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Der Einsatz von Process Mining Techniken in
                       Revision und Compliance


                                    Frankfurt am Main, 31. Mai 2010
                                       Frank Braun, Rudolf Kuhn




© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010         Mai/Juni 2010     1
Agenda

      !   Process Mining – Hintergrund und Zielsetzung
      !   Voraussetzungen für Process Mining-Anwendungen
      !   Einsatz im Unternehmen – Erfahrungswerte
      !   Nutzen für Interne Revision und Compliance
      !   Fragen und Antworten




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Hintergrund und Zielsetzung

       PROCESS MINING


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Hintergrund und Zielsetzung

      !   Process Mining als Begriff entstand aus der Kombination von
          Prozessanalyse und Data Mining

      !   Data Mining Techniken sind mittlerweile üblich und weit
          verbreitet im Einsatz; sie zielen darauf ab, Geschäftsfälle
          anhand der Eintragungen in den Datenfeldern zu untersuchen
          und relevante Eintragungen zu identifizieren

      !   Das Ziel der Prozessanalyse ist es hingegen, mittels geeigneter
          Werkzeuge die Abläufe der Bearbeitungsvorgänge in den
          Geschäftsprozessen zu untersuchen



© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010    Mai/Juni 2010                4
Hintergrund und Zielsetzung

      !   Process Mining als Technik zielt darauf ab, in einer definierten
          Periode die Bearbeitungsvorgänge (einschließlich aller
          Varianten) der tatsächlich verarbeiteten Geschäftsfälle in zeitlich
          korrekter Abfolge darzustellen.

            Damit eignet sich diese Technik insbesondere, um neben dem
            eigentlichen Geschäftsprozess auch die Prozessvarianten zu
            finden, bei denen die Bearbeitung nicht in Übereinstimmung mit
            den geltenden Regeln erfolgt ist.




© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010    Mai/Juni 2010                    5
Process Mining ist eine innovative, effiziente und
                objektive Form der Prozessanalyse.

       !   Analyse und Überwachung von Prozessen anhand „digitaler Spuren“
           aus beliebigen Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...).
       !   Typische Einsatzgebiete von Process Mining
            !   Process Discovery         ! What is really happening?“
              !   Performance Analysis        „Where are the bottlenecks?“
              !   Compliance Check            „Do we follow the rules?“
              !   Process Improvement         „How to optimize this process?“
       !   Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Prozessanalyse:
            !   100% Genauigkeit bei 70% Zeit- und Kosteneinsparung




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Data Mining und Process Mining

  Der klassische Ansatz mit
                                                 Data	
  Mining	
  
  „Data Mining“ nutzt
  Abfrage- und Auswerte-
  logiken, um aus den ERP-
  und sonstigen, führenden
  IT-Systemen die Prüffälle                                           Interne	
  Revision	
  
                                                                      Compliance-­‐	
  
  zu ermitteln.                                                       organisa6on	
  




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Data Mining und Process Mining


  Beim Process Mining wird
  zum Geschäftsfall anhand
  der Logfiles der IT-
  Systeme die Bearbeitungs-
  folge aufgezeigt. Damit                                             Interne	
  Revision	
  
  kann identifiziert werden,                                          Compliance-­‐	
  
                                                                      organisa6on	
  
  welche Geschäftsfälle
  welchen Prozess
  durchlaufen haben.

                                              Process	
  Mining	
  



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Data Mining und Process Mining


  Mittels der Kombination                       Data	
  Mining	
  
  beider Techniken läßt sich
  die „Trefferquote“ für die
  Analyse naturgemäß noch
  weiter erhöhen.
                                                                      Interne	
  Revision	
  
                                                                      Compliance-­‐	
  
                                                                      organisa6on	
  




                                              Process	
  Mining	
  



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VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE
       ANWENDUNG

© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010   Mai/Juni 2010   10
Vorausetzungen für den Einsatz

      !   Um Process Mining Techniken einsetzen zu können muss
          gewährleistet sein, dass innerhalb des zu betrachtenden
          Prozesses alle Geschäftsfälle digital bearbeitet, zumindest aber
          die Bearbeitung digital erfasst und gespeichert wird.

      !   An Daten müssen mindestens gegeben sein:
             !   Eine eindeutige case-ID, mit der der Geschäftsfall
                 identifiziert werden kann
             !   Eine Kennzeichnung der Transaktion, die jeweils
                 angewendet wird
          !   Ein Datum-/Zeit-Stempel
      !   Weitere Daten können hinzu genommen werden

© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010   Mai/Juni 2010                  11
Erfahrungswerte

       EINSATZ IM UNTERNEHMEN


© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010   Mai/Juni 2010   12
Live Demo




                        Daten                  werden zu              Design / KPIs


© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010           Mai/Juni 2010                   13
Strukturierte Vorgehensweise liefert konkreten
                   Nutzen bei geringen Investitionen.
                                   Durchführung eines mindestens halbtägigen Workshops zwecks Festlegung
                                   und Kennenlernen des zu untersuchenden Prozesses, Definition von
         Process Scan
         Text                      Fragen und gewünschter Erkenntnisse sowie Ableitung benötigter Daten.
                                   Teilnehmer des Klienten: Projektleiter, Prozessverantwortliche, IT-Spezialist

                                   Export der benötigten Daten aus den IT-Systemen durch den Klienten.
         Text
         Data Extraction           Prüfung der Daten auf Eignung durch ProcessGold.


                                   Umfassende Aufbereitung und Analyse der Daten mit Hinblick auf die
         Process Mining
         Text                      gestellten Fragen und gewünschten Erkenntnisse durch ProcessGold.


                                   Abstimmung der Ergebnisse mit dem Klienten und ggf. Verfeinerung oder
         Process Review
         Text                      Erweiterung der Analyse.

                                   Präsentation der Analyseergebnisse. Aufzeigen der gewonnenen
                                   Erkenntnisse sowie möglicher Probleme. Diskussion erfolgversprechender
         Process Findings
         Text                      und kurzfristig umsetzbarer Maßnahmen. Festlegung der weiteren Schritte
                                   und möglicher Zusammenarbeit.


                                                            Dauer: ca. 2 Wochen

© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010                      Mai/Juni 2010                                     14
Straffer Zeitplan ermöglicht schnelle Ergebnisse.
                           Tage
        Inhalte                     1         2   3   4      5        6   7   8     9     10



       Process Scan

       Data Extraction

       Process Mining

       Process Review

       Process Findings



        Dieser Zeitplan stellt Erfahrungswerte dar und bedeutet nicht, dass die einzelnen
        Aktivitäten in jedem Fall so lange dauern und dass es keine Pausen zwischen den
        Aktivitäten geben kann. Der genaue Zeitplan – insbesondere die Termine für ‚Process
        Review‘ und ‚Process Findings‘ – wird spätestens im ‚Process Scan‘ Workshop festgelegt.



© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010               Mai/Juni 2010                           15
NUTZEN FÜR INTERNE
       REVISION UND COMPLIANCE

© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010   Mai/Juni 2010   16
Wertbeitrag                                        Wirkt unmittelbar auf …
          !   Durch die verbesserte
              Identifizierung der kritischen Fälle
              können Verstöße kurz- bis                              Kosten aus
              mittelfristig reduziert werden                         Falschbearbeitung

          !   Die Unterstützung durch
              Werkzeuge und die verbesserte
              Transparenz führt zu jederzeit                         Kosten für Prüfung und
              aktuellen Ergebnissen und                              Prozessanalyse
              messbaren Stati

          !   Die Automatisierung der Analyse                        Kosten für
              reduziert manuelle Tätigkeiten,                        Implementierung und
              Entscheidungen und Eingriffe                           den laufenden Betrieb
              erheblich                                              der internen Kontrollen


© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010          Mai/Juni 2010                             17
Für die Revision ist Process Mining besonders
                                 geeignet.
      !   „Für die erfolgreiche Arbeit in der Internen Revision ist ein
          ausschlaggebender Punkt das Finden und Analysieren von nützlichen
          und verwertbaren Informationen in kurzer Zeit.“
          (DIIR.de)
      !   „Vor dem Einsatz von Process Mining haben wir viele Stunden damit
          verbracht, Prozessabläufe zu verstehen. Seitdem wir Process Mining
          implementiert haben, erhalten wir die vollständige Transparenz aller
          unserer Geschäftsvorgänge. Die Technologie ermöglicht uns,
          Qualitätsunterschiede im Auditing nachzuvollziehen. So können wir
          einen stärkeren Fokus auf mögliche Risiken, Kontroll- und
          Effizienzthemen legen.“
          (Volker Panreck, Abteilungsdirektor Audit Services / ING-DiBa)




       08.06.2010
© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010   Mai/Juni 2010                      18
FRAGEN UND ANTWORTEN


© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010   Mai/Juni 2010   19
Rudolf Kuhn                                 Frank Braun
   Vorstand                                    Geschäftsführer



   ProcessGold AG                              compliance-net GmbH
   Robert-Koch-Straße 116d                     Eichendorffstraße 23

   65779 Kelkheim                              63303 Dreieich



   Tel: +49.178.8855528                        Tel: +49 6103 37696-50

   Fax: +49.178.998855528                      Fax: +49 6103 37696-99
   mail: rudolf.kuhn@processgold.de            Mail: frank.braun@compliance-net.com


   www.processgold.de
                                               www.compliance-net.com




© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010   Mai/Juni 2010                           20
VIELEN DANK FÜR IHRE
       AUFMERKSAMKEIT

© ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010   Mai/Juni 2010   21

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Der Einsatz von Process Mining Techniken in Revision und Compliance

  • 1. Der Einsatz von Process Mining Techniken in Revision und Compliance Frankfurt am Main, 31. Mai 2010 Frank Braun, Rudolf Kuhn © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 1
  • 2. Agenda !   Process Mining – Hintergrund und Zielsetzung !   Voraussetzungen für Process Mining-Anwendungen !   Einsatz im Unternehmen – Erfahrungswerte !   Nutzen für Interne Revision und Compliance !   Fragen und Antworten © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 2
  • 3. Hintergrund und Zielsetzung PROCESS MINING © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 3
  • 4. Hintergrund und Zielsetzung !   Process Mining als Begriff entstand aus der Kombination von Prozessanalyse und Data Mining !   Data Mining Techniken sind mittlerweile üblich und weit verbreitet im Einsatz; sie zielen darauf ab, Geschäftsfälle anhand der Eintragungen in den Datenfeldern zu untersuchen und relevante Eintragungen zu identifizieren !   Das Ziel der Prozessanalyse ist es hingegen, mittels geeigneter Werkzeuge die Abläufe der Bearbeitungsvorgänge in den Geschäftsprozessen zu untersuchen © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 4
  • 5. Hintergrund und Zielsetzung !   Process Mining als Technik zielt darauf ab, in einer definierten Periode die Bearbeitungsvorgänge (einschließlich aller Varianten) der tatsächlich verarbeiteten Geschäftsfälle in zeitlich korrekter Abfolge darzustellen. Damit eignet sich diese Technik insbesondere, um neben dem eigentlichen Geschäftsprozess auch die Prozessvarianten zu finden, bei denen die Bearbeitung nicht in Übereinstimmung mit den geltenden Regeln erfolgt ist. © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 5
  • 6. Process Mining ist eine innovative, effiziente und objektive Form der Prozessanalyse. !   Analyse und Überwachung von Prozessen anhand „digitaler Spuren“ aus beliebigen Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...). !   Typische Einsatzgebiete von Process Mining !   Process Discovery ! What is really happening?“ !   Performance Analysis „Where are the bottlenecks?“ !   Compliance Check „Do we follow the rules?“ !   Process Improvement „How to optimize this process?“ !   Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Prozessanalyse: !   100% Genauigkeit bei 70% Zeit- und Kosteneinsparung © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 6
  • 7. Data Mining und Process Mining Der klassische Ansatz mit Data  Mining   „Data Mining“ nutzt Abfrage- und Auswerte- logiken, um aus den ERP- und sonstigen, führenden IT-Systemen die Prüffälle Interne  Revision   Compliance-­‐   zu ermitteln. organisa6on   © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 7
  • 8. Data Mining und Process Mining Beim Process Mining wird zum Geschäftsfall anhand der Logfiles der IT- Systeme die Bearbeitungs- folge aufgezeigt. Damit Interne  Revision   kann identifiziert werden, Compliance-­‐   organisa6on   welche Geschäftsfälle welchen Prozess durchlaufen haben. Process  Mining   © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 8
  • 9. Data Mining und Process Mining Mittels der Kombination Data  Mining   beider Techniken läßt sich die „Trefferquote“ für die Analyse naturgemäß noch weiter erhöhen. Interne  Revision   Compliance-­‐   organisa6on   Process  Mining   © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 9
  • 10. VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE ANWENDUNG © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 10
  • 11. Vorausetzungen für den Einsatz !   Um Process Mining Techniken einsetzen zu können muss gewährleistet sein, dass innerhalb des zu betrachtenden Prozesses alle Geschäftsfälle digital bearbeitet, zumindest aber die Bearbeitung digital erfasst und gespeichert wird. !   An Daten müssen mindestens gegeben sein: !   Eine eindeutige case-ID, mit der der Geschäftsfall identifiziert werden kann !   Eine Kennzeichnung der Transaktion, die jeweils angewendet wird !   Ein Datum-/Zeit-Stempel !   Weitere Daten können hinzu genommen werden © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 11
  • 12. Erfahrungswerte EINSATZ IM UNTERNEHMEN © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 12
  • 13. Live Demo Daten werden zu Design / KPIs © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 13
  • 14. Strukturierte Vorgehensweise liefert konkreten Nutzen bei geringen Investitionen. Durchführung eines mindestens halbtägigen Workshops zwecks Festlegung und Kennenlernen des zu untersuchenden Prozesses, Definition von Process Scan Text Fragen und gewünschter Erkenntnisse sowie Ableitung benötigter Daten. Teilnehmer des Klienten: Projektleiter, Prozessverantwortliche, IT-Spezialist Export der benötigten Daten aus den IT-Systemen durch den Klienten. Text Data Extraction Prüfung der Daten auf Eignung durch ProcessGold. Umfassende Aufbereitung und Analyse der Daten mit Hinblick auf die Process Mining Text gestellten Fragen und gewünschten Erkenntnisse durch ProcessGold. Abstimmung der Ergebnisse mit dem Klienten und ggf. Verfeinerung oder Process Review Text Erweiterung der Analyse. Präsentation der Analyseergebnisse. Aufzeigen der gewonnenen Erkenntnisse sowie möglicher Probleme. Diskussion erfolgversprechender Process Findings Text und kurzfristig umsetzbarer Maßnahmen. Festlegung der weiteren Schritte und möglicher Zusammenarbeit. Dauer: ca. 2 Wochen © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 14
  • 15. Straffer Zeitplan ermöglicht schnelle Ergebnisse. Tage Inhalte 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Process Scan Data Extraction Process Mining Process Review Process Findings Dieser Zeitplan stellt Erfahrungswerte dar und bedeutet nicht, dass die einzelnen Aktivitäten in jedem Fall so lange dauern und dass es keine Pausen zwischen den Aktivitäten geben kann. Der genaue Zeitplan – insbesondere die Termine für ‚Process Review‘ und ‚Process Findings‘ – wird spätestens im ‚Process Scan‘ Workshop festgelegt. © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 15
  • 16. NUTZEN FÜR INTERNE REVISION UND COMPLIANCE © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 16
  • 17. Wertbeitrag Wirkt unmittelbar auf … !   Durch die verbesserte Identifizierung der kritischen Fälle können Verstöße kurz- bis Kosten aus mittelfristig reduziert werden Falschbearbeitung !   Die Unterstützung durch Werkzeuge und die verbesserte Transparenz führt zu jederzeit Kosten für Prüfung und aktuellen Ergebnissen und Prozessanalyse messbaren Stati !   Die Automatisierung der Analyse Kosten für reduziert manuelle Tätigkeiten, Implementierung und Entscheidungen und Eingriffe den laufenden Betrieb erheblich der internen Kontrollen © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 17
  • 18. Für die Revision ist Process Mining besonders geeignet. !   „Für die erfolgreiche Arbeit in der Internen Revision ist ein ausschlaggebender Punkt das Finden und Analysieren von nützlichen und verwertbaren Informationen in kurzer Zeit.“ (DIIR.de) !   „Vor dem Einsatz von Process Mining haben wir viele Stunden damit verbracht, Prozessabläufe zu verstehen. Seitdem wir Process Mining implementiert haben, erhalten wir die vollständige Transparenz aller unserer Geschäftsvorgänge. Die Technologie ermöglicht uns, Qualitätsunterschiede im Auditing nachzuvollziehen. So können wir einen stärkeren Fokus auf mögliche Risiken, Kontroll- und Effizienzthemen legen.“ (Volker Panreck, Abteilungsdirektor Audit Services / ING-DiBa) 08.06.2010 © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 18
  • 19. FRAGEN UND ANTWORTEN © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 19
  • 20. Rudolf Kuhn Frank Braun Vorstand Geschäftsführer ProcessGold AG compliance-net GmbH Robert-Koch-Straße 116d Eichendorffstraße 23 65779 Kelkheim 63303 Dreieich Tel: +49.178.8855528 Tel: +49 6103 37696-50 Fax: +49.178.998855528 Fax: +49 6103 37696-99 mail: rudolf.kuhn@processgold.de Mail: frank.braun@compliance-net.com www.processgold.de www.compliance-net.com © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 20
  • 21. VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT © ProcessGold AG, compliance-net GmbH, 2010 Mai/Juni 2010 21