Este documento presenta información sobre estándares sistémicos, el ciclo de Deming y la formulación de proyectos sistémicos. Explica los estándares sistémicos de ingeniería, el ciclo de Deming que consiste en cuatro pasos (planear, hacer, verificar y actuar) para la mejora continua, y los formatos y procesos relacionados con la planificación, gestión y revisión de sistemas. El objetivo general es proporcionar una guía para el desarrollo e implementación de sistemas de gestión de cal
4. Estándares sistémicos de
ingeniería
8. La Unidad Académica tiene un sistema de gestión de la calidad
implementado.
9. La Unidad Académica tiene un programa implementado que
contribuye a internalizar la cultura organizacional en los
estudiantes, docentes y administrativos de la carrera profesional.
10. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de
información y comunicación.
14. La Unidad Académica tiene programas implementados de
motivación e incentivos para estudiantes, docentes y
administrativos.
35. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de
evaluación del aprendizaje.
40. La Unidad Académica tiene para los estudiantes programas de
becas, movilidad académica, bolsas de trabajo y pasantías.
45. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de
seguimiento del egresado.
4
5. Estándares sistémicos de
ingeniería
47. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de
evaluación de la investigación formativa y de trabajo final de la
carrera profesional.
56. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de
evaluación de la extensión universitaria.
58. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de
evaluación de la proyección social.
67. La Unidad Académica tiene un sistema implementado de
tutoría.
86. La Unidad Académica tiene un programa implementado de
evaluación y calibración instrumental.
87. Los estudiantes, docentes y administrativos, tienen acceso a
programas implementados de atención médica primaria,
psicología, pedagogía, asistencia social, deportes, actividades
culturales y esparcimiento.
90. La biblioteca tiene establecido un sistema de gestión
implementado.
5
6. ESTÁNDAR SISTÉMICO (S)
Es un nivel de calidad de un conjunto de actividades relacionadas entre sí
para cumplir un objetivo común.
¿Qué evaluar?
Documentos que evidencien el funcionamiento del sistema o su
proyecto de implementación.
¿Cómo evaluar?
Relacionar lo solicitado en el estándar con lo establecido en el criterio.
Verificar que el proyecto referido a la implementación del sistema esté
aprobado oficialmente y que su contenido se ajuste al formato S1.
Verificar que la documentación que evidencia la implementación del
sistema contenga lo siguiente:
Descripción del sistema.- Mapa de procesos y su interacción.
Normatividad oficial sobre el sistema.
Procedimientos oficiales documentados.
Registros:
○ Planificación de objetivos (S2).- Los correspondientes a cada sistema.
○ Gestión de recursos (S3).- Se declaran los recursos necesarios para el cumplimiento
de las actividades correspondientes a cada objetivo declarado en S2.
○ Acciones correctivas (S4).- Son las que se realizarán para eliminar la causa de un No
Cumplimiento de un requisito detectado u otra situación no deseable.
○ Revisión del estado del sistema (S5).
○ Perfiles de competencias de los que integran el sistema, programas de capacitación
de los que integran el sistema y de sus usuarios, informe de auditoría y actas de
revisión del sistema por sus responsables.
7. ESTÁNDAR SISTÉMICO (S)
Escoger dos a tres No Cumplimientos, que a juicio del
evaluador considere necesario un mayor estudio de verificación
para fundamentar la implementación o eficacia alcanzada, el
que será realizado durante la visita en la evaluación externa.
Calificación
Cumple: Cuando se logra lo planificado, es decir, los objetivos
del sistema (eficacia). En cuanto a la implementación, el
proyecto correspondiente está aprobado oficialmente
cumpliéndose lo establecido en el formato S1 y se verifica su
ejecución considerando lo establecido en la documentación
que sustenta el sistema.
No cumple: Cuando no se logra lo planificado, es decir, no se
tiene el proyecto de implementación aprobado oficialmente y/o
no cumple lo establecido en el formato S1, así como no se
evidencia que se lleve a cabo la ejecución del mismo a través
de la documentación presentada.
15. El Ciclo Shewhart o Ciclo Deming
Técnica para la organización, el
desarrollo y el control de proyectos de
todo tipo.
Es una técnica desarrollada por W. A.
Shewart entre 1930 y 1940.
En 1950 E. Deming la toma y la difunde
como una alternativa para encarar los
proyectos de acción o mejora sobre los
procesos propios, externos o internos
16. Utilización del ciclo Deming
Se utiliza cuando se prepara proyectos concretos,
trabajando “en equipo”
Por ejemplo:
Equipos de diseño.
Equipos para el análisis y solución de problemas.
Equipos de mantenimiento preventivo.
Equipos de Logística
Etc.
El desarrollo de Sistemas de Gestión, con la
participación de todos los miembros de la
organización.
Es particularmente apropiado para la planificación, la
implementación, la implantación y la operación de
sistemas de gestión integrados.
17. Cómo funciona el ciclo Deming
Consiste en aplicar 4 pasos perfectamente
definidos, al desarrollar un proyecto.
Los 4 pasos, aseguran para el proyecto:
la organización lógica del trabajo,
la correcta realización de las tareas necesarias y
planificadas,
la comprobación de los logros obtenidos, y
la posibilidad de aprovechar y extender aprendizajes
y experiencias adquiridas a otros casos.
Gráficamente al ciclo Shewhart o Deming se
representa por las iniciales del nombre de los
pasos en ingles "Ciclo PDCA":
18. P
PLANEAR
A través de esta fase se busca
realizar un análisis que permita
identificar el rumbo de cada una de
las actividades, así como los
problemas a los que se enfrentan la
institución y determinar la
importancia de éstos.
El análisis debe sustentarse con
datos sólidos, para ello es
importante utilizar gráficas y
esquemas que faciliten su
comprensión con todo el personal
involucrado en cada uno de los
problemas identificados.
19. H
P
HACER
Una vez que todos los
involucrados en cada una de
las tareas han entendido el
rumbo de la institución, la
siguiente fase consiste en
ejecutar las acciones
programas en el plan de
trabajo, incluyendo aquellas
acciones y estrategias para la
solución de los problemas a
los que se enfrentan.
20. V H
P
VERIFICAR
Resulta estratégico que
constantemente se compare el
resultado de las acciones y
estrategias implementadas con
los resultados esperados en el
plan originalmente establecido.
Los anterior le permite a la
organización detectar a tiempo
las brechas existentes entre la
planificado y lo realizado, para
con ello determinar los ajustes
necesarios.
21. A
V H
P
ACTUAR
Con base en el análisis de las
brechas identificadas o, en su
caso, las desviaciones ocurridas
entre lo programado y lo
realizado; la organización y los
dueños de los procesos deben
plantear las acciones correctivas
y/o preventivas necesarias para
asegurarse de que los
problemas tengan una menor
probabilidad de ocurrencia.
22. MEJORA CONTINUA
DE LA ORGANIZACIÓN
(Mapeo de procesos)
A
V H
P
A
V H
P
A
V H
P
El ciclo Deming
23. ESQUEMA DEL DR. MIYAUCHI
PLANEAR HACER ACTUARVERIFICAR
Mantenerse así
ACTUAR
Acción
remedial
Seguimiento
Ideas
ACTUAR
mejora
ACTUAR
Acción
preventiva
5W1H 5M
Ciclo de mantenimiento
SI
no
Ciclo de mejoramiento
Ciclo de corrección
Para resultados
Para eliminar
causas
24. EL APORTE DE ISHIKAWA
Ishikawa (1994) sostiene que el control de
calidad debe organizarse con base en seis
dimensiones, que son los siguientes:
1. Definir metas y objetivos (P)
2. Definir método para lograr metas (P)
3. Educar y capacitar (H)
4. Realizar el trabajo (H)
5. Verificar efectos de la realización (V)
6. Tomar acción apropiada (A)
25. Ciclo de Deming, círculo de
control de Ishikawa
25
Políticas,objetivosymetas
Metodologíaparalograrmetas
Capacitaciónydiseñode
solución
Capacitaciónimplementación
desolución
Problemasenprocesos
causas/efectos
Ajustesyprevenciones
P H E APolíticas,
objetivos
y metas
Metodología
para lograr
metas
Capacitació
n y diseño
de solución
Capacitación e
implementación
de solución
Problemas en
procesos
causas y
efectos
Ajustes y
prevenciones
Mejora continua
26. 1. Definir metas y objetivos
Formulación de políticas
cuantitativamente en términos de
reducción de los problemas.
Las metas se obtienen de las políticas.
Las metas expresan en números la
reducción del problema.
Se indican el plazo para alcanzar las
metas.
26
27. Políticas
Las políticas se formulan para un
proceso determinado.
Las políticas deben ser formuladas por
el dueño del proceso.
Se formulan en términos de solución de
problemas.
Debe ser cuantitativas.
27
28. Declaración de políticas
Compromiso/
responsabilidad
¿Qué lograr?
Solución del problema
¿qué métodos?
Medio
¿Para que lograr?
Efecto
Nos
comprometemos
Reducir sistemáticamente
los residuos
reciclándolos y reutilizándolos
siempre que sea posible
Protección y conservación
del
Medio Ambiente
Nos
comprometemos
Asegurar la participación de
egresados y grupos de
interés
Representantes de Asociación
de egresados y Directivos del
Comité Consultivo en los talleres
participativos
Formulación del PEI
Nos
comprometemos
Comparar la misión de la
carrera con el campo de
acción y la misión de la
universidad
Participación de expertos Formulación de misión de la
carrera
Nos
comprometemos
Diseñar un instrumento de
evaluación
Medición de objetivos,
estrategias y proyectos
Evaluar el desarrollo del PEI
Nos
comprometemos
Diseñar programa de
difusión
Medios adecuados para
docentes, administrativos y
estudiantes.
Difundir el PEI
Nos
comprometemos
Identificar los problemas de
la formación profesional
Identificación de su causa raíz Formular políticas de
calidad de la carrera
profesional
28
29. Objetivos y metas
Objetivo Meta: cantidad Meta:
tiempo
Formular el PEI con la participación de autoridades ,
representantes de estudiantes, docentes, egresados y otros
grupos de interés.
100% de autoridades
100% de docentes
10% de estudiantes
Directiva de egresados
Directiva de Comité
Consultivo
10
semanas
Formular la misión de la carrera profesional, coherente con su
campo de acción y la misión de la Universidad.
100% de coherencia con
campo de acción
100% de coherencia con
la misión de la universidad
1 semana
Diseñar un procedimiento e instrumento para evaluar el desarrollo
del PEI
1 procedimiento
1 instrumento
1 semana
Diseñar un programa de difusión del PEI en docentes, estudiantes
y administrativos.
1 programa
1 instrumento
1 semana
Formular políticas orientadas al aseguramiento de la calidad en la
carrera profesional.
1 política 1 semana
29
30. Objetivos y metas
Objetivo Método
Formular el PEI con la participación de autoridades ,
representantes de estudiantes, docentes, egresados y
otros grupos de interés.
Formulación de Plan
Estratégico participativo
(seminario taller)
Formular la misión de la carrera profesional, coherente
con su campo de acción y la misión de la Universidad.
Comparación cualitativa y
opinión de expertos.
Diseñar instrumento para evaluar el desarrollo del PEI Procedimiento documentado
de diseño de instrumentos.
Diseñar un programa de difusión del PEI en docentes,
estudiantes y administrativos.
Procedimiento documentado
de diseño de programas.
Formular políticas orientadas al aseguramiento de la
calidad en la carrera profesional.
Procedimiento documentado
de formulación de políticas.
30
31. 2. Definir método para lograr
metas
El método a utilizar para alcanzar las metas deben
controlar los factores causales.
Los métodos deben partir de quienes ejecutan las
actividades y estandarizar la “mejor práctica”
Los métodos están definidos en procedimientos
documentados que constituye la tecnología de la
organización.
El método debe convertirse en norma para todos, por lo
que debe ser útil y libre de dificultades.
Para obtener mejores efectos debe controlarse el
proceso, también considerado como factores causales.
Identificar los factores causales más importantes mediante
Pareto y Juran.
Normalizar solo los factores causales más importantes.
31
32. Controlar causas para tener
mejores efectos
Causa mayor Causa mayor
Causa mayorCausa mayor
Causa menorCausa menor
subcausa
subcausa
subcausa
subcausa
Causa menor
Efecto
Proceso Característica de calidad
33. HACER
La realización del trabajo sigue la
metodología definida en la planificación.
Tiene dos etapas: capacitación y
ejecución.
Cuando el trabajo implica diseño previo
se realiza:
Capacitación y diseño de la solución
Capacitación e implementación de la
solución.
33
34. 3. Educar y capacitar
Los supervisores tienen la función de capacitar a sus subalternos.
Si se distribuye el reglamento a los empleados, tal no lo lean o no lo
comprendan.
Es importante educar a las personas que se verán afectadas por las normas
y reglamentos.
La capacitación será de manera personal y en el trabajo práctico.
Se delega autoridad y otorga liberta para hacer su trabajo al trabajador que
ha sido capacitado de la manera anterior.
Los empleados se convierten en confiables mediante la educación y
capacitación.
La capacitación se realiza de manera personal y durante el trabajo práctico.
Ejemplo:
Capacitar para formular el PEI. Capacitar en uso del procedimiento de formulación del
PEI.
Capacitar para implantar el PEI. Capacitación en uso del procedimiento de
implantación del PEI
34
35. 4. Realizar el trabajo
Las normas y reglamentos nunca estarán al día respeto
a las situaciones cambiantes.
Aunque las normas se cumplan estrictamente, siempre
habrá defectos y fallas.
La experiencia y la destreza son factores que
compensan la imperfección de las normas o
reglamentos.
Consiste en la ejecución de la tarea de acuerdo a la
capacitación anterior.
Ejemplo:
Formular el PEI. Seguir el procedimiento de formulación del
PEI.
Implantar el PEI. Seguir el procedimiento de implantación del
PEI
35
36. VERIFICAR
5. Estudiar
Aplicar el principio de excepción: intervenir
cuando hay variaciones o hechos
inesperados, caso contrario dejar
continuar.
Definir el problema.
Realizar mediciones y comparaciones
(políticas, estándares, etc.)
Verificar las causas o los efectos.
Identificar excepciones y factores
causales.
36
37. Definición del problema
¿Cuáles son las variaciones del proyecto de calibración de
instrumentos respecto a las exigencias del estándar 86 del
CONEAU?
El proyecto de calibración de instrumentos, no tiene
resolución de aprobación del proyecto, no cumple lo
establecido en el formato S1, y no se evidencia que se lleve
a cabo la ejecución del mismo a través de la
documentación presentada
37
Problemas Causas
No existe resolución de
aprobación del proyecto
Deficiencias en la formulación del
proyecto
No cumple con lo establecido en
formato S1
Desconocimiento de formulación
de proyectos sistémicos
No se evidencia la
implementación del proyecto
No existe procedimientos
documentados
38. Mapa de Procesos
Diferencia entre
proceso y
procedimiento
Proceso: “¿Qué se
hace?”
Procedimiento:
“¿Cómo se hace?”
38
Proceso Subproceso Actividad Tarea
1. Evaluación
y calibración
de
instrumentos
1.1 Evaluación 1.1.1 1.1.1.1
1.1.1.2
1.1.1.3
1.1.2 1.1.2.1
1.1.2.2
1.2 Programación 1.2.1 1.2.1.1
1.2.2 1.2.2.1
1.2.2.2
1.2.2.3
1.3 Calibración 1.3.1 1.3.1.1
1.3.1.2
39. Verificación de las causas
Ver si todos los factores causales están bajo control.
Examinar cada proceso para ver si los factores causales
se han comprendido claramente.
Si los factores causales armonizan con las normas
fijadas.
Revisar los factores causales identificados en el
diagrama de causa y efecto.
Verificar lo que se observa comparándolo siempre con
las normas y reglamentos.
Se utilizan listas de verificación.
Los factores causales que requieren de verificación se
llaman “puntos de verificación”.
La tarea de revisar los factores causales se delega a los
gerentes de menor nivel.
41. Verificación por medio de los
efectos
Los puntos de control son empleados para verificar los procesos y
administración por medio de los efectos.
Un supervisor puede tener entre 5 y 20 puntos de control.
Un gerente puede tener entre 20 a 50 puntos de control.
Se trata de verificar por medio de los efectos y no los efectos
mismos.
Los efectos varían ampliamente, aunque los factores causales sean
similares.
Los efectos se registran secuencialmente en una gráfica de
distribución para descubrir las excepciones.
El cuadro de control es una herramienta para verificar la distribución.
Se debe contar con registros de utilización de recursos y personal.
Para realizar análisis y controles se requiere construir una
estratificación rígida en los lotes.
Se deben comunicar a todo el personal los efectos observados
mediante esta verificación. Lo más pronto posible.
Se deben encontrar las razones de las excepciones y ocuparse
inmediatamente de sus factores causales.
42. Actuar
6. Tomar la acción apropiada
Es necesario encontrar los factores causales de las
excepciones y tomar la acción apropiada.
Se debe tener medidas para impedir que las
excepciones vuelvan a repetirse.
Ajustes. Tratar de eliminar los factores causales que han
ocasionado las excepciones.
Prevención. Tomar medidas para evitar que las
excepciones se repitan.
Eliminar o reducir los factores causales con el fin de
que las excepciones o variaciones no se vuelvan a
repetir.
Implementar acciones preventivas para evitar
excepciones.
42
43. Actuar (ejemplo)
Acción apropiada: Diseñar, aprobar e implementar
un programa de calibración de instrumentos de
acuerdo a las exigencias del CONEAU.
43
Problemas Acción apropiada
No existe resolución de
aprobación del proyecto
Formular apropiadamente el proyecto
de calibración de instrumentos para
ser aprobado en Consejo de
Facultad.
No cumple con lo establecido
en formato S1
Formular el proyecto de acuerdo a lo
establecido en el formato S1 para
estándares sistémicos del CONEAU
y el ciclo Deming.
No se evidencia la
implementación del proyecto
Diseñar e implementar los
procedimientos documentados,
registros, formatos e instructivos.
44. Diagnóstico: Identificación de problemas en procesos
Decisión: Ajuste y prevención
Plan: Políticas, objetivos y metas
Método: camino para lograr las metas
Diseño: Capacitación y diseño del proceso
Implementación: Capacitación e implementación del proceso
44
45. Estudiar (verificar, diagnosticar):
Identificación del proceso
45
Proceso Cliente
Evaluación y
calibración de
instrumentos
Investigación
Instrumentos
calibrados
Función
Producto
Instrumentos
sin calibrar
Entrada
46. Identificar al dueño del proceso y su equipo
Dueño del proceso:
Persona responsable de que el proceso se
realiza a satisfacción del cliente.
Tiene facultades para hacer cambios en el
proceso.
Ejemplo: Coordinador de laboratorios
Equipo
Personas que dan soporte o responsables
de las actividades del proceso.
Ejemplo: Responsables de cada
laboratorio
46
47. Definir los subprocesos
Definir las actividades necesarias cumplir con su función
y para obtener el producto.
Evaluación de
instrumentos
Calibración de
instrumentos
Programa de
calibración de
instrumentos
47
Instrumentos
sin calibrar
Instrumentos
calibrados
Evaluación y
calibración de
instrumentos
Instrumentos
calibrados
Instrumentos
sin calibrar
Documentación
Gestión
49. Problemas o excepciones en el proceso.
Diferencia entre el producto o servicio
ofrecido y el esperado.
Identificar, analizar y eliminar o reducir las
excepciones o variaciones del proceso.
Ejemplo: diferencia entre la utilización de
instrumentos en los laboratorios y las
exigencias del estándar 86 de los
estándares para las carreras profesionales
de ingeniería del CONEAU
49
50. Autoevaluación del estándar 86
50
Dimensión: SERVICIOS DE APOYO PARA LA FORMACIÓN PROFESIONAL
Factor: 1
Infraestructura
y equipamiento
Conclusión:
Estándar
Cumplimiento
Justificación Fuente de verificación
SI NO
86 X
La FIM cuenta con un proyecto
de calibración de instrumentos,
sin embargo no se tiene la
resolución de aprobación del
proyecto, además no cumple lo
establecido en el formato S1, así
como no se evidencia que se
lleve a cabo la ejecución del
mismo a través de la
documentación presentada.
1. Informe de calibración
de entidades certificadas.
2. Visita a instalaciones.
3. Programa de
calibración.
4. GIII - 98 Porcentaje de
cumplimiento del
programa de calibración.
51. Análisis de causa efecto
51
Deficiente
sistema de
calibración
CalibraciónEvaluación
ProgramaciónDocumentaciónGestión
No hay
resolución de
aprobación
No se aplica
formato S1
No existe
documentación
Existe algunos
certificados de
calibración
Incumplimiento
del estándar 86
52. Problemas y causas
Problemas o excepciones Causas
No existe resolución de
aprobación del proyecto
Deficiencias en la formulación del
proyecto
No cumple con lo establecido en
formato S1
Desconocimiento de formulación
de proyectos sistémicos
No se evidencia la implementación
del proyecto
No existe procedimientos
documentados
Algunos instrumentos cuentan con
certificado de calibración
No se destina presupuesto para
calibración de instrumentos
52
53. Excepciones y sus causas
Incumplimiento del estándar 86
Excepciones:
No se tiene la resolución de aprobación del proyecto
No cumple lo establecido en el formato S1
No se evidencia que se lleve a cabo la ejecución del mismo a
través de la documentación presentada.
Algunos instrumentos cuentan con certificado de calibración.
Causas de excepciones:
Deficiencias en la formulación del proyecto
Desconocimiento de formulación de proyectos sistémicos
No existe procedimientos documentados
No existe presupuesto para calibración
53
54. Actuar
Tomar la acción apropiada.
Eliminar o reducir los factores causales
con el fin de que las excepciones o
variaciones no se vuelvan a repetir.
Implementar acciones preventivas para
evitar excepciones.
54
55. Problemas y causas
Causas de excepciones Acciones para eliminar causas
Deficiencias en la formulación del
proyecto
Aplicar ciclo Deming en el diseño
de actividades del programa.
Desconocimiento de formulación
de proyectos sistémicos
Formular el proyecto de acuerdo al
formato S1
Aprobar el programa de
calibración.
No existe procedimientos
documentados
Identificar los procedimientos para
la evaluación, gestión,
programación y calibración.
No se destina presupuesto para
calibración de instrumentos
Incorporar programa de
calibración en el POI
55
56. Actuar
Acción apropiada:
Formular un programa de calibración de
instrumentos pertinente y de acuerdo a las
exigencias del CONEAU.
Eliminar causas de excepciones:
Aplicar ciclo Deming en el diseño de actividades
del programa.
Formular el proyecto de acuerdo al formato S1
Aprobar el programa de calibración.
Identificar los procedimientos para la
evaluación, gestión, programación y calibración.
Incorporar programa de calibración en el POI
56
57. Taller
Formule un proyecto para el estándar
sistémico asignado:
Identificar el proceso.
Identificar al dueño del proceso y su equipo.
Definir las actividades del proceso.
Determinar problemas o excepciones (utilizar
autoevaluación y diagrama causa-efecto)
Determinar las causas de los problemas o
excepciones.
Definir la acción apropiada
Eliminar causas de problemas o excepciones.
57