1. Komplex rendszer bevezetés
hatékony megvalósításának
kritikus kérdései
dr. Prónay Gábor (Pro-COMpass)
gpronay@procompass.hu
2014. június 12 .
T-SYTEMS HUNGARY – PM COMMUNITY MEETING
2. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 2
MOTTÓ
"Az isteni Gondviselés úgy rendelte el, hogy
azok, akik ismerik azt amit tenniük kell és
gondjuk van arra, hogy azt jól végezzék, a
legtöbbször szerencsések a vállalkozásaikban,
másfelől balsors üldözi a tudatlant és a
munkájában figyelmetlent."
Agricola: De Re Metallica liber II A.D. 1550
3. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 3
AZ ELŐADÁS CÉLJA
• projektmendzsment gyakorlat meghatározó
fogalmainak egyértelművé tétele
• projektmenedzsment alkalmazás perem-
feltételeinek áttekintés az infokommunikációs
rendszereket felhasználó világban
• adott projektek hiányzó feltétel megteremtési
lehetőségeinek vizsgálata
• projekt sikeresség feltételeinek illesztése a
projekt érettséghez
• néhány tapasztalat bemutatása vitaindítás
szándékával
4. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 4
TARTALOMJEGYZÉK
PM jellemzők
PM alkalmazás korlátai
PM kompetencia, PM szakma
Projekt fázisok, tervezés
Projekt siker
Projekt szervezet és kritikus szereplői
Projekt érettség
Módszertanok
Infokom megoldások specialitásai
Stratégia – szervezet – kultúra
Hatalom – felelősség – megbízhatóság -
számonkérhetőség
Projektmenedzsment alkalmazás feltételei
Összefoglalás
5. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 5
PROJEKT
CÉL
IDŐ KÖLTSÉG
MINŐSÉG
PROJEKT JELLEMZŐK I.
6. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 6
PROJEKT
CÉL
GYORS OLCSÓ
JÓ
GYORS – OLCSÓ- JÓ
7. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 7
PROJEKT JELLEMZŐK II.
PROJEKT
CÉL
EMBEREK SZERVEZET
RENDSZER
8. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 8
PROJEKT JELLEMZŐK III.
– alapvetően fontos a vállalatnak (stratégiai célok‚
határidő‚ költség, vevőkapcsolat)
– meghatározott (mérhető) végeredmény van
(minőségi kritériumok)
– meghatározott idő- és költségkorlát van
– összetett‚ komplex (interdiszciplináris) feladatsor
– a szokásos vállalati tevékenységet meghaladó
feladatrendszer‚ mely
• több embert (szervezeti egységet)
• több pénzügyi erőforrást
• több időt igényel
– kockázatos (bizonytalansági tényezők
egyediségből, újdonságból‚ komplexitásból‚
méretből‚ érdek különbségekből)
9. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 9
A PM ALKALMAZÁS KORLÁTAI
Projektmenedzsment igény
elérhető eredmények korlátozottak
idő megtakarítás : komplex feladatok gyorsabban
megvalósíthatók, professzionális előkészítés és
tervezés eredményeképpen
erőforrás megtakarítás
minőségbiztosítás
Projekt méret szerepe
módszertan alkalmazását a projekt mérete (érték,
közreműködők száma, földrajzi kiterjedtség) befolyásolja,
de az egyediség és a stratégiai jelentőség
meghatározóbbak ! „rutin” projektekhez tapasztalati
tézisek nem szükségesek
10. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 10
PROJEKTMENEDZSMENT
KOMPETENCIA
A kompetencia tartalma (viselkedés orientáció) :
1. teljesítményképes tudás( különféle ismeret- és
tudásanyagok, a munkavégzés elméleti megala-
pozottsága, szakmai és menedzseri ismeretek),
2. személyes attitűd, hozzáállás (mélyebben fekvő
személyiség tényezők, pl: ügyfélközpontúság,
eredményorientáció, felelősségvállalás),
3. adottságok, készségek, képességek (pl.:
kommunikációs, pedagógiai, meggyőzési, döntés )
4. gyakorlati tapasztalatok (junior, senior, master)
11. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 11
PM SZAKMA (Profession)
• Jelentős oktatás-képzés igény
• Speciális alkalmazási ismeretek
• Elméleti és gyakorlati eredmények
publikálása (tudományos környezetben)
• Szakmai szervezetek (szakmai
érdekvédelem, tudás menedzselés) :
FÖVOSZ, IPMA, PMSZ, PMI Budapest,
TIPIK, stb.
• Minősítés (teszt, szakmai végzettség, PM
gyakorlat)
12. Prónay G.
Rendszer megvalósítás siker feltételei
12
Költség + munkaerő
igénybevételi szint
Előkészítő
Közbenső
Befejező
Kezdet Tervezés
Célok
Feladatok
Megvalósíthatóság
Stratégia tervezés
Költségterv
Időterv
Részletes terv
Gyártás
Szállítás
Üzembe helyezés
Tesztelés
Végső teszt
Végrehajtás Átadás
Vég
GO
döntés
Végső terv
Fő szerződések Átadás
Üzemszerű
működés
PROJEKT FÁZISOK
14. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 14
PROJEKT SIKER ?
1. „Hármas követelmény” (idő-költség-minőség)
teljesülése - T = f(C,Q)
• követelmény prioritás változás „követése” kritikus
• esetleges módosítás”objektivitása” kommunikálandó
• Projekt tulajdonos (szponzor/owner) elégedettsége
• mérhetők : ROI (Return on Investment : projekt
eredmény/projekt költségek), profit (bevétel-költségek)
• nem mérhetők : tudásbázis növekedés, eredményorientáció
fejlődés, bizalom-együttműködés, innováció növekedés,
kommunikáció fejlődés, versenyképesség növekedés
• A projektben dolgozók elégedettsége
• munkával és munkakörnyezettel való elégedettség
• együttműködés fejlődése
Vizsgálható : panaszok, elvándorlás, hiányzás
14
15. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 15
A SIKER ÖNMAGÁÉRT BESZÉL ?
Nem elegendő az eredmények bemutatása !
KOMMUNIKÁCIÓ meghatározó :
– „hármas követelmény” kényszerű módosításai is
elfogadtathatók (kommunikálva a szükségszerűséget)
– tulajdonosi támogatás fenntartása állandó
kommunikációs tevékenységet igényel (stratégiai
célokhoz kapcsolódás tudatosítása, esetleges
változások megértetése)
– munkatársi csapatszellem fenntartásához erőteljes
kommunikáció szükséges (célok egyértelmű ismerete,
eredmények bemutatása, stb.)
Kommunikáció szükséges, de nem elégséges !
16. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 16
Társaság/vállalat
vezetés
Projekt felelős
Projekt menedzser
+ projekt csoport
Munkacsoportok
Projekt tanácsadók
Projekt iroda
Felső vezetés
Projekt vezetőség
Projekt menedzsment
bizottság
TISZTA PROJEKT SZERVEZET
17. TÁRSASÁG/VÁLLALAT VEZETÉS
A társaságvezetés : igazgató tanács,
vezérigazgató, ágazati igazgató, területi
igazgató
Feladat, felelősség, jogkör :
döntés projekt indításról (projekt cél)
projekt előzetes és végleges költségvetésének,
munkatervének jóváhagyója (project charter)
projekt felelős (sponsor, owner) kijelölője
minőségi kritériumok meghatározója
Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 17
18. PROJEKT FELELŐS/SZPONZOR
Megbízás a társaság legfelső vezetésétől
Feladat, felelősség, jogkör :
a projekt létrehozásához szükséges társasági döntés
elõkészítése (a szakmai, pénzügyi és adminisztratív
feltételek számbavétele) – projekt komplex (szakmai és
üzleti) sikerének felelőse
célok, specifikáció felhasználók bevonásával („Doing
right things”)
a megvalósíthatósági tanulmány és a projekt terv
elfogadása;
a projekt tanácsadók és a projekt menedzser
kiválasztása („Doing things right”) ;
Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 18
19. PROJEKT FELELŐS/SZPONZOR (1. folyt.)
• a projekt menedzser mûködéséhez szükséges
(pénzügyi, szervezeti, emberi erõforrás,hatásköri)
feltételek biztosítása
• a projekt követése, felsõ szintű ellenõrzése ;
• a projektmenedzser felelõsségi körének
jóváhagyása, idõszakonkénti beszámoltatása, és
ezek alapján a felsõ vezetés átfogó informálása ;
• az erőforrások lekötése és az esetleges konfliktusok
feloldása ;
• a projekttervtől való lényeges eltérések jóváhagyása ;
• a projekt átvétele a projektzáró értekezleten, ill.
szükség esetén a projekt megszüntetése .
Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 19
20. PROJEKT FELELŐS/SZPONZOR (2. folyt.)
Problémák :
túl sok felelősség és feladat (időhiány !)
feladat és felelősség meghatározás hiányos
(esetleg nincs tulajdonos/szponzor vagy ha
van, feladat/felelősség meghatározás az ő
feladata !)
projektmenedzsment képzettség és gyakorlat
hiányos (PM kompetencia hiány a szervezeti
hatalmat is csökkentheti)
Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 20
21. PROJEKT FELELŐS/SZPONZOR (3. folyt.)
Probléma megoldás :
1. Szervezeti működés rendjébe illeszkedő
megállapodás
projekt tulajdonos szerep és felelősségvállalás
követelményeinek rögzítése
a felhasználható hatalmi eszközök és érdekeltség
meghatározása
2. Munkamegosztással a feladatok megosztása (projekt
tulajdonos felelősségével, bizalmon alapulva)
• projektmenedzserrel
• Irányító Bizottsággal (tanácsadó testület)
Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 21
22. PROJEKT FELELŐS/SZPONZOR (4. folyt.)
Probléma megoldás (folyt.):
3. Képzés-tapasztalatcsere-marketing
speciális projektmenedzsment mesterkurzus képzés
(projektmenedzsment stratégiai szerepének- és
munka-kulturális specialitásainak, valamint a
lehetőségek és korlátok bemutatásával)
projekt tapasztalatokat megvitató rendszeres
workshop (befejezett projektek értékelésével és
szervezeti stratégiát érintő következtetések
megfogalmazásával)
projekt eredmény versenyképességi előnyeinek
bemutatása
Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 22
23. PROJEKTMENEDZSER
A projekt felelős alá rendelt függetlenített személy.
Egyszemélyben teljes felelőssége van a projekt napi,
operatív irányításában.
Feladata, felelőssége és jogköre :
a projektleírás határain belül részt vesz a projekt
munkatervének kidolgozásában, és
aktualizálásában, amelyekért ezután már felelős ;
biztosítja a projekt infrastruktúrájának kialakítását ;
felelős a projektterv megfelelő ellenőrzéséért ;
meghatározza a globális projekt tevékenység
lebontásából következő feladatokat, a
munkacsomagokat;
Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 23
24. PROJEKTMENEDZSER (1. folyt.)
megállapítja a fontosabb munkafázisok (általában
több munkacsomag) befejezésének pontjait, a
mérföldköveket;
technikai, szakmai és adminisztratív döntéseket hoz ;
kiválasztja a projekt csoport tagjait, és kijelöli
feladataikat;
szükség esetén meghatározott jogkörökkel
felruházott helyettest bíz meg
helyettesével követi és irányítja a projekt
lefolyásának menetét, figyelemmel kíséri a
projektcélok megvalósítását, eltérések esetén
intézkedik a szükséges beavatkozásokról ;
Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 24
25. PROJEKTMENEDZSER (2. folyt.)
projektértekezleteket vezet és irányítja a projekt irodát
alvállalkozói szerzõdéseket készít elõ ;
koordinálja a projektben résztvevõ munkacsoportok
tevékenységeit ;
személyesen is beszámoltatja a részfeladatok vezetõit
tájékoztatja a projekt felelõst (ill. a vállalati vezetést)
dönt a projekt menetérõl, az aktuális problémák,
konfliktusok megoldásáról, a projekt lezárásakor a
jutalmazásokról
Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 25
26. PROJEKT IRODA (PMO)
Lehetséges feladatok :
kommunikáció (aggregált információk felső vezetésnek ; stratégiai
célok, prioritások munkatársaknak, konfliktus kezelés)
módszertani támogatás (eljárások, szabványok, templatek,tárolás)
képzési támogatás (tudásmegosztás, tapasztalat megosztás)
tervezési-, felügyeleti támogatás (erőforrás-elosztás, teljesítmény
értékelés, eredmények visszamérése)
szoftver támogatás
projekt teljesítménymérés
programmenedzsment (projektek közötti összefüggések
koordinálása)
portfolió menedzsment (projekt kiválasztás/tervezés – projekt
támogatás)
Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 26
27. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 27
PM Képesség Érettség Minősítő
Model (Capability Maturity Model)
Háttér
• Statisztikai minőségkontroll (1930. W.
Shewart , W.E.Deming) : a termék fejlesztési
folyamat kvantitatív ellenőrzésének alapjai
• A PM folyamat fejlesztését támogató
rendszer :
– a szervezet feladat megoldási fejlettségét, teljesítő
képességét mutatja
28. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 28
PM folyamat fejlettségi szintek
(1) Kezdeti szint
(2) Megismételhető szint
(3) Definiált szint
(4) Irányított szint
(5) Optimalizáló szint
29. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 29
(1) Kezdeti szint
• projekt végrehajtás ad hoc jellegű
• a projekt folyamatok nem definiáltak
• krízis esetén a tervezett eljárásrend
feladásra kerül
• siker = kivételes képességű vezető,
elkötelezett munkatársak (kiválasztás,
képzés !)
• felső vezetői követhetőség korlátozott
30. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 30
(2) Megismételhető szint
• alap PM folyamatok (pl.: tervezés,
minőségbiztosítás, kommunikáció)
definiáltak, de projektenként
eltérhetnek
• fő alapelv = megismételhetőség
(tapasztalatok felhasználása + képzés)
• vezetői követés ellenőrzési pontoknál
31. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 31
(3) Definiált szint
• a PM folyamatok definiáltak :
készenléti feltételek, inputok,
munkavégzési eljárási módok, értékelő
algoritmusok, outputok, teljesítési feltételek
• PM folyamatok standardizáltak és
integráltak a vállalat irányítás más
rendszereibe
• az összes projekt követhető
32. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 32
(4) Irányított szint
• a PM folyamatok ismertek ,
értelmezettek
• a PM tevékenységek termelékenysége
és minősége mérhető
• a felső vezetés mérni tudja a haladást
és a problémákat, döntéshozás objektív
és kvantitatív alapon
33. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 33
(5) Optimalizáló szint
• PM folyamat fejlesztés a középpontban
– a folyamat elemzés (pl.:költség-haszon
elemzéssel) eredményeinek
visszacsatolása
– innovatív ötletek (újítások, külső és belső
tapasztalatok) beépítése
• felső vezetés a változtatások hatásait
kvantitatív módon becsülni tudja
34. A CÉL- ÉS MÓDSZERMÁTRIX
P4
Kutatás és szerv.
fejlesztés
P2
Termékfejlesztés
P3
Alkalmazási
szoftverfejl.
P1
Tervezés
Nagyobb
esély a
kudarcra
Nagyobb
esély a
sikerre
Nem
Nem
Igen
Igen
Amódszerekjólvannakmeghatározva
Prónay G Rendszer megvalósítás siker feltételei 34
35. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 35
PROJEKT MÓDSZERTAN
Módszertan definíció
tapasztalati úton kialakított (tudásbázisú) jó vagy
legjobb gyakorlat valamilyen
feladat/probléma/helyzet megoldására
Használata értékes, ha
a megoldandó feladat rendszeresen felmerül
korábbi tapasztalatokat foglalja össze
szabványosít folyamatokat (benne az
ellenőrzést is)
36. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 36
MÓDSZERTAN SZOKÁSOS
ELEMEI
• projekt definíciók (a szervezet számára)
• folyamat szakaszok (előkészítés, tervezés,
megvalósítás, értékelés-zárás), mérföldkövek
• projekt szervezet és szerepe (feladatok,
határidők): megbízó/projekt felügyelet, projekt
fórumok, változás menedzsment
• szabványosított eljárások (beszámolás,
kommunikáció, dokumentáció,változás kezelés,
stb.): forma nyomtatványokkal, tevékenység
ellenőrzési listákkal, útmutatókkal, stb
37. BIZONYTALANSÁG KERÜLÉS
előkészítés megerősítése (idő, költség, szakértelem)
pilot projekt
iterációs megoldás (specifikáció fázisokra
bontásával)
idő- és költség megkötés elkerülése
(minőség/specifikáció a meghatározó)
ügyfél/felhasználó meghatározott projekt vezető
kiemelkedő kommunikáció (csapattal, ügyféllel)
alapos szakértelmen alapuló kockázat- és változás
kezelés
magas kompetenciájú, elkötelezett csapat tagok
(költséges)
Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 37
38. MÓDSZERTANOK
Waterfall (traditional - predictive)
erősség : nagy-komplex, földrajzi szétszórtság,
gyengébb kompetenciával
gyengeség : változás kezelés, iteráció nem megy,
ügyfél kezelés
Spiral (somewhat predictive) – prototípus és
kockázat analízissel iteráció behozása
erősség : ügyfél jól átlátja, kockázatok gyors
kezelése, változások jól kezelhetők
gyengeség : költséges, kockázat elemzőtől függ,
kis projektekre nem
Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 38
39. MÓDSZERTANOK (1. folyt.)
Iterative/incremental (adaptive) – fejlesztés iterációnként
(fázis sorozat ismétléssel)
erősség : első változat gyorsan kész, változás kezelés- és
tesztelés egyszerű
gyengeség : idő- és költségbecslés nehéz
Agile (scrum, RUP, extreme programming)
Scrum : ügyfél által priorizált feladatmegoldás sprintekben
– öntevékeny kis csapat munka, részsikerek, vevői
visszacsatolás
Rational Unified Process : négy fázisú iteráció, sok és
részletes folyamtleírás. Kisebb projektekre nehézkes
EP :rövid fejlesztési ciklusok. 4 érték (kommunikáció-
visszacsatolás-egyszerűség-bátorság)
Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 39
40. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 40
MÓDSZERTANOK (2. folyt.)
• általános projekt menedzsment módszertanok :
PMBOK, PRINCE. PMBOK : 9 témát foglal össze
(folyamat fázisok modellje). Az egyes témákon belül a
felépítés : bemenetek – eszközök és technikák –
kimenetek. PRINCE : 1990-ben az angol Gazdasági
Minisztérium megbízásából készült. Folyamat alapú
(bement, kimenet, célok, tevékenységek). Ügyfél-szállító
modellt feltételez. Termék alapú tervezést végez
(menedzsment termékek és projekt eredményéhez
kapcsolódó termékek).
• szakterület specifikus módszertanok : SSADM
(számítástechnikai alkalmazásokra)
• testreszabott, cégspecifikus módszertanok : IBM,
HP, ORACLE, SAS, stb.
41. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 41
INFOKOM SPECIALITÁSOK
• sok projekt szereplő : vevő/felhasználó,
szállító-rendszerintegrátor, tanácsadó, gyártó
• sokféle szakismeret igény : műszaki
technikai (IT+távközlés integrációja), üzleti-
gazdasági, jogi-szabályozási, marketing,
szervezetfejlesztési, oktatás-képzési
• sok érintett a vevőnél : üzleti folyamatok
alapvetően érintettek (munka kultúra változás)
és ezen keresztül a munkatársak is (félelem a
változtatástól ! tájékoztatás !)
42. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 42
INFOKOM SPECIALITÁSOK (1. folyt.)
• kockázatok mértéke átlagosnál magasabb
– kockázatok az intézményi működésre
• infokom megoldások az intézmény meghatározó működési
folyamatait érintik (lásd ERP, számlázás, OSS, back office,
automatizált ügyfélkiszolgálás, stb.)
• korszerű infokom megoldások legújabb technológiai innovációra
épülnek (kipróbáltság, teszteltség alacsonyabb szinten)
– kockázatok a projektre
• technológiai újdonságok felhasználói befogadás képessége
alacsony
• felhasználó intézmény költségvetési pzíciója bizonytalan (a
projekt prioritások változhatnak)
43. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 43
INFOKOM MEGOLDÁS SPECIALITÁSOK
(2. folyt.)
• speciális elvárások az intézményi
kultúrától :
– kiemelt együttműködési képesség
– eredmény orientáció (teljesítmény orientált
motivációs rendszer)
– kockázat vállalás képessége és lehetősége
(hibázás más !!)
– felelősség vállalás képessége és lehetősége
(hatalom, tekintély)
– őszinte, világos kommunikáció
44. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 44
STRATÉGIA-SZERVEZET-KULTÚRA
Stratégia = jövő kihívásaihoz alkalmazkodás
A projektkultúra (hitek, értékek) intézményi
kultúrától való eltérésének mértéke a
módszertan eszközeinek felhasználását
alapvetően módosítja
Szervezet összhangban stratégiával és kultúrával
45. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 45
KÍVÁLÓ KULTÚRÁJÚ INTÉZMÉNY
• világos stratégia
• misszió(küldetés) és célok mindenki számára ismertek
és elfogadottak
• jó kommunikáció (eredmények és problémák ismertek)
• vezető hozzáértő, igényt tart az emberek véleményére
• dolgozók elkötelezettek a stratégiai célok irányában
(tudásukkal támogatják a jobb döntés hozatalt)
• világos teljesítménymérési módok (egyéni
teljesítmények/boldogulás és vállalati célok
összekötése)
46. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 46
HATALOM-FELELŐSSÉG
A projektmenedzser kihívása : felelősség és
számonkérhetőség, amihez csak korlátozott
hatalom párosul
A hatalom jogosítvány utasításra, döntéshozásra
(igen/nem mondás), cselekvés végrehajtására.
Kiegészítő eleme lehet a tekintély
A felelősség önként vállalt kötelezettség egy
adott cselekvés legjobb tudás szerinti elvégzésére
47. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 47
MEGBÍZHATÓSÁG -SZÁMONKÉRHETŐSÉG
• A megbízhatóság nemcsak erkölcsi tulajdonság, de
tudás, képességek és attitűd kérdése is és magába
foglalja, hogy valaki a legjobb képességei szerint
akarja a kapott feladatot megoldani. Ha valaki
megbízható, akkor az felelősségvállalónak is tekinthető.
• Számonkérhetőség a projektben a benne lévők
kérdőre vonásának mértékére vonatkozik és látható
bizonyítékát kell adja a cselekedeteinek. A
számonkérhetőség magával vonja a felelősséget a
kapott feladat végrehajtásáért.
48. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 48
FELADAT KIADÁS A PROJEKTBEN
• Feladatkiadás egy folyamat melyben
hatalom kerül szétosztásra
számonkérhetőségért, ugyanakkor
felelősség vállalás is történik, ami
megbízhatóság elvárásával párosul.
• Feladatkiadáshoz szükséges a feladatot
kapó megbízhatósága és
számonkérhetősége.
49. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 49
PM ALKALMAZÁS FELTÉTELEI
• igény/kényszer hatékonyság növelésére (erőforrások
tervezettebb kihasználására, időbeli korlátok
figyelembevételére) és kockázatok csökkentésre
• a „vezetés szándéka” (megnyilvánul vezetői
cselekedetekben, példamutatásban, felelősségteljes
gondolkodásban, emberekhez való viszonyban, kölcsönös
függőség felismerésében) meghatározó a sikeres
megvalósításban
• stratégiai jelentőségű, egyedi feladatsor megoldása a
cél (bizonytalanság és kockázat csökkentéssel, rutin
feladatok esetén nem kell speciális felügyelet)
50. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 50
PM ALKALMAZÁS FELTÉTELEI (1. folyt.)
Legfelső vezető projekt módszertan ismerete
és támogatása nélkül nincs projekt siker
– stratégiai célok meghatározója
– erőforrásokért folytatott harc legfelső bírája
– intézményi kultúra befolyásolója (pl.: eredmény
orientáció, kockázat kezelés, kommunikáció)
– a felelősség átruházás csak a legfelső szintről
indulhat (érdekeltségi rendszer !)
51. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 51
PM ALKALMAZÁS FELTÉTELEI (2. folyt.)
Tisztán informatikai projekt nem létezik
– a projekt célja az intézményi stratégiából
következően csak hatékony működési-
szolgáltatási megoldás vagy annak támogatása
lehet
– infrastruktúra fejlesztés csak a szolgáltatások
részeként vagy támogató rendszerként
(pl.:nyilvántatások, belső szolgáltatások)
valósulhat meg
52. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 52
PM ALKALMAZÁS FELTÉTELEI (3. folyt.)
A projekt csak konkrét, mérhető cél esetén
lehet sikeres
– csak mérhető eredményekhez kapcsolható
• elfogadási kritérium
• Szakmai-üzleti cél
• felelősség és érdekeltségi rendszer
– stratégiai célokból levezetett projekt célok
szükségesek (felső vezetői támogatás csak így
biztosítható)
– nem kialakult célok esetén célszerű projekt
előkészítést végezni (pl.: K+F, alkalmazás fejlesztés)
53. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 53
PM ALKALMAZÁS FELTÉTELEI (4. folyt.)
Megvalósítás egyszemélyi felelőssége
elkerülhetetlen
• irányítóbizottsági elnök (felelős/owner)
felelőssége
– projekt menedzser kiválasztása
– bizottsági tagok (stakeholderek) : tanácsadók
kiválasztása
– konszenzusos döntések igénye (jó tervezés elősegíti)
• belső szervezeti vezetők meghatározó szerepe
• projektenként egy PM
– több szervezeti egység részvétele esetén is
54. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 54
PM ALKALMAZÁS FELTÉTELEI (5. folyt.)
Projekt felelős a szervezeti hierarchiában
magasabban legyen, mint a projektben
dolgozók szakmai vezetői
– projekt felelős az intézményi vezetés
megbízottja
– belső szervezeti vezetők (tanszékvezetők)
irányító bizottságban a projekt felelős/elnök
tanácsadói (nem döntéshozók)
55. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 55
PM ALKALMAZÁS FELTÉTELEI (6. folyt.)
Nagy beszerzésre épülő projektnél is
egységes (közös) irányítás szükséges
• szállító és vevő szervezetei integrálódjanak
(legalább az irányító bizottság szintjén)
projekt mindig több, mint beszerzés !
• ajánlható modell :
– Irányító Bizottság vevő vezetésével
– Munkabizottság szállító vezetésével
56. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 56
PM ALKALMAZÁS FELTÉTELEI (7. folyt.)
Projekt menedzsernek értenie kell a projekt
szakmai kérdéseihez
• szakmai ismeret a munkatársak kiválasztásánál és
a tervezésnél nélkülözhetetlen (funkcionális vezetői
támogatásra szükség van !)
• vezetői munka-koordináció, kommunikáció és
konfliktus kezelés is igényli a szakmai ismereteket
• a szakértelemnek fokozatai vannak (kezdő - haladó
- mester)
• tekintély/befolyás a projekt menedzser „árúja”
(referenciák, értékrend) és „hatalom kiegészítője” –
leadership (aki azért vezető, mert követik)
57. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 57
PM ALKALMAZÁS FELTÉTELEI (8. folyt.)
A tervezéshez szükséges erőforrások a projekt
méretével arányosak kell legyenek
• adott méretű projekthez meghatározott mennyiségű
tervezési munkát kell elvégezni
• projekt komplexitásának, méretének növekedésével
a kockázatok növekednek (tervezés kockázatok
kerülésére és kezelésére)
58. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 58
PM ALKALMAZÁS FELTÉTELEI (9. folyt.)
Projektek kiemelkedő kommunikáció
igénnyel rendelkeznek
• egyediség miatt
• időbeli korlátozottsága (ideiglenesség) miatt
• különböző szakmai kultúrák miatt
• a kommunikáció a projekt minőség és a projekt
eredmény felhasználói elégedettség
nélkülözhetetlen része („kettős felelősség elve”:
az információ áramlás sikeréért az információ
küldője és fogadója is felelős)
59. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 59
PM ALKALMAZÁS FELTÉTELEI (10. folyt.)
Hagyományos projekt kommunikáció csak a
közvetett „üzenetekkel” összhangban lehet
hatásos
Nem hagyományos kommunikációs eszközök :
• vezető személye (értékrend, célrendszer)
• értékelési-jutalmazási rendszer (következetesség)
• oktatás-képzés
• tervezés
60. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 60
PM ALKALMAZÁS FELTÉTELEI (11. folyt.)
Az érdekeltségi rendszer felépítése a
intézményi kultúra függvénye
• karrier lehetőség
• megszerezhető feladatok stratégiai
jelentősége
• önmegvalósítás lehetősége (befolyás a
megoldásra)
• anyagi elismerés formái
61. Prónay G. Rendszer megvalósítás siker feltételei 61
ÖSSZEFOGLALÁS
• Projektmenedzsment segítséget jelent a
hatékony működéshez szükséges fejlesztések
kivitelezésében (költség-, időtakarékosság,
versenyképesség !)
• A projektmenedzsment csak az intézményi
stratégia-szervezet-kultúra környezethez
illesztve, a felső vezetés kiemelt támogatásával
hatásos
• Sikeres projektmenedzsmenthez a szervezés
négy elemének (hatalom-felelősség-
számonkérhetőség-megbízhatóság) egyensúlya
szükséges