Gestão e preservação da informação digital em arquivos

Cristiana Freitas
Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012

Memória
perpétua

Pública Prova
fé autêntica

ARQUIVO

santuário tesouro

Cristiana Freitas

• Pode a presunção da autenticidade ser transferida para o
contexto digital?
• Quais os requisitos que garantirão a autenticidade,
integridade, fidedignidade, inteligibilidade e usabilidade da
informação?
• Quais as implicações no conceito de documento?
• Qual o papel dos profissionais da
informação?
• Qual o posicionamento da
Arquivística?
• Como garantir a autenticidade e a
usabilidade dos objectos digitais
ao longo do tempo?

Cristiana Freitas

Fonte: FERREIRA, Miguel, Introdução à Preservação Digital : Conceitos, estratégias e actuais consensos, 2006, p. 24-25.

Cristiana Freitas

Preservar a
informação
Garantir o
digital a
acesso
longo prazo
continuado

Conservar a
memória

Mas como?

Cristiana Freitas

“os arquivistas devem ser capazes não só de conhecer os
princípios e as práticas fundamentais de arquivo, mas
também de compreender que estes mudaram e que se
devem reformular e/ou ampliar para fazerem face aos
documentos de arquivo electrónicos”.
CIA, Documentos de arquivo electrónicos: manual para arquivistas, 2005, p. 23.

Cristiana Freitas

Autenticidade

Manutenção da fidedignidade dos documentos/informação após a
utilização, transmissão e preservação a longo prazo.
 Como transpor para o mundo digital os princípios que tão bem
funcionam em ambiente analógico?
 Como garantir a autenticidade dos objetos digitais?

Se um documento apresenta todos os elementos formais desde a
sua criação/recepção (autêntico), esse documento é aquilo que
pretende ser (genuíno) e o seu conteúdo é de confiança
(fidedigno).
Cristiana Freitas

Autenticidade e fidedignidade para quê?

 apoiar as atividades da organização

 fornecer prova

 Como transpor para o mundo digital os princípios que tão bem
funcionam em ambiente analógico?
 Como garantir a autenticidade dos objetos digitais?

No mundo digital impera a desconfiança

Cristiana Freitas
Seminário de CTDI – Vila do Conde 2012

Preservação da memória

Produtores de informação
Profissionais da informação

Cristiana Freitas
Seminário de CTDI – Vila do Conde 2012

“As questões relacionadas com a preservação da memória constituem
um dos maiores desafios que os profissionais da informação devem
enfrentar. Dado o volume incomensurável de Informação produzida e a
rapidez com que a mesma se produz graças às facilidades da tecnologia
é inquestionável que se torna impossível conservar tudo e a decisão
sobre a conservação da memória deixou de ser um problema que se põe
a posteriori ”.

Ribeiro, Fernanda, Gestão da Informação/ Preservação da Memória na era pós-custodial: um equilíbrio precário, 2004, p. 8.

Cristiana Freitas

 Avaliação

Apesar dos diferentes suportes, não há nenhuma diferença
fundamental na avaliação da informação em suporte papel ou digital,
uma vez que, ambos são avaliados de acordo com os valores
administrativos, legais, probatório e informacionais no âmbito do
contexto do sistema de manutenção de documentos em que foram
criados.

Seleção da informação a preservar de acordo
com os objetivos da instituição e das
necessidades da comunidade.

Questão primordial da preservação digital

Cristiana Freitas

Concepção e implementação de sistemas de arquivo (NP-4438-2, 2005, p. 10)

ciclo de gestão de informação - produção, captura e recolha de
informação, o seu processamento/organização, a sua circulação, a sua
avaliação, o seu armazenamento, o seu uso e disseminação

Cristiana Freitas

 Normas

 ISO 15489 (NP 4438-2)

 Aplica-se a documentos em qualquer formato ou suporte, produzidos
ou recebidos por qualquer organização pública ou privada no decurso
das suas atividades.
 Especifica os elementos da gestão de documentos de arquivo e
define os resultados a atingir. Fornece uma metodologia para
implementação.

Cristiana Freitas

 Normas

 ISO 30300 / ISO 30301
 Fornece uma abordagem sistemática e estratégica para a criação e
gestão da informação como parte integrante dos processos de
negócios das organizações, utilizando esses recursos de informação
como parte dos objetivos estratégicos.
 Contexto da organização;

 Contexto de produção;

 Contexto do documento.

 Estrutura do MSR (Management Systems for Records)

Fonte: Bustelo, Carlota e Ellis,
Judith, What is ISO 30300? Who,
when, where, why and how to
implement, 2011.
Cristiana Freitas

 Benefícios da implementação de um MSR (Management System
Records)

 a) usa um modelo internacionalmente aceite para estabelecer e
implementar política e objetivos;
 b) integra a avaliação de riscos;
 c) promove a melhoria contínua através da avaliação de
desempenho e da implementação de processos de auditoria;
 d) permite facilidade na confirmação de conformidade e na
certificação de por parte de uma outra entidade independente;
 e) integra o uso de MSR com outros padrões comummente utilizados
MSS (Managment System Standards).

Cristiana Freitas

 Benefícios de um controlo eficiente dos documentos:

 a) eficiência nos processos de negócio;
 b) cumprimento da legislação e regulamentação;
 c) tomada de decisão eficaz;
 d) eliminação de informação redundante e duplicados;
 e) partilha de informação;
 f) melhora o desempenho das TI;
 g) recuperação de desastres e a continuidade do processo de negócio;
 h) proteção em caso de litígio;
 i) defesa dos direitos das partes interessadas (stakeholders);
 j) conservação da memória institucional e/ou coletiva;
 k) apoia a responsabilidade social.

Controlo total da informação sobre a atividade
da organização durante tanto tempo quanto for
necessário para servir os seus propósitos.

Cristiana Freitas

 Interoperabilidade
 Capacidade de dois ou mais sistemas (computadores, meios de
comunicação, redes, software e outros componentes de tecnologia
da informação) de interagir e de trocar dados de acordo com um
método definido de forma a obter os resultados esperados.
 Lei nº 36/2011 de 21 de Junho
 Estabelece a adopção de normas abertas nos sistemas
informáticos do Estado.

Cristiana Freitas

 Modernização Administrativa

 Princípios fundamentais:
 Desburocratização;
 Transparência;
 Racionalidade;
 Simplicidade;
 Eficiência;
 Acesso;
 Flexibilidade.

 Estratégias:
 Qualificação dos recursos humanos;
 Orientação dos serviços para o cidadão;
 …

Cristiana Freitas

 Medidas de simplificação administrativa e legislativa e medidas
de administração electrónica

 A simplificação tem por objetivo:
 melhorar a relação dos cidadãos com os serviços municipais;
 reduzir os custos de contexto das empresas no seu relacionamento
com estes serviços;
 tornar o Município mais eficiente e, assim, tornar o concelho mais
competitivo.

 A estratégia de simplificação pode ser concretizada através de
alguns objetivos genéricos:
 diminuir o número de atendimentos presenciais;
 reduzir tempos de espera;
 minimizar o número de interações relacionadas com o mesmo
processo;
 prestar serviços na hora;
 dar mais e melhor acesso à informação.

Cristiana Freitas

 “A digitalização e preservação da memória cultural da Europa, que
inclui material impresso (livros, revistas, jornais), fotografias,
objectos de museus, documentos de arquivos, material sonoro e
audiovisual, monumentos e sítios arqueológicos (a seguir
denominados «material cultural»), constituem um dos principais
domínios visados pela Agenda Digital”.

Até 2025
Até 2015 Digitalização
de todo o
Meta global património
de 30 cultural da
2011 milhões de Europa
Mais de 19 objetos
milhões de digitalizados
objetos Fonte: CE, Recomendações da Comissão
sobre a digitalização e a acessibilidade
digitalizados em linha de material cultural e a
preservação digital, 2011.
Cristiana Freitas

• Reforçar os incentivos ao desenvolvimento de material digitalizado proveniente de
bibliotecas, arquivos e museus.

• Disponibilizar em linha do material cultural torná-lo-á acessível aos cidadãos em toda a
Europa, que o poderão utilizar para fins recreativos, educativos ou profissionais.

• Reutilizar o material digitalizado para fins comerciais ou não comerciais (criação de
conteúdos educativos e de ensino, documentários, aplicações para turismo, jogos,
animações e ferramentas de conceção), desde que sejam plenamente respeitados os direitos
de autor e os direitos conexos.

• Limitar a utilização de marcas de água ou outras medidas de protecção visual intrusivas que
diminuem as possibilidades de utilização do material digitalizado no domínio público.

Portugal
Nº de objetos na Europeana

Fonte: CE, Recomendações da Comissão
sobre a digitalização e a acessibilidade em
linha de material cultural e a preservação
digital, 2011.
Cristiana Freitas

 A informação digital inclui:

 documentos digitalizados
 aqueles que, por questões de acesso

ou preservação, foram convertidos
para um formato digital através de
um qualquer processo de digitalização

 documentos nado-digitais
 Aqueles que criados originalmente em

ambiente digital e o seu manuseio só
pode ser feito nesse ambiente.

Cristiana Freitas

 Vantagens da digitalização

 Economia efetiva de espaço;
 Multi-acesso;
 Distribuição mais rápida, dirigida e eficiente;
 Identificação e gestão efetiva de objetos digitais;
 Preservação da capacidade evidencial do documento.

 Problemas

 Deficiente planeamento  pontos de bloqueio e rutura total;
 Preservação de objetos digitais;
 Gestão de objetos digitais:
 Identificação

 Localização

 Recuperação

 Preservação da capacidade de prova

 Insuficiente suporte tecnológico.

Cristiana Freitas

 Gestão de projetos de digitalização

 Quais são os objetivos?
 O que digitalizar?
 Digitalizar os processos na íntegra?
 Quais as tipologias informacionais a digitalizar?
 Qual o formato e a resolução mais adequados?
 Qual o equipamento necessário (software e hardware)?
 Qual o esquema de metadados a utilizar?
 Quais os recursos humanos necessários?

Cristiana Freitas

 Cadeia de digitalização

Fonte: http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/technical/technicalA-01.html

Cristiana Freitas

 Tipos de digitalização

 Bitonal – um bit por pixel que representam o preto e o branco
(documentos de texto);
 Escala de cinza – múltiplos bits por pixel que representam tons de
cinza (fotografias a preto e branco);
 Cor (RGB) – Múltiplos bits que representam cores (documentos com
cor).

Cristiana Freitas

 Bit Depth

 A profundidade de bits mede o número de cores disponíveis para
representar a cor ou tons de cinza no original. A cada pixel é
atribuído um valor que corresponde à cor/sombra que representa.

Fonte: BCR, BCR’s CDP Digital Imaging Best Practices: version 2.0, 2008, p. 9.

Cristiana Freitas

 Resolução
 A resolução, expressa em pontos por polegada (dots-per-inch),
determina a qualidade da imagem.
 Quanto maior for a resoluções da captura mais aumenta a
informações obtida, bem como aumenta o tamanho do ficheiro.
 A resolução deve ser ajustada tendo em conta o tamanho,
qualidade e condições de utilização do objeto digital.

PPI


Cristiana Freitas

 Compressão
 A resolução determina a qualidade da imagem, desta forma a
qualidade pode ser afetada pelas técnicas e nível de compressão
utilizadas
 lossless compression – sem perda de qualidade (ex. TIFF);
 lossy compression – com perda de qualidade (ex. JPEG).
 Reduz o tamanho do ficheiro para processamento, armazenamento
e transmissão.


Cristiana Freitas

 Equipamento

 Densidade ótica
 A densidade ótica mede o “Brightest bright" e “darkest dark"
que um equipamento pode capturar. Quanto maior for
capacidade do scanner ou câmara em reproduzir alterações
subtis de tonalidades (dynamic range), mais qualidade terá a
imagem.
 Scanners capazes de capturar uma maior profundidade de bits
geralmente capturam uma maior densidade ótica.

 Velocidade
 A velocidade com que o equipamento pode captar imagens e

transmiti-los para o computador é um fator importante a
considerar para nos projetos de digitalização.

As alegadas capacidades dadas pelos fabricantes
devem ser cuidadosamente investigadas e testadas
examinado os resultados no ecrã e em impressão

Cristiana Freitas

 Armazenamento

 Critérios a considerar

 1.Custo  3.Interoperabilidade
 Custo de instalação  Suporta nós de marcas
 Manutenção e suporte/ano concorrentes
 Prazo da garantia  Suporta discos de marcas
concorrentes
 Custo da solução para 1 TB
 Disponibiliza interfaces de
 Custo da solução para 10 TB programação
 Custo da solução para 100 TB  Suporta conectividade NFS
 Custo de cada nó (1 nó suporta  Suporta conectividade SMB
vários discos)
 Custo de cada unidade de controlo
 4.Segurança de dados
 Suporta RAID
 2.Escalabilidade
 Suporta backups
 Número máximo de nós
 Suporta replicação remota
 Número máximo de nós por cada
unidade de controlo
 Capacidade máxima de cada nó  5.Facilidade de programação
(número de discos)  Storage Virtualization
 Limite máximo em TB de cada nó  API de controlo do número de
réplicas
 API de controlo dos processos de
auditoria

Cristiana Freitas

 Formatos adequados

 A escolha de formatos de ficheiro deve ter em conta o resultado
final com maior qualidade de digitalização possível e a
disponibilidade de caminhos de migração para futura preservação
da matriz digital.
 Privilegiar a escolha de formatos abertos e independentes (ex:
TIFF) em detrimento de formatos proprietários, isto é coberto
por patente ou copyright (ex: Word, Excel), de modo a que
diferentes configurações de hardware e software sejam capazes
de os interpretar.

Apesar de ser desejável o uso de formatos adequados à
preservação a longo prazo serem adoptados na criação da
informação digital, não é um imperativo.
Podem ser convertidos posteriormente.

Cristiana Freitas

 Normalização

A normalização tem como objetivo simplificar o processo de
preservação através da redução do número de formatos distintos que
se encontram num repositório de objetos digitais. A utilização de um
número reduzido de formatos compatíveis permite:

 Evitar futuras complicações a nível de direitos de autor ou
pagamento de royalties (taxas de utilização);
 A interoperabilidade entre sistemas distintos;
 Uma estratégia de preservação seja aplicada de forma transversal a
um grande número de objetos digitais;
 A redução de custos e facilita a gestão e aplicação de eventos de
preservação.

Cristiana Freitas

Fonte: U.S. National Archives and Records Administration (NARA)

Cristiana Freitas

 OCR (optical character recognition)
 A utilização de software OCR permite extrair informação da
informação digitalizada.
 Reconhece as letras e os números que formam a imagem

digitalizada, i.e. converte o texto impresso num formato
legível pela máquina;
 Permite procurar, indexar, converter formatos e outras

operações de processamento.

Cristiana Freitas

 Marca de água digital
 é essencialmente utilizada para a proteção da
propriedade intelectual, anexando o
copyright ao objeto;
 identifica a fonte, criador, proprietário,
distribuidor, ou consumidor autorizado de uma
documento ou imagem;
 Em caso de uso ilícito, facilmente se pode
fazer prova de propriedade.

A aplicação de marcas de água a um objeto digital
significa a alteração dos bits, ao ponto de alterar
ligeiramente a perceção do objeto

Não é apropriada para a gestão de
objetos digitais num ambiente É apropriada para um ambiente de
controlado, tal como um arquivo ou um distribuição pública não controlada
repositório preocupados com a
integridade do objeto

Cristiana Freitas

 Tratamento e digitalização de documentos do Arquivo
Municipal de Ponte de Lima (POC)

 Objetivos:
 Ampliar o conhecimento do património arquivístico à guarda do Arquivo
Municipal de Ponte de Lima alargando a outros públicos;
 Facilitar o acesso a informações relativas às coleções e séries

documentais tratadas e digitalizadas;
 Conservar e preservar, a longo prazo, em boas condições físicas, toda a
documentação do Arquivo Municipal de Ponte de Lima, evitando os
prejuízos causados pelo seu manuseamento;
 Fomentar o apoio à investigação científica e académica;

 Sensibilizar a população em geral e mais concretamente os mais jovens
para a conservação do património
arquivístico, que constitui a herança
cultural e/ou a memória coletiva,
através da promoção de visitas de
estudo ao Arquivo Municipal.
Cristiana Freitas

 Documentos digitalizados:
 Livros de actas

 Livros de registo geral

 Colecção de pergaminhos

 Colecção de cartas régias

 Forais

 …

 Formatos:
 300 dpi para as matrizes (TIFF)
188.676 imagens
 200 dpi para consulta (JPEG)

 72/100 dpi para as miniaturas (JPEG)

Cristiana Freitas

 E-arquivos (QREN)

 Objetivos:
 Contribuir ativamente para a introdução de uma nova dinâmica

na modernização administrativa:
 ao nível dos serviços
 desburocratização;

 reengenharia de processos;

 aumento da eficácia, eficiência, celeridade e transparência;

 redução de custos.

 ao nível da interação/comunicação entre o município e os
munícipes.

Cristiana Freitas

 Tipologias informacionais digitalizadas:
 Requerimento inicial

 Planta de localização

 Planta de implantação

 Planta topográfica

 Planta de condicionantes (PDM)

 Planta de ordenamento (PDM)

 Alvará de construção

 Projeto de arquitetura (telas finais)

 Alvará de utilização

 Formatos
 200 dpi para plantas

 150 dpi para tamanho A4

4.780 Processos de Obras Particulares
51.137 imagens
Cristiana Freitas

circulação analógica

Cristiana Freitas

circulação digital

Arquivo Municipal Câmara Municipal

10010010110
10100100101
Cidadãos e Organizações
Cristiana Freitas

“consiste na capacidade de garantir que a informação digital
permanece acessível e com qualidades de autenticidade
suficientes para que possa ser interpretada no futuro
recorrendo a uma plataforma tecnológica diferente da
utilizada no momento da sua criação”.
Ferreira, Miguel, Introdução à preservação digital: conceitos, estratégias e actuais consensos, 2006, p. 20.

Cristiana Freitas

Ambiente Ambiente
analógico digital

Cristiana Freitas

“retirada do tranquilo limbo do ambiente
tradicional, em que coexistia com pacíficos
insectos e pergaminhos, a preservação aplicada
ao universo digital tem conseguido finalmente
despertar a atenção de todos os sectores
profissionais na área da gestão da informação”.
Barbedo, Francisco, Arquivos digitais: da origem à maturidade, 2005, p. 7.

Preservação digital - DGARQ

Cristiana Freitas

Hardware

Suportes de Obsolescência Software
armazenamento
tecnológica

Formatos de
arquivo

Cristiana Freitas

Fonte: Gracio, José Carlos Abbud, Preservação digital na gestão da informação:
um modelo processual para as instituições de ensino superior, 2011, p. 63.

Cristiana Freitas

Informação Preservação Memória
digital digital

• Fragilidade • Autenticidade • Memória
física dos • Integridade colectiva e
suportes • Fidedignidade institucional
•Vulnerabilidade • Acesso
do ambiente continuado
digital
• Obsolescência
tecnológica

Cristiana Freitas

Fonte: Gracio, José Carlos Abbud, Preservação digital na gestão da informação:
um modelo processual para as instituições de ensino superior, 2011, p.83.

Cristiana Freitas

 Migração
 Transferência periódica de material digital de uma dada
configuração de hardware/software para uma outra ou de
uma geração de tecnologia para outra subsequente;
 Centra-se na procura de formatos alternativos para
representar o mesmo conteúdo intelectual que se pretende
preservar;
 Tem como principal objetivo garantir que a informação digital
permanece compatível com as tecnologias atuais.

Fonte: Ferreira, Miguel, Introdução à preservação digital: conceitos, estratégias e actuais consensos, 2006, p. 40.

Cristiana Freitas

 Encapsulamento

 As soluções baseadas em encapsulamento procuram manter os
objetos digitais inalterados até ao momento em que se tornam
necessários.
 Consiste em conservar, juntamente com a informação digital,
toda a metainformação necessária e suficiente que permita
futuramente desenvolver conversores, visualizadores ou
emuladores.

Preservação do bit stream original juntamente
com metainformação capaz de garantir a sua
futura interpretação
Ferreira, Miguel, Preservação digital: conceitos, estratégias e actuais consensos, 2006.

Cristiana Freitas

 Emulação

 Baseia-se na utilização de um emulador (software especial)
capaz de reproduzir o comportamento de uma plataforma de
hardware e/ou software, inicialmente incompatível.
 É particularmente relevante em contextos em que o objeto a
preservar se trata de uma aplicação de software.

Fonte: Ferreira, Miguel e Ramalho, José Carlos, Preservação digital: das normas às boas práticas, 2008.

Cristiana Freitas

 Preservação da tecnologia

 Criação de “museus de tecnologia” através da conservação e
manutenção de todo o hardware e software necessários à correta
apresentação dos objetos digitais.

 Transferência para suportes analógicos

 Conversão de documentos digitais em documentos analógicos, de
forma a garantir o acesso à informação neles contida. Feita a
transferência da informação, os esforços de preservação serão
feitos em torno do documento analógico.

 Arqueologia digital

 Métodos de salvar conteúdos de suportes
estragados, ou ambientes de hardware/
software obsoletos. Estratégia de recuperação
em casos de emergência.

Cristiana Freitas

 Pedra Roseta digital

 A Pedra Roseta, cujo texto está escrito em
três línguas distintas (egípcio hieroglífico,
egípcio cursivo e grego clássico) permitiu a
descodificação de inúmeros textos
egípcios encontrados em vários locais e
suporte.

 Reunir amostras de objetos que sejam
representativas do formato que se
pretende recuperar e que permitam
inferir as regras necessárias para
traduzir/converter o objeto original para
um qualquer formato contemporâneo.

Cristiana Freitas

 Refrescamento

 Consiste na transferência de informação
de um suporte físico de
armazenamento, para outro geralmente
mais actual, antes que o primeiro se
deteriore ou se torne
irremediavelmente obsoleto.
 Não é propriamente uma estratégia de
preservação, mas deve ser considerado
como um pré-requisito para o sucesso
de qualquer estratégia de preservação
digital. Repositório

Cristiana Freitas

 Processos de preservação digital
 Nível físico
 Tecnologia de armazenamento de elevada disponibilidade;

 Refrescamento de suportes;

 Plano de contingência (recuperação perante desastres).

 Nível lógico
 Replicação local (backups);

 Replicação remota.

 Nível conceptual/semântico
 Normalização dos formatos durante a ingestão;

 Migração de formatos obsoletos;

 Modelo económico (sustentabilidade económica/ orçamento anual).

 Nível social
 Todos os utilizadores têm de estar registados;

 Toda a sua atividade é registada;

 O sistema procura evitar a ocorrência de erros.

 Nível económico Ramalho, José Carlos e
 Modelo de sustentabilidade económica; Ferreira, Miguel,
Sistemas de suporte à
 Custos de preservação integrados no orçamento anual. governação electrónica:
preservação a longo-
Cristiana Freitas prazo de informação
Seminário de CTDI – Vila do Conde – 20 Junho 2012 digital, 2008.

 Infraestrutura tecnológica

 A preservação digital tem na infraestrutura tecnológica (hardware
e software) um dos aspetos fundamentais para a preservação e
acesso:
 Definição de hardware e software ;
 Sistema de armazenamento com alta capacidade e dispositivos de acesso
adequados;
 Estrutura de cópias de segurança (backup) confiável;
 Sistema de redundância de base de dados e de hardware;
 Sistema de deteção e recuperação automática de falhas;
 Escolha dos suportes de armazenamento para preservação, backups e
acesso;
 Definição dos tipos, ou seja off-line e/ou online;
 Estrutura de rede de computadores adequada para acesso dos
utilizadores ao sistema de informação;
 Sistemas de armazenamento com mecanismos de segurança, com senhas
seguras para acesso à base de dados;
 Definição de formatos de armazenamento lógico e físico.
Gracio, José Carlos Abbud, Preservação digital na
gestão da informação: um modelo processual para as
instituições de ensino superior, 2011, p. 145.
Cristiana Freitas

 Aspectos a considerar na preservação digital

 Aspetos técnicos, legais, administrativos e culturais;

 Custo elevado das ações de preservação:
 Recursos financeiros;

 Recursos humanos.

Cristiana Freitas

“O plano de preservação digital permite identificar as
funcionalidades que devem ser implementadas e a forma
de as implementar, para manter a integridade e
usabilidade dos documentos de arquivo electrónicos ao
longo do tempo.”
DGARQ, Recomendações para a produção de Planos Preservação Digital, 2005, p. 6.

Não é considerada, neste documento, a circunstância em
que um produtor deseje criar um arquivo digital, orientado
para a preservação de objetos digitais (OD) de conservação
permanente e acessível a utilizadores externos à
organização. Neste caso muitos outros requisitos serão
necessários bem como recursos humanos e materiais
indispensáveis para gerir esse tipo de função.

Cristiana Freitas

 Objetivos do Plano de Preservação Digital:
 i) garantir que os documentos de arquivo eletrónico sejam
conservados de forma legível e acessível, mantendo
simultaneamente as suas propriedades de autenticidade e
integridade durante tanto tempo quanto a organização deles
necessitar;
 ii) permitir identificar quais as funcionalidades que devem ser
implementadas e a forma de as implementar, para manter a
integridade e usabilidade dos documentos de arquivo eletrónicos
ao longo do tempo.
Barbedo, Francisco et al., Recomendações para a
produção de planos de preservação digital, 2010, p.8.

Fonte: Serra Serra, Jordi, Los documentos
electrónicos: qué son y como se tratan , 2008, p. 112.

Cristiana Freitas

 Pré-requisitos
 Plano de classificação;
 Tabela de seleção;
 Caracterização do sistema de informação e identificação dos
requisitos dos documentos de arquivo eletrónico
 Análise e caracterização do sistema documental e suas funcionalidades;
 Análise das séries documentais.

 Planeamento da estratégia de preservação
 Definição das estratégias de preservação;
 Definição de formatos de preservação;
 Escolha de aplicações informáticas;
 Escolha de soluções de armazenamento;
 Escolha de metainformação.

Cristiana Freitas

 Ameaças a considerar

 Falha do Hardware;
 Falha do Software;
 Erros nos canais de comunicação;
 Falhas na rede;
 Obsolescência;
 Erros do operador;
 Desastres naturais;
 Ataques externos;
 Ataques internos;
 Falhas organizacionais e económicas.

Fonte: Gladney, Henry M., Preserving Digital Information, 2007. p. 10

Cristiana Freitas

 Em suma, pretende-se:
 Minimizar os riscos de perda irremediável da informação:

 Adulteração da informação digital;
 Definição de formatos não adequados na migração e
refrescamento;
 Alteração ou perda da estrutura dos documentos digitais
originais;
 Perda da informação e/ou metadados de conteúdos de
preservação;
 Obsolescência do hardware e Software.

Garantir
Autenticidade, a integridade e a
fiabilidade da informação a Acesso continuado à informação
preservar

Cristiana Freitas

Metadados?

 Informação estruturada que descreve, explica, localiza, ou ainda
possibilita que um recurso informacional seja fácil de recuperar, usar
ou gerir. O termo metadados frequentemente designa dados sobre
dados, ou informação sobre informação.
ISO 15489-1
Descoberta de
recursos

Preservação Organização
digital de recursos

Função dos
metadados

Facilitação da
Identificação
interoperabili
digital
dade

Cristiana Freitas

 A metainformação no contexto da preservação digital:

 procura descrever o caminho percorrido pelos documentos
digitais, desde a sua criação até à sua incorporação no
repositório;
 descreve o ambiente tecnológico que sustenta a correta
apresentação dos objetos digitais (hardware, software e sistemas
operativos);
 assume também a responsabilidade de garantir a sua
autenticidade;
 inclui informação sobre todas as contingências legais que afetam
os objetos digitais.

Ferreira, Miguel, Introdução à preservação digital: conceitos, estratégias e actuais consensos, 2006, p. 54.

Cristiana Freitas

 Metadados de Preservação

 descrevem e documentam os processos e
atividades relacionados com a preservação
dos objetos digitais; Metadados Metadados
administrativos descritivos
Metadados
 reúnem informação detalhada sobre a
de
proveniência, autenticidade, atividades de preservação
preservação, ambiente tecnológico e
Metadados
condicionantes legais dos objetos digitais; estruturais

 descrevem o ambiente tecnológico
necessário à correta execução e
apresentação dos objetos Fonte: Ferreira, Carla, Preservação da informação
digitais. digital: uma perspectiva orientada para as
bibliotecas, 2011, p. 81

Cristiana Freitas

Fonte: Barbedo, Francisco et al., RODA: Repositório de objectos digitais autênticos: relatório final, 2006, p. 13.

Cristiana Freitas

 O que são e como funcionam?
 Um repositório digital é um sistema de informação responsável por gerir e
armazenar informação digital, mantendo-a acessível e preservando-a.
 preservar, num repositório digital, significa que se cumprem os seguintes
objetivos:
 os dados são mantidos no repositório sem serem danificados, perdidos

ou adulterados;
 os dados podem ser encontrados, recuperados e disponibilizados ao
utilizador;
 os dados podem ser interpretados e entendidos pelo utilizador (não
basta preservar a bitstream que representa a informação preservada, o
desafio reside em assegurar que os utilizadores podem aceder ao
conteúdo tal como este foi depositado no repositório);
 todas as condições referidas podem ser mantidas ao longo do tempo.

Ferreira, Carla, Preservação da informação digital: uma
perspectiva orientada para as bibliotecas, 2011, p. 72.
Cristiana Freitas

 No contexto da preservação digital, um repositório digital surge
como uma importante infra-estrutura que providencia os
mecanismos necessários para:

 identificar de forma consistente os documentos;
 uniformizar os formatos em que estes se encontram;
 atribuir os metadados necessários para a descrição e localização dos
documentos, gestão dos direitos de autor e documentação das
alterações efetuadas aos documentos.

Ações que garantem uma melhor gestão das mudanças
tecnológicas e da aplicação das estratégias de
preservação, com a automatização de processos.

Ferreira, Carla, Preservação da informação digital: uma
perspectiva orientada para as bibliotecas, 2011, p. 72.

Cristiana Freitas

 Arquitetura de um sistema de preservação

Ferreira, Miguel, Preservação de longa duração da informação digital no contexto de um arquivo histórico, 2009, p. 57.

Cristiana Freitas

 Repositórios digitais de confiança (Trusted Digital
Repositories)

 Devem assegurar que os documentos sejam preservados tal qual
foram depositados, ou seja, que se mantêm a sua autenticidade e
integridade e que todas as operações de preservação levadas a cabo
estão devidamente justificadas e documentadas.

certificação confiança

Cristiana Freitas

 Atributos e responsabilidades dos repositórios digitais
de confiança (TRAC)

Conformidade
com o modelo de
referência OAIS

Responsabilidade
(accountability) Responsabilidade
de administrativa
procedimentos

Repositório
digital de
confiança
Sistema de Viabilidade
segurança organizacional

Adequação Sustentabilidade
tecnológica financeira

Cristiana Freitas

Modelo de referência OAIS
• Definição de políticas •Estabelece
de preservação digital relações entre a
; metainformação
•Elaboração de planos e o material
de preservação; preservado (AIP);
•Monitorização do •Assegura a
ambiente externo. localização do
material;
• Conservação da
metainformação;
•Permite a
obtenção de
relatórios e
estatísticas sobre
os conteúdos do
repositório.

• Armazena o material a
preservar;
•Guarda as representações
• Verifica a digitais;
integridade • Estabelece a ponte •Gera toda a estrutura de
física, lógica e entre o sistema e a armazenamento;
semântica; comunidade de •Garante que as representações
•Valida a interesse (consumidores não são degeneradas por mau
metainformação da material custodiado); funcionamento dos suportes
(ou geração da • Facilita a descoberta físicos;
mesma); e localização dos •Verifica a integridade;
•Transforma o objetos digitais; •Oferece funcionalidades de
SIP em AIP. • Prepara os mesmos salvaguarda e recuperação de
para entrega ao dados em caso de desastre (RAID,
consumidor (DIP). Back-up, replicação remota, etc.)
Fonte: Ferreira, Miguel et al., Estado da
arte em preservação digital, 2012. Cristiana Freitas

 A Direção Geral de Arquivos enquanto Service
Provider
 RODA

 O Repositório de Objetos Digitais Autênticos, desenvolvido pela
DGARQ, visa desenvolver e promover uma solução tecnológica,
ultimada na construção de um protótipo de repositório digital capaz
de incorporar, descrever e dar acesso a todo o tipo de informação
digital produzida no contexto da Administração Pública.
 Estipula normas para efeitos de submissão/ingestão no que se
refere aos formatos para cada tipo de objeto digital (texto com
estrutura, imagens com estrutura, Bases de Dados relacionais,
áudios e vídeos).

Quaisquer outros formatos de
Texto, Imagem, Bases de Dados, que se encontrem
fora da listagem podem também ser aceites, mas
sem qualquer garante de preservação

Cristiana Freitas

 Rede Portuguesa de Arquivos (RPA)

 Projeto da Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) que pretende
assumir-se como um repositório da memória coletiva, através da
divulgação do património arquivístico nacional.
 A rede baseia-se na partilha de serviços e disponibilização de
conteúdos de arquivo, articulando-se com outras redes de
serviços materializadas em diversos portais, como o portal do
cidadão, ou o portal da cultura, de forma a proporcionar
serviços integrados ao cidadão.
 Este projeto visa associar-se, a partir do Portal Português de
Arquivos (PPA), a outras estruturas internacionais afins, como a
EUROPEANA (Biblioteca Digital Europeia) e a APENET (Portal de
Arquivos Europeu).

Cristiana Freitas

Fonte: FERROS, Luís Miguel, Extracção e concentração de metainformação distribuída por vários repositórios, 2009. p. 34.

Cristiana Freitas

 Integração do Portal Português de Arquivos (PPA) com
a Europeana

Fonte: FERROS, Luís Miguel Ferros et al., Digitarq e o novo modelo de interoperabilidade OAI-PMH, 2010.

Cristiana Freitas

 Documentos de apoio:

 Colecções digitais: digitalização e preservação digital

http://coleccoes-digitais.wikidot.com/

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