e su qualsiasi
dispositivo.
Integrazione FAX permette di ricevere le diverse notifiche direttamente el
gruppo specifico.

45. Abbiamo visto
1. Google apps.
2. Gmail: la nuova interfaccia grafica.
3. Le nuove etichette, schede, impostazioni
4. Contatti
5. Calendario
6. Hangout

46. Grazie.
www.gnet.it
www.ziky.it