1.Tarina miten yammer otettiin käyttöön entisessä organisaatiossani.
Tehtiin kaikki tyypilliset mokat.
En aio puhua teknologiasta vaan enemmän kulttuurin ja tyotapojen muuttamisesta, koska näihin suurin osa sisäisen somen sisäänajoista kompastuu.
2, Oma taustani on viestinnässä. Erityisesti digitaalisessa kampanjointiviestinnässä jossa tarkoituksena saada ihmisiä mukaan muuttamaan asioita. Ehkä siitä on ollut apua kun päädyin sisäisen somen maailmaan.
3. Takaisin tarinaan. Noin 5 vuotta sitten muutin Helsingistä Lontooseen. Tästä seurasi kulttuurishokki, mutta ei siksi että brittikulttuuri olisi jotenkin radikaalisti erilaista vaan koska organisaatio johon menin töihin poikkesi täysin edellisestä organisaatiostani, vaikka samalla sektorilla oltiinkin.
--Esimerkki: vihollislinjat
4.Uudelleenjärjestely: uusi rooli jossa ulkoinen digitaalinen viestintä yhdistettiin sisäiseen viestintään. Mun rooli!
5. Kyselytutkimus – olenko ainoa jolla ongelmia sisäisen viestinnän kanssa?
Internal comms survey:
90% felt they missed info relevant to their work (10% probably senior managers, sr managers don't suffer from same info problems)
-Among top 3 info sources for internal info was Twitter....
“Not more info, but better info”
“It's often far quicker to ask someone who knows, at the time when you actually need the info. Rather than getting it pushed at you when you don't need it.”
McKinsey & Co the average knowledge worker spends an estimated 28 percent of the workweek managing e-mail and nearly 20 percent looking for internal information or tracking down colleagues who can help with specific tasks.
86% want to know what other staff members are working on
77% want to hear about organisation's success stories
74% want to hear about the organisation’s strategies for the future
+++++++++++++++++++++++++++++
When companies use social media internally, messages become content; a searchable record of knowledge can reduce, by as much as 35 percent, the time employees spend searching for company information.
Asiantuntijaorganisaatio, jossa asiantuntijuutta ei oikein osattu hyödyntää.
Motivoituneita, fiksuja ihmisiä joilla paljon annettavaa.
Oletettiin että duunititteli kertoo kaiken osaamisen
Pubissa monien turhautuminen usein purkautui (eli kannattaa puhua ihmisille epävirallisissa yhteyksissä)
----- Meeting Notes (16/09/2014 14:51) -----
Esko Kilven esitys - hierarkiavetoinen organisaation joka ei soveltunut nykytilanteeseen
Survey:
“Everyone should be responsible for informing others what they are working on. Currently we have a very hierarchical way of communicating which results in information silos.”
“Let go a bit? Encourage people to seek out what they need rather than feed them too much of a common denominator. “
sisäinen some on verkostopohjaisena viestintäkanavana paljon tehokkaampi tiedonhaussa kuin kömpelö sähköposti tai traditionaalinen intranet.
“Solmuihmiset pääsevät loistamaan”.Jotkut ihmiset tuntevat paljon ihmisiä jolloin viesti kulkee näppärästi oikealle ihmiselle heidän kauttaan. Jotkut taas ovat siltoina eri maailmojen välillä. Esim. Jollakulla on tuttuja sekä markkinoinnisa että tuotekehittelyssä ja välittävät viestejä näiden välillä. Mutta näitä ihmisiä ei voi tunnistaa välttämättä organisaatiokaavioista. Sisäisen sosiaalisen median verkostosta nämä ihmiset pääsevät kuitenkin todellakin pistämään viestimiseen vauhtia.
“Email is where knowledge goes to die”
Ja ongelmanratkaisussa on usein suuri etu että voi kysyä verkostolta laajemmin, ei vain vieressä istuvalta kollegalta
Plus: viesteistä tulee sisältöä jota voi googlata
McKinsey The Social Economy report:
When companies use social media internally, messages become content; a searchable record of knowledge can reduce, by as much as 35 percent, the time employees spend searching for company information.
----- Meeting Notes (15/09/2014 21:56) -----
"Viesteistä tulee sisältöä" on aika mullistava konsepti. Ennen intranetiin näpytteli usein vain ne, joilla oli lupa sinne kirjoitella. Mikä tarkoittaa sitä, että intranetin sisältö laahaa aina jäljessä.
I had a detailed roll-out plan – it didn't work because adoption went viral! :o)
- Reached Tipping point (15-20%) and I was sure we we had secured the early majority
(innovation adoption curve)
- Mitäs sitä turhaan ohjaamaan – ihmiset osaavat itse käyttää tätä!
Engagement started to go down, less posts....
- VERY COMMON: The Lemming curve / Shiny new tool syndrome (many people give up)
-Yammer, seemed to divide people into two camps: those who really like it (“Yammer really helps to find out what’s going on” ) and those who are not sure what to think about it or are skeptical.
Syyllistyin kaikkiin tyypillisiin synteihin
“Sisäisen viestinnän parantaminen” liian laaja – tarvitaan tarkka käyttötarkoitus
- I thought “problems in internal communication” was enough of a reason for an esn = WRONG.
I was guilty of the “Provide and pray” approach – “Pistä pystyyn ja toivo parasta”
(term coined by Anthony Bradley and Mark McDonald), where you set up the network but don’t actively steer adoption and usage.
“Technology for technology's sake” very common, but does not work
--
You cannot use two different channels for the same thing at the same time:
Burnout for Yammer enthusiasts who had to email the same info to reach everybody
Integrointi ei kauhean pitkällä tuolloin.
QUOTES from employee survey:
“If you want people to use Yammer then tell them they HAVE to.”
Some people said they were reluctant to start using it unless it becomes an “official” communications tool.
“There are way too many sources of info at the moment and I am still missing things. Please can we streamline he process.”
Sain aikani vängättyä pääjohtajan ilmoittamaan että Yammer on virallinen viestintäkanava. Mikä auttoi vähän, mutta oli aika kaukana johtajasta joka näkyisi itse Yammerissa ja johtaisi omalla esimerkillä.
Koko organisaation sijasta keskitynkin tiimeihin. Jotkut ovat valmiimpia kuin toiset. Näin saadaan integroitua Yammer paremmin osaksi tiimin sisäistä viestintää ja kun näitä tiimejä on tarpeeksi on helpompi laajentaa käyttöä muuhun organisaatioon.
Muut näkevät miten sitä käytetään ja näkevät että sitä oikeasti käytetään työhön. Tyhjä sosiaalinen media ei todellakaan houkuttele käyttäjäksi.
Laajasti käytetty taktiikka.
Pilot teams at Cargill
Melanie Hohertz: pilot teams were crucial before rolling out the network for the whole org:
this way you have an active network when rest of the org are invited
Projektitiimien mikroilmasto – salakuljetetaan uusi työskentelytapa “
Ongelma sisäisessö prosessissa tai systeemissä johon sisäinen some voi auttaa.
Esim. Nettitiimin kokousprosessi
Kaikkein paras tapa tuoda sisäinen some sisään organisaatioon.
This is where you would ideally need senior manager support, because it's difficult to
Decide this unilaterally
yksi johtoryhmän jäsen otti Yammerin omakseen koko organisaatiota koskevan projektin viestintään
Our senior managers happy to tell staff that “Yammer is official” but reluctant to back my idea
That Yammer should be used for one type of communication, and not for other
Why senior managers are important:
- they show that it's an official tool – EXAMPLE
- an ESN often requires changes in how people are rewarded, so senior management buy-in is essential
Find a senior ally
- someone who can drive the ESN agenda within the senior management team
This is where you would ideally need senior manager support, because it's difficult to
Decide this unilaterally
Champions often emerge organically, but you must work with them strategically
Löysin omani osittain Yammerin statistiikan kautta (aktiivisimmat käyttäjät – sellaiset jotka olivat aidosti hyödyllisiä muille) ja laittamalla ilmoituksen uutiskirjeeseen.
TIIMISIHTEERIT
Yksi ihminen ei voi olla joka paikassa, lisäksi nämä yhteisömanagerit ovat paljon uskottavampia oman yhteisönsä sisällä kuin ulkopuolinen Yammer –konsulentti tai viestintäihminen, joka ei oikeasti tunne ko tiimin tai ryhmän tarpeita ja historiaa.
Champions (“Yampions, yammerheads etc):
Often people who “want to get stuff done”, not driven by status alone
-Community managers increasingly common within big organisations (but confusion where they should sit: IC, IT, OD, HR... or whether they should be embedded in each team?)
This is where you would ideally need senior manager support, because it's difficult to
Decide this unilaterally
This is where you would ideally need senior manager support, because it's difficult to
Decide this unilaterally
-Sisäänheittosisältö
Esim. Muutokset lomarahoihin
-Herkällä korvalla kuuntelu – mikä toimii ja mikä ei (yritin itse tuupata uutiskirjettä pelkästään Yammeriin – ei heti onnistunut)
When they are in through the door the skeptics have to experience a “transformative Yammer experience”, i.e. We have to make sure they find the network useful
Hyödyllisyyden kokemus pitää tulla 24 h sisällä kun hieman skeptinen potentiaalinen Yammer –käyttäjä on postannut kysymyksen tai kommentin.
-- yhteisömanagerin tehtävä on luoda tämä kokemus kulisseissa jos se ei tule luonnostaan.
Yhteisömanageroinnilla on vuosikymmenien perinteet – kannattaa tutustua taktiikoihin.
Senior managers/key staff members:
- Ask them to use the network for 1 week (ask questions/comments – make sure they get a response!)
- Install the app on their phones
Become their personal Yammer support
Molson Coors tarina.
Hallituksen puheenjohtaja
Saatuasi ihmiset sisään ovesta, ja pari positiivista kokemusta, sekään ei riitä. Uutta käyttäytymistä tuetaan taustalla lempeillä mutta johdonmukaisilla “tökkäyksillä” oikeaan suuntaan
Hei tietääkö kukaan?
Osaksi uusien työntekijöiden perehdytystä
Ei pelkästään teknistä perehdytystä
“Virallinen lupa” kokeilla vaikka oma tiimi ei käyttäisikään Yammeria aktiivisesti
Uudet työntekijät muutenkin otollista maaperää Yammerin tapaisille työkaluille
Jos verkostoa käytetään aktiivisesti vähän kaikkeen on aika perustaa ryhmiä eri tiimeille ja teemoille, mutta sitten usein huomataan että ollaan vahingossa luotu siilot uudelleen.
Siksi yhteisömanagerien tehtävä on jakaa tietoa näiden eri ryhmien välillä.
MUTTA: When does an enterprise social network fail?
No purpose – what's in it for me?
Internal competition (culture)
Competing platforms (technical)
Org. Is process oriented (not results
oriented)
SURVEY:
73% of staff surveyed think internal communication has improved or significantly improved compared to the situation a year ago
The number of people who use Yammer every day doubled
All respondents used Yammer (compared to 80% last year)
30% of staff need more Yammer training
Based on staff feedback non targeted messaging is a problem (I’m planning to provide training and guidance on how to filter messaging and how to find information quicker)
SURVEY:
73% of staff surveyed think internal communication has improved or significantly improved compared to the situation a year ago
The number of people who use Yammer every day doubled
All respondents used Yammer (compared to 80% last year)
Yhteisömanagerit näyttävät omalla käytöksellään mihin pyritään.
Muutosliikkeen johtaminen (movement building).
Leadership lessons from the dancing guy