Dalla costruzione di una lista di indirizzi alle quattro fasi per la scrittura di un messaggio #email efficace; tutto quello che c'è da sapere per sfruttare al meglio l'email marketing in ambito lavorativo!

1. E-MAIL MARKETING
Lorenzo Mariani
Luglio 2020
T E C N I C H E E F F I C A C I P E R S F R U T T A R E A L
M E G L I O L ' E - M A I L M A R K E T I N G

2. DI COSA PARLIAMO?
1) QUANTE TIPOLOGIE DI E-MAIL ESISTONO?
-E-MAIL PERSONALI
-E-MAIL TRANSAZIONALI
-E-MAIL PUBBLICITARIE
-NEWSLETTER
2) COME COSTRUIRE UNA LISTA DI INDIRIZZI?
3)LEGGE SULLA PRIVACY: 10 REGOLE PER TRATTARE
CORRETTAMENTE I DATI PERSONALI
4) COME CREARE UN MESSAGGIO E-MAIL EFFICACE?

3. QUANTE TIPOLOGIE DI E-MAIL
ESISTONO?

4. .
Le e-mail possono assumere 4 diverse forme:
Sono messaggi one-to-one, con un alto
tasso di lettura e apertura, essendo
messaggi diretti da dipendenti a clienti,
fornitori e prospect.
E-MAIL PERSONALI
Sono messaggi spesso automatici che
notificano qualcosa. Hanno un alto tasso di
consegna (deliverability) e con un footer
personalizzato possono essere sfruttate a
fini di comunicazione e pubblicità
E-MAIL TRANSAZIONALI
Sono messaggi a periodicità fissa che
l'azienda invia ai propri stakeholder.
NEWSLETTERSono messaggi che promuovono un
prodotto, preparate con contenuto a
impatto grafico con promozioni volte ad
attirare l'attenzione dei cliente.
E-MAIL PUBBLICITARIE

5. COME COSTRUIRE UNA LISTA DI
INDIRIZZI?

6. Permette di inviare mail ad un target di utente di
"nostra proprietà" e quindi meglio conosciuto,
Inoltre, i messaggi sono inviati a utenti che
hanno lasciato un consenso a ricevere messaggi,
e quindi saranno più disposti ad ascoltare.
DIRECT E-MAIL SU LISTE PROPRIE
Per l'utilizzo di liste in affitto è necessario sapere
che ci sono delle regole, sul numero di parole o sui
formati ad esempio, che si devono per forza
rispettare.Il contenuto inoltre, deve rispettare delle
linee editoriali, evitando di incorrere in categorie
vietate come il gioco d'azzardo e la politica.
DIRECT E-MAIL SU LISTE IN AFFITTO
Le e-mail pubblicitarie sono denominate DIRECT E-MAILING (DEM). Un'azienda ha due
possibilità di fare DEM:
L' utiliizzo di liste proprie liste è da preferire.
Come riuscire ad avere un database di indirizzi e-mail su cui fare le proprie azioni
di comunicazione?

7. Decidere per l'acquisto di elenchi di migliaia di indirizzi e-mail potrebbe essere molto
rischioso, oltre che dispendioso a livello economico.
L'acquisto di indirizzi e-mail è consentito solo in ambito B2B e solo dopo che il fornitore
abbia inviato la corretta informativa ad ognuna delle aziende registrate
Le offerte che consentono di ottenere un gran numero di contatti con poche centinaia di
euro sono molte, ma le conseguenze di questo procedimento potrebbero essere gravi:
vediamo quali!
ACQUISTARE LISTE DI INDIRIZZI E-MAIL?

8. QUALI
CONSEGUENZE?
Sono indirizzi e-mail come gli altri che però vengono
utilizzati dai sistemi antispam per identificare una spammer
PRESENZA DI INDIRIZZI DI UTENTI NON INFORMATI
PRESENZA DI SPAM TRAP
PRESENZA DI INDIRIZZI OBSOLETI O ERRATI

9. Occorre stare molto attenti perchè la legge prevede dei passaggi ben chiari sulle modalità
di costruzione degli "elenchi categorici", dove ogni contatto deve aver ricevuto regolare
informativa della registrazione del proprio dato.
Tipicamente si tratta di indirizzi generici di "ingresso" all'azienda, come il classico "info@".
L'indirizzo acquisito in questo modo, per essere utilizzato, dovrà essere informato prima
del suo trattamento, ottenendone un consenso in base alle finalità: attraverso l'invio di un
prima e-mail di contatto chaimata anche "richiesta consenso", in cui ci si presenta
sinteticamente, si informa il contatto del trattamento dell'indirizzo richiedendone il
consenso.
USARE GLI ELENCHI CATEGORICI?

10. L'utente che accede sul nostro sito web per la prima volta deve capire e apprezzare i
contenuti, lasciando volontariamente il proprio indirizzo web per ottenere in cambio
ulteriori contenuti o informazioni.
Appetibilità lato motori di ricerca, che devono indicizzare e posizionare il nostro sito per
le parole chiave (keyword) che riteniamo identificano al meglio la nostra offerta.
In questo senso si sta parlando di un'investimento sull'appetibilità del sito web. In che
modo?
1.
2.
USARE IL SITO WEB E IL SEARCH MARKETING

11. Una landing page ben costruita permette di
incrementare fino al 60% il numero di mail
raccolte, essendo costruire per evitare che
l'utente si perda nella navigazione ma allo
stesso tempo quasi obbligandolo a lasciare
l'indirizzo mail.
COME COSTRUIRE UNA "LANDING
PAGE" PER RACCOGLIERE
INDIRIZZI MAIL
La pagina deve essere sintetica, con poche
informazioni rilevanti e sufficienti a stimolare la
curiosità dell'utente
La grafica deve essere curata e professionale, per
trasmettere un senso di professionalità nell'utente
E' importante dare informazioni sull'azienda, con
indirizzi. numeri di telefono, oltre che a indicazioni sulle
modalità di raccolta e trattamento dei dati personali.

12. Rendere le procedure molto semplici con form non complicati o eccessivamente lunghi
Incentivare l'utente alla compilazione, come un piccolo gadget o la possibilità di
vincere un premio o un buono sconto.
Rassicurare l'utente che l'indirizzo e-mail non verrà utilizzato ad altre finalità o ceduto
ad altre aziende.
Una presenza all'interno di eventi, manifestazioni e incontri commerciali è uno dei modi
migliori per la raccolta di nuovi nominativi.
Ecco alcuni consigli per facilitare il processo di raccolta di nominativi in queste occasioni:
RACCOGLIERE INDIRIZZI OFFLINE

13. L'utilizzo del telefono per raccogliere indirizzi e-mail consente a livello aziendale di
raggiungere più facilmente l'indirizzo di persone specifiche o responsabili di area. Da
tenere il considerazione il costo, più alto rispetto alle modalità precedenti.
Ogni forma di pubblicità può contenere facilmente sia l'indirizzo del sito web principale che
l'invito alla registrazione alla newsletter.
Tramite una linea grafica necessariamente uniforme e coordinata, è possibile sviluppare una
campagna in modo tale da includere il sito web come uno dei punti di contatto possibili ed
eventualmente in modo tale da anticipare la possibilità di iscrizione alla newsletter con i
relativi vantaggi.
TELEMARKETING/ PUBBLICITA' E PR

14. LEGGE SULLA PRIVACY: DIECI REGOLE
DA RICORDARE PER TRATTARE
CORRETTAMENTE I DATI PERSONALI

15. 01
Custodire in modo riservato banche dati e ogni
documentazione raccolta
Prevedere cautele organizzative per garantire
che tutte le persone con le quali si collabora
siano infromate sulle regole di riservatezza
Verificare sempre l'origine dei dati utilizzati
Ricordare sempre, in caso di invio di materiale
commericale o promozionale, che la persona
abbia fornito il consenso
Informare il proprio referente qualora un
interessato formuli un'istanza per l'esercizio dei
suoi diritti
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16. 06
Evitare di utilizzare liste di nominativi ed
indirizzi quando non ne è certa la provenienza
Adottare tutte le misure di sicurezza informatiche
previste dal sistema fornito dall'azienda
Segnalare al proprio referente ogni anomalia
riscontrata nella qualità dei dati presenti nel
database aziendale
Adottare ogni forma di precauzione nello
svolgimento di attività promo-commeciali che
prevedono l'utilizzo di dati personali per prevenire
qualisasi tipo di illecito
Attenersi alle istruzioni impartiti dall'azienda per
la corretta gestione dei dati
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17. COME CREARE UN MESSAGIO MAIL
EFFICACE?

18. La creazione di una buon messaggio mail richiede il coinvolgimento di un gran numero di competenze
molto diverse tra loro, dal grafico e il Copy Editor, fino al Responsabile Privacy per la gestione delle
lamentele per la spam e il Responsabile Marketing per l'interpretazione delle statistiche d'invio.
Un messaggio mail, per essere definito "efficace", non deve solo essere inviato al giusto insieme di
destinatari, ma anche arrivare nella casella degli stessi e non essere bloccato da filtri antispam o finire
nella cartella della Posta Indesiderata.
Inoltre, una volta arrivato il messaggio deve essere ben leggibile, con un'impostazione grafica che
consenta allo stesso di essere visualizzato e letto su ogni tipologia di software.
Infine, occorre anche un buon copy editor che sia in grado di preparare testi sintetici e efficaci
partendo da contenuti preparati dall'autore.
QUALI SONO GLI ELEMENTI CHE CARATTERIZZANO UN MESSAGGIO E-MAIL
EFFICACE?

19. MITTENTE DESTINATARI
CORPO DEL MESSAGGIOOGGETTO

20. INDIRIZZO E.MAIL
NOME
Il mittente è composto da due parti:
1.
2.
Un'azienda deve necessariamente essere ben identificabile nel mittente o nell'oggetto del
messaggio, perchè se il mittente è riconosciuto o noto si avranno più possibilità di far aprire il nostro
messaggio.
L'obiettivo è quello di creare relazioni e credibilità, quindi è molto più indicato utilizzare il nome e
cognome dei chi effettivamente invia il messaggio indicando però il nome dell'azienda nell'oggetto
MITTENTE
E' VIETATO CAMUFFARE L'IDENTITA DEL MITTENTE
Le norme che tutelano i consumatori impongono di fornire adeguate informazioni sull'identita' di chi
propone offerte commericali a distanza.
Il comma 5 dell'art.13 del D.lgs 196/2003 prevede che è vietato l'invio di comunicazioni camuffando
l'identità del mittente.

21. Inviare messaggi in copia nascosta (CCN o BCC) o ancor peggio mettendo gli indirizzi in copia
conoscenza (CC) è sintomo di scarsa serietà e professionalità.
Ogni messaggio deve avere un solo destinatario nel campo A, e se si dispone anche del nome e del
cognome è buona cosa prevederlo in modo tale da aumentare la riconoscibilità de pare del
ricevente.
DESTINATARI
es: "Mario Rossi (Techno srl)" <mario@rossi.it>

22. Identificare il tipo di messaggi o il mittente
Stimolare l'apertura, anticipando il valore che si troverà nel contenuto
L'oggetto è, insieme al mittente, la parte più importante del messaggio e-mail.
E' necessario riuscire a concentrare nel limite massimo di 25 caratteri (mediamente) dell'anteprima
del messaggio queste due caratteristiche:
1.
2.
Non è consigliato optare per un oggetto invitante ma fraudolento, con il rischio di incrinare il rapporto
di fiducia con l'azienda e di compromettere il successo dei futuri messaggi.
Nel caso di inviti o messaggi con forte contenuto personalizzato è possibile inserire dei campi
dinamici all'interno dell'oggetto, riuscendo ad arrivare a tassi di apertura superiori.
OGGETTO

23. CORPO DEL MESSAGGIO
FORMATO
CONTENUTO
IMMAGINI
.
TESTATA E PRE-TESTATA

24. Il messaggio della e-mail può essere testuale (TXT), HTM, con possibilità di formattazione dei
caratteri e inserimento delle immagini, oppure Multipart, ovvero con le due versioni insieme.
Il formato TXT è spesso gradito per le sue doti di brevità e focalizzazione sui contenuti, anche
se l'ideale sarebbe preparare sia la versione TXT che quella HTM e inviare ad ognuno la
versione preferita indicata in sede di registrazione
FORMATO

25. Le immagini devono essere nel formato JPG o GIF.
Il formato GIF è consigliabile se si tratta di loghi, schermate o schemi (offrono una resa
nettamente maggiore a parità di peso)
Il formato JPG è invece consigliabile se si tratta di foto (paesaggi, persone), a maggior ragione
se contenenti sfumature, avendo una compressione migliore in tal caso.
In ogni caso, è meglio evitare immagini pesanti, con dimensioni superiori ai 50kb,
IMMAGINI

26. IMMAGINI: QUALCHE CONSIGLIO PER TRATTARLE IN MANIERA EFFICACE
Le immagini molto grandi andrebbero divise in due parti e quindi compomste usando
una tabella
Le immagini dovrebbero avere un nome rappresentativo, non generico come 1.gif, 2.gif
Bisogna tenere presente che le GIF animante potrebbero essere visualizzate come ferme
su alcuni client di posta (Outlook 2007 ad esempio)
E' consigliabile non includere attributi "low sources" o "roll-over"
E' consigliabile aggiungere un testo alternativo (ALT) alle immagini, per agevolare la lettura
di chi è diversamente abile o chi legge il messaggio senza scaricare l'immagine

27. Secondo la filosofia 2.0 è bene incentrare i contenuti sulla risoluzione di problemi o esigenze del
cliente, non sull'offerta commerciale o la promozione del prodotto.
Poichè a inizio lettura l'attenzione dell'utente è massima, è preferibile che le prime 3/5 righe
siano tali da catturare la sua attenzione, incentivandolo ad andare avanti con la lettura o a
compiere l'azione desiderare (cliccare sulla Call to Action).
Lo stile, inoltre, deve essere in linea con la comunicazione aziendale; non dovrebbe essere
eccessivamente formale ma evitare allo stesso tempo di scadere in espressioni fuori luogo.
E' da ricordare anche che la brevità premia; se i contenuti da comunicare sono molti, è
consigliabile quindi organizzarli per importanza e, in ogni caso, non articolare frasi troppo lunghe
e ricche di subordinate e spaziando bene i paragrafi tra di loro.
CONTENUT0

28. La testata del messaggio deve identificare chiaramente il mittente, un breve pay-off ed
eventualmente data ed edizione della newsletter.
Recentemente si è diffuso anche l'uso del pre-header (pre-testata), una parte testuale posta sopra
la testata con le seguenti finalità:
TESTATA/ PRE-TESTATA
Rassicurare il cliente che non si tratta di un messaggio di spam
Suggerire all'utente di aggiungere il mittente nella rubrica dei mittenti affidabili per
essere sicuro di ricevere i successivi messaggi
Indicare all'utente come cancellarsi dai successivi invii

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la presentazione!
Lorenzo Mariani - Studente del Master in
Comunicazione per le Relazioni Internazionali
(MICRI) presso la IULM di Milano
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https://www.linkedin.com/in/lorenzomariani1995/
GRAZIE PER L'ATTENZIONE