1. Retours d'expériences et meilleures
pratiques pour la migration vers
SharePoint 2016 / Office 365
Benoît Jester – MVP SharePoint, ASIPE
Etienne Bailly – MVP Office Servers & Services, ISTEP

2. Benoît Jester
Paris, FRANCE Asipe SharePoint MVP
@SPASipe
http://SPAsipe.wordp
ress.com

3. Etienne Bailly
Lyon, FRANCE istep
Office 365 &
SharePoint
enthusiast :)
MCT @etienne_bailly www.istep.fr/blog

4. Sommaire
• SharePoint 2016, du neuf pour les migrations ?
• Une méthodologie & un exemple concret
• Comment auditer ?
• Comment migrer ?
• Les outils de migration tiers
• Conclusion
Retoursd’expériences

5. SharePoint 2016, du neuf
pour les migrations ?

6. Du neuf ?

7. Les 3 options
1. Mise à niveau séquentielle
• SharePoint 2010, puis SharePoint 2013, et enfin SharePoint 2016
• + : C’est la seule méthode fournie avec le produit et supportée
• - : Nécessite de fortes compétences techniques, temps consommé important
2. Passage direct à SharePoint 2016
• Plus rapide et moins coûteuse
• + : Permet une réorganisation en profondeur
• - : Nécessite un produit tiers
3. Migration vers office 365
• + : Le cloud !
• - : Nécessite un produit tiers, limitations fonctionnelles, volume de données

8. Une méthodologie
& un exemple concret

9. Migration Methodology

10. REAL LIFE MIGRATION SCENARIO
Existant
 3 fermes SharePoint 2010 (EMEA / ASIA / USA)
 2 fermes SharePoint 2007 (WSS 3.0 & MOSS 2007)
 30 000 collections de sites
 1To de données
 Développements spécifiques (WSP / Workflows)
Cible
 Ferme Hybride : Office 365 et SharePoint 2013 (2016 ?)
 Services centralisés & mutualisés (taxonomie)
Migration Methodology
Real Life Migration Example

11. STEP 1 - ASSESSMENT AND ANALYSYS
EXPECTATIONS
 Availability of Executive Committee to
assure the launch of the mission
 Administrator access to SharePoint farms
DELIVERABLES
 Audit report
 Existing content cartography
 Role and Committees Organigram
 SharePoint Sites Architecture Document
ACTIVITIES
 Design Role and Executive Committees
 Define measurable goals
 Sites Pilot identification
 Build a change management team
 Identify Ambassadors
 SharePoint farms audit
 Inventory and audit content
 Create new SharePoint OnPremise environments
Migration Methodology
Step 1 – Assessment & Analysys

12. A PILOT PHASE
The pilot definition has to:
 Represent each farm
 Represent different sites complexity
 Represent all Site Template
 Represent different business activities or different
technical needs.
It is essential to plan a
Pilot to migrate several
sites from each Farm.
Define a Pilot Strategy:
 Identify the rights sites to migrate first
 Identify the right population to be part of the Pilot
Program
 Identify actions / modifications issued from user
feedbacks
Choose populations
that agree to “play the
game”.
A Pilot Phase

13. STEP 2 - DESIGN & PLAN
With this suggested decision tree:
 We consider site complexity (how it will easy to migrate)
 We consider about usage and archive considerations
 We consider about choosing the right Site Template
 We consider about “Sensitive data”: Cloud vs OnPrem
Migration Methodology
Step 2 – Design & Plan

14. ACTIVITIES
 Design Migration Decision Tree
 Design Training plan
 Design Communication plan
 Design Taxonomy policy
 Establish Security Strategy Manifest
 Design Site Templates content and Migration Strategy
 Design Hybrid Scenarios
 Configure Hybrid behavior
 Configure Taxonomy Sharing behavior
STEP 2 - DESIGN & PLAN
Migration Methodology
Step 2 – Design & Plan

15. EXPECTATIONS
 Validation of the previous phase (Validation of all deliverables of previous phase)
 At the beginning of Phase 2, the new SharePoint Farms OnPremise must be available
 At the beginning of Phase 2, we can create site collections & sites on all environments (All farm
On-Premise and SharePoint Online)
 High availability of all Roles to assure the central point of the mission
 Meeting with the change management team to design communication plan
 Meeting with power users to design site templates
 Meeting with administrator to identify Security Strategy
 Administrator access to New SharePoint farms
 Administrator access to Office 365 tenant
DELIVERABLES
 Governance plan (Migration Decision Tree /
Taxonomy / Site Templates / Migration
Strategy)
 Training plan
 Communication plan
STEP 2 - DESIGN & PLAN
Migration Methodology
Step 2 – Design & Plan

16. SHAREPOINT NATIVE SITE TEMPLATES
 Adapted to a large sets of data
 Easier to administrate
 Complete integration whether in on-premises farm or Office
365 SPOnline
 Meets the requirements in terms of security and libraries
SITE TEMPLATES:
 Sites Portal
 Team Site
 Project Site
 Search Center
Stay as much as
possible close of native
SharePoint behaviors
out-of-the-box
full set of
features
Target Sites Definition

17. TO HAVE THE BEST USER ADOPTION RATE
We could classify users into different groups:
 Administrators
 Ambassadors
 End-users
DESCRIBE STAKEHOLDER SUPPORT
During meetings with the change management team, we will
describe support to use during the communication plan.
Build a change
management
team and identify
Ambassadors
Newsletters during each step of the
migration project will bring users to
the new platform with a desire to try it.
Tags : #compliance #governance
#lookandfeel #externalshare …
Littles video teasers could help users
to be familiar with the new platform
before launch.
Change management action plan

18. ADMINISTRATOR TRAINING
For administrators, we could propose a custom plan
around these subjects:
 Hybrid scenario
 Security (which strategy and policy?)
 Compliance
 Tracking and governance
 …
AMBASSADOR TRAINING
END USER TRAINING
Given to the number of end-user, training resources as videos and tutorials will
be available and easily accessible.
Ambassadors must have a clear understanding of the benefits of migration
project. For this, in addition to the end-users training resources, ambassadors will
attend workshops with each stakeholder.
Training documentation and plan

19. Decision Tree
STEP 2 – DESIGN & PLAN
OUR SUGGESTED DECISION
TREE

20. Decision Tree

21. STEP 3 - PREPARATION
Clean up old environment
 Remove empty SharePoint Groups
 Put users with explicit permissions into
Groups
 Remove duplicate content
 Delete unused Content types, Site columns
and Workflows
 Rethink and reorganize very larges lists
 Truncate large Site collections
 …
Prepare destination environment
 Map your destination’s architecture
 Configure all Web applications
 Test the restore
 Run test migration
o Highlight unsupported elements
 Configure new Search Topology
 Map a plan for metadata on your content
 …
Migration Methodology
Step 3 - Preparation

22. ACTIVITIES
 Old environment cleaning
 External tools installation
 Migration script development
 Prototyping - Build
 Prototyping - Test
EXPECTATIONS
 Validation of the previous phase (Validation of all
deliverables of previous phase)
 At the beginning of Phase 3, Hybrid scenarios
have to be functional
 At the beginning of Phase 3, Taxonomy Sharing
Scenarios have to be functional
 Availability of all Pilots & Ambassadors to assure
tests
 Availability of SharePoint farm adminDELIVERABLES
 Site template definition packages
 PowerShell script for each scenarios
 Migration checklist and procedures
STEP 3 - PREPARATION
Migration Methodology
Step 3 - Preparation

23. STEP 4 – EXECUTION
OUR SUGGESTED
EXECUTION PROCEDURE
Migration Methodology
Step 4 - Excecution

24. Migration Methodology
Step 4 - Execution

25. SharePoint 2016 requires the same technical infrastructure
NEW FEATURES / NEW CAPABILITIES
SHAREPOINT 2016
RTM IS RELEASED
For admin:
 Compliance
 Data Loss Prevention
 MinRole
 100 000 site collections (instead of 10 000 site collections
for SP2013)
For end-users:
 Look & Feel & Consistency (App launcher)
 10 Gb max file size (instead of 2 Gb for SP2013)
 Mobile experience
 New notion “Site folders” (like Office 365)
Hybrid Ready
RISK BECAUSE YOUNG PRODUCT BUT
BETTER EVOLUTIVITY PERPECTIVES
SharePoint 2013 vs
SharePoint 2016

26. Comment auditer ?

27. SPDocKit 6
Test produit : SPDocKit 5 (ex Documentation Toolkit for SharePoint)
http://www.spdockit.com/downloads

28. Test produit : Metalogix Migration Expert
http://www.metalogix.com/Products/Migration-Expert.aspx
Metalogix Migration Expert

29. Docave discovery tool
● Version d’évaluation gratuite de 90 jours
● Inclus dans docave
Test produit : AvePoint Discovery Tool
http://fr.avepoint.com/free-trial-downloads/avepoint-discovery-tool

30. http://en.share-gate.com
Sharegate Management
DEMO

31. SPCAF

32. Comment migrer ?
SP2013 SP2016

33. Processus technique
de SP 2013 à SP 2016
• Prérequis
• SharePoint Server 2013 avec Service Pack 1 (SP1) + PU de mars 2013
• Version 15.0.4481.1005 ou supérieure

34. 1. Site SharePoint 2013 à
migrer

35. 2. Restauration SQL

36. 3. PowerShell :Test / Mount-
SPContentDatabase

37. 4. Site migré

38. 5. Vérifications

39. 6. Mise à niveau

40. 7. Logs

41. 8. Et vers Office 365 ?

42. Les outils de migration tiers

43. Avantages et inconvénients
• Avantages
 Migration
 Directe SP 2010 – SP 2016
 Migration vers le Cloud
 Migration granulaire
 Mise à jour différentielle
 Filtrage de contenu à migrer
 Réorganisation de contenu
 Délégation propriétaires de site / exploitation
• Inconvénients
 Evaluation des outils
 Le coût
 25 à 45 € / Go ou
 14 k€ / frontal ou
 5 k€ / 10 utilisateurs
 Temps (tests, A/R avec le support)

44. DocAve 6 est commercialisé par la société AvePoint
• Points clés
• S’utilise en mode web, peut être utilisé depuis un poste client
• Des agents doivent être installés sur les serveurs utilisés pour la migration
• Le compte utilisé par le service gérant les agents doit avoir des droits spécifiques
• Fonctionnalités
• Création de structure via l’interface (Collection de site, Site, Bibliothèque)
• Migration granulaire (de la collection de sites au document)
• Possibilité de filtrer le contenu à migrer via des métadonnées
• Outil d’audit générant des rapports sur l’état et le contenu de la ferme
• Coûts associés (Outil + 1 an de Maintenance)
Volume Coût Assistance incluse
500 Go 26.180 euros HT 3 jours
1 To 41.970 euros HT 5 jours
2 To 79.155 euros HT 7 jours
DocAve 6 - Présentation

45. DocAve 6 - Interface

46. Content Matrix est commercialisé par la société Metalogix
• Points clés
• Content Matrix Migration Express (25 Go gratuits pendant 1 an)
• S’utilise en mode client lourd (server ou client / 16 Go de RAM)
• Metalogix Extensions Web Services (WSPs) pour les serveurs hors CM
• Metalogix Organizer (WSP, hors version Express)
• Fonctionnalités
• Création de structure via l’interface (Site, Bibliothèque)
• Copier-coller granulaire (de la collection de site au document)
• Possibilité de filtrer le contenu à migrer via des métadonnées
• Outil de réorganisation /déplacement de contenu intra-ferme
Content Matrix - Présentation

47. Content Matrix - Interface

48. Content Matrix - Pricing
Volume Coût
500 Go 13.905,15 euros HT
1 To 24.600 euros HT
2 To 40.639,20 euros HT

49. Sharegate est commercialisé par la société du même nom
• Points clés
• Pas d’agent à installer
• Extensions à installer sur les serveurs (source et destination) pour récupérer des
métadonnées spécifiques (dates, auteurs)
• Fonctionnalités
• Migration illimitée en terme de volume
• Migration granulaire (de la collection de sites au document)
• Possibilité de filtrer le contenu à migrer via la date de dernière modification
• Scripts Powershell (réutilisation, scheduling)
• Possibilité de « vérifier la pré-migration »
• Coûts associés
• Licences valables 1 an
• Licences par utilisateur/poste de travail
Sharegate - Présentation

50. Conclusion

51. 10 écueils à éviter
10 Reasons your SharePoint Migration Failed
 Mauvaise maîtrise de SharePoint
 Absence de formations des utilisateurs
 Manque de communication
 Croire qu’il suffit de détacher les bases et de les rattacher
 Conserver la même architecture à priori
 Absence d’inventaire et de tests
 Pas de planification, pas de gouvernance, pas d’architecture
 Pas d’objectifs mesurables
 Pas de personnalisation graphique
 Ignorer les produits tiers

52. Thank you for your attention!
This presentation will be available on the
Casablanca SharePoint Days web site after the
event.
Merci de votre attention !
Cette présentation sera disponible sur le site internet
de SharePoint Days Casablanca, après l’événement.

53. SVP évaluez ma session!
Complétez le sondage et courez la chance
de gagner un cadeau surprise
Please rate this session!
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