Manajemen dan Teknik Analisis SWOT dalam Organisasi

1. TEKNIK ANALISIS MANAJEMEN
DAN TEKNIK ANALISIS SWOT,
DALAM ORGANISASI
Fahmi Hakam, AMK., S.KM.

2. TEKNIK ANALISIS MANAJEMEN
Kemampuan seorang manajer dalam
menghadapi masalah tergantung
kapada 3 hal, yaitu:
1. Pengalaman berorganisasi
2. Pengetahuan mengenai
organisasi, administrasi dan
manajemen
3. Keberanian untuk memikul
resiko

3. JENIS-JENIS ANALISIS
Analisis sistem
Analisis keputusan
Analisis persoalan
Analisis prosedur
Analisis kebijakan
Analisis kasus
Dll.

4. PEMECAHAN MASALAH KOMPLEKS
MENURUT (KEPNER DAN TREGOE)
Masalah kompleks
Analisis situasi
Masalah-masalah tunggal
Analisis persoalan Analisis keputusan Analisis persoalan potensial
Memecahkan masalah Membuat keputusan Menyusun program

5. Rencana strategis mempersiapkan arah
rencana jangka panjang yang
berkembang atas dasar 3 landasan, yaitu:
1. Kepentingan sosio-ekonomik dan
politik organisasi
2. Nilai-nilai dan filosofi dari manajer
puncak
3. Penilaian mengenai kekuatan maupun
kelemahan dalam lingkungan internal
dan eksternal organisasi. Disinilah
letaknya analisis SWOT
RENCANA STRATEGIS

6. ANALISIS SWOT
Strengths (Kekuatan)
Opportunities (Peluang)
Weaknesses (Kelemahan)
Threats (Ancaman)

7. ANALISIS SWOT, UTK PERENCANAAN
STRATEGIS
 Analisis SWOT biasanya digunakan utk
menganalisis suatu kasus yang kompleks
atau menyusun rencana yang bersifat
strategis
 Menurut Steiner perencanaan strategis
merupakan penentuan sasaran pokok yang
luas bagi organisasi dan berupa kebijakan
strategis, yang akan mengarah, mengatur
perolehan dan penggunaan, serta mencapai
sasaran tersebut.

8. STRENGTHS (FAKTOR KEKUATAN)
“Kekuatan internal organisasi menyangkut
situasi dan kondisi, yaitu potensi yang
dimiliki, seperti”:
 Kekuatan berkompetisi dengan organisasai lain?
 Potensi organisasi yang menguntungkan?
 Sumber daya; sarana –prasarana & SDM
 Pengalaman, pengetahuan, kualifikasi?
 Keuangan: sumber, pengelolaan?
 Proses, sistem, komunikasi?
 Budaya organisasi?
 Manajemen/pengaturan organisasi?

9. WEAKNESSES (FAKTOR KELEMAHAN)
“Berbagai kondisi internal yang melemahkan
atau kurang kondusifnya upaya mengejar
visi/misi organisasi, seperti”:
 Kesenjangan kemampuan?
 Kekurangan kekuatan kompetisi positif?
 Reputasi, kehadiran, & pencapaian tujuan?
 Keuangan?
 Pengaturan waktu, deadline & tekanan?
 Keberlanjutan kegiatan?
 Reliabilitas data, perencanaan tepat?
 Moral, komitmen, & kepemimpinan?
 Proses, sistem?

10. OPPORTUNITIES (FAKTOR PELUANG)
“Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia
pada lingkungan yang harus dimanfaatkan
oleh organisasi, seperti”:
 Pengembangan organisasi?
 Perhatian prodi, fakultas, universitas?
 Keinginan mahasiswa berorganisasi?
 Pemasaran kegiatan?
 Sponsor, kerjasama dengan organisasi lain?
 Penelitian, pengabdian, & pengembangan?
 Penambahan volume kegiatan, dana & kekuatan
lain?
 Pengaruh musim, kalender akademik?

11. THREATS (FAKTOR ANCAMAN)
“Berupa ancaman eksternal yang mungkin
membahayakan kelancaran aktifitas
organisasi, seperti”:
 Pengaruh lingkungan kampus?
 Permintaan, minat, & perhatian thd kegiatan dari
mahasiswa di luar pengurus?
 Peraturan baru dari Prodi, Fakultas, atau
universitas?
 Kontrak kerjasama, rekan kerja organisasi?
 Kehilangan tokoh kunci?
 Jarak dg kampung halaman, kebiasaan pulang
kampung?
 Musim dan kalender akademik?

12. SARAN UNTUK MELAKUKAN ANALISIS SWOT
Langkah 1: Identifikasi kelemahan dan ancaman yang
paling urgent untuk diatasi secara umum
pada semua komponen.
Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan peluang yang
diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi
kelemahan dan ancaman yang telah
diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1.
Langkah 3: Masukkan butir-butir hasil identifikasi
(Langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam Bagan
Deskripsi SWOT. Langkah ini dapat
dilakukan secara keseluruhan, atau jika
terlalu banyak, dapat dipilah menjadi analisis
SWOT untuk komponen masukan, proses,
dan keluaran.

13. Langkah 4: Rumuskan strategi atau strategi-strategi
yang direkomendasikan untuk menangani
kelemahan dan ancaman, termasuk
pemecahan masalah, perbaikan, dan
pengembangan lebih lanjut.
Langkah 5: Tentukan prioritas penanganan
kelemahan dan ancaman itu, dan susunlah
suatu rencana tindakan untuk
melaksanakan program penanganan.
Ada beberapa hal yang penting untuk
diperhatikan dalam analisis SWOT, yaitu
sebagai berikut.
Lanjutan ...

14. Faktor
Internal
ANALISIS KKPA (SWOT ANALYSIS)
Kekuatan
Peluang
Kelemahan
Ancaman
Faktor
Eksternal
lingkungan
internal
organisasi
lingkungan
eksternal
organisasi

15. HUBUNGAN ANTARA S, W, O DAN T
Pengaruh eksternal
Pengaruh internal
Kekuatan
pendorong
Kekuatan
penghambat
O T
S W

16. Contoh Lembaran Kerja Analisis SWOT
Strengths
Kekuatan (Internal)
……………….
……………….
.………………
……………….
Weaknesses
Kelemahan (Internal)
……………….
……………….
.………………
……………….
Opportunities
Kesempatan (External)
……………….
……………….
.………………
……………….
Threats
Ancaman (External)
……………….
……………….
.………………
……………….

17. CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA
SWOT , DI PDAM
KEKUATAN (S)
- MEMILIKI MASTER PLAN
- OPERASI LANCAR
- KUALITAS AIR SELALU MEMENUHI SYARAT
- KEUNTUNGAN USAHA > 15 %
- TIDAK PUNYA UTANG
- MEMILIKI SISTEM PAM DGN KAPASITAS 80 L/DET
KELEMAHAN (W)
- RATIO KARYAWAN VS PELANGGAN = 45
- PENYUSUNAN LAPORAN RUTIN LAMBAT
- KEHILANGAN AIR = 36 % PRODUKSI
- PEMANFAATAN UNIT PRODUKSI = 55 % KAPASITAS
TERPASANG
- CAKUPAN PELAYANAN = 39,5 %

18. LANJUTAN ....
PELUANG (O)
- PELANGGAN BARU = 15 %
- ADA TAWARAN PINJAMAN LUNAK
- ADA BANTUAN PINJAMAN SDM
TANTANGAN (T)
- KEPADATAN PENDUDUK DAERAH
PELAYANAN BARU < 50 ORANG/HA
- PENCEMARAN AIR BAKU MENINGKAT

19. CONTOH: STRATEGI KESIMPULAN
ANALISA SWOT, DI PDAM
Strategi SO
MENYUSUN PROPOSAL PERLUASAN SISTEM,
DENGAN G SEBAGIAN DANA DARI PINJAMAN
LUNAK
Strategi WO
• MENGIRIM PEGAWAI UNTUK DIKLAT
• MENAMBAH JARINGAN DISTRIBUSI

20. LANJUTAN ...
Strategi ST
EKSPOSE KE LEMBAGA LEGISLATIF,
TENTANG POTENSI KEUNTUNGAN
PERLUASAN SISTEM DENGAN
MEMANFAATKAN DANA PINJAMAN
LUNAK
Strategi WT
- MENINGKATKAN PELAYANAN KEPADA
KONSUMEN
- MELAKUKAN PENGKAJIAN TERHADAP
PENCEMARAN AIR

21. S > W
O > T
Perluasan
S < W
O < T
Konsolidasi
Analisis SWOT (arah perlakuan)

22. STRENGTHS : PEMELIHARAAN &
PENGEMBANGAN
OPPORTUNITIES : PRIORITAS & OPTIMISME
WEAKNESSES : DIPERBAIKI ATAU DIHILANGKAN
THREATHS : DILAWAN ATAU DIATASI
Menterjemahkan Hasil Analisis SWOT

23. SELAMAT BERORGANISASI DAN
SUKSES SELALU... AMIN.
TERIMAKASIH .....