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MDG Summit 2021 - Alexander Schmid (EagleBurgmann)

Weitere Infos: https://www.ibsolution.com/sap-mdg-summit-2021

Business Partner Harmonisierung im Zuge der SAP S/4HANA Conversion

Eagle Burgmann befindet sich aktuell mitten in der SAP S/4HANA System Conversion. In diesem Zuge muss auch die Umstellung der Kunden und Lieferanten auf den SAP Business Partner vollzogen werden. Ein wichtiger Teil des Projektes war die Duplikatsidentifikation und die Verknüpfung von Kunde und Lieferant, so dass Eagle Burgmann von dem Konzept des harmonisierten Business Partner profitieren kann. Bei der Erstellung des Business Partner Konzeptes war vor allem wichtig, dass Systeme die bereits den Business Partner verwenden, berücksichtigt werden. In der Endphase des Projektes gab es mehrere Testumstellungen auf: Sandbox, DEV, QAS und zum Schluss die produktive Umstellung inklusive Aktivierung des Business Partners.

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MDG Summit 2021 - Alexander Schmid (EagleBurgmann)

  1. 1. 6/7/2021 1 © EagleBurgmann 1 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid RELY ON EXCELLENCE RoTechSeal ‒ Dry Gas Seal with robust features like DiamondFace technology and further options Business Partner Harmonisierung im Zuge der SAP S/4 HANA Conversion MDG Summit 2021 @IBsolution Alexander Schmid 17.06.2021 © EagleBurgmann 2 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid EagleBurgmann Facts and Figures 1 2
  2. 2. 6/7/2021 2 © EagleBurgmann 3 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid At a glance Sales ~860(m EUR) Competence In sealing technology for more than 130years Production network Worldwide more than 25production sites Employees ~ 5,800 Customer proximity 48 subsidiaries, 89 service centers, 160 sales offices, distributors in 86countries Product portfolio Shareholder Member of EKK/Freudenberg since 2004 Sealing solutions for rotating equipment • Mechanical seals • Dry gas seals (DGS) • Seal supply systems • Carbon floating ring seals • Magnetic couplings Sealing solutions for static equipment • Expansion joints • Packings & gaskets • Special products TotalSealCare services © EagleBurgmann 4 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid Product range Special products Mechanical seals for agitators Carbon floating ring seals Pump seals Dry gas seals (DGS) for compressors Metal expansion joints Fabric expansion joints Rubber expansion joints Seal supply systems Magnetic couplings Mechanical seals for pumps Packings & gaskets Sealing solutions for static equipment TotalSealCare Services Sealing solutions for rotating equipment 3 4
  3. 3. 6/7/2021 3 © EagleBurgmann 5 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid Agenda 1. Facts & Figures EagleBurgmann 2. Ausgangssitution & IT-Strategie 3. Business Partner – Harmonisierung 4. Lessons Learned © EagleBurgmann 6 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid Ausgangssituation & IT-Strategie 5 6
  4. 4. 6/7/2021 4 © EagleBurgmann 7 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid ERP-Strategie 2023 Sales & Service - Entitäten Produktion - Entitäten Ausgangspunkt 2017 Harmonisierung Stammdaten-Hub Komplexitätsverringerung Harmonisierung TCO-Reduktion Aktuelle 1st Wave - Harmonisierung 2020 S/4 HANA SAP ByDesign Re-position: 1st tier System wird zum Single Tier Migrate: 2nd tier ERP wird dekommissioniert Vision 2nd Wave - Harmonisierung und Integration 2023 © EagleBurgmann 8 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid ERP-Strategie 2020: S/4 Digital Core Template Strategie Geschwindigkeit Kosten Upgrade des Core-SAP-System und Template für globalen Rollout S/4 Digital Core Template (Production Sites) & Roll Out • 1st Deutschland Buchungskreis-Merger Harmonisierung EB Germany => 500 kEUR p.a. Kostenreduktion durch Prozessoptimierung • 2nd S/4 Bluefield Conversion Upgrade auf SAP ERP S/4 Version => nachhaltige IT-Architektur • Core system / backend für Digitalisierung Integration mit CRM, MES, AIN, PLM/Teamcenter, Cloud-Apps Kosten • Dekommissionierung von Altsystemen • Geringere Kosten im Vergleich zum Greenfield-Ansatz Geschwindigkeit • Schnellste Roadmap zum Digital Core • Parallelisierung von Template-Projekt und Rollout-Projekten Strategie • Zentrales Stammdatensystem inkl. Governance- Prozess • Digital Core für Anbindung von Satellitensystemen 7 8
  5. 5. 6/7/2021 5 © EagleBurgmann 9 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid Canada USA Mexico Venezuela Brazil UK Espey, Germany Denmark Norway HQ, Germany Vienna, Austria Italy BT Turkey Saudi Arabia South Africa Chennai, India Sweden China Russia Spain France Belgium Netherlands Poland Swiss Hungary Czech Dubai Judenburg, Austria Ausgangssituation 2019: Harmonisierung der ERP-Systemlandschaft (ACEMEA) Local legacy ERP systems (15 systems to be migrated) SAP Digital Core SAP Americas – 3 entities to be migrated 2021 SAP ByD 2nd Tier Cloud ERP for LSO’s – 8 entities © EagleBurgmann 10 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid Timebox-Ansatz– Fixierter Zeitraum / Budget erweiterbar Fixierte Zeit: 10 Monate S/4 Conversion “Must Dos” = Technical Conversion Projekt-Scope füllt die Box Upgrade Business Partner Conversion Necessary coding adjustments Testing Universal ledger … “Can Dos” = Optimization, Redesign, Standardization Implement Fiori Output Management ET Cockpit Redesign OSR Interface ETO Workflow Redesign … ITX Pack-table Laser Interface RAW-FIN handling Expoko Redesign Etc. Backlog / Optimisierungspotential Scope Definition (Design-Phase) Scope-Elemente sind exemplarisch 9 10
  6. 6. 6/7/2021 6 © EagleBurgmann 11 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid Projekt-Timeline – Wichtige Meilensteine / Testzyklen Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt Technik / IT Prozesse / Business 14.10. Go-live “Frozen Zone” – nur noch Ausnahmefälle als Change möglich Sandbox 6.5.-10.5. 1. Konvertierung + Funktionstestauf Sandbox-System SAP PROD-Kopie 02/2019  Funktional 24.6.-28.6.  2. Konvertierung+ Funktionsteston dev system SAP PROD-Kopie 12/2018, datenreduziert Integration 22.7.-2.8. Third conversion + Integration test on QA system EAP copy 05/2019 All interfaces  Dress rehearsal 5.8.- 13.9. 4th technical conversion Target: Training Go-live / Cut-over Execution: Perform an additional technical conversion on the sandbox system EAE  UAT 16.9.- 17.9.  User Acceptance Test Final testing / verification of user acceptance © EagleBurgmann 12 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid Business Partner Conversion @EagleBurgmann 11 12
  7. 7. 6/7/2021 7 © EagleBurgmann 13 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid • Zentrales Stammdatenobjekt für alle natürlichen und juristischen Personen, zu denen ein Unternehmen eine Geschäftsbeziehung hat • SAP Business Partner bildet die Klammer über Lieferanten & Kunden (& Mitarbeiter) • Grunddaten werden auf Ebene des Business Partner gepflegt • Je nach zugeordneter BP Rolle kann der BP als Lieferant und/oder als Kunde verwendet werden • BP im SAP S/4 als Golden-Record für alle Subsysteme (SAP ByD & SAP C4C) • Nutzung des SAP Business Partner ist Voraussetzung für S/4HANA Business Partner – Hintergründe BusinessPartner BP Typ BP Rolle Name Adresse(n) Steuernummern Identifikationsnr. Bankdaten ... © EagleBurgmann 14 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid Ausgangsituation: • Kundenstammdaten: ca. 40.000 (Kundenstamm KNA1) • Lieferantenstammdaten: ca. 11.000 (Lieferantenstamm LFA1) Projektziel: • SAP S/4 als zentraler Startpunkt für das Objekt Business Partner in der SAP Landschaft  Harmonisierung der Business Partner Pflege • Umstellung der Debitoren/ Kreditoren auf Geschäftspartner • Zieltermin vor S/4 Konversion auf Grund von Laufzeit der CVI  Zeit Rahmenbedingungen: • Nutzung des SAP Business Partner ist Voraussetzung für S/4HANA • Integration zu SAP ByD inkl. Business Partner beachten • Stammdatengovernance für globale Daten muss berücksichtigt werden Business Partner – Ausgangssituation & Projektziel 13 14
  8. 8. 6/7/2021 8 © EagleBurgmann 15 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid • SAP Anwendungen arbeiten weiterhin mit Kunden & Lieferanten • Einträge in KNA1, LFA1 zusätzlich zu den Einträgen in den BP Tabellen • Synchronization erfolgt im Hintergrund via CVI • Keine Änderungen für Key-User erleichterte “Business Acceptance”  BP nur im Hintergrund als Klammer von Kunde & Lieferant • Pflege Kunde & Lieferanten über Transaktion “BP” • Jede Änderung triggert die CVI an • Anpassungen Berechtigungen • Dauerhaftes Abarbeiten der CVI Fehlerreports durch das MDM Team • Berechtigungen nur noch auf Basis BP & Rollen. Nicht mehr auf Kontengruppenebene möglich! • !!!Sonderfall Mitarbeiter Business Partner und HR Stammsatz!!! • Keine Vorraussetzung für die Umstellung auf SAP S/4HANA – Losgelöst von der initialen Umstellung • Muss aber in jedem Fall im Unternehmen geprüft werden (CATS, TRIP,…) Business Partner – CVI © EagleBurgmann 16 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid Business Partner – Das Konzept @ EagleBurgmann - Datenbereinigung - Archivierung - Harmonisierung (z.B. Kontengruppen) * Verknüpfung erfolgte in mehreren Schritten: 1. Externe BP aus SAP ByD (~9.500)via Z-Tabelle unten 2. Non-ByD BP einspielen (~50) 3. Nach #2 Hochsetzung Nummernkreis für BP und Synchronisation über MDS_LOAD_Cockpitder veschiedenen Kontengruppen Vorbereitung BP Umstellung* Verknüpfung Debitoren / Kreditoren via: 1) BADI & Z-Tabelle* 2) MDS_LOAD Cockpit Nacharbeiten & Freigabe - Reaktivierung Länderprüfung - Anpassung Berechtigungsrollen - Prüfung Debitoren und Kreditoren Salden HR Stammdaten - HR Stammdaten Synchronisation - Einrichtung Hintergrundjob Von Sandbox bis zur Produktivumstellung: Berechtigungskonzept! 15 16
  9. 9. 6/7/2021 9 © EagleBurgmann 17 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid Cut-Over Plan Fr, 12.07.2019 13:00 Sa, 13.07.2019 15:00 - Start Extraktion von SAP - Keine Anlage von Kunden & Lieferanten Sa, 13.07.2019 08:00 - Alle Benutzer werden gesperrt - Alle Benutzer werden entsperrt Sa, 13.07.2019 16:00 Sa, 13.07.2019 16:30 SAP system EAP not available! Umstellung Validierung & Freigabe Nacharbeiten - BP Umstellung abgeschlossen - Start Prüfung - Umstellung abgenommen (Daten + Prozesse) © EagleBurgmann 18 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid Lessons Learned CVI Umstellung @EagleBurgmann 17 18
  10. 10. 6/7/2021 10 © EagleBurgmann 19 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid 1) “Plan the work, work the plan”  Konzept vor Projektstart  Projektplan incl. Arbeitspakete  Fehlerliste mit konsequenter Dokumentation & Abarbeitung der Fehler 2) “Expect the unexpected”  Lieber einmal zu viel umstellen, als zu wenig  Keine Änderungen im Scope zulassen (siehe Konzept oben)  Es kommen immer wieder unterschiedliche Fehler in jedem System zum Vorschein  Laufzeiten berücksichtigen für Schnittstellen 3) Prüfung Resourcen  Falls intern nicht 100% machbar, externen Partner hinzuziehen als Unterstützung  Das Thema Berechtigungen frühzeitig adressieren (Setup & Test) Business Partner – Lessons Learned Project © EagleBurgmann 20 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid 1) Stammdatenbereinigung & Vorbereitung • Eliminierung von Altlasten frühzeitig einplanen und Archivierungsläufe durchführen (Stammdaten, Kontengruppen etc.) • Stammdatenaufbereitung auf Produktivsystemund Kopie auf Entwicklungs-/Qualitätssysteme 2) Herausforderungen im Berechtigungskonzept • Governance (Kunden-, Lieferanten & Mitarbeiter) vs. Business Maintenance (Interessenten & Ansprechpartner) • Businesspartnerrollen-Design & Abhängigkeitensehr aufwendig • Klare Verantwortlichkeiten definieren (MDM, FI-CO, SAP Basis für Berechtigungen) • Testen, Testen, Testen 3) Nummernkreise, GP-Grouping & GP-Rollen • GP-Nummerntrennung von Organisationen, Mitarbeitern und Ansprechpartnern positiv • Unterschiedliche Nummern BP vs. Kunde/Lieferant mit Pro‘s & Con‘s • Arbeiten mit Standard-Businesspartnerrollen eher positiv (FI & SD/PU) 4) Geschäftspartner-Governance vs. lokale Datenpflege • Business-User empfinden Geschäftspartner als kompliziert – Trainingsunterlagen umfangreich • Zeitliche Kritikalität Grund für lokale Governance Überarbeitung im Rollout notwendig (organisatorisch & technisch) Business Partner - Lessons Learned Master Data Management 19 20
  11. 11. 6/7/2021 11 © EagleBurgmann 21 EagleBurgmann | MDG Summit 2021 | Alexander Schmid RELY ON EXCELLENCE Learn more about EagleBurgmann Thank you for your attention! Questions? New APItex seal ─ the first in class 100% API682 3/4 Edi. compliant seal 21

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Weitere Infos: https://www.ibsolution.com/sap-mdg-summit-2021 Business Partner Harmonisierung im Zuge der SAP S/4HANA Conversion Eagle Burgmann befindet sich aktuell mitten in der SAP S/4HANA System Conversion. In diesem Zuge muss auch die Umstellung der Kunden und Lieferanten auf den SAP Business Partner vollzogen werden. Ein wichtiger Teil des Projektes war die Duplikatsidentifikation und die Verknüpfung von Kunde und Lieferant, so dass Eagle Burgmann von dem Konzept des harmonisierten Business Partner profitieren kann. Bei der Erstellung des Business Partner Konzeptes war vor allem wichtig, dass Systeme die bereits den Business Partner verwenden, berücksichtigt werden. In der Endphase des Projektes gab es mehrere Testumstellungen auf: Sandbox, DEV, QAS und zum Schluss die produktive Umstellung inklusive Aktivierung des Business Partners.

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